كيفية إنشاء سياسة PTO (+ قالب سياسة PTO)

إذا كنت صاحب عمل ، فيمكنك جذب المرشحين المتميزين والموهوبين من خلال تقديم رواتب تنافسية لهم. ولكن بصرف النظر عن الدوافع المالية ، فإن العديد من الناس سيقدرون بنفس القدر سياسة جذابة من PTO. عندما تفكر في الأمر ، فإن الحصول على إجازة كافية للاستمتاع بالحياة خارج العمل هو ما نرغب فيه جميعًا. لذلك ، بصفتك صاحب عمل ، لديك هذه الفرصة الرائعة لتزويد موظفيك بتنسيق PTO الذي سيكون مناسبًا لهم.

في هذه المقالة ، سنقدم لك بعض النصائح العملية حول كيفية إنشاء سياسة PTO. قبل القيام بذلك ، سنوجهك أولاً عبر أساسيات سياسة PTO و PTO ، مثل الأنواع المتنوعة من السياسات وكيف تنظم القوانين هذه المسألة.

ما هي سياسات PTO و PTO؟

الإجازة المدفوعة (PTO) هي الوقت الذي يقضيه الموظفون في عدم العمل ، لكنهم لا يزالون يتقاضون رواتبهم مقابل هذه الساعات. PTO هو مصطلح شامل يشمل:

• عطلة،
• أيام شخصية
• أجازة مرضية،
• الثكل،
• واجب هيئة المحلفين،
• إجازة الأمومة والأبوة ، و
• عمل تطوعي.

لذلك ، يمكن للموظفين أخذ إجازة ليس فقط لقضاء الإجازة ولكن أيضًا لأغراض أخرى ، مثل إجازة الأمومة أو واجب هيئة المحلفين.

ماذا تنظم سياسة PTO؟

الآن ، سياسة PTO تنظم:

• العدد الإجمالي لأيام PTO التي يحصل عليها العمال كل عام.
• ما إذا كان الموظفون يحصلون على أيام PTO كمبلغ مقطوع واحد أو إذا كان بإمكانهم الحصول على أيام إجازة . الاستحقاق يسمح للعمال بكسب PTO بمرور الوقت. تعتمد المستحقات على سنوات خدمة الموظفين. يمكن للعمال استخدام الوقت المستحق قبل انتهاء صلاحيته ، والذي يمكن أن يكون إما في نهاية السنة التقويمية أو الذكرى السنوية للعمل.
• إذا كان على الموظفين اتباع سياسة التبييت غير المستخدم أو سياسة الاستخدام أو الخسارة . مع الرصيد غير المستخدم ، يسمح أصحاب العمل لعمالهم بإضافة أيام غير مستخدمة إلى رصيد العام المقبل. على سبيل المثال ، إذا كان لدى الموظف 15 يومًا من PTO في السنة ، وكان يستخدم 10 أيام فقط ، فسيكون قادرًا على تمديد هذه الأيام الخمسة من PTO إلى العام التالي. من ناحية أخرى ، تعني سياسة الاستخدام أو الخسارة أنه يتعين على العمال استخدام جميع أيام PTO التي يحصلون عليها سنويًا. إذا لم يكن كذلك ، فإنهم يخسرون هذه الأيام العطلة.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تحدد سياسة PTO المسؤول عن الموافقة على الإجازة ، مثل الموارد البشرية أو المشرفين أو أي شخص آخر. ويجب أن يعرف الموظفون متى يطلبون إجازة حيث يجب أن تكون هناك فترة زمنية مطلوبة قبل أخذ أيام الإجازة. على سبيل المثال ، يتعين على العمال تقديم طلباتهم قبل أسبوعين من الذهاب في إجازة.

تجدر الإشارة إلى أن سياسات PTO ليست هي نفسها بالنسبة للعاملين بأجر والعاملين بالساعة. على سبيل المثال ، لا يحصل الموظفون بالساعة على PTO غير محدود لأنهم يحق لهم الحصول على أجر إضافي. على العكس من ذلك ، لا يمكن للموظفين الذين يتقاضون رواتب الحصول على ساعات عمل إضافية.

