فوائد الجداول الزمنية الرقمية على الورق

مع وجود العديد من الوظائف عبر الإنترنت على مستوى العالم ، كذلك تفعل ممارسة تتبع الوقت والعمل. نحن نسعى جاهدين من أجل التطبيق العملي والكفاءة ، لا سيما مع العمليات القصيرة ولكنها تتراكم بمرور الوقت (مثل مسح بريدك الإلكتروني). في الوقت الحاضر ، لا تستطيع معظم الشركات تخيل العمل باستخدام الجداول الزمنية للورق حيث توفر الجداول الرقمية الكثير من الراحة وسهولة الاستخدام.

إذا كنت من بين أولئك الذين ما زالوا غير مقتنعين بفعاليتهم ، فقد قمنا بتجميع قائمة بالمزايا التي تجلبها الجداول الزمنية الرقمية ، وكيف يمكنهم قلب حياتك العملية رأسًا على عقب - للأفضل بالطبع.

أكبر المشكلات المتعلقة بالجداول الزمنية الورقية والبطاقات المثقوبة

لإبراز كيف يمكن للجداول الزمنية الورقية أن تكلفك المال والوقت والطاقة ، سنستخدم مثالاً. ألق نظرة على الجدول الزمني أدناه.

مثال على جدول زمني من amherst.edu

على الرغم من أننا لا نحاول أن نقول إن الجداول الزمنية للورق سيئة (بالنسبة لبعض الأفراد والشركات تعمل بشكل أفضل) ، فإننا نؤيد الرقمنة إلى حد كبير. وعلى الرغم من ملء الجدول الزمني أعلاه بشكل جيد ، إلا أن هناك عدة نقاط ضعف للأخطاء.

بالطبع ، تمثل المعادلات الرقمية الخاصة بهم مجموعة من التحديات الخاصة بهم ، ولكن من السهل اكتشافها في الوقت المناسب ويتم تقليل أخطاء الجدول الزمني بسهولة أكبر.

أنها تغطي فترة واسعة جدا

في حين أن الجداول الزمنية لمدة أسبوعين ليست غير شائعة ، عندما تكون في شكل مكتوب مثل هذا ، لا يمكنك رؤية الكثير من التفاصيل حول يوم عمل الشخص. ما تحصل عليه هو أرقام وبعض المعلومات المجردة.

هذا جيد إذا كنت في وظيفة تركز بشكل أكبر على وجودك ، أو أن الآخرين لا يعتمدون على عملك ، أو كنت ببساطة توفر جداول زمنية للمحاسبة لحساب كشوف المرتبات الخاصة بك.

هناك مجال أكبر للخطأ البشري والاستغلال

عندما يتم ملء الجداول الزمنية يدويًا والاعتماد فقط على تدوين الوقت ، هناك العديد من الفرص للمشكلات:

• خط يد الشخص غير مقروء ؛
• الطريقة التي يقاربون بها الوقت خاطئة ، مما يضر بإدخالات الوقت ؛
• يملأون الحقول بشكل خاطئ ؛
• يتطلب حساب كشوف المرتبات مزيدًا من التركيز ، حيث يسهل ارتكاب الأخطاء ؛
• يمكن لأي شخص أن ينسى أو يتجاهل عمدًا تدوين مهمة أو استراحة.

باستخدام الجداول الزمنية الورقية ، ستكون هناك دائمًا طريقة لخداع النظام. في أحد أماكن عملي القديمة ، لم نملأ الجداول الزمنية على هذا النحو ، لكن لدينا قارئات بطاقات هوية الشركة عند الباب الرئيسي والخلفي (حيث كان لدينا فترات الراحة). تقوم قارئات البطاقات هذه بفتح الباب ، حتى يعرف النظام متى دخلت وخرجت من المبنى (بدأت وانتهت يوم عملك ، ومتى أخذت فترات راحة).

وغني عن القول أنه يمكنك قريبًا رؤية مجموعات مكونة من خمسة أشخاص في حالة توقف عن التدخين ، حيث يقول أحدهم: "هذا الاستراحة عليّ!" أثناء فتح الباب ، بينما لم يقم الباقون حتى بمسح هوياتهم (وبالتالي لم يتم تسجيل فواصلهم). في كثير من الحالات ، يكافح أصحاب العمل للعثور على أفضل طريقة لتتبع ساعات عمل موظفيهم.

المغزى من القصة هو: سيجد بعض الأشخاص طرقًا للالتفاف على القواعد ، وأنظمة ضبط الوقت القديمة تجعل الأمر أسهل بالنسبة لهم ، بينما تتكبد الخسائر.

