Ultimativer Leitfaden: So erstellen Sie eine professionelle Event-Erinnerungs-E-Mail, um die Teilnahme zu steigern

1. Warum brauchen Sie eine E-Mail zur Terminerinnerung?
2. Wie strukturiere ich eine Event-Erinnerungs-E-Mail?
3. Bestes Timing für das Versenden einer Terminerinnerung
4. Optimierung Ihrer Erinnerungs-E-Mail für Veranstaltungen
5. Situationen, in denen Sie Ereigniserinnerungs-E-Mails senden müssen
6. Beste E-Mail-Vorlagen für Ereigniserinnerungen
7. Nachbereitung der Veranstaltung

Nützliche Hilfsmittel:
1. Newoldstamp – Marketing für E-Mail-Signaturen
2. Mailchimp – E-Mail-Builder und -Absender
3. Reply.io – Persönlicher E-Mail-Kontakt, Anrufe und Aufgaben
4. Mailtrack – E-Mail-Link öffnet Tracking
5. Canva – Online-Tool zum Erstellen von Designs

Eventplanung ist eine anstrengende und angespannte Tätigkeit. Nachdem Sie Ihre Veranstaltung beworben haben, ist es an der Zeit, sich um die Personen zu kümmern, die sich dafür angemeldet haben.

Die Anmeldung zu Ihrer Veranstaltung garantiert normalerweise nicht die vollständige Teilnahme der abonnierten Mitglieder, insbesondere wenn Sie eine kostenlose Veranstaltung organisieren. Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Menschen von ihren gewöhnlichen Aufgaben abgelenkt werden, wenn das Ereignis beispielsweise in einem Monat stattfindet. Eine Reihe von Event-Erinnerungs-E-Mails hilft Ihnen jedoch, die maximale Aufmerksamkeit für Ihr Event zu erreichen und potenzielle Teilnehmer zu erreichen.

Darüber hinaus können Sie verschiedene Tools und Methoden verwenden, um Ihr Leben einfacher zu machen. Sie können einen E-Mail-Signaturblock einfügen, damit Ihre Teilnehmer wissen, wie sie Sie kontaktieren können, wenn sie Fragen haben. Es mag wie viel Arbeit für nichts erscheinen. Wenn jedoch alles richtig organisiert ist, werden Sie froh sein, dass Sie sich diese Mühe gemacht haben. Außerdem werden Ihre Empfänger Ihre Liebe zum Detail bemerken.

Warum brauchen Sie eine E-Mail zur Erinnerung an eine Veranstaltung?

Eine Erinnerungs-E-Mail für Ihre Veranstaltung ist eine großartige Möglichkeit, das Engagement und die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer zu steigern. Durch das Versenden mehrerer E-Mails vor der Veranstaltung steigern Sie das Interesse der Teilnehmer und versorgen sie mit zusätzlichen Informationen. Beispielsweise kann eine Event-Erinnerungs-E-Mail Antworten auf wichtige Fragen enthalten, die sich auf die Kleiderordnung, Informationen zu Rednern oder Boni beziehen.

Ihre E-Mails zeigen Ihrer Zielgruppe, dass sie gern gesehene Gäste Ihrer Veranstaltung sind. Sie schaffen auch einen emotionalen Kontakt zu Ihren Teilnehmern, der die Menschen dazu anregt, Ihre folgenden Veranstaltungen zu besuchen. Außerdem können Sie registrierte Mitglieder bitten, Ihre Veranstaltung ihren Freunden im Austausch für Vorteile zu empfehlen.

Daher sind Event-Erinnerungs-E-Mails wichtig für Ihr Unternehmen, da sie Ihre Event-Besucher glücklicher machen, potenzielle Leads generieren und sie zu treuen Unterstützern und Kunden machen.

Wie strukturiere ich eine Event-Erinnerungs-E-Mail?

Das Hauptziel einer Event-Erinnerungs-E-Mail besteht darin, Ihre registrierten Teilnehmer an Ihr Event zu erinnern. Sie müssen also nicht alle Angaben wiederholen, die Sie in einem Einladungsschreiben gesendet haben, aber die Eckdaten zu Ihrer Veranstaltung sollten enthalten sein. Hier ist eine detaillierte Struktur einer Ereigniserinnerungs-E-Mail.

