أفضل 10 برامج للوقت والفواتير للأعمال والعمل الحر

يمكن أن تكون الفواتير والفواتير خطوة مرهقة بشكل خاص في إكمال المشاريع ، خاصة إذا كان الأمر يتعلق بالعلاقة بين الشركة والعميل. نريد جميعًا تقديم تقدير عادل وخدمة مباشرة تبني الثقة.

لحسن الحظ بالنسبة لنا ، هذا هو المكان الذي يلعب فيه الوقت وبرامج الفوترة. يمكننا تتبع ساعات الفوترة لدينا وتزويد العملاء بتقارير واضحة.

تشرح هذه المقالة بإيجاز كيفية عمل الفوترة وتقدم الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها ، بالإضافة إلى قوائم أفضل 10 برامج للوقت والفوترة للموظفين المستقلين وأنواع الأعمال الأخرى.

ما هو الوقت والفواتير؟

سواء كنت تعمل لحسابهم الخاص ، أو مالك شركة صغيرة أو الرئيس التنفيذي لشركة ناشئة متنامية ، فنحن جميعًا نريد الحصول على نظرة ثاقبة لوقت عملنا. لكي تستمر أعمالنا وتزدهر ، يجب أن نعرف دائمًا مقدار الوقت الذي نقضيه في العمل ، والمقدار الذي يمكن إصدار فاتورة به ، وفي النهاية ، يجب تقديمه لعملائنا.

هناك نوعان من الفواتير:

1. معدل ثابت - يتم توظيفه من قبل الشركات / الشركات التي تتقاضى سعرًا ثابتًا لكل مشروع ، بغض النظر عن مقدار الوقت الذي تم قضاؤه في إكماله ؛
2. معدل الساعة - الموظفون من قبل الشركات والأفراد الذين يتقاضون رسومًا مقابل الوقت الذي يقضونه في كل مشروع جديد.

أولئك الذين يميلون إلى دفع فاتورة بالساعة هم عادةً المصممون ، والكتاب المستقلون ، والمبرمجون ، والمحاسبون ، والمحامون ، إلخ.

وإذا كنت ، مثلهم ، تستخدم الفوترة بالساعة ، فستحتاج إلى برنامج تتبع الوقت والفوترة. لكن كيف ستعرف ماذا تختار؟

يجب أن يساعدك القسم التالي في تحديد نوع تطبيق تتبع الوقت والفوترة الذي سيعمل بشكل أفضل مع احتياجاتك الخاصة.

يجب أن يكون لديك ميزات في كل مرة وبرامج الفوترة

بمجرد أن تبدأ في البحث عن تطبيق أو برنامج للوقت والفوترة ، فأنت ملزم بمواجهة جدار: أيهما سيعمل بشكل أفضل بالنسبة لك؟

بينما يختلف تتبع الوقت عبر الصناعات المختلفة ، إلا أن هناك بعض الصناديق الرئيسية التي يجب التحقق منها للحصول على أفضل قيمة مقابل نقودك. في القسم التالي ، نود أن نقدم لك المزيد من المعلومات. إذا قمنا فقط بإدراج عشرات التطبيقات والسماح لك باتخاذ القرار بناءً على التجربة والخطأ ، فسوف تضيع الكثير من الوقت ، ولن نقوم بعملنا حقًا. لذلك قررنا تقسيم كل تطبيق حسب ما يجب أن يتوفر عليه ، لمساعدتك على فهم الحل الأفضل بالنسبة لك.

يجب أن يحتوي برنامج الوقت المناسب والفواتير على الميزات الرئيسية التالية:

1. تعيين المهمة (أيضًا تعيين المشروع / العميل)
2. تتبع الوقت - الساعات المدفوعة وغير المدفوعة
3. تقارير الفواتير
4. إنشاء الفاتورة
5. نسخة محمولة
6. التسعير في متناول الجميع

الآن ، دعنا نرى ما الذي يجعل كل من هذه الميزات مهمة للغاية.

1. مهمة الاحالة

يجب أن يسمح لك البرنامج الذي تختاره بتقسيم مشروعك إلى مهام وجدولتها وتتبع الوقت لكل منها.

نظرًا لأن كل ما تفعله لن يكون وقتًا قابلًا للفوترة ، فأنت تريد أن تكون قادرًا على التمييز بين العمل الذي يمكنك تحصيله ، والعمل الذي لا يمكنك (لا علاقة له بالمشروع أو العميل - الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، وإنشاء الفواتير ، وما إلى ذلك)

ثانيًا ، إذا كنت تدير فريقًا ، فستريد القدرة على تعيين معدلات مختلفة لكل عضو في الفريق ، وتعيين المهام والمشاريع لهم.

2. تتبع الوقت

بمجرد تعيين المهام ، يجب أن يمكّنك البرنامج من تتبع الساعات التي تقضيها في المشروع. إذا كان لديه خيار لتمييز المهمة على أنها قابلة للفوترة أو غير قابلة للفوترة ، فهذا أفضل. هذا سوف يساعد فقط في إنشاء التقارير النهائية.