ثلاثة أنواع من سياسات PTO

إذا كنت صاحب عمل ، فتأكد من وجود عدة أنواع من سياسة PTO:

1. PTO التقليدية ،
2. مرن PTO و
3. PTO غير محدود.

مأخذ الطاقة التقليدي

عندما تختار الشركات سياسة PTO التقليدية ، فإنها تضع عدة فئات محددة لأيام الإجازة ، مثل الإجازة والإجازة المرضية والأيام الشخصية. بهذه الطريقة ، يحتاج الموظفون إلى اختيار فئة معينة عند طلب إجازتهم.

بالنسبة للعمال ، تتمثل الميزة الرئيسية لقواعد PTO التقليدية في أن عدد أيام PTO يزيد كلما طالت مدة عمل الموظفين في الشركة. وبالتالي ، سيتم تخفيض معدل دوران الموظفين ، وهو أمر مفيد لأصحاب العمل.

ومع ذلك ، فإن الجانب السلبي الرئيسي هو أن العمال قد يشعرون أن لديهم خيارات محدودة لأخذ أيام عطلة. لذلك ، للحفاظ على أرصدة حساباتهم من الارتفاع ، قد يقوم العمال بالإبلاغ عن أيام إجازتهم بشكل غير صحيح.

• في أي حالة يجب على أصحاب العمل استخدام سياسة PTO التقليدية؟

في المواقف التي يريد فيها أصحاب العمل أن يعرفوا بالضبط كيف يستخدم موظفوهم إجازاتهم (ما هي المناسبات).

مأخذ الطاقة المرن

PTO المرن (بنك PTO) عبارة عن مجموعة واحدة من أيام PTO. يمتلك الموظفون مقدارًا ثابتًا من إجازاتهم ، ويمكنهم استخدام هذه الأيام كما يحلو لهم. لذلك ، لا توجد فئات مميزة مثل الإجازة أو واجب هيئة المحلفين أو الإجازة المرضية.

توفر PTO المرنة للموظفين حرية تنظيم أيام إجازتهم بالطريقة التي يريدونها. على سبيل المثال ، يمكن للوالدين العاملين استخدام وقت إجازتهم لدعم أطفالهم في بعض الأحداث الرياضية.

ولكن العيب الرئيسي هنا هو أنه قد يكون من الصعب على أصحاب العمل تعيين حد سنوي لأيام PTO للموظفين.

• في أي حالة يجب على أصحاب العمل استخدام سياسة PTO المرنة؟

في المواقف التي يبحث فيها أصحاب العمل عن طريقة للتعامل بسهولة مع الإدارة.

PTO غير محدود

مع سياسة PTO غير المحدودة ، يمكن للموظفين أخذ الكثير من الوقت الذي يرغبون فيه ، طالما وافق مديروهم على هذه الأيام. بشكل عام ، لا تزال الشركات نادراً ما تستخدم هذا النوع من قواعد PTO. لذلك ، هذا هو السبب في أن الشركات التي تختار تنسيق PTO هذا تجذب العديد من الموظفين الموهوبين.

ولكن المشكلة الرئيسية في سياسة PTO غير المحدودة هي أن بعض الاستطلاعات تظهر أن PTO غير المحدود عادة ما يتم استخدامه بشكل غير كافٍ. ذلك لأن العمال يجدون صعوبة في اختيار العدد المناسب لأيام العطلة.

• في أي حالة يجب على أصحاب العمل استخدام سياسة PTO غير المحدودة؟

تعمل السياسة غير المحدودة بشكل جيد عندما يرغب أصحاب العمل في مراقبة الشؤون المالية للشركة. في الشركات التي يكون للموظفين فيها عدد غير محدود من PTO ، لا يمكن للعمال الحصول على أيام إجازة. لذلك ، عندما يغادر الموظف الشركة ، لا يكون صاحب العمل ملزمًا بالدفع مقابل إجازة.

