ما هو المساعد الافتراضي وماذا يفعل المساعد الافتراضي

هل تساءلت يومًا كيف تنجز بعض هذه الشركات الفردية المهام في جميع أنحاء العالم ، على الرغم من قيادتها وتشغيلها ، حسنًا ، شخص واحد فقط؟

عندما أقول شركات فردية ، فإنني أعني حقًا الشركات التي يعمل فيها شخص واحد فقط. لا يوجد شخص واحد يعمل على رأس القيادة ، ولكن يعمل شخص واحد إجمالاً.

لأولئك منكم الذين يقرؤون هذه المدونة ، والذين يقعون في هذه الفئة ، هل ستتوقف عن الابتسام وتخبرنا بسرك؟ كيف تقوم بذلك؟ كيف تدير الكثير من المهام دون بذل مجهود كبير؟

لأن أولئك منا ، الذين يمكن أن يتعاملوا معها ويمكن أن يشعروا بالألم ، يرغبون في معرفة الإجابة.

قد نكون معروفين بأسماء مختلفة. يحب البعض منا تسمية أصحاب وكالات التسويق ، بينما يفضل البعض الآخر مصطلح رواد الأعمال. لكن نقاط الألم لدينا هي نفسها.

نحن أشخاص لدينا العديد من العملاء تحت حزامنا ، ولدينا ما يقرب من المئات من رسائل البريد الإلكتروني التي تصل كل ساعة إلى صناديق البريد الخاصة بنا ، ونبحث عن طرق لتوسيع نطاق أعمالنا بشكل فعال.

إذن ما هو الجواب؟ افتراضية ماذا؟ مساعد افتراضي؟ الآن ، ما هو المساعد الافتراضي؟

ما هو المساعد الافتراضي

المساعد الافتراضي (VA) ، كما يوحي الاسم ، هو مساعد يساعدك ويدعم عملك افتراضيًا. هذا لا يعني أنها روبوت. هذا يعني ببساطة أن الشخص موجود في مكان بعيد ويتم تدريبه على تسهيل عملك وتيسير عملك عند استدعائه.

إن تقدم التكنولوجيا هو الذي يجعل هذه العملية ممكنة لأن الشركات لم تعد بحاجة إلى وجود أشخاص في نفس الغرفة أو حتى في نفس الموقع لكي يعملوا.

إن وجود الإنترنت ، إلى جانب مشاركة المستندات والبرامج الأخرى ذات الصلة بالأعمال ، يجعل من السهل على الأشخاص العمل عن بُعد ويجعل من السهل على الشركات العمل.

نظرًا لأن المساعدين الافتراضيين يعملون بمفردهم من موقع بعيد ، يمكن للشركات توفير النفقات الإضافية المتعلقة بالموقع وتكاليف المعدات. علاوة على ذلك ، يمكن للمساعدين الوصول إلى الأرض وهم يجرون بأقل قدر من التدريب أو بدون تدريب ، وبالتالي تمكين الشركات من توفير الوقت والجهد.

في الواقع ، يعد توفير الوقت والجهد والتكلفة من الأسباب الرئيسية وراء اندفاع الشركات نحو الحصول على مساعدين افتراضيين على متنها. من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لعملياتها الداخلية ، يمكن للشركات قضاء المزيد من الوقت في التركيز على الجوانب المهمة لأعمالها ، بينما يقوم المساعدون المساعدون بالرفع الثقيل.

استعان بعملك بمصادر خارجية لخدمات التسويق في Vendasta ، تحت علامتك التجارية الخاصة

بينما يمكن للشركات توظيف مساعدين افتراضيين لأي وظيفة ممكنة ، فإن بعض الخدمات الأكثر شيوعًا بين دوائر VA هي إدارة الوسائط الاجتماعية ، وتحرير الفيديو ، وتصميم مواقع الويب ، والمهام الإدارية ، من بين أشياء أخرى.

كيفية توظيف مساعد افتراضي

يمكن أن تعتمد عملية تعيين مساعد افتراضي على المهام التي تتطلع الشركات إلى تحقيقها. في حين أن هذه العملية بالنسبة لبعض الشركات لا تستغرق وقتًا طويلاً لأن كل ما يحتاجون إليه هو مهمة لمرة واحدة ، فقد يقضي البعض الآخر أيامًا في تعيين واحد بسبب الطبيعة المعقدة للعمل.

عملية التوظيف

نظرًا لأن الإنترنت يلعب دورًا حيويًا في السماح للمساعدين الافتراضيين بأن يكونوا في خدمة الشركات ، فهو الإنترنت فقط حيث يمكن للشركات استئجار مساعدين افتراضيًا وفقًا لمتطلباتهم.

