¿Qué es un asistente virtual y qué hace un VA?

¿Se ha preguntado alguna vez cómo algunas de esas empresas unipersonales realizan tareas en todo el mundo, a pesar de estar dirigidas y operadas por, bueno, una sola persona?

Cuando digo empresas unipersonales, en realidad me refiero a empresas en las que solo trabaja una persona. No una persona trabajando al timón, sino una persona trabajando en total.

Para aquellos de ustedes que leen este blog, que caen en esa categoría, ¿podrían dejar de sonreír y contarnos su secreto? ¿Cómo lo haces? ¿Cómo manejas tantas tareas sin siquiera sudar?

Porque a aquellos de nosotros, que podemos identificarnos y sentir el dolor, nos encantaría saber la respuesta.

Podríamos ser conocidos por diferentes nombres. A algunos de nosotros nos gusta que nos llamen propietarios de agencias de marketing, mientras que otros prefieren el término empresarios. Pero, nuestros puntos débiles son los mismos.

Somos personas que tenemos varios clientes en nuestro haber, recibimos casi cientos de correos electrónicos cada hora en nuestros buzones y estamos buscando formas de escalar nuestro negocio de manera efectiva.

Entonces, ¿cuál es la respuesta? ¿Un qué virtual? ¿Un asistente virtual? Ahora, ¿qué diablos es un asistente virtual?

¿Qué es un asistente virtual?

Un asistente virtual (VA), como su nombre lo indica, es un asistente que ayuda y respalda su negocio de manera virtual. Esto no significa que sea un robot. Simplemente significa que la persona se encuentra en una ubicación remota y está capacitada para facilitarle a usted y a su negocio cuando se le solicite.

Es el avance de la tecnología lo que hace que este proceso sea una posibilidad porque las empresas ya no necesitan que las personas estén presentes en la misma habitación o incluso en el mismo lugar para trabajar.

La presencia de Internet, junto con el intercambio de documentos y otro software relacionado con los negocios, facilita que las personas trabajen de forma remota y hace que las empresas funcionen convenientemente.

Dado que los asistentes virtuales trabajan por su cuenta desde una ubicación remota, las empresas pueden ahorrar gastos adicionales relacionados con su ubicación y costos de equipo. Además, los asistentes pueden ponerse en marcha con una formación mínima o nula, lo que permite a las empresas ahorrar tiempo y esfuerzo.

De hecho, el ahorro de tiempo, esfuerzo y costos son las principales razones por las que las empresas recurren a la incorporación de asistentes virtuales. Al subcontratar sus procesos internos, las empresas pueden dedicar más tiempo a concentrarse en los aspectos importantes de su negocio, mientras que los asistentes virtuales hacen el trabajo pesado.

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Si bien las empresas pueden contratar asistentes virtuales para todas y cada una de las funciones posibles, algunos de los servicios más comunes entre los círculos de VA son la administración de redes sociales, la edición de videos, el diseño de sitios web, las tareas administrativas, entre otras cosas.

Cómo contratar un asistente virtual

El proceso de contratación de un asistente virtual puede depender de las tareas que las empresas buscan cumplir. Si bien para algunas empresas el proceso no requiere mucho tiempo, ya que solo necesitan un VA para una tarea única, otras pueden tardar días en contratar uno debido a la naturaleza compleja del trabajo.

Proceso de contratación

Dado que Internet juega un papel vital al permitir que los asistentes virtuales estén al servicio de las empresas, es Internet solo donde las empresas pueden contratar los VA según sus requisitos.

Para empezar, las empresas deben publicar los detalles de las tareas, para las cuales necesitan contratar a los asistentes virtuales, en múltiples plataformas en línea que actúan como intermediarios entre ambos. Estas tareas pueden ser cualquier cosa, desde administrar correos electrónicos que consumen mucho tiempo hasta manejar sus necesidades de redes sociales.

Después de eso, dependiendo de las respuestas de VA que reciban, la cartera de trabajo que comparten los VA y el costo de contratación más viable, las empresas pueden proceder con la incorporación de los VA.

En algunos casos, también puede haber un proceso de licitación involucrado, en el que numerosos asistentes virtuales pujan por una tarea específica en la que les gustaría trabajar, lo que brinda a las empresas muchas opciones para elegir.

Las empresas también pueden optar por realizar entrevistas en video con sus asistentes virtuales preseleccionados para comprenderlos mejor y evaluar sus habilidades y credenciales de una manera más profunda.

Finalmente, una vez que se finaliza un asistente virtual, las empresas tienen la opción de contratar VA en un contrato de tiempo completo o en un servicio independiente. Si bien ambas rutas tienen sus pros y sus contras, es la flexibilidad del proceso lo que proporciona a las empresas el valor que buscan.

