2022 年最佳團隊通信軟件——您今天需要的 3 種類型

在 COVID-19 大流行初期，我們已經意識到某些事情。

我們知道我們可能會被感染，旅行會更加困難，政治和經濟都會變得混亂。 但是我們沒有看到即將發生的一件事是認識論危機。

作為一種未知類型的病毒，沒有任何關於 COVID-19 的數據，因此造成的假新聞數量巨大。 信息變成了謊言，通訊丟失了。

同樣，在工作場所也發生了類似的情況。

隨著許多公司和企業將工作帶回家，尤其是團隊完成的工作效率直線下降。

但為什麼？

每個人都不會在自己家中舒適地工作嗎？

將通勤排除在圖片之外是否有助於提高效率和節省時間？

家庭辦公室不是未來嗎？

那裡有很多東西要解壓，但有一件事是肯定的。 團隊成員不能單獨行動。 如果不共享相同的工作環境，大多數公司報告效率下降也就不足為奇了。

但值得慶幸的是，技術先驅們掌握了主動權並引入了工具，再次創造了完美的團隊環境。 雖然 2020 年和 2021 年是我們找到解決方案的一年，但 2022 年似乎是我們將掌握它的一年。 今天，我們正在研究 2022 年最適合團隊的溝通工具。

在我們開始列出最佳團隊溝通工具之前，讓我們記住它們的真正含義以及它們為何如此重要。

什麼是通訊工具？

通信工具或通信軟件是一種幫助兩方或多方相互通信的工具。 雖然聽起來它只涉及聊天室和電子郵件工具等工具，但實際上它還包括視頻會議工具、文件共享工具和項目管理工具。 交流不一定是口頭的，它可以採取在此類軟件的幫助下協作準備的演示文稿的形式。

為什麼需要通訊工具？

團隊的主要交易始終是溝通和協作。

你手頭可以有一張漂亮的照片，但如果它不適合框架，你就不能把它掛在牆上。

通信工具始終至關重要，但在大流行期間，缺乏適當的工具和/或無法使用它們最大程度地使企業損失了很多錢。 去年成為團隊溝通工具重要性的物理證明。 無論規模大小，所有公司現在都在為其業務尋找最佳工具包。 但是，如果不知道它為什麼重要，您就無法充分利用該工具。

通訊工具的好處

微型辦公室

首先，您可以將所有辦公室都放在一個通信工具上。

可以減少背部和堡壘辦公室旅行的喧囂。 如果您在家工作，那就更好了。 當員工無法工作時也是如此。 最重要的是，即使我們不在現場，我們也可以使用該工具。

責任最大化

最淡的墨水勝過最清晰的記憶——或者在我們的例子中，最小的像素勝過最清晰的記憶。

就像過去對電子郵件的狂熱一樣，我們再次使用通訊工具記住書面文字比口頭文字更安全。 由於誤解在商業世界中比您預期的要普遍得多，因此最好採取安全通道並讓車隊繼續使用該工具。

數據友好

儘管好處遠不止我們可以在這裡列出的，但最後，通信工具是生產、共享和保存有意義數據的最佳選擇。

通信工具包含“通過工具交談”的概念，並涵蓋可讓您協作製作內容和產品、即時共享文件並永久存儲它們的工具類型。 事實證明，在我們只有在線工具的鎖定條件下，所有這些都非常方便。

有哪些類型的通信工具？

儘管通信工具的定義非常簡單，但該定義確實涵蓋了各種類型的工具。 事實上，任何將交流視為主要或次要優勢的工具都可以被視為交流工具。

並非所有通信工具都被確定為一種特定類型的工具，並且大多數都有多種用途。 但是，主要和最重要的工具類型是：

• 實時聊天工具，專注於團隊成員的實時口頭交流
• 語音和視頻會議工具，可讓成員在無法進行物理會議時主持會議
• 幫助可視化團隊中特定項目的工作流程的項目管理工具

儘管還有其他幾種類型的工具，例如文件共享工具、文檔協作工具和內部通信工具，但屬於上述類別的大多數工具往往具有這些類型的功能，因此在大多數情況下都沒有被優先考慮。 今天我們主要介紹三種類型。