علاوة على ذلك ، ستحتاج إلى خيار تتبع هذه الساعات عبر عدة مشاريع أو عملاء. بعد كل شيء ، عدد قليل جدًا منا لديه مشروع واحد في كل مرة ، وليس من السهل تتبعها جميعًا في وقت واحد. الآن أكثر من أي وقت مضى ، يعد تتبع الوقت أمرًا بالغ الأهمية. تشير التقديرات إلى أنه في الولايات المتحدة فقط ، خسرت الشركات 37 مليار دولار في اجتماعات غير مثمرة.

3. تقارير الفواتير

الغرض الوحيد من تتبع الوقت والفواتير هو أن تكون قادرًا على تحصيل رسوم مقابل وقتك بشكل عادل. تساعدك تقارير الفواتير في إنشاء فواتير دقيقة وتكون شفافة تمامًا مع عملائك.

في أي وقت مناسب لبرنامج إعداد الفواتير ، سيكون لديه خيار إنشاء تقرير فوترة في نهاية المشروع. مع عرض الأوقات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة من خلال رسم بياني أو جدول بيانات ، سيكون من الأسهل بكثير إنشاء فاتورة والحصول على رؤية إضافية لسير عملك.

إذا حاول العميل تجنب الدفع ، أو كان لديه مشكلة في الرسوم ، يمكنك استخدام التقارير للطعن في حججهم. فكر في تقارير الفواتير كشبكة أمان في الحالات القصوى.

4. إنشاء الفاتورة

بعد إنشاء تقرير الفوترة ، سيكون لديك وقت أسهل في إعداد الفاتورة.

لن يتم تضمين فواتير في كل أداة عبر الإنترنت ، وتقرر العديد من شركات البرامج هذه الشراكة مع خدمة مثل PayPal أو Payoneer أو Venmo.

5. نسخة محمولة مستقرة

ستحصل أنت وفريقك (إذا كنت تعمل مع أحدهم) على أقصى استفادة من البرنامج إذا كان يوفر إصدارًا للجوال أيضًا. عادةً ما تحتوي تطبيقات الأجهزة المحمولة على واجهة أبسط بكثير ويمكن الوصول إليها بشكل أكبر بسبب قيود الهواتف الذكية.

على سبيل المثال ، في تطبيق Clockify للجوال ، يمكن لأي شخص اختيار مهمته وبدء متتبع الوقت من خلال النقر على زر على الشاشة. بمجرد الانتهاء ، ما عليك سوى النقر فوقه مرة أخرى لإيقاف التتبع. حق سهل؟ وهذا بالتحديد هو سبب تفضيل العديد من أصحاب الأعمال وأصحاب الأعمال الحرة أن يكون لديهم تطبيق جوال مصاحبًا لبرنامج سطح المكتب.

بالنظر إلى الكيفية التي نقضي بها حوالي 88٪ من وقت الهاتف في التطبيقات (بينما يتصفح 12٪ الآخرون الإنترنت) ، فلا عجب أننا نجد أنه من الأنسب أن تكون معظم مهام سير العمل لدينا تحت إبهامنا.

6. يجب أن يتم تسعيرها بشكل مناسب

من الطبيعي أنك سترغب في الحصول على "ضجة كبيرة مقابل المال".

عندما يتعلق الأمر باختيار أفضل البرامج لعملك ، ستحتاج إلى العثور على البرامج التي تقدم على الأقل إصدارات مجانية.

هذه الميزات الست يمكن أن تجعل أو توقف الوقت وبرامج الفوترة. الآن بعد أن تعرفت أكثر قليلاً ، دعنا نلقي نظرة على برامج 10 وبرامج الفوترة ونرى كيف يتصرفون مقابل الميزات المذكورة أعلاه.

أفضل برامج الوقت والفواتير

مع وضع جميع الميزات الرئيسية في الاعتبار ، إليك أفضل خياراتنا للحصول على أفضل البرامج التي تشمل الوقت والفواتير. برنامج تتبع الوقت والفواتير المضمّن هو:

• كلوكيفي
• توغل تراك
• Paymo
• Bill4Time
• البندق
• كتاب العسل
• هووسكول برو
• TimeLinx
• فاتورة Zoho
• FreshBooks

1. كلوكيفي

Clockify هو برنامج للوقت والفواتير يحزم لكمة. يتيح لك تتبع تقدم المشروع وإمكانية فوترة المهام من البداية إلى النهاية. سواء كنت تعمل لحسابهم الخاص أو شركة صغيرة أو مؤسسة ، فإن Clockify يفكر في احتياجاتك على جميع الجبهات.

2. Toggl المسار

TogglTrack هو برنامج تتبع للوقت معروف جيدًا يوفر أيضًا إدارة كشوف المرتبات ومراقبة نشاط الموظف. إنه يركز بشكل أكبر على جانب الإنتاجية للأشياء ، مما يساعد على تحديد الوقت الضائع ، وكذلك أي إمكانية للتحسين.

