اجتماعات تسجيل الوصول: التواصل الجيد يخلق علاقات أفضل بين الوكالة والعميل

يمكن أن يمثل إنشاء علاقات أفضل بين الوكالة والعملاء تحديًا ، ولهذا السبب تعد الاجتماعات المنتظمة وعمليات تسجيل الوصول جزءًا مهمًا من الحفاظ على سير هذه الشراكات بسلاسة. ولكن بصفتك وكالة ، من الضروري أيضًا أن تحضر هذه الاجتماعات مزودة بالمقاييس والتقارير الصحيحة حتى تتمكن من التأكد من أنك تُظهر بوضوح قيمة شركتك لعملائك.

في الآونة الأخيرة ، انضمت وكالة الإعلانات RPA إلى USA Today لإجراء مسح مجهول لأكثر من 140 وكالة إعلانية وقادة تسويق للعلامات التجارية. كانوا يحاولون اكتساب فهم أفضل للعلاقة بين الوكالة والعميل وتحديد تأثير تلك العلاقة على الإبداع. تم الكشف عن النتائج في منتدى RPA في مهرجان Cannes Lions الدولي للإبداع لعام 2014 ، "الحقيقة العارية" وكانت الإجابات جديرة بالاهتمام.

كانت الإجابات عن السؤال الأول مثيرة للاهتمام بشكل خاص بالنسبة لي ، "أي مما يلي يؤدي إلى أفضل إعلان؟" رداً على هذا السؤال ، وافق 98٪ من العملاء و 98٪ من الوكالات على ذلك: كان يُنظر إلى العملاء الذين يثقون في وكالاتهم على أنهم العامل الأكثر أهمية عندما يتعلق الأمر بإنشاء أفضل إعلان. أجد هذا رائعًا لأنه إذا اتفق الطرفان على أن الثقة أمر بالغ الأهمية ، فلماذا يصعب تحقيقها؟

بناء الثقة بمرور الوقت

عندما عملت في وكالة إعلانات ، كان لدينا عميل يثق بنا تمامًا. لم نرتكب أي خطأ في أعينهم ، وبدا أن كل شيء تلمسه فرقنا الإبداعية يتحول إلى ذهب. والشيء هو أننا وثقنا بهم بدورنا. كنا منفتحين وشفافين بشأن عملياتنا ، واستمعنا إليهم عن كثب عندما كان لديهم مدخلات في الاتجاه الإبداعي. أبلغنا عما نجح ، واعترفنا عندما ساءت الأمور. الثقة هي طريق ذو اتجاهين.

بالطبع ، تُبنى معظم العلاقات الناجحة (من أي نوع) على أساس متين من الثقة المتبادلة ، ولهذا السبب تحتاج وكالات التسويق إلى إنشاء علاقات قوية مع عملائها منذ بداية العلاقة. تحتاج فرق إدارة الحساب إلى الوفاء بالمواعيد النهائية ، والاستجابة بسرعة ، والتواصل بشكل متكرر ، والقيام بكل ما في وسعها لإنجاح العلاقة.

ولكن ما يبني الثقة حقًا ، في رأيي ، هو اجتماعات التحقق حيث يتم فحص صحة الحملات. يتضمن ذلك عمليات تسجيل الوصول قبل إطلاق الحملة وأثناءها وبعدها للوكالات والعملاء للاجتماع معًا حتى تتمكن من معالجة الأسئلة والمخاوف التالية.

عند تسجيل الوصول قبل الإطلاق:

• ما هو الهدف الأساسي لهذه الحملة؟
• ما هي الأهداف الثانوية إن وجدت؟
• ما الذي يحدد النجاح وكيف يبدو الفشل؟
• ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية؟
• كم عدد المخرجات سيكون هناك؟
• كم عدد جولات المراجعات المسموح بها؟
• كم عدد الساعات المطلوبة؟
• ما هي التكاليف المتوقعة؟ هل يوجد بدل للزيادات؟
• هل هناك أي مجالات يمكن أن تثير القلق؟
• هل هناك أي أحداث قادمة أو عطلات أو إعلانات شركات يمكن أن تؤثر على أداء الحملة؟
• ما هي نتائج أي اختبار أو إصدارات بيتا أو مجموعات تركيز ، وما التغييرات التي تم إجراؤها نتيجة لذلك؟
• ما هو البحث الذي قمنا به لدعم هذا المفهوم والتنفيذ؟
• ما هي المقاييس التي لدينا والتي توضح نجاح حملات مماثلة؟

في هذا الاجتماع ، من الجيد أن تكون مستعدًا بتقارير توضح أنواع النتائج التي يمكن توقعها ، بالإضافة إلى مستوى التقارير التي ستتمكن من تقديمها أثناء الحملة وبعدها. ضع توقعًا تعلم أنه يمكنك تحقيقه.