現在事不宜遲，以下是您在辦公室內外提升團隊績效所需的溝通工具列表。

實時聊天工具

我們都知道電子郵件在商業生活中的作用。

這是一個巨大的——就目前而言——看似不可替代的角色。 但是，團隊確實需要舒適的實時聊天，尤其是在不一直共享同一個環境的情況下。 因此，如果您的團隊仍然沒有實時聊天工具，那麼獲得一個會創造奇蹟。

但是選擇哪一個呢？

鬆弛

Slack 是 2020 年之前領先的團隊溝通工具之一，而且它似乎只會在 2022 年繼續流行。

它本質上對團隊的實時通信有好處，但並不止於此。 Slack 可以與2,200 多個應用程序和工具集成，幫助您創建自動化工作流程，並讓您共享文件。 我特別喜歡的一個功能是，它可以讓你與不同的團隊一起工作，就像你與自己的團隊一樣，即使是來自不同公司的團隊。

這款瑞士軍刀工具的價格為中小型企業每月 6.67美元，大型企業每月 12.50 美元。 借助 Enterprise Grid 層，您可以在 Slack 上獲得多達 500,000 人，不用擔心，它為單一團隊提供免費版本，對於初學者來說已經綽綽有餘了。

最重要的是，Slack 可在您的計算機上和作為應用程序使用。 隨時隨地做！

微軟團隊

作為大流行期間教育的絕佳選擇，Microsoft Teams 去年變得更加流行。

它已經非常適合團隊溝通和協作，但隨著最新的更新，它成為所有團隊的必備工具。 儘管 Microsoft Teams 也是一種主要基於現實生活的交流工具，但某些功能使其更具吸引力。 使用 MS Teams，您可以以視頻會議或電話的形式主持會議，您可以實時協作處理文件以及共享和存儲它們。 但 MS Teams 最好的部分可能是它是 Microsoft 產品。 如果您有一個熟悉 MS 產品的團隊，Microsoft Teams 就是您團隊的首選。

Microsoft Teams 作為 Microsoft 365 Business 捆綁包的一部分出售，基本層的價格為 5.00 美元用戶/月。 標準層的價格為 12.50 美元用戶/月，而 Office 365 E3 層的價格為 20.00 美元用戶/月。 就像 Slack 一樣，Teams 也有一個免費層，它涵蓋了每個功能的非常基本的版本，可以容納更少的團隊成員。

語音和視頻會議工具

儘管 Slack 和 Microsoft Teams 之類的工具滿足了召開會議的需要，但對於大型團隊或尚無法負擔此類工具的團隊來說，它們可能存在不足。

此外，隨著大流行讓我們更加意識到在線會議的機會，我們現在可能需要更多的語音或視頻會議選擇。 要記住的另一件事是我們可能會與團隊之外的人一起工作。 最好不要讓這個人糾纏於復雜的團隊工具。 在任何情況下，最好有一個單獨的、特定的會議工具。

這裡有一些我們喜歡的。

飛漲

沒有言語可以表達 Zoom 去年的需求增長。

顯然，它仍然是一流的、需求量很大的工具，而且功能只會變得更好。 Zoom 是一種工具，您可以在其中舉行視頻或音頻會議。 參與者可以在聊天框上聊天、舉手、分享屏幕。 主持人可以為團隊創建民意調查，將參與者安排在分組討論室，並創建一個等候室以增加安全性。 最好的部分是所有功能都具有適應性和可定制性。

Zoom 專業級的價格為 149.90 美元/年/許可，是小型團隊的最佳選擇，而商業級的價格為 199.90 美元/年/許可，企業級的價格為 240 美元/年/許可。 像往常一樣，Zoom 也有一個免費版本，您可以使用它舉行長達 40 分鐘的會議或無限的一對一會議。