3. Paymo

تعد Paymo أداة لإدارة المشاريع بشكل أساسي ، وهي حل للعديد من مشاكل الشركات الصغيرة والمتوسطة مع الاحتفاظ بتتبع المشروع والفوترة في مكان واحد. إنه وقت جيد وبرنامج فوترة للعاملين لحسابهم الخاص بسبب الإصدار المجاني ، بينما يتعين على الفرق الذهاب لإحدى الخطط المدفوعة.

4. Bill4Time

Bill4Time هو برنامج مثالي للمحامين وأي مهنيين يحتاجون إلى فواتيرهم ونفقاتهم في جانب أكثر تعمقًا. بصرف النظر عن امتلاك جميع ميزات أدوات تتبع الوقت العادية ، تقدم Bill4Time محاسبة الثقة وبوابة العميل وإدارة الحالة والتقارير التفصيلية وغير ذلك الكثير.

5. البندق

أداة أخرى لإدارة المشاريع في القائمة ، تم تصميم Nutcache مع المستقلين والفرق الصغيرة في الاعتبار. يحتوي على واجهة سهلة الاستخدام للغاية ويوفر ميزة فواتير متكاملة تهدف إلى فرض رسوم على أساس كل مشروع. يمكنك أيضًا إنشاء توقعات ميزانية المشروع مسبقًا.

6. كتاب العسل

HoneyBook هو برنامج فوترة مشروع رائع للصناعات القائمة على الخدمات.

غالبًا ما تجد مترجمين مستقلين ورجال أعمال في الصناعة الإبداعية (مصورون وموسيقيون ومصممون وفناني مكياج وما إلى ذلك) يضمنون هذا التطبيق ، لأنه سريع وسهل وفي صلب الموضوع. HoneyBook مخصص للأفراد وأصحاب الأعمال الصغيرة الذين يرغبون في تجنب التفكير كثيرًا في البيروقراطية ، حيث يحتوي على الكثير من الموارد اللازمة المعدة مسبقًا.

يقدم التطبيق قوالب الفواتير وتتبع الوقت وقوالب العقود وبعض ميزات إدارة الفريق - إذا كنت ترغب في زيادة تبسيط سير عملك.

7. Housecall Pro

Housecall Pro هو برنامج مفضل ناشئ بين برامج الساعات القابلة للفوترة.

إنه شائع كخدمة إرسال البرامج وغيرها من الصناعات الخدمية لأنه يوفر ميزات مثل أوامر العمل والفواتير المتكررة والجدولة وإدارة الخدمة الميدانية. Housecall Pro هي أداة متعددة الأوجه تستهدف الشركات المتوسطة والكبيرة الحجم.

8. تايم لينكس

Timelinx هي أداة تم تطويرها للمساعدة في إدارة المشاريع والخدمات. إلى جانب تتبع الوقت وإمكانية الفوترة ، فإنه يوفر أيضًا إدارة الفريق وإدارة علاقات العملاء وإدارة المشاريع والتكامل المحاسبي وذكاء الأعمال وغير ذلك الكثير. مع هذه القائمة القوية من الميزات ، يعد برنامجًا مثاليًا لتتبع الوقت والفواتير للشركات والمؤسسات الأكبر حجمًا.

9. Zoho Invoice

ضمن مجموعة البرامج السحابية ، يقدم Zoho أداة أخرى تسمى Zoho Invoice. إنه حل لتتبع الوقت والفواتير عبر الإنترنت. تؤكد مجموعة أدواته البديهية على الحاجة إلى تبسيط عملية إصدار الفواتير. إنه يتميز بقوالب قابلة للتخصيص ، وتقديرات ، وتتبع النفقات التي تثبت أنها مناسبة بشكل أفضل للعاملين لحسابهم الخاص والشركات الصغيرة مقارنة بالشركات الكبيرة.

10. FreshBooks

Freshbooks هو برنامج مصمم خصيصًا للعاملين لحسابهم الخاص. يقدم مجموعة واسعة من الخيارات لمدفوعات العملاء وإدارة المشاريع وميزات التعاون. إنها أداة الكل في واحد للشركات الصغيرة التي تحتاج فقط إلى مزيد من التفاصيل مع فواتيرها (تذكيرات الدفع ، وملخصات الضرائب ، وتقارير النفقات ، وما إلى ذلك).

هذه ليست سوى عشرة من أفضل برامج التتبع والفواتير المتاحة حاليًا. وعلى الرغم من قيامهم بنفس العمل ، إلا أنهم يقدمون تجربة مختلفة تمامًا.

ختاماً

يعتمد اختيار أفضل وقت وبرامج الفوترة في الغالب على احتياجات عملك. سيعتمد ذلك على حجم شركتك وعدد العملاء وما يأتي كأولوية أثناء الفوترة والفوترة. ومع ذلك ، فإن أولئك الذين لا يزالون غير متأكدين من البرنامج الذي يناسبهم بشكل أفضل ، فإن القاعدة الأساسية الجيدة هي الحصول على واحدة ميسورة التكلفة ، مع أكبر عدد من الميزات. وبعد فترة ، ستكتشف ما إذا كان هناك أي شيء تريده من برنامج الساعات المدفوعة.