عمل إضافي لأقسام أخرى

بالنسبة للمديرين وقادة الفريق ، يمكن أن تكون الجداول الزمنية الورقية أرشيفًا مرعبًا لتصفحه في الأوقات التي يتعين عليهم فيها إجراء تقييمات للمشروع أو التحقق من أداء فرقهم بشكل عام. والمعلومات الأساسية مثل الوقت الذي دخلوا فيه وخرجوا منه لن تساعد كثيرًا. بالنسبة لهم ، تعتبر إدخالات الوقت مع مزيد من التفاصيل والجداول الزمنية الجماعية أكثر فائدة.

بالنسبة للمحاسبين ، يبدو أن الجدول الزمني مثل الجدول الموجود في مثالنا يوفر الكثير من الوقت ، حيث أن الشخص قد قام بالفعل بحساب رواتبه. ومع ذلك ، من الآمن تخمين أن المحاسب سيراجع الرياضيات مرة أخرى ، للتأكد من أن كل شيء موجود في الكتاب. ناهيك عن إدخال نفس البيانات في البرامج أو الكتب الخاصة بهم. هذا فقط يضاعف العمل ، وغير ضروري.

بالنسبة إلى المستقلين ، يعمل جدول زمني مثل هذا على حسابهم. غالبًا ما يطلب العملاء نوعًا من تفصيل عملياتهم والمواعيد النهائية. في حين أن المستقل لديه الحق في إعطاء أقل قدر من المعلومات كما يريد ، يعتمد جزء كبير من الثقة على الشفافية. أن تكون قادرًا على إظهار للعميل مقدار الوقت الذي تقضيه يوميًا في كل جزء من مشروعه لا يقدر بثمن. إنه يبني فهمًا أفضل ويساعدك على تبرير أسعارك.

أنت رصدت القضايا بعد فوات الأوان

تخيل أن موظفًا يقترب منك ويوضح مشكلة واجهتها مع زميله في الفريق لأسابيع حتى الآن. كانوا مترددين في قول أي شيء في البداية ، أو يريدون حل المشكلة بأنفسهم ، أو عدم التسبب في ضجة. تأخر زميل الفريق باستمرار في الجزء الخاص به من المشروع ، واختلق الأعذار وقدم نتائج دون المستوى. هناك العديد من الأعلام الحمراء الكبيرة هنا:

1. كانت المشكلة موجودة لأسابيع ولم تكن على علم بها.
2. تحتاج إلى المرور بأطنان من الجداول الزمنية لجمع الأدلة لمواجهة الموظف ؛
3. سيتعين عليك إجراء تقديرات جديدة للمشروع يدويًا بينما يقترب الموعد النهائي بسرعة.

بالنسبة إلى المستقلين ، المشكلة مشابهة: يرغب العميل في تأجيل الموعد النهائي أو يتهمك بأخذ وقت طويل جدًا. لذلك ، لدعم نفسك ، ستحتاج إلى قضاء وقت طويل في استعراض جميع الأوراق (أو الكتب) ، والبحث يدويًا عن المعلومات التي تحتاجها. طوال الوقت آمل أن تحسب كل شيء.

مع كل ما يقال ، ما عليك سوى تقديم جدول زمني رقمي ومتعقب للوقت ، يمكنك منع كل هذه المشكلات والحصول على عائداتك عشرة أضعاف.

أسباب استخدام الجداول الزمنية الرقمية

في هذا القسم ، سنركز على الفوائد المتعددة للجداول الزمنية الرقمية لك (أو لشركتك). وبنهاية القائمة ، سترى كيف يمكن أن يصبح برنامج واحد لا غنى عنه.

أنها تتيح لك تحرير الجداول الزمنية وإدخالات الوقت

مع جدول زمني رقمي ، هناك خيار لتحرير وصف كل إدخال للوقت. هذا مثالي لإضافة تفاصيل حول المهمة المتعلقة بهذا الإدخال. معلومات مثل الأدوات المستخدمة ، أو من قام بالمهمة ، وما إلى ذلك.

بينما يمكنك القول أن الأمر نفسه متاح في جدول زمني ورقي ، فهناك دائمًا مشكلات تتعلق بعدم الوضوح والأشخاص الذين يثقبون زملائهم في العمل أو يملأونه (خطر سرقة الوقت). ولكن باستخدام متتبع الوقت الرقمي والجدول الزمني ، تحصل على ثلاثة حلول لهذه المشكلات:

1. من الأسهل حذف إدخال الوقت وإصلاحه رقميًا مما هو على الورق ؛
2. كل موظف لديه بيانات اعتماد تسجيل الدخول الخاصة به ، لذلك لا يمكنهم كتابة الوقت لبعضهم البعض ، و
3. يمكن لأصحاب العمل قفل خيار التحرير في البرنامج نفسه. هذا يعني أن الموظفين سيطلبون الموافقة قبل تعديل إدخال الوقت ، وهو أمر رائع لمنع سرقة الوقت.