思科網迅會議

Cisco WebEx 與 Zoom 非常相似，只是不太受歡迎。

不是因為它缺乏任何特別的東西，而是因為 Zoom 在最關鍵的時期在營銷方面做得更好。 事實上，根據評論，相對較大的企業更喜歡 Cisco WebEx。 CNN 和 Jimmy Kimmel Live 等大客戶——哇——使用 Cisco WebEx。

但究竟是什麼讓 WebEx 與 Zoom 相媲美？

它有幾個獨特的功能。 例如，WebEx 有一個考勤檢測工具，可以讓您更深入地了解參與者的整體情況。 WebEx 引入的另一個非常創新的功能是數字會議助理，可以為您做筆記等等。 確實不錯的選擇。

Cisco WebEx 的起價為每台主機每月 13.50 美元，Plus 層為每台主機每月 17.95 美元，商業層為每台主機每月 26.95 美元。 就像它更受歡迎的對手一樣，WebEx 有一個免費版本，您可以在其中主持 40 分鐘的會議，最多可容納 200 名參與者。

項目管理

管理項目不是您可以在紙上或通過電子郵件完成的事情。

即使整個團隊都在同一個房間裡，一些工作也必須單獨完成。 使用項目管理工具，您可以實時查看您的團隊成員在做什麼，並關注並為特定任務和文件做出貢獻。

團隊合作

擁有迪士尼、Netflix、Spotify 和 PayPal 的客戶，Teamwork 已經證明是值得的。

在產品層面上，Teamwork 擁有您對項目管理工具所期望的一切。 憑藉該軟件的易用性和大量高度可定制的功能，它提供了在團隊中創建完整性並一鍵完成的方法。 一個非常值得期待的功能是“工作量”功能，它可以讓您查看分配給團隊成員的任務和整個容量。

專業版的價格為 10 美元/用戶/月（按年計費），而高級版的價格為 18 美元/用戶/月（按年計費）。 有一個免費版本，您最多可以與 5 個成員一起處理 2 個項目。

吻流項目

作為 HubSpot、Domino's、米其林和百事可樂等知名客戶的另一個強大工具，Kissflow Project 提供了完美組織的工作流程，並以有效的協作為中心。

借助 Kissflow Project，您可以清楚地了解團隊中發生的一切，這要歸功於我個人最喜歡的Matrix 模式等專業視圖。 團隊成員可以將任務標記為正在進行、暫停和完成，這對整個團隊來說是一個很好的節省時間。 Kissflow 項目的另一個強項是它的報告功能，它考慮了許多可能對項目產生巨大影響的因素。

Kissflow 項目為 3 個用戶和 1 個項目提供免費套餐，它包括簡單的報告、10 GB 的存儲限制和截止日期功能。 5 個用戶和 5 個項目的入門級價格為 35 美元/月，而企業級的價格是專門設置的。

點擊向上

ClickUp 幫助您“每週節省一天”。 雖然這是他們自己的說法，但作為使用 ClickUp 進行日常任務和項目管理的組織的成員，我可以說該工具幫助我們節省了大量時間。

與其他項目管理工具相比，它沒有重大差異，但易用性和 UI 的友好性可幫助您更輕鬆地瀏覽該工具，從而輕鬆管理日常任務​​。

此外，通過時間跟踪、過載管理、自動化等許多功能，它可以幫助您獲得有關團隊的寶貴見解並自動化重複流程。

結論

選擇正確的工具對所有企業都至關重要。

此外，必須非常仔細地考慮公司的規模和部門。 即使您認為一種工具是最好的並且您需要它，也可能有另一種工具可以提供兩種不同工具的功能。

既然您已經了解了我們對最重要的通信工具類型的建議，那麼您就可以決定您的業務需要什麼了。

經常問的問題

為什麼要使用團隊溝通軟件？

團隊溝通軟件可以幫助您提高組織之間的責任感，並確保團隊成員和不同團隊之間的健康溝通渠道。

哪種溝通工具最適合回答團隊成員的問題？

大多數團隊溝通工具（例如 Slack 和 Microsoft Teams）都可以讓您與隊友進行對話，而 Notion、ClickUp 或 Asana 等項目管理工具可以提供類似的功能。