如何跟踪費用

你擅長金錢還是它似乎只是從你的手指間溜走？

在資金管理方面，您是為賺到的每一美元分配一份工作，還是順其自然？

你控制你的財務還是他們控制你？

您不必大聲回答 - 如果您至少選擇後者選項之一，請繼續閱讀。

在本文中，我們將了解什麼是費用跟踪，為什麼要這樣做，我們將為您提供一些資源，幫助您重新控制個人和企業的財務狀況。

什麼是費用跟踪？

無論您不確定薪水的確切去向（以及為什麼會如此之快），或者您的目標是掌控您的企業財務狀況，跟踪您的開支都可以幫到您。 簡而言之，費用跟踪是一種預算方法，用於記錄一段時間內的所有支出並避免預算偏離軌道。

為了避免預算超支甚至支出不足，必須區分預訂和發布流程（我們將在本博文的費用分類部分對此進行更多討論）：

• Booking代表記錄支出
• 過帳是“將費用分配到特定帳戶”或將費用歸入正確類別的行為

在這個博客上，我們談論了很多關於時間跟踪的內容，以及它如何幫助您了解您如何度過您的時間，以及您是否需要對您的日程安排進行一些更改。 同樣，費用跟踪可以幫助您清楚地了解資金的去向、可以削減的費用，並幫助您制定良好的每週或每月預算。

個人費用跟踪

你可能認為買一瓶水或一杯咖啡之類的小費用似乎無關緊要，但當你每月累積所有這些費用時，你得到的總和似乎不再無關緊要。 親自嘗試一下——在美國，一杯咖啡的平均價格（不含牛奶和小費）約為 2.70 美元。 假設您每月 20 天購買一杯咖啡 - 2.70 美元乘以 20 是每月 54 美元，“只是”偶爾喝一杯咖啡。 消除你每天早上喝摩卡咖啡的想法！

企業費用跟踪

企業有時不知道他們為支付信用卡費用和利率而付出的巨額資金（更不用說由於延遲付款而導致的利率和債務）。 就像一杯咖啡一樣，當你分開看它們時，它們似乎無關緊要，但當它們累積起來時，它們會給企業主帶來很大的麻煩。

小額支出似乎無害，因為我們沒有將它們視為一個整體，總成本。 因此，應注意並跟踪支出，無論是小額還是大額，以掌握我們的財務狀況並培養更好的資金管理技能。

您應該跟踪費用的 6 個原因

細緻的費用跟踪可以帶來廣泛的好處。 如果您是小企業主，跟踪您的支出（辦公用品、公用事業、工資、訂閱、里程等）可以幫助您順利高效地開展業務。 個人也是如此。 當您意識到食物、賬單、抵押貸款支付、娛樂、稅收和類似費用等費用時，您就會發展出更好的資金管理技能。

除了更好地管理您的現金流、減少您的納稅義務並確保您的業務順利運行之外，我們還列出了費用跟踪很重要的 6 個其他原因。

1. 讓您掌控自己的財務狀況

正如弗朗西斯培根所說： “金錢是好僕人，卻是壞主人。”

雖然“順其自然”並不是一個糟糕的座右銘，但它不能用於管理資金（至少如果你想保留它的話）。 你必須控制你的錢，而不是讓你的錢控制你。 跟踪您的支出將幫助您控制在預算範圍內，並且不會在您不需要的事情上超支或浪費金錢。

2. 讓您專注於您的財務目標

在實現財務目標時，掌控自己的財務狀況會讓您更加專注和自信。 費用跟踪將確保您走在正確的道路上，並將資金用於您的優先事項，無論是擺脫債務、為房子存錢還是投資新的企業。 有一個長期的財務目標將使支出監控更容易忍受，甚至更快樂——這取決於你的目標是什麼。

3. 揭示支出問題

解決問題的第一步是了解問題所在。

當您開始跟踪您的支出時，您可以查看您是否有一些不良的消費習慣（沒有判斷力，我們都這樣做）或您需要重新評估的預算類別。

它還會讓您記下您忘記的個人開支，例如不必要的每月訂閱您不真正閱讀的雜誌或您幾乎不使用的流媒體服務。 業務費用也是如此。 辦公用品是必要的，但它們可能會花費一大筆錢，特別是如果你不控制它的補貨。 從您的公司分配一些人來負責購買辦公用品並對其進行詳細的估算和報告。