تحرير إدخال الوقت في Clockify

هناك أيضًا العديد من قوالب الجدول الزمني لأولئك الذين لا يرغبون في تثبيت برنامج منفصل ولكنهم يحبون فكرة وجود حساب مرقم ونظيف لأوقات الجميع.

نظرة عامة أفضل للجميع وكل شيء

هذا هو عصر الشفافية والمساءلة. ومع الجداول الزمنية الورقية ، ليس لديك هذا الرفاهية.

تتيح لك الجداول الزمنية الرقمية رؤية ما يفعله الجميع في الوقت الفعلي. من الأسهل بكثير البحث عن موظف معين لمعرفة مدى توفره وتتبع تقدم المشروع ومدى توافق وقت العمل مع تقديراتك.

في المثال أعلاه ، يمكنك معرفة الموظف الذي يعمل في أي مشروع ، ويمكنك حتى البحث في الجداول الزمنية عن موظف معين.

ستبقى بسهولة على رأس تقديرات المشروع

سيتطلب منك كل مشروع عمل تقديرات للوقت تؤثر على كل جانب منه: كيف تخصص الميزانية أثناء تقدم المشروع ، وأي زملاء متاحين في الفريق ، وما هي المهام التي تؤثر على المواعيد النهائية ، وكيف تتغير الأولويات ، والمزيد.

باستخدام الجداول الزمنية الورقية ، قد يكون اتباع مدى اتباع المشروع لتقديراتك أمرًا صعبًا. هناك تأخير في معالجة المعلومات ، وهو ببساطة أطول وأكثر ضرائب لمتابعة كل شيء.

من ناحية أخرى ، يجعل ضبط الوقت الرقمي كل شيء لحظيًا. تم تصميم البرنامج ليقدم لك أي معلومات تحتاجها في أسرع وقت ممكن. بعد إدخال المعلومات المطلوبة - مثل تقديرات الوقت والميزانية في هذه الحالة ، يمكن للبرنامج تتبع كل إدخالات الوقت التي يقوم بها الموظفون ومقارنتها بتقديراتك.

تتبع تقديرات المشروع في Clockify .

يمكنك الحصول على خيار متابعة تقدم المشروع أثناء تقدمه ، ومعرفة ما إذا كنت متقدمًا أم متأخرًا. وتقوم بتوصيل تلك المعلومات وقتما تشاء ، في غضون دقائق. الأمر كله يتعلق بالسماح للبرنامج بالقيام بكل الأحمال الثقيلة.

من السهل تحديد المشاكل

بعد ذكر التقديرات ، من المنطقي فقط أن ننتقل إلى موضوع تأخيرات المشروع ، وكيف يمكن للجداول الزمنية الرقمية أن تساعدك على منعها.

تتضمن بعض أهم أسباب تأخر المواعيد النهائية ما يلي:

• نقص الحافز أو الإنتاجية ؛
• مشاكل إسناد المهام ؛
• الموظفون المرهقون
• طلبات العملاء غير المعقولة ، إلخ.

هل تعتقد أنه يمكن تجنب كل هذه المشكلات تقريبًا بمساعدة الجداول الزمنية؟

انه سهل.

بدلاً من استخدام جدول زمني يظهر فقط عندما يدخل شخص ما إلى المكتب ويخرج منه في نهاية اليوم ، يساعدك التتبع في الوقت الفعلي على اكتشاف المشكلة المتزايدة أيامًا أو حتى أسابيع مقبلة. في اللحظة التي تستغرق فيها مهمة شخص ما وقتًا أطول ، أو تظل معلقة أكثر من اللازم ، يمكنك التصرف على الفور والوصول إلى السبب الجذري.

ناهيك عن أن الحصول على تقرير تقدير المشروع بنقرة واحدة فقط يمكن أن يساعدك في معرفة ما إذا كان من الصعب الوفاء بموعد نهائي معين حتى قبل أسابيع. لذلك يمكنك الاتصال بعملائك وإخبارهم بذلك ، بدلاً من مواجهة رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات المتأخرة غير السارة.

ضبط الوقت أكثر دقة

باستخدام متتبع الوقت الرقمي ، ستصبح الجداول الزمنية الخاصة بك مفصلة كما تريدها.

تمنحك أجهزة تتبع الوقت الحديثة خيار

• وضع ملصقات على إدخالات الوقت ، حتى تعرف نوع العمل الذي قمت به

(المحاسبة ، الاجتماعات ، التطوير ، الاختبار ، العصف الذهني للمشروع ، إلخ.)

