كيف تكتب رسالة بريد إلكتروني لإلغاء الحدث؟

1. ما هو البريد الإلكتروني لإلغاء الحدث؟
2. متى يجب عليك كتابة خطاب إلغاء الحدث؟
3. لماذا تحتاج إلى كتابة خطاب إلغاء حدث؟
4. خطوة بخطوة: كيفية كتابة بريد إلكتروني لإلغاء الحدث

أدوات مفيدة:
1. Newoldstamp - تسويق توقيع البريد الإلكتروني
2. Mailchimp - منشئ البريد الإلكتروني والمرسل
3. Reply.io - التواصل الشخصي عبر البريد الإلكتروني والمكالمات والمهام
4. Mailtrack - يفتح رابط البريد الإلكتروني التتبع
5. Canva - أداة على الإنترنت لعمل التصميمات

هل لديك موقف عندما تضطر إلى إلغاء حدث بعد تسجيل الأشخاص؟ هل تحاول إيجاد الطريقة الصحيحة للقيام بذلك؟ حسنا لقد اتيتم الى المكان الصحيح. سنساعدك في كتابة البريد الإلكتروني الصحيح لإلغاء الحدث الذي لن يضر بجمهورك.

ستوفر هذه المقالة جميع المعلومات المتعلقة بأهمية البريد الإلكتروني الخاص بإلغاء الحدث. سنشرح أيضًا كيفية كتابة البريد الإلكتروني للإلغاء لحدث ما خطوة بخطوة. لذا ، ابقَ ضيقًا واقرأ!

ما هو البريد الإلكتروني لإلغاء الحدث؟

يمكن أن تكون كتابة رسالة بريد إلكتروني لإلغاء الحدث مهمة صعبة إذا كنت لا تعرف أساليب الكتابة. يُطلق على البريد الإلكتروني الذي يُعلم الجمهور بإلغاء الحدث بريد إلكتروني لإلغاء الحدث. يجب أن يتم إرساله بشكل مثالي قبل بضعة أسابيع أو أشهر على الأقل. قد تحتوي على معلومات حول الحدث التالي. أيضًا ، اعترفت العديد من المنظمات بأن رسائل البريد الإلكتروني للإلغاء هي أحد الأشياء التي يصعب كتابتها لأنك تحطم أحلام العديد من الحاضرين لحضورها.

قد يكلفك إلغاء الحدث بعض الحاضرين الذين كانوا يتوقعون هذا الحدث. لذلك ، من المهم النقر على الأوتار الصحيحة في البريد الإلكتروني وإخبارهم أنك آسف حقًا بشأن هذا ، وإذا أمكن ، قدم حوافز للحدث التالي مثل بعض التخفيضات الصغيرة أو شيء مشابه.

محتوى مهم في رسالة بريد إلكتروني لإلغاء حدث:

• أسباب الإلغاء ذات الصلة ،
• تفاصيل الحدث لماذا تم إلغاؤه ،
• خطوات أخرى يجب أن يتخذها أحد الحاضرين ،
• المبالغ المستردة ، إذا لزم الأمر.

متى يجب عليك كتابة خطاب إلغاء الحدث؟

يجب إرسال رسائل البريد الإلكتروني للإلغاء إلى الحاضرين قبل حدوث أي حدث. تحتاج إلى الإشارة إلى المكان الذي كان من المفترض أن يحدث فيه الحدث ، وكتابة التاريخ والوقت والمكان. أيضًا ، يجب عليك تضمين تفاصيل حول الإلغاء وبسبب الظروف التي لا يمكن تجنبها تم إغلاقه. يجب إرسالها في أقرب وقت ممكن قبل الحدث حتى تمنح الحاضرين وقتًا لتغيير جداولهم.

أيضًا ، إذا كان هناك بعض التكهنات حول الإلغاء ، فلا ترسل البريد الإلكتروني. يُنصح بإبلاغ المسجلين فقط بعد اتخاذ القرار النهائي. لكن لا تقم بإلغاء حدث قبل أيام قليلة من يوم الحدث. يمكن أن يرى الحاضرون أن هذا غير احترافي أو مضيفين غير منظمين.

تحتاج أيضًا إلى مراعاة حقيقة أن بعض الحاضرين يأتون من دول أخرى لحضور مؤتمرات أو ندوات دولية ولديهم حجوزات طيران وإقامة. يجب إلغاؤها أيضًا.

لماذا تحتاج إلى كتابة خطاب إلغاء حدث؟

حسنًا ، السبب الرئيسي لكتابة خطاب إلغاء حدث واضح بشكل صارخ. إذا لم تكتب بريدًا إلكترونيًا حول حدث تم إلغاؤه ، فستفقد جميع المسجلين والحضور. لن يحضروا أبدًا أي حدث آخر تستضيفه أنت أو مؤسستك أو شركتك في المستقبل.