عند تسجيل الوصول قيد التنفيذ:

• كيف يتم تتبع أداء الحملة مقابل المقاييس المحددة مسبقًا؟
• ما هي التعديلات ، إن وجدت ، التي يجب أن نجريها لتحسين أداء الحملة؟
• هل ظهرت أي مفاجآت (إيجابية أو سلبية)؟
• كيف يتم استخدام الساعات ، أو عدد المخرجات المنتجة ، مع تعيين التوقعات؟
• هل هناك أي زيادات أو تكاليف إضافية؟
• هل كانت هناك أي تحديات فنية أو تأثيرات خارجية يمكن أن تؤثر على النتائج؟

المقاييس التي تحتاجها لهذا الاجتماع تعتمد على النتائج التي تولدها الحملة. إذا كان كل شيء يسير مثل العصابات وتم تلبية جميع مؤشرات الأداء الرئيسية أو تجاوزها أو تفجيرها من الماء ، فيجب أن تتأكد من إثبات هذه الحقيقة بالأرقام والرسوم البيانية الكبيرة اللامعة ، بشكل واضح. ولكن يجب عليك أيضًا إظهار كيف يمكن أن تؤدي هذه الحملة أداءً محتملاً إذا تم تمديدها بمرور الوقت ، أو تعزيزها في أسواق جديدة ، أو توسيعها إلى قنوات جديدة.

إذا لم تكن النتائج جيدة ، فمن المهم أن تكون مستعدًا. أحضر أي بيانات لديك لتوضيح سبب احتمالية تحسن الأمور (إذا كان الأمر كذلك). حدد أي جوانب من الحملة يمكنك تغييرها أثناء الطيران ، وقم بتشغيل سيناريوهات افتراضية لكل منها لمعرفة ما إذا كان بإمكانها تحريك القرص في اتجاه إيجابي. إذا لزم الأمر ، قم بإجراء تحليل مخاطر لسحب القابس.

في اجتماع ما بعد الوفاة:

• هل حققت الحملة الأهداف والغايات ومؤشرات الأداء الرئيسية؟ لما و لما لا؟
• هل يمكننا تعريفه على أنه نجاح أم فشل؟
• ما مدى جودة تواصلنا داخليا وخارجيا ، قبل وأثناء وبعد الحملة؟
• ما مدى جودة عمليتنا؟
• هل كانت لدينا خطة قابلة للتنفيذ وهل التزمنا بالجدول الزمني؟
• ما التعليقات أو المراجعات أو نتائج الاستطلاع التي تلقيناها؟
• ما هي التغييرات التي يجب أن نجريها على فرقنا أو استراتيجياتنا قبل إطلاق المشروع التالي؟

تأكد من تدوين الملاحظات وجمع الأفكار التي تكتسبها خلال هذا الاجتماع حتى تتمكن من استخدام المعلومات التي تكتسبها للمساعدة في توجيه دورتك التدريبية. حدد الطرق التي يمكن بها إعادة توجيه العمل الذي قمت به معًا للحملات المستقبلية ، مما يوفر أموال العملاء. إذا كان ذلك ممكنًا ، فقد ترغب في إجراء تشريح داخلي للوكالة فقط أولاً - قبل الاجتماع مع العميل - للتأكد من أن فرقك يتفقون جميعًا على نتائج الحملة. قم بتمييز والتقاط أهم شيء تعلمه كل فريق.

الأهم من ذلك كله ، تأكد من أن اجتماع ما بعد الوفاة بناء. إذا تم ارتكاب أخطاء ، قم بتوثيقها والمضي قدمًا. يدرك المسوقون الناجحون أن ارتكاب الأخطاء جزء من العملية - ويحتاج عملاؤك إلى فهم ذلك أيضًا. كل فشل هو فرصة للتعلم والتحسين.

كيف تساعد أتمتة التسويق

باستخدام تقنية أتمتة التسويق المناسبة ، يمكن للوكالات أن تفعل أكثر من مجرد الوصول إلى الجمهور المناسب بالرسالة المناسبة في الوقت المناسب. يمكنهم أيضًا تحسين كفاءات سير العمل وخفض التكاليف وزيادة تدفقات الإيرادات وإمكانات القياس المتقدمة ، مقترنة بتقارير متعمقة ، لإظهار النتائج للعملاء بطريقة سهلة الفهم. يساعد هذا المستوى من المساءلة والشفافية ، جنبًا إلى جنب مع عمليات التحقق المنتظمة واجتماعات ما بعد الوفاة ، على بناء نوع من الثقة التي تؤدي إلى علاقات دائمة وخلاقة ومربحة بين العملاء والوكالات.

اقرأ هذا الكتاب الإلكتروني لاكتشاف الاستراتيجيات الأساسية التسع التي يمكن أن تساعد الوكالات من أي حجم على الاستفادة الكاملة من قوة وإمكانات النمو لأتمتة التسويق.