Desafíos de contratación

Uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas cuando se trata de contratar VA, que actúan como autónomos, es la preselección de candidatos en función de una variedad de factores. Estos incluyen sus salarios, experiencia, ámbito de trabajo y prueba de desempeño anterior.

Como es evidente en la imagen de arriba, si una empresa quiere contratar a un asistente virtual, tendrá que dedicar mucho tiempo para preseleccionar primero a un candidato y luego entrevistarlo para incorporarlo.

¿Elegirías el VA que te cobra $50 la hora, tiene una tasa de éxito del 98 % y tiene su sede en Colombia o el que cobra $35 la hora, tiene una tasa de éxito del 92 % y está en EE. UU.?

Si bien este proceso no parece tedioso al principio, la dura realidad es que el tiempo es de suma importancia para las empresas que recién comienzan a escalar. La verdad es que es posible que no tengan el tiempo y el poder para hacer ese esfuerzo adicional para negociar los precios y el alcance del trabajo.

Pero no todas las plataformas proveedoras de VA son iguales. Si bien algunos pueden tener un enfoque más práctico, donde las empresas deben hacer un esfuerzo adicional para contratar VA, hay otros donde la mayoría de los servicios tienen precios fijos y las empresas pueden contratar equipos en lugar de trabajadores independientes.

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¿Qué hace un asistente virtual?

Aparte de traerte tu café, no hay nada que un asistente virtual no pueda hacer.

Dependiendo de para qué los necesiten las empresas, los asistentes virtuales pueden ayudar con casi todas las tareas relacionadas con el trabajo. Como se mencionó anteriormente, entre otras cosas, algunas de las tareas más comunes que tienen los asistentes virtuales son la gestión de redes sociales, tareas operativas y administrativas, diseño de sitios web, gestión de comunidades y gestión de contenido.

Además de eso, las empresas también pueden contratar asistentes virtuales específicos de funciones para manejar tareas especializadas. En estos escenarios, los asistentes virtuales tienen un conjunto de habilidades específico que solo les permite abordar un solo dominio. Por ejemplo, ventas y marketing, relaciones públicas o servicio al cliente.

Si bien tener un asistente virtual proporciona a las empresas el valor de ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo, también hay una otra cara de todo el concepto.

Dado que la mayoría de los VA son autónomos, que trabajan por su cuenta, no hay garantía para las empresas de que el trabajo que se les subcontrate se completará a tiempo. Además, dado que la mayoría de los VA trabajan solos y desde ubicaciones remotas, no hay forma de que las empresas los supervisen y se aseguren de que los VA presten atención a los detalles como se desea.

Por lo tanto, antes de incorporar un asistente virtual, las empresas deben asegurarse de que los asistentes virtuales comprendan la tarea en cuestión y tengan claras las instrucciones y sus entregables. Una forma de garantizar eso es tener un marco escrito adecuado para las tareas que deben completarse.

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¿Por qué debería contratar un asistente virtual?

La razón más simple para que la mayoría de las empresas contraten asistentes virtuales es tener operaciones comerciales eficientes. La contratación de VA permite a las empresas emplear recursos razonables para cumplir con tareas para las que los empleados internos no tienen tiempo o no están lo suficientemente calificados.

Algunas de las razones por las que las empresas deben contratar asistentes virtuales son:

Costos operativos reducidos

No hace falta decir cómo la contratación de VA puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero mediante la reducción de los costos operativos. A diferencia de contratar a alguien internamente, la contratación de un VA brinda flexibilidad operativa a las empresas, ya que no tienen que preocuparse por los gastos de equipo y beneficios.

Además, dado que el concepto de asistente virtual establece que la persona prestaría sus servicios por contrato, los VA tienen un acuerdo tácito con las empresas de no esperar pagos en caso de que incumplan ese contrato al no trabajar o no producir entregas.

Gestión del tiempo

La contratación de asistentes virtuales permite a las empresas utilizar su tiempo de manera más eficiente. Por ejemplo, ¿preferiría perder cuatro horas al día haciendo tareas tediosas como limpiar su bandeja de entrada o pasar esas cuatro horas conceptualizando estrategias innovadoras para ayudar a que su negocio prospere?

Eso es una obviedad, ¿verdad? Tener VA trabajando para usted para manejar las tareas que considera un desperdicio, lo ayuda a recuperar el tiempo perdido que puede invertir en su negocio en lugar de en él.