بادئ ذي بدء ، استضف حدثًا فقط إذا كنت متأكدًا منه. بالطبع ، في حالة حالات الإلغاء ، ستكتب بريدًا إلكترونيًا قصيرًا تشرح فيه الظروف التي أدت إلى إلغاء المنظمين للحدث. لكن عليك أن تتأكد من أن الناس سيفهمون أسبابك في حال كان ذلك حقًا لا يمكن إنكاره.

عندما يكون لدى الأشخاص أسئلة أو شكاوى بخصوص الإلغاء ، أجب عليهم بنبرة توضيحية بسيطة وحاول جعلهم يفهمون الحاجة إلى الإلغاء.

خطوة بخطوة: كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني لإلغاء الحدث

الآن بعد أن عرفت جميع المعلومات المتعلقة بـ "ماذا" و "متى" و "لماذا" ، دعنا ننتقل مباشرة إلى الدليل التفصيلي خطوة بخطوة. سنأخذك خلال الإجراء بأكمله بإيجاز ونحاول شرح كل جزء منه. لكتابة بريد إلكتروني للإلغاء ، اتبع الخطوات الموضحة أدناه:

اختر التنسيق المناسب لخطاب إلغاء الحدث الخاص بك

قد يكون القيام بذلك صعبًا بعض الشيء لأنك لا تعرف التنسيق الأفضل لجمهورك. أولاً ، دعنا ننتقل إلى الأساسيات. هناك نوعان من التنسيق ، أحدهما رسمي ويتطلب صياغة احترافية ويتم كتابته للأحداث الكبرى مثل الندوات أو الندوات الدولية على الإنترنت ، والآخر هو التنسيق الأقل رسمية والذي يتضمن نهجًا ودودًا.

يمكن استخدام الشكل الأقل رسمية للأحداث أو الحفلات المحلية ، التي ليست كبيرة جدًا وتركز على الجمهور المحلي والشباب. يجب أن تتبع الأحداث الرسمية الشكل الرسمي للحفاظ على اللياقة المكتبية.

أبلغ المستلمين عن الإلغاء

من الأهمية بمكان كتابة سطر موضوع مناسب مثل "تم إلغاء حدث" أو "حدث تم إلغاؤه" أو "إلغاء مؤسف". تسلط سطور الموضوع هذه الضوء على الغرض من هذا الحدث - أن الحدث قد تم إلغاؤه - وبالتالي تبلغ المستلم به.

بعد أن أثبت سطر الموضوع بوضوح الدافع وراء هذا البريد الإلكتروني ، ثم في النص الأساسي ، يمكنك البدء في وصف بقية التفاصيل ولكن ابدأ بالقول وإضافة المحتوى كـ "تم إلغاء الحدث" ، "للأسف ، تم إلغاء الحدث "وعبارات أخرى مماثلة.

اذكر سبب إلغاء الحدث:

اذكر السبب بإسهاب في البريد الإلكتروني. يجب أن يأخذ هذا أقصى مساحة من بين التفاصيل الأخرى في نص البريد الإلكتروني. على الرغم من أنني ذكرت أنه يجب أن يكون شرحًا "مفصلاً" و "مفصلاً" ، إلا أنه يجب أن يكون قصيرًا مثل 100-200 كلمة كحد أقصى. حاول أن تظل محترفًا وفي صميم الموضوع.

اكتب اعتذارًا عن إلغاء الحدث في بريدك الإلكتروني

هذه ضرورة مطلقة في رسالة إلغاء الحدث. يعد الاعتذار أمرًا ضروريًا سواء عند بدء بضعة أسطر أو عند إضافتها في الفقرة التالية قبل شرح الأسباب.

يمكنك كتابة الأمثلة الواردة أدناه للاعتذار:

• "نأسف لإبلاغك" ،
• "بالنيابة عن اللجنة / المنظمة أعتذر" ،
• "الرجاء قبول خالص اعتذاراتنا" وهلم جرا.

يعد تقديم اعتذار عن إلغاء الحدث أحد أهم أجزاء البريد الإلكتروني التي بدونها قد تبدو فظًا وغير محترم.

إصدار شروط استرداد في رسالة إلغاء الحدث الخاص بك

في رسالة البريد الإلكتروني للإلغاء ، يبحث المستلم عن شروط الاسترداد أو يكون مستعدًا لرد فعل عكسي عن طريق كتابة رسالة بريد إلكتروني يطلب فيها استرداد الأموال. يمكن أن يؤدي ذلك إلى حدوث توتر بينك وبين من يحضرك بسبب المال ، وفي معظم الحالات ، تعمل الأموال كأصل لجميع الخلافات. لذلك اذكر بوضوح شروط وأحكام الاسترداد وكيف سيحصل المشاركون على أموالهم بسبب الحدث الملغى .