當你跟踪你的開支時，你會看到你的錢去哪裡了，並結束浪費的消費習慣。

4. 使業務預測更容易

如果您正在經營一家企業，則需要確保定期跟踪並證明業務支出是合理的。 費用跟踪使業務預測更容易，因為您可以根據收集到的所有數據做出更有根據的猜測。

此外，它將有助於計算您的業務盈利能力。 因此，您可以輕鬆查看您是否在賺錢以及賺了多少錢，吸引更多投資者，讓您的員工滿意，並為您的日常開支提供資金。

5.幫助您堅持預算並減少衝動消費

費用跟踪讓您了解您已經花費了多少，以及您可以在每個預算類別中花費多少。 隨時了解您擁有的金額可以幫助您減少不必要的成本。

更重要的是，它會激勵你有意識地花錢，而不是衝動和魯莽。 知道你必須寫下你把辛苦賺來的錢浪費在了一件微不足道的事情上（那雙你從未穿過的新靴子），如果你真的需要那件東西，你會三思而後行。 所以，下次你在購物時體驗到快速劑量的多巴胺，問自己一個問題： “我真的需要這個嗎？”

6.幫助您按時解決問題

當您跟踪您的支出時，您始終知道自己有多少錢。 這意味著，如果您的銀行賬戶中有一定數額的錢消失了，您會注意到的。 在查明您的帳戶是否遭到入侵時，最好早點知道。 這樣您就可以採取必要的措施盡快解決問題。

欺詐並不是唯一可能發生的問題——意外成本隨時可能出現。 當您控制自己的財務狀況時，如果您對每月的資金管理進行自由設計，它們就不會成為一個大問題。

如何跟踪費用？

無論您是小企業主還是個人，為了平衡賬目並保持在預算範圍內，您都需要開發一個有效的費用跟踪系統來為您完成這項工作。 對於您應該如何密切關注您的支出，沒有嚴格的“固定”或“定義”方式。 但是，我們精心挑選了 5 個通用步驟，無論您是個人還是小企業主，您都可以有效地跟踪費用。

第 1 步：對費用進行分類

當您開始對支出進行分類時，您可以更好地掌握自己的財務狀況。 因此，我們想向您介紹一種看似老式但相當有效的分類方法——信封預算。

這種方法可以幫助您提前確定每個支出類別可以花多少錢——食品、公用事業、辦公用品、娛樂等。當您仔細估算每個類別的預算時，將它們放入實際的信封中。 這樣，您將清楚地了解您可以支配多少錢，並避免超支。 此外，如果您更喜歡用更現代的方式來對費用進行分類，請選擇以相同原理工作的技術工具。 對支出進行分類將有助於您更明智地管理預算，甚至可以建立您的儲蓄賬戶（如果您在某個信封中留下一些錢，您可以將其添加到您的儲蓄中）。

就企業而言，可能對費用進行分類的實際信封方法並不是最方便的。 相反，找到可以自動將您的支出分類的會計軟件，以便更好地了解一段時間內的趨勢。

儘管如此，將支出劃分為不同的類別可以幫助您全面了解支出並打破不良的消費習慣。

第 2 步：定期跟踪您的開支

理想情況下，您應該在支付費用後立即跟踪費用。 所有支出都需要入賬和記錄，不得再拖延。 您需要養成定期記錄這些支出的習慣，因為這樣做對您和您的預算都沒有好處。

話雖如此，您可以設置每日或每週提醒，以建立更好的預算習慣，並且永遠不會再忽略費用。

作為企業主，手動跟踪員工的工作時間聽起來非常低效。 相反，使用時間跟踪軟件來跟踪員工的時間（可計費或不可計費）並自動將這些時間記錄在在線時間表中。 設置提醒和跟踪您或您員工的時間可以幫助您以有組織的方式監控您的開支。 例如，通過這樣做，您將永遠不會忘記支付賬單或按時支付員工工資。

第 3 步：保留完整的書面記錄

這並不是說你應該在你的抽屜裡堆放幾十張文件。 首先，在管理個人開支時，請收集所有財務文件和其他有價值的文件。 然後，按收據、稅務記錄、證書、保修、政策等類別將它們組織在一個文件夾中。如果您不喜歡傳統的文件夾，您可以選擇雲計算技術並以數字方式存儲您的文檔。

小企業必須有一個可行的記錄保存系統來組織他們的發票、銀行對賬單、工資記錄和其他與業務相關的支出，以便能夠相應地滿足 IRS 的要求。

無論您選擇哪種方法，對有價值的文件進行分類和存儲對於相應地跟踪您的費用至關重要。 你永遠不知道什麼時候需要你最近購買的手機的收據（聽取專家的建​​議，購買有缺陷的商品並成功退貨）。

第 4 步：保留每月費用報告

既然您已經記錄了您的費用（手動或數字方式），那麼每月分析和審查它們是明智之舉。 通過這種方式，您可以查看您的資金去向，考慮是否需要實施任何更改或改變您的消費習慣。