Sin embargo, las empresas deben tener cuidado con las plataformas independientes que brindan servicios de VA de una manera que termina haciéndolos perder más tiempo buscando, en lugar de ayudarlos a ahorrarlo.

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Disminución de la carga de trabajo

¿Alguna vez ha estado en una situación en la que se perdió el partido de hockey de su hijo o un recital de baile porque estaba demasiado ocupado manejando ' cosas ' o porque ' surgió algo ' en el trabajo?

Ahorrar tiempo y disminuir su carga de trabajo van de la mano cuando se trata de describir los beneficios de contratar asistentes virtuales. Tener asistentes virtuales, que pueden manejar esas ' cosas ' o abordar ese ' algo en el trabajo ' , puede ayudarlo a obtener más tiempo y, por lo tanto, reducir su mayor carga de trabajo.

Mejora de marca

Los beneficios de construir una presencia de marca orgánica superan con creces los beneficios de la publicidad paga. El crecimiento orgánico no solo ayuda a reducir la carga financiera de una empresa, sino que también ayuda a obtener más clientes potenciales entrantes, que todos los propietarios de negocios estarían de acuerdo en que es la mejor forma de marketing.

Tener asistentes virtuales a bordo ayuda a las empresas a concentrarse en múltiples tareas al mismo tiempo, lo que les brinda la capacidad de concentrarse en las cosas importantes, como mejorar el valor de su marca. Tal práctica les ayuda a aumentar su atracción de consumidores orgánicos y escalar su negocio.

Acceso a más habilidades

Una de las principales razones por las que los empresarios y las empresas unipersonales contratan asistentes virtuales es para obtener un fácil acceso a las habilidades y la experiencia, que de otro modo sería demasiado costoso o llevaría mucho tiempo emplear.

Imagina que eres un empresario que dirige una agencia de marketing. Una de las primeras cosas que debe hacer para atraer clientes potenciales es llenar su pila de marketing con servicios como diseño de sitios web y administración de redes sociales.

Si bien puede optar por hacerlo siguiendo la ruta más larga de contratación interna, la opción de contratar asistentes virtuales listos para emplear es la ruta más beneficiosa, ya que le permite comenzar a trabajar en muy poco tiempo a un costo mucho más bajo. Manera efectiva.

Servicio de calidad

Puede haber casos en los que contratar a un asistente virtual no sea una buena experiencia para una empresa debido a la ausencia de pautas sólidas. Sin embargo, la mayoría de las veces, la contratación de VA hace que las empresas tengan acceso a personas trabajadoras que insisten en brindar un servicio de calidad.

Se puede argumentar que los VA pueden ofrecer más valor que los empleados internos, pero al final del día todo depende de qué tan profesional y enfocado sea un individuo.

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¿Cómo puede ayudarte Vendasta?

Cuando se trata de trabajo de cumplimiento, hay muchas opciones presentes en el mercado hoy en día para que las empresas contraten asistentes virtuales. Sin embargo, si busca disfrutar de una combinación de ahorro de tiempo, prueba de rendimiento y escalado de operaciones, elija Vendasta.

Los servicios de marketing de Vendasta no solo le brindan acceso al mejor talento de su clase para cumplir con sus tareas, sino que también cuentan con un proceso diseñado adecuado que lo ayuda a ahorrar tiempo.

Es de conocimiento común que la mayoría de las empresas se aventuran a contratar VA porque quieren ahorrar tiempo, en lugar de desperdiciarlo. Y uno de los mayores desafíos con algunas de las plataformas VA como Upwork y Fiverr es que, a menudo, las empresas terminan perdiendo el tiempo tratando de encontrar la opción perfecta.

Esto sucede porque estas plataformas dejan que las empresas que acuden a ellas encuentren el asistente virtual perfecto en su sitio web al sopesar los pros y los contras de esos VA individuales. Las empresas pierden el tiempo desempeñando el papel de recursos humanos en lugar de ser innovadoras y productivas.

En el caso de Vendasta, una vez que las empresas contratan a su equipo de servicios de marketing de marca blanca para manejar las tareas, pueden estar seguros de que sus tareas se completarán de manera oportuna a través de nuestros estrategas internos ( no extraterritoriales ), que aportan años de experiencia y experiencia.

Además, las empresas pueden sentarse y relajarse sin tener que preocuparse por qué asistente virtual elegir, manteniendo su identidad de marca y sin perder el contacto con sus valores.

Por último, cuando las empresas contratan asistentes virtuales de Vendasta, también obtienen acceso a una plataforma de comercio integral de clase mundial que les ayuda a escalar sin aumentar los costos.

¿Entonces, Qué esperas? ¡Feliz contratación!