للبدء ، يجب على الشركات نشر تفاصيل المهام ، التي يحتاجون إليها لتوظيف مساعدين افتراضيين ، على منصات متعددة عبر الإنترنت تعمل كوسطاء بين الاثنين. يمكن أن تكون هذه المهام أي شيء بدءًا من إدارة رسائل البريد الإلكتروني التي تستغرق وقتًا طويلاً وحتى التعامل مع احتياجات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك.

بعد ذلك ، اعتمادًا على استجابات VA التي يتلقونها ، ومحفظة العمل التي تشاركها VAs ، والتكلفة الأكثر قابلية للتطبيق للتوظيف ، يمكن للشركات المضي قدمًا في الحصول على VA على متن الطائرة.

في بعض الحالات ، قد تكون هناك أيضًا عملية تقديم العطاءات ، حيث يقدم العديد من المساعدين الافتراضيين عطاءات لمهمة محددة يرغبون في العمل عليها ، مما يمنح الشركات الكثير من الخيارات للاختيار من بينها.

قد تختار الشركات أيضًا إجراء مقابلات فيديو مع مساعدين افتراضيين مدرجين في القائمة المختصرة لفهمهم بشكل أفضل وتقييم مهاراتهم وبيانات اعتمادهم بطريقة أعمق.

أخيرًا ، بمجرد الانتهاء من المساعد الافتراضي ، يكون للشركات خيار توظيف مساعدين على أساس عقد بدوام كامل أو على أساس الخدمة المستقلة. في حين أن كلا المسارين لهما إيجابيات وسلبيات ، إلا أن مرونة العملية هي التي توفر للشركات القيمة التي تسعى إليها.

تحديات التوظيف

أحد أكبر التحديات التي تواجهها الشركات عندما يتعلق الأمر بتوظيف مساعدين ، الذين يعملون لحسابهم الخاص ، هو اختيار المرشحين بناءً على مجموعة متنوعة من العوامل. وتشمل هذه أجورهم وخبراتهم ونطاق عملهم وإثبات الأداء السابق.

كما هو واضح في الصورة أعلاه ، إذا أرادت شركة ما توظيف مساعد افتراضي ، فسيتعين عليها تخصيص الكثير من الوقت لإختيار مرشح واحد أولاً ثم إجراء مقابلة معهم لإحضارهم على متن الطائرة.

هل ستختار VA الذي يتقاضى منك 50 دولارًا في الساعة ، ومعدل نجاحه 98 ٪ ، ومقره في كولومبيا أو الذي يتقاضى 35 دولارًا في الساعة ، ومعدل نجاحه 92 ٪ ، وهو موجود في الولايات المتحدة الأمريكية؟

في حين أن هذه العملية لا تبدو مملة في البداية ، فإن الحقيقة القاسية هي أن الوقت له أهمية قصوى للشركات التي بدأت للتو في التوسع. الحقيقة هي أنه قد لا يكون لديهم الوقت والقوة لبذل هذا الجهد الإضافي للتفاوض بشأن الأسعار ونطاق العمل.

ولكن ، ليست كل المنصات التي تقدم VA هي نفسها. في حين أن البعض قد يكون لديه نهج عملي أكثر ، حيث يتعين على الشركات بذل جهود إضافية لتوظيف مساعدين ، هناك آخرون حيث يكون لمعظم الخدمات أسعار ثابتة ويمكن للشركات توظيف فرق بدلاً من العاملين لحسابهم الخاص.

مع خدمات التسويق في Vendasta ، قم بتوظيف فريق من الخبراء وتوسيع نطاق عملك

ماذا يفعل المساعد الافتراضي

بصرف النظر عن إحضار قهوتك ، لا يوجد أي شيء لا يستطيع المساعد الافتراضي القيام به.

اعتمادًا على ما تحتاجه الشركات من أجله ، يمكن للمساعدين الظاهريين المساعدة في كل مهمة متعلقة بالعمل تقريبًا. كما ذكرنا سابقًا ، من بين أشياء أخرى ، بعض المهام الأكثر شيوعًا التي يقوم بها المساعدون الافتراضيون تحت أحزمتهم هي إدارة الوسائط الاجتماعية ، والمهام التشغيلية والإدارية ، وتصميم مواقع الويب ، وإدارة المجتمع ، وإدارة المحتوى.

بالإضافة إلى هؤلاء ، يمكن للشركات توظيف مساعدي مساعدة خاصة بالأدوار للتعامل مع الواجبات المتخصصة أيضًا. في هذه السيناريوهات ، يمتلك المساعدون الافتراضيون مجموعة مهارات محددة تسمح لهم فقط بمعالجة مجال واحد فقط. على سبيل المثال ، المبيعات والتسويق أو العلاقات العامة أو خدمة العملاء.