ما مقدار PTO الذي تقدمه معظم الشركات؟

الآن ، بغض النظر عن نوع سياسة PTO التي تختارها الشركات ، يمكن أن يكون متوسط ​​عدد الأيام التي يتلقاها الموظفون سنويًا من 13 إلى 26 ، وفقًا لمسح SHRM. عند الحديث عن السياسات التقليدية التي تفصل بين فئات PTO ، فإن متوسط ​​الأرقام هو:

• 8 إلى 22 يومًا للإجازة ،
• 7 إلى 19 للأيام المرضية و ،
• 4 أيام شخصية للموظفين بدوام كامل.

من المهم ملاحظة أن هذه الأيام تعتمد على طول مدة خدمة الموظفين.

كيف ينظم القانون PTO؟

هل يتعين على أصحاب العمل منح عمالهم إجازة مدفوعة الأجر؟ حسنًا ، يمكن أن تختلف الإجابة لأن المستويات الفيدرالية ومستويات الولاية تنظم هذه المشكلة بشكل مختلف.

وفقًا لـ FLSA ، لا يلتزم أصحاب العمل بدفع أجور موظفيهم عن الوقت الذي لم يعملوا فيه (الإجازات ، والأيام الشخصية ، والعطلات). مزايا مثل هذه تعتمد على الاتفاق بين صاحب العمل والموظف.

على مستوى الولاية ، تختلف لوائح PTO من دولة إلى أخرى. تنظم قوانين الولاية بعض الأمور ، مثل ما يحدث مع وقت الإجازة غير المستخدم وما إذا كان أصحاب العمل ملزمون بدفع أجور العمال. بالإضافة إلى ذلك ، فإن سياسة الاستخدام أو الخسارة غير قانونية في دول معينة. على العكس من ذلك ، في بعض الولايات ، مثل واشنطن ، يُطلب من أصحاب العمل منح العمال إجازة مرضية مدفوعة الأجر. فيما يلي قائمة الدول ومزيد من التفاصيل حول لوائح الإجازات المرضية الخاصة بهم.

لذلك ، يجب على أصحاب العمل إيلاء اهتمام وثيق للقوانين الفيدرالية وقوانين الولايات عند إنشاء سياسة PTO.

كيف يمكنك عمل سياسة إجازة مدفوعة الأجر؟

الآن بعد أن تعرفت على أهم أجزاء سياسات PTO ، إليك بعض النصائح حول إنشاء سياسة PTO التي تناسب شركتك.

حدد العدد المناسب لأيام PTO

إذا اخترت سياسة PTO التقليدية أو المرنة لعملك ، ففكر في العدد المناسب لأيام PTO التي ستمنحها لموظفيك. كيف تتخذ هذا القرار؟ يمكنك إجراء بعض الأبحاث لاكتشاف كيفية تعامل الشركات الأخرى في مجال عملك ومنطقتك الجغرافية مع هذه المشكلة.

على سبيل المثال ، تُظهر بعض الدراسات أن الموظفين العاملين في القطاع غير الربحي / المؤسسي يحصلون على 17.5 يوم إجازة مدفوعة الأجر سنويًا في المتوسط. يحصل العاملون في الحكومة والصناعة العسكرية على 17.3 يوم إجازة سنويًا في المتوسط.

عند الحديث عن ولايات مختلفة ، يبلغ متوسط ​​PTO لأصحاب الأعمال الصغيرة في الولايات الشمالية الشرقية (نيويورك ، نيو هامبشاير ، مين) 11.4 يومًا في السنة. تسمح كاليفورنيا والولايات الأخرى في الغرب بـ 9.4 أيام PTO ، بينما تتمتع الولايات في الجنوب والغرب الأوسط بمتوسط ​​8.5 يومًا في السنة.

تجدر الإشارة أيضًا إلى أنه مع قواعد PTO المناسبة ، يمكنك التأكد من أن أفضل الموظفين لديك لا يغادرون الشركة. وإليك الطريقة: كافئ العمال بمزيد من الإجازة كلما طالت مدة عملهم في شركتك. بهذه الطريقة ، سيشعر الموظفون بتقدير أكبر لجهودهم أيضًا.

حدد خيار التمديد

عند إنشاء سياسة PTO ، من الضروري اختيار ما إذا كنت ستسمح لعمالك بخيار التمديد أو سياسة الاستخدام أو الخسارة.