話雖如此，您可以跟踪並寫下所有內容（如果您更喜歡更傳統的報告保存）或選擇預算應用程序，該應用程序將通過將數據導出為 PDF、CSV 或 Excel 報告來自動完成這項工作。

企業主還可以以數字方式導出報告（在數字時代手工操作會很乏味），還可以在每個月底分析他們的資產負債表、現金流、利潤或潛在損失。 通過這種方式，他們可以深入了解自己的權益、資產、負債，或者為意外開支做好準備。

我們可以得出結論，這一步對於堅持家庭預算或維持成功的業務（甚至達到某些財務目標）至關重要。 每月記錄和分析您的費用肯定可以讓您高枕無憂。

第 5 步：找到合適的費用跟踪工具

沒有一種完美的方式來記錄您的開支。 雖然有些人習慣於使用簡單的費用分類賬或支票登記冊，在其中手動記下購買情況，但其他人更喜歡功能豐富的預算應用程序來隨時隨地跟踪資金。 您可以將會計軟件或電子表格軟件用於個人或商業目的。 找到你的“風格”和最適合你的——選擇權在你。

不過，在本節中，我們想向您展示 8 個費用跟踪應用程序，這些應用程序是我們自己仔細審查和試用的。 這些應用程序不僅省時，而且適用於家庭和企業。 讓我們開始吧。

時鐘化

Clockify 可讓您輕鬆跟踪和記錄您的家庭或員工的單位費用，例如小時數、里程數、天數、項目相關費用、工資等固定費用、加班費、報銷等。如果您的費用有單位，則金額將自動計算，您也可以在設置中更改單價。

此外，為會計目的附上收據，並在文件大小高達 5MB 的各種保存選項（.png、.pdf 等）之間進行選擇。

以下是在 Clockify 中創建費用的方式：

如果您在下拉菜單中找不到所需的費用類別，請不要擔心。 在 Clockify 中，您可以自定義創建在記錄費用時立即可用的費用類別。 在您方便的時候編輯或存檔費用類別，而不會影響現有費用。 Clockify 讓管理員可以查看、編輯或為其他人添加新費用，甚至可以鎖定通過日期添加或編輯費用。

Clockify 中的費用跟踪功能還允許您創建：

• 發票

創建自定義發票並選擇日期範圍以及您希望如何顯示它們（按項目、用戶、類別等）。 稍後編輯它們而不影響跟踪的費用。 請記住，只有可計費的未開票費用才會導入發票。

• 報告

稍後，創建預定義的範圍報告（從本月、今年等）或定制報告，或按用戶、類別、狀態等任何標準過濾它們。 最後，將它們導出為 CSV 或 Excel 文件。

• 模板

使用免費的費用報告模板尋求與業務相關的費用報銷。 有各種可用的模板可用於商務旅行費用、項目費用、與客戶的商務午餐費用或商務旅行期間的住宿。

時鐘化概述：

輕鬆創建自定義費用類別，

自動計算基於單位的費用，

創建自定義發票，

創建預定義或定制的報告，

提供免費的費用報告模板，

適用於個人、團隊、企業。

費用化

Expensify 是一種用於自動化費用管理和收據跟踪的工具。

Expensify 在旅途中製作費用報告，使其成為經常出差的人的絕佳選擇。 另一個突出的功能是您可以掃描/拍攝收據照片，該應用程序將自動讀取收據並記錄數據，同時按類別組織費用。

更重要的是，您可以將您的銀行賬戶鏈接到 Expensify 以自動導入費用或將其鏈接到您的 GPS 以輕鬆計算您的里程費用。

最後，Expensify 會自動生成並提交費用報告以供共享或下載。

費用化概述：

掃描並自動記錄費用數據，

自動導出報告，

與銀行賬戶或 GPS 同步以跟踪里程費用，

使用安全，因為它受到世界級安全標準的保護，

適合企業。

Intuit-Quickbooks

Intuit Quickbooks 是一款適用於小型和成長型企業的智能會計工具。 註冊時，您需要回答幾個問題，以便該網站可以適應您的特定業務類型。 Quickbooks 通過其用戶友好的界面幫助您保持井井有條。 掃描您的收據並將其附加到業務費用或跟踪您的里程，使記錄里程變得輕而易舉。

如果您是（正如應用程序名稱所暗示的）個體經營者，QuickBooks Self-Employed 是一項了不起的附加功能，因為您可以輕鬆地將業務和個人開支分開，同時有效地跟踪和管理兩者。 它還可以估算您的稅款並與報稅軟件 TurboTax 同步，以簡化稅收流程。