في حين أن وجود مساعد افتراضي يوفر للشركات قيمة لتوفير الوقت والمال والجهد ، إلا أن هناك جانبًا آخر للمفهوم بأكمله.

نظرًا لأن معظم مساعدي المستشارين يعملون لحسابهم الخاص ، فلا يوجد ضمان للشركات بأن العمل الذي يتم الاستعانة بمصادر خارجية لهم سيكتمل في الوقت المحدد. علاوة على ذلك ، نظرًا لأن معظم برامج المساعدة الافتراضية تعمل بمفردها ومن مواقع بعيدة ، فلا توجد طريقة للشركات للإشراف عليها والتأكد من أن المساعدين الوكلاء يهتمون بالتفاصيل حسب الرغبة.

لذلك ، قبل الحصول على مساعد افتراضي على متن الطائرة ، يجب أن تتأكد الشركات من أن مساعدي المساعدة يفهمون المهمة المطروحة وأن يكونوا واضحين بشأن التعليمات والتسليمات الخاصة بهم. تتمثل إحدى طرق التأكد من ذلك في الحصول على إطار عمل مكتوب مناسب للمهام التي يجب إكمالها.

لا تفوّت موعدًا نهائيًا مع خدمات التسويق في Vendasta وعملياتها الموضوعة

لماذا يجب عليك تعيين مساعد افتراضي

السبب الأبسط لمعظم الشركات لتوظيف مساعدين افتراضيين هو وجود عمليات تجارية فعالة. يُمكِّن توظيف VAs الشركات من توظيف موارد معقولة للوفاء بالمهام التي لا يملك الموظفون الداخليون الوقت الكافي لها أو ليسوا مؤهلين بما يكفي لمعالجتها.

بعض الأسباب التي تدفع الشركات إلى تعيين مساعدين افتراضيين هي:

انخفاض تكاليف التشغيل

وغني عن البيان كيف يمكن أن يساعد توظيف برامج مساعدة الشركات على توفير المال من خلال خفض التكاليف التشغيلية. على عكس تعيين شخص ما داخليًا ، فإن توظيف VA يمنح الشركات مرونة تشغيلية حيث لا داعي للقلق بشأن نفقات المعدات والمزايا.

علاوة على ذلك ، نظرًا لأن مفهوم المساعد الافتراضي ينص على أن الشخص سيقدم خدماته / خدماتها على أساس عقد ، فإن VAs لديها تفاهم غير مدفوع مع الشركات بعدم توقع المدفوعات في حالة خرقهم لهذا العقد من خلال عدم العمل أو عدم إنتاج التسليمات.

إدارة الوقت

يعمل تعيين مساعدين افتراضيين على تمكين الشركات من الاستفادة من وقتهم بشكل أكثر كفاءة. على سبيل المثال ، هل تفضل إضاعة أربع ساعات في اليوم في القيام بمهام شاقة مثل تنظيف صندوق الوارد الخاص بك أو قضاء تلك الساعات الأربع في وضع تصور لاستراتيجيات مبتكرة لمساعدة عملك على الازدهار؟

هذا أمر لا يفكر فيه ، أليس كذلك؟ يساعدك وجود مساعدين متعاونين معك للتعامل مع مثل هذه المهام التي تعتبرها مضيعة للوقت ، على استعادة الوقت الضائع الذي يمكنك استثماره في عملك وليس فيه .

ومع ذلك ، يجب أن تكون الشركات حذرة من تلك المنصات المستقلة التي تقدم خدمات VA بطريقة ينتهي بها الأمر إلى إضاعة المزيد من الوقت في البحث ، بدلاً من مساعدتهم في توفيره.

ليس لديك الوقت لتوسيع نطاق عملك؟ استخدم خدمات Vendasta التسويقية

تقليل عبء العمل

هل سبق لك أن كنت في موقف فاتتك فيه لعبة الهوكي لطفلك أو حفلة رقص لأنك إما كنت مشغولًا جدًا في التعامل مع " الأشياء " أو بسبب " ظهور شيء ما " في العمل؟

يسير توفير الوقت وتقليل عبء العمل جنبًا إلى جنب عندما يتعلق الأمر بتحديد مزايا تعيين مساعدين افتراضيين. يمكن أن يساعدك وجود مساعدين ، الذين يمكنهم التعامل مع هذه " الأشياء " أو التعامل مع " شيء ما في العمل " ، في الحصول على مزيد من الوقت وبالتالي تقليل عبء العمل المتزايد.

تحسين العلامة التجارية

تفوق فوائد بناء وجود علامة تجارية عضوية بكثير فوائد الإعلانات المدفوعة. لا يساعد النمو العضوي في تقليل العبء المالي على الأعمال فحسب ، بل يساعد أيضًا في الحصول على المزيد من العملاء المتوقعين الوافدين ، وهو ما يوافق جميع أصحاب الأعمال على أنه أفضل شكل للتسويق.