أولاً ، تذكر أن تتحقق من لوائح ولايتك بشأن خيار التمديد لأن بعض الولايات تفرض خطة تمديد لـ PTO. إذا كان هذا هو الحال في موقعك ، فتأكد من تدوين المزيد من التفاصيل حول هذا الموضوع. بعد ذلك ، هل يتمتع الموظفون بإمكانية ترحيل أيام PTO غير المستخدمة إلى ذكرى العمل أو السنة التقويمية التالية؟ اختر خيارًا واحدًا وأضفه إلى سياسة PTO الخاصة بك.

ثم مرة أخرى ، إذا اخترت سياسة الاستخدام أو الخسارة ، فقم بتضمين هذه المعلومات في سياسة PTO الخاصة بك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تذكير موظفيك من وقت لآخر بأخذ أيام إجازتهم ومنع فقدان إجازاتهم الثمينة.

قم بتعيين عملية الموافقة على PTO

بمجرد تحديد عدد الأيام التي يمكن للعمال استخدامها وخيارات أخرى لا تقدر بثمن ، تأكد من تعيين بعض القواعد الأساسية لطلب إجازة.

أولاً ، يحتاج الموظفون إلى معرفة موعد نهائي لتقديم طلب إجازاتهم. على سبيل المثال ، إذا أراد العمال أن يأخذوا أكثر من 5 أيام ، فسيتعين عليهم طلب إجازة بأسبوعين مقدمًا. عند أخذ إجازة أقل ، يُسمح للموظفين بطلب إجازة يومين قبل استخدامها.

الآن ، تنطبق هذه القواعد على أي نوع من أنواع PTO ، لكن دعنا نركز على أيام المرض على وجه الخصوص. عادة ما يعني العمل في شركات مثل الفنادق والمطاعم العمل في نوبات. تتطلب بيئات العمل هذه عملاً ديناميكيًا ، لذا فإن وجود عدد أقل من الموظفين في نوبة عمل يمكن أن يكون مشكلة كبيرة. لمنع هذه المواقف ، يجب على أصحاب العمل تحديد موعد نهائي واقعي للاتصال بالمرض. وبالتالي ، سيكون من الأسهل العثور على عمال يأخذون وردية عمل شخص ما.

إلى جانب ذلك ، يجب أن تنص سياسة PTO على من هو المسؤول عن الموافقة على أيام الإجازة. اعتمادًا على عدد الموظفين في شركتك ، يمكن أن يكون هذا إما قسم موارد بشرية أو مديرًا أو صاحب عمل.

اسمح لموظفيك بالتحقق من رصيد PTO الخاص بهم والاستحقاق

بصفتك صاحب العمل أو المدير ، فمن المنطقي أن تتبع إجازة فريقك. ولكن لتحسين الثقة بينك وبين فريقك ، تأكد من السماح لموظفيك بالتحقق من رصيد PTO الخاص بهم.

إذا كنت تستخدم برنامجًا لطلب PTO والموافقة عليه ، فامنح العاملين لديك إمكانية الوصول لمراجعة إجازاتهم. على سبيل المثال ، يمكنك تجربة Clockify ، متتبع الإجازة والإجازة ، لهذا الغرض. هنا ، يمكن للموظف رؤية سجل رصيده ، والذي يعرض طلبات الإجازة والتغييرات على الاستحقاق ، كما في لقطة الشاشة أدناه.

في هذا المثال ، يمكننا أن نرى رصيد الإجازة. لذلك ، كلما قدم المستخدم طلب إجازة ، ستتم إضافة هذا الإجراء إلى القائمة. أيضًا ، عندما يوافق المديرون أو المسؤولون على الطلبات أو يرفضونها ، فإن سجل الرصيد سيتضمن هذه الإجراءات أيضًا.

تأكد من أن سياستك تتبع جميع القوانين واللوائح

لقد تحدثنا بالفعل عن كيفية وجود لوائح مختلفة لدى الدول المختلفة عندما يتعلق الأمر بسياسة PTO. لذلك ، قبل مشاركة سياسة PTO الخاصة بك مع الموظفين ، خذ وقتًا لاستكشاف القوانين واللوائح الفيدرالية والتابعة للولاية والمحلية. هذه هي أفضل طريقة للتأكد من أن سياستك تتوافق مع جميع القوانين.