• التكامل مع التطبيقات الأخرى التي تستخدمها

(متصفح الويب ، برنامج المحاسبة ، أداة إدارة المشاريع ، إلخ.)

في كلا الحسابين ، كل إدخال تقوم به لديه خيار تحديد نوع العمل الذي قمت به. وفي العادة ، كل ما عليك فعله هو إدخال المعلومات مرة واحدة ، وسيتم نقلها إلى جميع إدخالاتك المستقبلية.

تتمثل إحدى المزايا المذهلة عندما يتعلق الأمر بالدقة في خيار إنشاء إدخال للوقت مباشرةً من تقويمك عبر الإنترنت. مثل ذلك:

كما ترى أعلاه ، يمكن أن يعمل متتبع الوقت الرقمي جنبًا إلى جنب مع التقويم الخاص بك. عندما تقوم بتوصيل الاثنين ، ليست هناك حاجة لإدخال البيانات يدويًا في إدخال الوقت الخاص بك لهذه المهمة المحددة في قائمتك. يُظهر "الاجتماع مع العميل X" في الصورة أعلاه أنه بنقرة واحدة على زر "تشغيل" ، يمكنك بدء عداد الوقت لهذه المهمة. وعندما تنتهي ، ينتقل إدخال الوقت إلى الجدول الزمني مباشرةً.

بهذه البساطة!

مجال أقل للخطأ البشري ومتاعب أقل لجميع المعنيين

دعنا نلقي نظرة على مثال آخر للجدول الزمني الورقي:

مثال على الجدول الزمني الورقي من Psychology.illinois.edu

لقد ذكرنا أن هذه تخدم غرضًا محددًا: مجرد الإشارة إلى ساعات العمل المنخفضة لتسهيل حساب كشوف المرتبات.

وفي الوقت نفسه ، هذا يعني أن بعض الأشخاص (إن لم يكن معظمهم) سوف يتصفحون الحقول ويسألون عن نوع المهمة التي تم إجراؤها في تلك الفترة الزمنية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمشرفين التوقيع بسرعة على هذه الجداول الزمنية لاستعراض القرعة ، وتركها جانبًا لوقت لاحق. كما تتطلب كتابة بخط اليد ، وتجنب أي ضرر (مثل البقع والتمزقات في الورق).

باستخدام الجدول الزمني الرقمي ، يعتمد القليل جدًا من إكماله على الموظفين والمشرفين. بينما لا تزال هناك حاجة لملء إدخالات الوقت ، يقوم البرنامج بالباقي: حساب كشوف المرتبات ، واستخراج المعلومات ، وصياغة التقارير ، والبحث في إدخالات محددة ، وحتى تقديم نظرة عامة على مهام الجميع والأوقات التي يقضونها في العمل.

التقارير بنقرة واحدة

أخيرًا وليس آخرًا - الإبلاغ عن تقدم المشروع. مع كل ما تم ذكره من قبل ، يتم تغذية البرنامج بمعلومات كافية لإنشاء عرض معقد وغني بالبيانات لكل ما تريده:

• من عمل على أي مهمة وتفويض المهام الشامل ؛
• ساعات العمل بشكل عام ؛
• تقدم المشروع والوقت المتبقي والميزانية والمصروفات ؛
• توفير الوقت والوقت الضائع ؛
• الساعات القابلة للفوترة مقابل الساعات غير القابلة للفوترة ، وأكثر من ذلك.

وبالنسبة للعلاقة مع العميل ، تعد مثل هذه المستندات أمرًا حيويًا. يسمح لك برنامج ضبط الوقت بالحصول على كل هذه المعلومات من جداولك الزمنية الرقمية بلمحة عين. يكون هذا مفيدًا عندما يتصل بك أحد العملاء برغبته في عقد اجتماع حول المشروع أول شيء في الصباح.

خاتمة

الإيجابيات في الحصول على جدول زمني رقمي كثيرة جدًا بحيث يتعذر احتسابها. لقد غطينا فقط بعضًا يبدو أنها تستمر في استخدام الجداول الزمنية الورقية ، على أمل توضيح كيف يمكن أن تجعل حياتك العملية أسهل. هناك مساحة أقل للخطأ البشري ، فهي تسرع كل عملية ، وتجعل حساب كشوف المرتبات وتتبع المشروع أسهل ... ويبدو أن أجهزة التتبع الرقمية تتحسن وتتحسن بمرور الوقت. فلماذا لا تقوم بالتحديث وتوفير الكثير من المال والوقت والموارد على نفسك؟