Qu'est-ce qu'un assistant virtuel et que fait un VA

Vous êtes-vous déjà demandé comment certaines de ces entreprises unipersonnelles accomplissent des tâches partout dans le monde, bien qu'elles soient dirigées et exploitées par une seule personne ?

Quand je parle d'entreprises unipersonnelles, je parle en fait d'entreprises qui n'emploient qu'une seule personne. Pas une personne travaillant à la barre, mais une personne travaillant au total.

Pour ceux d'entre vous qui lisent ce blog et qui appartiennent à cette catégorie, allez-vous arrêter de sourire et nous dire votre secret ? Comment faites-vous? Comment gérez-vous autant de tâches sans même transpirer ?

Parce que ceux d'entre nous qui peuvent s'y identifier et ressentir la douleur aimeraient connaître la réponse.

Nous pourrions être connus sous différents noms. Certains d'entre nous aiment être appelés propriétaires d'agences de marketing, tandis que d'autres préfèrent le terme d'entrepreneurs. Mais, nos points douloureux sont les mêmes.

Nous sommes des personnes qui ont plusieurs clients à notre actif, qui reçoivent près de centaines d'e-mails toutes les heures dans nos boîtes aux lettres et qui recherchent des moyens de faire évoluer efficacement notre entreprise.

Alors, quelle est la réponse ? Un virtuel quoi ? Un assistant virtuel ? Maintenant, qu'est-ce qu'un assistant virtuel ?

Qu'est-ce qu'un assistant virtuel

Un assistant virtuel (VA), comme son nom l'indique, est un assistant qui aide et soutient virtuellement votre entreprise. Cela ne signifie pas qu'il/elle est un robot. Cela signifie simplement que la personne est basée dans un endroit éloigné et est formée pour vous aider, vous et votre entreprise, lorsqu'elle est appelée.

C'est l'avancement de la technologie qui rend ce processus possible, car les entreprises n'ont plus besoin que les gens soient présents dans la même pièce ou même au même endroit pour travailler.

La présence d'Internet, ainsi que le partage de documents et d'autres logiciels liés aux entreprises, facilitent le travail à distance pour les personnes et facilitent le fonctionnement des entreprises.

Étant donné que les assistants virtuels travaillent seuls à partir d'un emplacement distant, les entreprises peuvent économiser des dépenses supplémentaires liées à leur emplacement et aux coûts d'équipement. De plus, les assistants peuvent démarrer avec une formation minimale ou nulle, ce qui permet aux entreprises d'économiser du temps et des efforts.

En fait, les économies de temps, d'efforts et de coûts sont les principales raisons pour lesquelles les entreprises se précipitent vers l'intégration d'assistants virtuels. En externalisant leurs processus internes, les entreprises peuvent consacrer plus de temps à se concentrer sur les aspects importants de leur activité, tandis que les AV font le gros du travail.

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Alors que les entreprises peuvent embaucher des assistants virtuels pour toutes les fonctions possibles, certains des services les plus courants parmi les cercles VA sont la gestion des médias sociaux, le montage vidéo, la conception de sites Web, les tâches administratives, entre autres.

Comment embaucher un assistant virtuel

Le processus d'embauche d'un assistant virtuel peut dépendre des tâches que les entreprises cherchent à accomplir. Alors que pour certaines entreprises, le processus ne prend pas beaucoup de temps, car tout ce dont elles ont besoin est une tâche ponctuelle, d'autres peuvent passer des jours à en embaucher un en raison de la nature complexe du travail.

Processus d'embauche

Étant donné qu'Internet joue un rôle essentiel en permettant aux assistants virtuels d'être au service des entreprises, c'est uniquement sur Internet que les entreprises peuvent embaucher les conseillers virtuels en fonction de leurs besoins.

Pour commencer, les entreprises doivent publier les détails des tâches, pour lesquelles elles doivent embaucher des assistants virtuels, sur plusieurs plateformes en ligne qui agissent comme intermédiaires entre les deux. Ces tâches peuvent aller de la gestion des e-mails chronophages à la gestion de vos besoins en matière de médias sociaux.

Après cela, en fonction des réponses VA qu'ils reçoivent, du portefeuille de travail partagé par les VA et du coût d'embauche le plus viable, les entreprises peuvent procéder à l'intégration des VA.

Dans certains cas, il peut également y avoir un processus d'appel d'offres, où de nombreux assistants virtuels soumissionnent pour une tâche spécifique sur laquelle ils aimeraient travailler, offrant ainsi aux entreprises de nombreuses options parmi lesquelles choisir.

Les entreprises peuvent également choisir d'organiser des entretiens vidéo avec leurs assistants virtuels présélectionnés afin de mieux les comprendre et d'évaluer leurs compétences et leurs références de manière plus approfondie.

Enfin, une fois qu'un assistant virtuel est finalisé, les entreprises ont le choix d'embaucher des assistants virtuels sur une base contractuelle à temps plein ou sur une base de services indépendants. Bien que les deux voies aient leurs avantages et leurs inconvénients, c'est la flexibilité du processus qui offre aux entreprises la valeur qu'elles recherchent.