Betreff

Insbesondere die Betreffzeile einer Event-E-Mail ist das, was die Teilnehmer sehen, wenn sie ihren Posteingang öffnen. Achten Sie besonders darauf, da die Betreffzeile bestimmt, ob Ihre Zielgruppe Ihre E-Mail öffnet oder nicht.

Eine gute Betreffzeile sollte den Leser wissen lassen, worum es in dem Brief geht, und das Interesse Ihrer registrierten Mitglieder wecken. Sie können die potenziellen Teilnehmer durch eine Dringlichkeit oder Wichtigkeit Ihrer Sitzung ansprechen und den Leser bedenkenlos per Klick auf Ihre E-Mail anrufen.

Denken Sie daran, dass die Betreffzeile nicht mehr als 50 Zeichen enthalten sollte, damit sie auf jedem Gerät sichtbar ist.

Persönliche Begrüßung

Machen Sie Ihre Erinnerung persönlicher. Wir neigen eher dazu, emotionale Kontakte zu realen Personen als zu Unternehmen herzustellen. Sprechen Sie Ihre Teilnehmer daher am Anfang mit Namen an und beenden Sie Ihre E-Mail mit Angaben zu einem Ansprechpartner, an den sich Ihre Teilnehmer im Bedarfsfall wenden können.

Darüber hinaus können Sie den Teilnehmern das Gefühl geben, Insider zu sein, indem Sie die Möglichkeit haben, hinter die Kulissen zu blicken. Finden Sie heraus, wie Sie soziale Medien, Quiz oder Umfragen nutzen können, um eine bessere Verbindung zu möglichen Besuchern herzustellen.

Veranstaltungsdetails

Ihre Teilnehmer können mit der Zeit das Interesse an Ihrer Veranstaltung verlieren oder einige wichtige Details vergessen. Erinnern Sie sie also in freundlichem Ton daran, wann Ihre Veranstaltung beginnt und wo sie stattfindet. Wenn es sich um eine physische Veranstaltung handelt, geben Sie die vollständige Adresse an und fügen Sie Informationen zur Kleiderordnung und zum Parken hinzu.

Sie können dies tun, indem Sie den Newoldstamp-E-Mail-Signaturgenerator verwenden. Wenn Sie an eine Online-Veranstaltung erinnern möchten, können Sie einfach einen Link und Details zur Autorisierung in den Signaturblock einfügen.

Zusätzliche Details und Boni

Eine Event-Erinnerungs-E-Mail kann den Teilnehmern auch zusätzliche Informationen liefern, um sie auf dem Laufenden zu halten. Außerdem können Sie, indem Sie sie einfach an Ihre Veranstaltung erinnern, einige hilfreiche Details, Tipps und sogar Boni hinzufügen. Sie können den E-Mail-Signaturblock verwenden, um Folgendes einzuschließen:

• Banner zur Bewerbung Ihrer Veranstaltung
• Social-Media-Infos zur Veranstaltung
• Informationen zu Lautsprechern
• Rabatte für ehemalige Teilnehmer
• Boni für Frühaufsteher und mehr

Diese zusätzlichen Informationen werden die Leser zum Handeln anregen. So können Sie die Effizienz Ihrer E-Mail überprüfen, wenn die Aktion abgeschlossen ist.

Kontaktdetails

Um die Kontakte der Veranstaltung zu teilen, können Sie eine E- Mail-Signatur hinzufügen. HTML-E-Mail-Signaturen können Kontaktdaten Ihres Unternehmens und Schaltflächen für soziale Medien enthalten. Das Unternehmen NEWOLDSTAMP bietet auch die Möglichkeit, Event-Banner für E-Mail-Signaturen hinzuzufügen. So zeigen Sie dem Leser, dass Ihre Konferenz oder Ihr Webinar auf professionellem Niveau ausgerichtet ist. Platzieren Sie ein Werbebanner am Ende der E-Mail, damit Ihre Teilnehmer die Kontakte der bevorstehenden Veranstaltung sehen können.