Intuit Quickbooks 概述：

捕獲和掃描收據，

自動分類和組織費用，

從個人支出中分類業務，

提醒您納稅到期日，

適合個人和企業。  

直覺薄荷

繼續使用 Intuit 的每個人最喜歡的應用程序 - Mint 是一種個人理財工具。 這個功能強大的應用程序允許您：

• 連接您的所有賬戶（支票或儲蓄賬戶、信用卡、貸款、投資、抵押貸款等），並顯示所有關聯賬戶的交易，
• 如果訂閱成本增加或您的賬單到期時收到通知，
• 制定個性化預算，
• 按類別跟踪支出，
• 監控您的信用評分。

所有這些都包含在一個用戶友好的界面中，每個人都可以使用。 Mint 非常適合維持家庭預算和通過自定義目標改善您的消費習慣，例如為房子存錢、為未來做準備等。

Intuit Mint 概述：

以簡化的方式組織您的預算並控制您的現金流，

監控賬單到期日，

鼓勵儲蓄，

易於使用的界面，

根據您的支出調整您的預算，

適合個人使用，個體戶。

YNAB

YNAB 代表 You Need A Budget —— 你確實如此。 如果您不確定如何創建一個，這個屢獲殊榮的應用程序可能是您的一杯茶。 他們的策略有四個規則：

1. 甚至在花費之前，每一美元都應該被賦予“工作”/目的。
2. 將您不那麼頻繁的大筆開支（例如聖誕禮物）分解成較小的部分，您可以按月支付。
3. 提前考慮——例如，如果您在月底的賬單類別中剩下 50 美元，請將其留給即將到來的賬單。 這樣，您就可以建立支付賬單的預算，以免您的帳戶透支。
4. 有目的的消費，量入為出。

YNAB 使用從零開始的預算系統，該系統建議您將整個月收入分配給您的費用類別，直到您的賬戶上剩下 0 美元。 該應用程序的功能包括跟踪您的支出、靈活的數據導出、在多個預算之間切換以及與多個設備和大量銀行同步。

YNAB概述：

幫助您確定支出的優先順序，

非常適合管理賬單和實現財務目標，

以前瞻性的方式管理您的財務，

適合個人使用。

沃利

Wally 是一款用於管理您的個人財務甚至您的副業的應用程序。 您可以手動或通過拍攝收據的照片來跟踪您的費用，並對其進行分類。

他們旨在幫助您節省開支，因此您可以：

• 跟踪您的收入並查看您每個月的預計儲蓄，
• 預算滿足您的需求，
• 跟踪您的進度，
• 保持對實時更新以及許多其他功能的責任。

沃利概述：

通過設定儲蓄目標（買新車、裝修房子等）來促進儲蓄習慣，

銀行同步，

密切關注您的預算，

為用戶提供有關其財務和支出的整體視圖，

適合個人使用。

個人資本

Personal Capital 被《福布斯》雜誌稱為排名第一的預算應用程序。 除了跟踪您的支出和現金流外，它還憑藉其出色的儲蓄工具、諮詢系統、投資分析等功能與其他應用程序區分開來。 通過將您的帳戶鏈接到此應用程序並遵循其細緻的分析和目標建議來創建您的退休計劃。 或者，使用他們的投資檢查工具，向您展示如何重新平衡您的投資以獲得更好的財務結果。 他們甚至有自己的資本顧問，您可以聯繫他們討論您的投資組合。

個人資本概述：

非常適合管理您的淨資產，

為您的投資提供實用的建議，

驚人的分析圖表，

幫助制定投資策略並實現長期財務目標，

適合投資者，規劃退休基金。

袖珍衛士

PocketGuard 是另一個預算應用程序，在福布斯最佳預算應用程序列表中獲得了令人羨慕的位置。 電子表格愛好者會喜歡使用此應用程序，因為除其他選項外，您還可以將交易導出到 Excel。 您不必擔心安全問題，因為此應用程序通過生物識別和 PIN 碼保護。 PocketGuard 使用可幫助您自定義費用報告的餅圖提供財務和費用的整體視圖。

PocketGuard 正如其名稱所暗示的那樣“保護”您的口袋。 它讓您清楚地了解在支付所有賬單和其他費用後您有多少錢。 例如，如果您支付每月賬單，PocketGuard 會通知您當前餘額並幫助您實現儲蓄目標。

他們有一個很棒的博客，您可以在其中找到有關如何更好地管理資金、避免債務、保持預算等等的實用技巧和竅門。

PocketGuard 概述：

讓你免於過度消費，

幫助設定長期儲蓄目標，

適合個人使用。

結論

費用跟踪是一種有用的做法，無論您是需要為您的業務執行此操作，還是只是想將您的個人財務提升到一個新的水平。 它使您能夠控制您的財務，讓您專注於您的財務目標，揭示支出問題，使業務預測更容易，並幫助您堅持預算並儘快解決可能發生的最終問題。