Défis de recrutement

L'un des plus grands défis auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu'il s'agit d'embaucher des conseillers volontaires, qui agissent en tant que pigistes, consiste à présélectionner des candidats en fonction de divers facteurs. Il s'agit notamment de leur salaire, de leur expertise, de l'étendue de leur travail et des preuves de leurs performances passées.

Comme le montre l'image ci-dessus, si une entreprise souhaite embaucher un assistant virtuel, elle devra consacrer beaucoup de temps à la présélection d'un candidat, puis à son entretien pour le recruter.

Choisiriez-vous la VA qui vous facture 50 $ de l'heure, a un taux de réussite de 98 % et est basée en Colombie ou celle qui facture 35 $ de l'heure, a un taux de réussite de 92 % et se trouve aux États-Unis ?

Bien que ce processus ne semble pas fastidieux au début, la dure réalité est que le temps est de la plus haute importance pour les entreprises qui commencent tout juste à évoluer. La vérité est qu'ils n'ont peut-être pas le temps et le pouvoir de faire cet effort supplémentaire pour négocier les prix et l'étendue des travaux.

Mais toutes les plates-formes fournissant des VA ne sont pas identiques. Alors que certains peuvent avoir une approche plus pratique, où les entreprises sont tenues de déployer des efforts supplémentaires pour embaucher des AV, il y en a d'autres où la plupart des services ont des prix fixes et les entreprises peuvent embaucher des équipes au lieu de pigistes.

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Que fait un assistant virtuel

À part vous apporter votre café, il n'y a rien qu'un assistant virtuel ne puisse faire.

Selon la raison pour laquelle les entreprises en ont besoin, les assistants virtuels peuvent aider à presque toutes les tâches liées au travail. Comme mentionné précédemment, entre autres, certaines des tâches les plus courantes que les assistants virtuels ont à leur actif sont la gestion des médias sociaux, les tâches opérationnelles et administratives, la conception de sites Web, la gestion de communauté et la gestion de contenu.

En plus de cela, les entreprises peuvent embaucher des assistants virtuels spécifiques à un rôle pour s'occuper également de tâches spécialisées. Dans ces scénarios, les assistants virtuels ont un ensemble de compétences spécifiques qui ne leur permet de s'attaquer qu'à un seul domaine. Par exemple, les ventes et le marketing, les relations publiques ou le service client.

Bien qu'avoir un assistant virtuel offre aux entreprises la valeur d'économiser du temps, de l'argent et des efforts, il y a aussi un revers à l'ensemble du concept.

Étant donné que la plupart des AV sont des pigistes, qui travaillent de leur propre chef, rien ne garantit aux entreprises que le travail qui leur est confié sera terminé à temps. De plus, comme la plupart des AV travaillent seuls et à distance, les entreprises n'ont aucun moyen de les superviser et de s'assurer que les AV prêtent attention aux détails comme ils le souhaitent.

Par conséquent, avant d'embarquer un assistant virtuel, les entreprises doivent s'assurer que les conseillers virtuels comprennent la tâche à accomplir et sont clairs sur les instructions et leurs livrables. Une façon de s'en assurer est d'avoir un cadre écrit approprié pour les tâches qui doivent être accomplies.

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Pourquoi devriez-vous embaucher un assistant virtuel

La raison la plus simple pour laquelle la plupart des entreprises embauchent des assistants virtuels est de mettre en place des opérations commerciales efficaces. L'embauche d'assistants virtuels permet aux entreprises d'employer des ressources raisonnables pour accomplir des tâches pour lesquelles les employés internes n'ont pas le temps ou ne sont pas suffisamment qualifiés pour s'attaquer.

Certaines des raisons pour lesquelles les entreprises doivent embaucher des assistants virtuels sont :

Coûts opérationnels réduits

Il va sans dire que l'embauche de conseillers virtuels peut aider les entreprises à économiser de l'argent grâce à des coûts opérationnels réduits. Contrairement à l'embauche d'une personne en interne, l'embauche d'un VA donne aux entreprises une flexibilité opérationnelle puisqu'elles n'ont pas à se soucier des dépenses d'équipement et des avantages sociaux.

De plus, étant donné que le concept d'assistant virtuel stipule que la personne fournirait ses services sur une base contractuelle, les AV ont un accord tacite avec les entreprises pour ne pas s'attendre à des paiements au cas où ils violeraient ce contrat en ne travaillant pas ou en ne produisant pas de livrables.

Gestion du temps

L'embauche d'assistants virtuels permet aux entreprises d'utiliser leur temps plus efficacement. Par exemple, préférez-vous perdre quatre heures par jour à faire des tâches fastidieuses comme nettoyer votre boîte de réception ou passer ces quatre heures à conceptualiser des stratégies innovantes pour aider votre entreprise à prospérer ?