Bestes Timing für das Versenden einer E-Mail zur Terminerinnerung

Bevor Sie Ihre registrierten Mitglieder noch einmal stören, berücksichtigen Sie die Art des öffentlichen Anlasses. Der beste Zeitpunkt für das Versenden einer Erinnerungs-E-Mail hängt von der Art Ihrer Veranstaltung ab. Wenn es sich um eine Online-Veranstaltung handelt, können Sie die Vorfreude der Teilnehmer drei Tage, zwei Tage und einen Tag vor der Veranstaltung steigern. Sie können auch direkt vor Beginn Ihrer Veranstaltung eine E-Mail an diejenigen senden, die möglicherweise von ihrer Arbeitsroutine abgelenkt sind.

Senden Sie für andere Veranstaltungen wie Konferenzen oder Workshops einige Wochen vorher Erinnerungen, um sicherzustellen, dass die Leute pünktlich ankommen. Senden Sie beispielsweise eine Erinnerung zwei Wochen, eine Woche und drei Tage vor dem öffentlichen Anlass.

Optimierung Ihrer Erinnerungs-E-Mail für Veranstaltungen

Sobald Sie all diese großartigen Kopien erstellt und Ihrer Signatur Kontaktdaten hinzugefügt haben, ist es wichtig, den Verkehr zu Ihrem Anmeldelink zu lenken. Es ist gut, wenn Sie Best Practices für die Konvertierung anwenden und so viele Registrierungen wie möglich erhalten. Hier sind ein paar Tipps, die Sie berücksichtigen sollten:

Heben Sie Ihre E-Mail-Erinnerung hervor – es ist schön, wenn Sie Ihr Event-Banner hervorheben, indem Sie beeindruckende Bilder anhängen oder ein hervorragendes Design tragen. Achten Sie jedoch darauf, die E-Mail-Erinnerung einfach zu halten und Links zur Unterstützung Ihrer Veranstaltungsseite hinzuzufügen.

Call-to-Action sollte aus dem Banner herausspringen – Sie möchten, dass Ihre Teilnehmer klar erkennen, wo sie sich für eine Veranstaltung anmelden können und wissen, wie das geht.

Stellen Sie vollständige Informationen bereit – es ist gut, wenn Sie richtig mit Ihren Teilnehmern kommunizieren und Veranstaltungsinformationen geben, die keine Schwierigkeiten verursachen, indem Sie auf eine bestimmte häufig gestellte Frage antworten.

Präsentieren Sie Kontaktdaten – Sie können eine E-Mail-Signatur mit vollständigen Kontaktinformationen hinzufügen, damit Ihre Besucher Ihre E-Mail-Adresse, soziale Konten usw. leicht kennen. Auf diese Weise können sie ihre Tickets bei Ihnen kaufen. Sehen Sie sich dieses Beispiel an:

9 Situationen, in denen Sie Ereigniserinnerungs-E-Mails senden müssen

Für die folgenden Veranstaltungen ist es fast schon Pflicht, präzise und kurze Erinnerungs-E-Mails zu versenden.

Webinare

In letzter Zeit ist die Zahl der Webinare stark gestiegen. Jede Art von Workshop oder Seminar über das Internet gilt als Webinar. Folgendes ist ein Muss für Ereigniserinnerungen:

• Datum und Titel des Webinars
• Ansprechende und professionelle Event-E-Mail-Betreffzeile
• Eine kurze Erläuterung zum Ablauf des Webinars
• Details über die Organisation, die das Webinar hosten wird
• Die Einzigartigkeit des Webinars muss auf faszinierende Weise erklärt werden
• Ein Link zur Teilnahme am Webinar ist ein Muss

Live-Streaming-Veranstaltung

Einige Websites wie YouTube, Facebook und Stream ermöglichen es Benutzern, ihre Gedanken und Ansichten in Echtzeit mit ihrer Zielgruppe zu teilen. Hier sind die „Must-Have“-Punkte in der E-Mail zur Erinnerung an die Veranstaltung.