يساعد الحصول على مساعدين افتراضيين الشركات على التركيز على مهام متعددة في نفس الوقت ، مما يمنحهم القدرة على التركيز على الأشياء المهمة مثل تحسين قيمة علامتهم التجارية. تساعدهم هذه الممارسة على زيادة جذب المستهلك العضوي وتوسيع نطاق أعمالهم.

الوصول إلى المزيد من المهارات

أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل رواد الأعمال والشركات التي يعمل بها شخص واحد توظف مساعدين افتراضيين هو سهولة الوصول إلى المهارات والخبرات ، والتي قد تكون مكلفة للغاية أو تستغرق وقتًا طويلاً في التوظيف.

تخيل أنك رائد أعمال تدير وكالة تسويق. من أول الأشياء التي يتعين عليك القيام بها ، لجذب العملاء المحتملين ، ملء حزمة التسويق الخاصة بك بخدمات مثل تصميم مواقع الويب وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي.

بينما يمكنك اختيار القيام بذلك عن طريق السير في الطريق الأطول للتوظيف داخليًا ، فإن خيار تعيين مساعدين افتراضيين جاهزين لتوظيفهم هو الطريق الأكثر فائدة لأنه يمكّنك من الوصول إلى الأرض بسرعة وبتكلفة أعلى بكثير- بطريقة فعالة.

جودة الخدمة

قد تكون هناك حالات لم يكن فيها الاستعانة بمساعد افتراضي تجربة جيدة لنشاط تجاري بسبب عدم وجود إرشادات قوية. ومع ذلك ، يؤدي توظيف مساعدين في معظم الأحيان إلى وصول الشركات إلى الأفراد الذين يعملون بجد ، والذين يصرون على تقديم خدمة عالية الجودة.

يمكن للمرء أن يجادل بأن VAs قد تكون قادرة على تقديم قيمة أكثر من الموظفين الداخليين ، ولكن في نهاية اليوم كل هذا يتوقف على مدى احترافية وتركيز الفرد.

استخدم خدمات Vendasta التسويقية واحصل على أفضل المواهب في فئتها

كيف يمكن لـ Vendasta مساعدتك

عندما يتعلق الأمر بأعمال الإنجاز ، فهناك الكثير من الخيارات الموجودة في السوق اليوم للشركات لتوظيف مساعدين افتراضيين. ومع ذلك ، إذا كنت تتطلع إلى الاستمتاع بدمج توفير الوقت وتقديم دليل على الأداء وعمليات توسيع النطاق ، فاختر Vendasta.

لا تمنحك خدمات Vendasta التسويقية فقط الوصول إلى أفضل المواهب في فئتها لإنجاز مهامك ، ولكن لديها أيضًا عملية تخطيط مناسبة مطبقة تساعدك على توفير الوقت.

من المعروف أن معظم الشركات تجازف بتوظيف مساعدين لأنهم يريدون توفير الوقت بدلاً من تضييعه. وأحد أكبر التحديات التي تواجه بعض منصات VA مثل Upwork و Fiverr هو أن الشركات غالبًا ما تنتهي بإضاعة الوقت في محاولة إيجاد الحل الأمثل.

يحدث هذا لأن هذه المنصات تترك الأمر للشركات القادمة إليها للعثور على المساعد الافتراضي المثالي على موقع الويب الخاص بهم من خلال تقييم إيجابيات وسلبيات تلك المساعدين الفرديين. تضيع الشركات الوقت في لعب دور الموارد البشرية بدلاً من أن تكون مبتكرة ومنتجة.

في حالة Vendasta ، بمجرد قيام الشركات بتوظيف فريق خدمات التسويق ذي العلامات البيضاء للتعامل مع المهام ، يمكن التأكد من إكمال مهامهم في الوقت المناسب من خلال الاستراتيجيين الداخليين ( وليس الخارجيين ) لدينا ، الذين يجلبون سنوات من الخبرة و خبرة.

علاوة على ذلك ، يمكن للشركات الجلوس والاسترخاء دون الحاجة إلى القلق بشأن اختيار المساعد الافتراضي ، مع الحفاظ على هوية علامتها التجارية وعدم فقدان الاتصال بقيمها.

أخيرًا ، عندما تقوم الشركات بتوظيف مساعدين افتراضيين من Vendasta ، يمكنهم أيضًا الوصول إلى منصة تجارة شاملة من الطراز العالمي تساعدهم على التوسع دون زيادة التكاليف.

فما تنتظرون؟ توظيف سعيد!