C'est une évidence, non ? Le fait d'avoir des conseillers volontaires travaillant pour vous pour gérer des tâches que vous considérez comme du gaspillage vous aide à regagner le temps perdu que vous pouvez investir dans votre entreprise plutôt que dans celle-ci.

Cependant, les entreprises doivent se méfier de ces plates-formes indépendantes qui fournissent des services VA d'une manière qui finit par leur faire perdre plus de temps à chercher, au lieu de les aider à l'économiser.

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Diminution de la charge de travail

Avez-vous déjà été dans une situation où vous avez raté le match de hockey de votre enfant ou un récital de danse parce que vous étiez trop occupé à gérer des « choses » ou parce que « quelque chose s'est produit » au travail ?

Gagner du temps et réduire votre charge de travail vont de pair lorsqu'il s'agit de décrire les avantages de l'embauche d'assistants virtuels. Avoir des conseillers volontaires, qui peuvent gérer ces « choses » ou s'attaquer à ce « quelque chose au travail » , peut vous aider à obtenir plus de temps et donc à réduire votre charge de travail accrue.

Amélioration de la marque

Les avantages de la construction d'une présence de marque organique l'emportent largement sur les avantages de la publicité payante. Non seulement la croissance organique aide à réduire le fardeau financier d'une entreprise, mais elle aide également à obtenir plus de prospects entrants, ce qui, selon tous les propriétaires d'entreprise, est la meilleure forme de marketing.

L'intégration d'assistants virtuels aide les entreprises à se concentrer sur plusieurs tâches en même temps, leur donnant ainsi la possibilité de se concentrer sur des choses importantes telles que l'amélioration de leur image de marque. Une telle pratique les aide à accroître leur attrait pour les consommateurs biologiques et à faire évoluer leur entreprise.

Accéder à plus de compétences

L'une des principales raisons pour lesquelles les entrepreneurs et les entreprises unipersonnelles embauchent des assistants virtuels est d'avoir un accès facile aux compétences et à l'expertise, qui autrement seraient soit trop coûteuses, soit trop longues à employer.

Imaginez que vous êtes un entrepreneur dirigeant une agence de marketing. L'une des premières choses que vous devez faire, afin d'attirer des clients potentiels, est de remplir votre pile marketing avec des services tels que la conception de sites Web et la gestion des médias sociaux.

Bien que vous puissiez choisir de le faire en empruntant la voie la plus longue de l'embauche en interne, l'option d'embaucher des assistants virtuels prêts à l'emploi est la voie la plus avantageuse car elle vous permet de démarrer en un rien de temps et à un coût beaucoup plus élevé. manière efficace.

Service de qualité

Il peut arriver que l'embauche d'un assistant virtuel ne soit pas une bonne expérience pour une entreprise en raison de l'absence de directives solides. Cependant, la plupart du temps, l'embauche de conseillers virtuels permet aux entreprises d'avoir accès à des personnes qui travaillent dur et qui insistent pour fournir un service de qualité.

On peut affirmer que les AV pourraient être en mesure d'offrir plus de valeur que les employés internes, mais en fin de compte, tout dépend du degré de professionnalisme et de concentration d'un individu.

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Comment Vendasta peut vous aider

En ce qui concerne le travail d'exécution, il existe aujourd'hui sur le marché de nombreuses options permettant aux entreprises d'embaucher des assistants virtuels. Cependant, si vous cherchez à profiter d'une combinaison de gain de temps, de preuve de performance et d'opérations de mise à l'échelle, choisissez Vendasta.

Les services marketing de Vendasta vous donnent non seulement accès aux meilleurs talents pour accomplir vos tâches, mais ils ont également mis en place un processus approprié qui vous aide à gagner du temps.

Il est de notoriété publique que la plupart des entreprises se lancent dans l'embauche de conseillers volontaires parce qu'elles veulent gagner du temps plutôt que de le perdre. Et l'un des plus grands défis avec certaines des plates-formes VA comme Upwork et Fiverr est que les entreprises finissent souvent par perdre du temps à essayer de trouver la solution idéale.

Cela se produit parce que ces plates-formes laissent aux entreprises qui viennent vers elles le soin de trouver l'assistant virtuel parfait sur leur site Web en pesant le pour et le contre de ces VA individuels. Les entreprises perdent du temps à jouer le rôle de RH au lieu d'être innovantes et productives.

Dans le cas de Vendasta, une fois que les entreprises ont embauché leur équipe de services marketing en marque blanche pour gérer les tâches, elles peuvent être assurées que leurs tâches seront terminées en temps opportun grâce à nos stratèges internes (et non offshore ), qui apportent des années d'expertise et vivre.

De plus, les entreprises peuvent s'asseoir et se détendre sans avoir à se soucier de l'assistant virtuel à choisir, tout en conservant leur identité de marque et en ne perdant pas contact avec leurs valeurs.

Enfin, lorsque les entreprises embauchent des assistants virtuels auprès de Vendasta, elles ont également accès à une plateforme de commerce de bout en bout de classe mondiale qui les aide à évoluer sans augmenter les coûts.

Alors qu'est-ce que tu attends? Bonne embauche !