علاوة على ذلك ، إذا كانت شركتك توظف عمالًا في أكثر من ولاية قضائية واحدة ، فتحقق مما إذا كانت هناك أي اختلافات بين مجالات السلطة المتنوعة.

قم بتضمين سياسة PTO الخاصة بك في دليل الموظف

يجب دائمًا مشاركة المعلومات القيمة. لذلك ، لا تترك موظفيك في الظلام عندما يتعلق الأمر بقواعد PTO. بدلاً من ذلك ، أضف سياسة PTO الخاصة بك إلى دليل الموظف. عندما يبدأ العمال الجدد في شركتك ، سيكون لديهم كل التفاصيل التي يحتاجون لمعرفتها حول الإجازة المدفوعة.

علاوة على ذلك ، دع موظفيك يعرفون أنه يمكنهم القدوم إليك إذا كان لديهم أي أسئلة حول PTO الخاص بهم.

نموذج سياسة PTO

لمساعدتك في إنشاء سياسة PTO التي تناسب عملك ، قمنا بإنشاء قالب سياسة PTO. في لقطة الشاشة أدناه ، يمكنك رؤية جزء واحد من هذا النموذج ، والذي يمكنك تنزيله من الرابط أدناه.

تنزيل نموذج سياسة PTO

فيما يلي الفئات الرئيسية التي يتضمنها هذا النموذج:

1. مقدمة: باختصار ، هذا هو المكان الذي تشرح فيه ماهية PTO ومتى يمكن للموظفين البدء في استخدام أيام إجازتهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إضافة نوع وثيقتك (تقليدية ، مرنة ، أو غير محدودة).
2. سياسة الاستحقاق والتجديد : اشرح من هو المؤهل لكسب أيام PTO الخاصة بهم ومتى يمكن للموظفين البدء في استخدام الوقت المستحق. يجب عليك أيضًا تضمين جدول الاستحقاق. وضح أيضًا ما إذا كان يُسمح للعمال بترحيل أيام PTO غير المستخدمة. إذا كان الأمر كذلك ، ما إذا كان يجب على الموظفين نقل الأيام غير المستخدمة إلى التقويم التالي أو سنة ذكرى العمل. وضح ما إذا كانت هناك أي اختلافات بين العاملين بدوام جزئي وعاملين بدوام كامل.
3. الإجازة المرضية: نظرًا لأن الإجازة المرضية إلزامية في بعض الولايات ، فهذا هو المكان الذي يمكنك فيه إدخال تلك البيانات ، اعتمادًا على موقع شركتك.
4. طلبات PTO والموافقات: ببساطة وضح كيف يمكن للموظفين طلب إجازة ومن يوافق على أيام PTO.
5. الإنهاء: عندما يترك الموظف الشركة ، ماذا يحدث لأيام PTO المتراكمة غير المستخدمة؟ تأكد من التوضيح في هذا القسم.

خاتمة

عند إنشاء سياسة PTO ، سيكون عليك اتخاذ العديد من القرارات:

• أولاً ، ستحتاج إلى معرفة ما إذا كنت تريد تزويد موظفيك بتنسيق PTO التقليدي أو المرن أو غير المحدود.
• بعد ذلك ، ستحتاج إلى التفكير فيما إذا كنت تريد السماح لعمالك بتجميع إجازاتهم أو ما إذا كانوا سيحصلون على مبلغ واحد في بداية العام.
• ستحتاج أيضًا إلى اختيار ما إذا كنت ستوفر للموظفين خيارًا لترحيل أيام إجازتهم غير المستخدمة أو إذا كان عليهم استخدام جميع أيام PTO بحلول نهاية العام.

علاوة على ذلك ، من المهم أن تتبع القوانين واللوائح لأن سياسة PTO يجب أن تمتثل لجميع مستويات القوانين.

بمجرد إنشاء سياسة PTO الخاصة بك ، تأكد من تضمينها في دليل الموظف. أخيرًا ، شجع العاملين لديك على الاتصال بك إذا كانت لديهم أي أسئلة أو مخاوف بشأن PTO الخاصة بهم.