• Die Zeitzone muss angegeben werden, um es einem internationalen Publikum einfach zu machen
• Eine kurze Beschreibung der Veranstaltung sollte enthalten sein
• Ein Werbevideo vor der Veranstaltung wäre großartig

Virtuelle Veranstaltungen

Ein Online-Meeting, um verschiedene Themen wie Handel, Übersetzungskonferenzen und andere Dinge zu besprechen, wird als virtuelle Veranstaltung bezeichnet. Workshops, Schulungen, Abteilungssitzungen könnten auch virtuell abgehalten werden. Für solche Ereignisse sollte die E-Mail Folgendes enthalten:

• Details zu Sitzungen wie Name und Titel
• Informationen darüber, was das Publikum von der Veranstaltung profitieren wird
• Datum und Uhrzeit sowie Zeitzone
• Der E-Mail muss eine digitale Adresse beigefügt werden

Online-Fragen und Antworten in Communities und Chats

Online-Fragen und -Antworten sind eines der grundlegenden Web-Tools, die verwendet werden können, um ein Publikum in Communities und Chats einzubeziehen. Online-Fragen und Antworten geben die Freiheit, alles zu fragen, was das Publikum über die Community wissen möchte. Tipps zum Verfassen der besten Einladungs-E-Mail für Online-Fragen und Antworten sind:

• Aspekte von Q&A sowie Datum und Uhrzeit
• Die Relevanz der Werbeveranstaltung
• Ein Link zur Teilnahme an den Fragen und Antworten muss bereitgestellt werden

Offline-Messen

Unternehmen und Branchen nutzen diese Plattform, um ihre Produkte zu präsentieren, aktuelle Markttrends zu verstehen und andere Gelegenheiten zu nutzen. Einige der wichtigen Punkte, die beim Schreiben einer E-Mail-Einladung zu einer Messe zu berücksichtigen sind, sind:

• Beginnen Sie 2-3 Monate im Voraus mit dem Versenden von E-Mails
• Heben Sie Gelegenheiten hervor, die die Teilnehmer erhalten könnten
• Fortschritte in der Planung der Messe
• Liste der Unternehmen und Industriellen, die teilnehmen werden

Offline-Konferenzen

Hier werden die Ideen ausgestellt, Weiterentwicklungen und Innovationen gezeigt. Konferenzen können je nach Branche sehr unterschiedlich sein. Aber sie sind der beste Weg, um die Jugend anzuziehen. Folgende Punkte garantieren eine vollständige Teilnahme an der Konferenz:

• Beschreibung mit Titel, Datum, Uhrzeit und Ort
• Detaillierte Aufschlüsselung der Kosten der Konferenz
• Rabatte und Angebote, falls vorhanden, werden vom Gastgeber bereitgestellt
• Wichtige Personen, die die Konferenz besuchen, müssen hervorgehoben werden
• Event-Follow-up-E-Mail im Falle der Follow-up-Programme

Treffen

Meetups sind Veranstaltungen, die darauf abzielen, neue Leute kennenzulernen und Ideen in einem bestimmten Bereich oder Beruf auszutauschen. Um ein erfolgreiches Meetup zu veranstalten, ist es wichtig, die folgenden Punkte zu beachten:

• Benannte Personen sind zu nennen
• Skizzieren Sie die Besonderheiten des Treffens
• Machen Sie eine kurze Beschreibung der Unterscheidungskraft

Seminar

Es ist eine Veranstaltung, die zur Durchführung von Schulungen oder einfach zur Diskussion einiger Fragen im Zusammenhang mit einem Beruf abgehalten wird. Seminare konzentrieren sich auch auf einen bestimmten Bereich, in dem die Teilnehmer einige Probleme haben. Sie werden hauptsächlich durchgeführt, um tiefgreifende Bildung und Lösungen zu bieten. Die E-Mail sollte Folgendes hervorheben:

• Prägnante Beschreibung der Trainer mit Hervorhebung ihrer Leistungen
• Fügen Sie Informationen über ähnlich erfolgreiche Seminare hinzu, die in der Vergangenheit durchgeführt wurden
• Es ist großartig, wenn Sie die Anzahl der Personen hinzufügen, die an dem Seminar teilnehmen werden