اذكر أيضًا المبلغ الذي سيتم احتسابه كعمولة أو كرسوم خدمة. يجب على المنظمة الكبيرة والشهيرة التي أخذت مبلغًا كبيرًا من المال أن تعيد الأموال كما هو منصوص عليه في القواعد واللوائح.  

إنهاء الخطاب مع التقدير

أخيرًا ، بعد كتابة البريد الإلكتروني بالكامل ، اكتب في النهاية بضع كلمات تقدير. سيضيف هذا لمسة ناعمة إلى نسختك الاحترافية وسيجعل بريدك الإلكتروني يبدو أنيقًا. هذا التقدير مهم للسماح للمشاركين بمعرفة أن الوقت والمال الذي أنفقوه للتسجيل قد تم النظر فيه وتقييمه.

يمكنك إضافة جمل مثل:

• نحن نقدر حقًا الوقت الذي منحته لنا ،
• إن اهتمامك بهذا المؤتمر محل تقدير كبير ،
• نحن نأسف للإزعاج،
• كان من دواعي سروري التحدث إليكم ونتمنى لكم كل التوفيق.

أرسل الرسالة في أسرع وقت ممكن

سيتطلع الجمهور إلى هذا الحدث وسيحددون أنفسهم وفقًا له. قد تكسر أخبار الإلغاء قلوبهم ، خاصة إذا تم إرسالها قبل أيام قليلة من الحدث.

من أجل تجنب جميع المشكلات ، يجب أن يتم إعلان إلغاء الحدث قبل وقت طويل من التاريخ الفعلي للحدث. وفقط بعد اتخاذ القرار النهائي ، أرسل البريد الإلكتروني للإلغاء في أقرب وقت ممكن.

أفضل أمثلة على البريد الإلكتروني الخاص بإلغاء الحدث

فيما يلي بعض الأمثلة التي ستشرح جميع النقاط المذكورة أعلاه. من الأسهل رؤية رسائل البريد الإلكتروني هذه بصريًا بعد قراءة كل هذه النصائح. هذا سيجعل مهمتك في كتابة إشعار إلغاء الحدث أسهل.

فيما يلي بعض الأمثلة على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بإلغاء الحدث:

  مصدر

في المثال المذكور أعلاه ، الطريقة التي شرحوا بها سبب إلغاء الحدث جيدة جدًا ومحددة - فهي تساعد على منع الالتباس. أيضًا ، لقد قدموا رابطًا للحدث القادم.

هذه الصورة تشبه إلى حد كبير النموذج ولكنها تشرح الكثير عن كيفية الاعتذار وأسباب الإلغاء وكلمات التقدير وتظهر الحدث القادم.

مصدر

يزود البريد الإلكتروني أعلاه المشاركين بتفاصيل الإلغاء بالإضافة إلى معلومات التمويل - وهذا مهم جدًا لأي حملة بريد إلكتروني. من الرائع أن تكون واضحًا ومختصرًا. يجب أن تشرح في إلغاء الحدث ، سبب عدم تمكن المشاركين من حضوره ، وكيفية استرداد الأموال على الفور.

فكر في البريد الإلكتروني بأكمله

نأمل أن تكون هذه المقالة مفيدة لأننا حاولنا شرح جميع جوانب البريد الإلكتروني للإلغاء. أيضًا ، يجب استخدام جميع الخطوات الواردة في البريد الإلكتروني أعلاه في البريد الإلكتروني وفقًا لنوع الحدث. حاول أن تجعله احترافيًا قدر الإمكان وأكثر ودية للأحداث غير الرسمية.

علاوة على ذلك ، كلما تلقيت أي بريد إلكتروني من الحاضرين به استفسارات ، حاول الرد عليهم بالمعلومات المطلوبة في أسرع وقت ممكن. إذا لم تتمكن من تزويدهم بهذه المعلومات ، يمكنك فقط أن تكتب أنه ليس لديك معلومات عنها في الوقت الحالي وسوف تخبرهم بذلك في فترة زمنية معينة.

بالإضافة إلى ذلك ، حاول دائمًا إعادة التحقق من النص بحثًا عن الأخطاء النحوية والإملائية قبل إرسال البريد الإلكتروني. تأكد من إضافة جميع المعلومات ذات الصلة بالحدث الذي تم إلغاؤه ومعلومات الاتصال الخاصة بالشخص أو المضيف المسؤول. يمكنك القيام بذلك عن طريق إضافة توقيع في تذييل البريد الإلكتروني.

باستخدام خدمة NEWOLDSTAMP ، يمكنك إرفاق توقيع البريد الإلكتروني مع تفاصيل الاتصال والشعار الاحترافي في بضع خطوات بسيطة.
الآن ، بعد أن عرفت كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني لإلغاء حدث ، كن شجاعًا وامض قدمًا!