Mittagessen und lernen

Lunch-n-Learn ist eine kurze Trainingseinheit während der Mittagspause, in der Mitarbeiter einer Organisation in einem Zeitraum von 30 Minuten bis 1 Stunde motiviert und geschult werden. Mitarbeiter einer bestimmten Organisation müssen in der Erinnerungs-E-Mail-Einladung folgende Informationen erfahren:

• Das Thema der Schulung sowie Datum und Ort der Veranstaltung
• Wichtige Daten über den Trainer, wie vergangene Sitzungen oder Erfahrungen
• Andere Schulungsinitiativen des Gastunternehmens

Die besten E-Mail-Vorlagen für Ereigniserinnerungen

Die Formulierung einer Ereigniserinnerung ist wie die Entwicklung einer Website, bei der jedes Wort an seinem Platz stehen muss, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu erregen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, das beste E-Mail-Muster für eine Ereigniserinnerung für Ihr Ereignis zu erstellen:

• Der Wortlaut von E-Mail-Erinnerungen an Veranstaltungen muss lebendig, präzise und kreativ sein
• Schreiben Sie einen kurzen Brief, den die Leute auf jedem Gerät lesen können, ohne zu scrollen
• Verwenden Sie verschiedene Arten und Drucke, aber nicht mehr als drei
• Fügen Sie Listen mit Aufzählungszeichen hinzu, wenn Sie den Zeitplan der Veranstaltung bereitstellen oder Redner präsentieren
• Unterteilen Sie Ihren Text in Absätze mit jeweils maximal drei Zeilen
• Wenden Sie einen Text auf Bilder an, damit der Leser ihn sieht, falls das Bild blockiert ist

E-Mail-Erinnerung an Burning Man:

Vorlage von Unbounce:

Vorlage von Emmy Jonassen:

Nachbereitung der Veranstaltung

Einige Tage nach Ihrer Veranstaltung sind die beste Zeit, um Feedback von Ihren Teilnehmern zu sammeln und sie zu Ihren Kunden zu machen. Daher können Sie ein oder zwei Tage nach Ihrer Veranstaltung eine Dankes-E-Mail nach der Veranstaltung senden.

Sie können die E-Mail verwenden, um Ihre Wertschätzung für den Besuch Ihres öffentlichen Anlasses auszudrücken und an die positiven Erfahrungen zu erinnern, die die Leute bei Ihrer Sitzung gemacht haben. Sie können Fotos oder Videos sowie Audiomaterial von Ihrer Veranstaltung anhängen. Bitten Sie Ihre Zielgruppe, ihre Eindrücke mitzuteilen, oder kontaktieren Sie Sie für eine weitere Zusammenarbeit. Sie können T-Shirts versenden und Tassen mit VIP-Teilnehmern und Event-Enthusiasten teilen. Vergessen Sie nicht, Beiträge von Fans und Ihren Teilnehmern zu retweeten – es ist eine kostenlose Marketingoption, um Ihre Dienstleistungen, Produkte oder zukünftigen Veranstaltungen zu bewerben.

Hier ist ein Beispiel für eine Kopie und eine E- Mail zur Nachverfolgung einer Veranstaltung:

Fazit

Hoffentlich liefert Ihnen dieser ultimative Leitfaden alle wichtigen Informationen für die Entwicklung einer erfolgreichen Strategie der E-Mail-Kommunikation. Natürlich werden Ihre ersten Versuche vielleicht nicht alle Ihre Erwartungen erfüllen, aber Sie werden in der Lage sein, die erzielten Ergebnisse zu analysieren und Ihre E-Mails und Signaturen für kommende Ereignisse zu verbessern.

Scheuen Sie sich nicht, neue Ideen umzusetzen und mit Ihren Empfängern zu experimentieren. Ihre Teilnehmer werden Ihren freundlichen und professionellen Ton zu schätzen wissen und offener für weitere Kontakte und Kooperationen werden.

Vielen Dank, dass Sie sich den Leitfaden für E-Mail-Erinnerungen für Veranstaltungen angesehen haben. Wenn Sie Fragen haben, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören!