企業電子郵件簽名最佳實踐
已發表: 2022-06-031. 為什麼你的公司應該關心電子郵件簽名
2. 創建公司電子郵件簽名的方法
3. 設計企業電子郵件簽名的最佳實踐
4.為公司部門創建不同的電子郵件簽名模板
5. 考慮回復和轉發的簡化設計
在當今世界，大多數商務溝通都基於電子郵件，電子郵件簽名已成為您品牌的一部分，就像名片的數字版本一樣。 這就是為什麼很明顯你需要讓你的公司簽名正確。 您將在這裡了解不同的創建方法以及有關如何設計完美電子郵件簽名的許多提示，並查看最佳電子郵件簽名示例。
為什麼您的公司應該關心電子郵件簽名
如果您認為您的公司不需要公司簽名，請三思。 嘗試計算您每天使用公司電子郵件發送和接收的電子郵件數量。 現在將此數字乘以您的員工人數。 數學太多？ 為了幫助您，研究人員發現普通上班族每天收到 121 封並發送 40 封商務電子郵件。 這是一個不容錯過的巨大營銷機會。
精心設計的電子郵件簽名有很多真實的、可衡量的好處。 首先，每次您的電子郵件進入客戶的收件箱時，都會提高您的品牌知名度。 這就是為什麼必須使您的電子郵件簽名與您的品牌一致，使用您的公司徽標、特定顏色和字體。 查看下面的電子郵件簽名示例。 其次，通過添加可點擊的按鈕、促銷橫幅和指向最新內容的鏈接，您可以提高整體點擊率和回複數量。 最後但並非最不重要的一點是，如果您在其中包含 CTA 和指向登錄頁面的鏈接，公司簽名可以幫助您產生更多潛在客戶。 因此，最重要的是，如果您想增加價值並改善營銷工作的結果，您現在需要開始使用良好的電子郵件簽名。
閱讀更多： “逐步電子郵件簽名管理指南”
一致性是您的電子郵件簽名的第一要務。 那麼如何創建一個一致且完美品牌的電子郵件簽名呢？ 您可能有幾個選項可供選擇。
最明顯且最簡單的解決方案是使用電子郵件簽名生成器，例如NEWOLDSTAMP 。 在這裡，無需編碼或圖形設計技能即可為企業創建最佳電子郵件簽名。 這樣，您只需單擊幾下鼠標，就可以創建設計良好、交互式、易於定制和集中管理的電子郵件簽名。 您將能夠在不同的電子郵件客戶端和設備上使用它，並充分利用其電子郵件簽名營銷潛力。
有些人認為，如果他們了解一點 Photoshop，他們就會知道如何設計簽名，並且可以輕鬆創建出色的電子郵件頁腳。 是的，在那裡你的創造力是無限的，但是，請記住，為了讓你的電子郵件簽名成為一個強大的營銷工具，無論電子郵件客戶端或設備如何，你都必須使其可點擊、可調整和可見。 如果您使用 Photoshop，您可能會創建出色的公司標誌設計，但您將面臨電子郵件頁腳被視為圖片的問題。 所以，它在附件中，或者整個電子郵件可能最終進入垃圾郵件籃。
一些人可能會考慮創建電子郵件簽名的另一種方法是使用 HTML。 您可能遇到的第一個困難是您需要了解或學習 HTML 或找到知道它的人。 即使您是 HTML 專家，您仍然需要一些時間來研究您的電子郵件頁腳在不同電子郵件客戶端中的外觀，因為它們可能對簽名有不同的技術要求以及不同設備將如何顯示您的電子郵件簽名。
資料來源：中
然後是第三個選項 - 在文本編輯器中設計您的電子郵件簽名 - 這是完全不行的！ 不要為了你自己的利益這樣做，因為你會打開潘多拉盒子，裡面有格式混亂、可見性問題，而且看起來很糟糕。
設計企業電子郵件簽名的最佳實踐
在創建公司電子郵件簽名時，遵循公司電子郵件簽名指南很重要。 您需要記住的第一件事是一致性和一致性。 您的公司電子郵件簽名設計應與您的品牌一致，並在所有員工中統一。您的商務電子郵件代表您的公司，因此可以用作宣傳它的工具。 一點建議，在開始為電子郵件設計簽名之前，先看看最好的電子郵件簽名示例。
單擊此處設計一個看起來像最好的企業電子郵件簽名示例的電子郵件簽名。
公司電子郵件簽名的徽標或個人照片
帶有徽標的電子郵件簽名將提高您的品牌知名度。 每次收件人看到您的帶有圖像的電子郵件簽名時，他們都會將其與您的品牌相關聯，從而加強您的品牌認知度——這就是一個好的電子郵件簽名品牌的運作方式。 請記住，您的員工不僅是您公司的一部分，也是您的個人品牌大使。 這就是為什麼在電子郵件簽名中包含照片是個好主意。 請記住使用專業圖像，最好以與團隊其他成員相同的風格、相同的背景製作，絕對不是自拍或裁剪照片。 電子郵件簽名照片本身應該很小，因為如果它很大，加載需要很長時間。 甚至更好的主意是將您的頭像上傳到服務器並使用 HTML 在您的電子郵件中顯示它們。 如果您將面孔放在您的名字上，它會自動使您成為收件人眼中的真實人物。 帶有圖片的電子郵件簽名被認為更友好、更平易近人、個性化和人性化。
最佳企業電子郵件簽名字體
在選擇您的電子郵件簽名字體時，“越簡單越好”是首選方法。 電子郵件簽名的字體對其可讀性和視覺感知有重大影響。 如果您使用一些花哨、古怪的公司字體，最好為您的電子郵件頁腳選擇更簡單、更安全的版本。 特殊的“花式”字體使電子郵件簽名變得混亂，並且在不同的電子郵件客戶端和設備上可能看起來不一樣。 使用安全字體（如 Arial、Verdana、Helvetica 等）將確保您的電子郵件簽名看起來乾淨、整潔、優雅並且完全符合您的預期，無論電子郵件客戶端或設備如何。
配色方案
企業電子郵件簽名設計的配色方案必須與您的品牌顏色保持一致。 如果您在創意領域工作，您可能會使用大膽和明亮的顏色，但在更正式的商務溝通中可能會不受歡迎。 儘管如此，您仍然可以使用現代而清晰的電子郵件簽名黑白配色方案來打造出色的企業品牌，並使您的企業簽名在電子郵件中引人注目。 無論在哪個商業領域，您需要記住的黃金法則是使用不超過兩種相互補充並堅持使用的顏色。 使用太多顏色會使您正式的商務電子郵件簽名變成花哨、草率和不專業的簽名。
電子郵件簽名聯繫方式
僅列出相關的聯繫方式。 您的公司電子郵件簽名行顯然應該包含您的商業網站、辦公室電話號碼、您的總部地址。 確保使用所有必要的國際前綴填寫電話號碼，以避免混淆。 盡量不要讓您的電子郵件頁腳包含太多信息。 聯繫方式不應超過 3-4 行，這樣就不會壓倒電子郵件簽名。
社會圖標
社交媒體為您的讀者提供了另一個與您聯繫的機會，更多地了解您的公司。 這對於建立業務關係和轉換過程非常有幫助。 分析您的數據並為您的客戶提供最相關的社交網絡。 保持你的形象專業。 您的員工應該在社交網絡中使用您公司的業務頁面。 將他們自己的帳戶鏈接到電子郵件簽名可能會造成尷尬的情況並損害您公司的聲譽。
電子郵件簽名橫幅
在您的電子郵件簽名中包含橫幅將幫助您宣傳您的公司。 電子郵件簽名橫幅是一種很好的媒介，可以讓您的客戶了解您公司的最新消息、特別優惠、您贏得的獎項或證書。 如果您正在組織某種活動，例如會議或推出新產品，這是使用電子郵件簽名橫幅與外界分享此信息的絕佳機會。 不要忘記更新您的電子郵件簽名，沒有什麼比收到無效、過時的信息更讓客戶失望的了。
其他 CTA 按鈕
這些按鈕有一些神奇之處，它們只是迫使你點擊它們。 這就是為什麼在您的電子郵件簽名中添加 CTA 按鈕是絕對必要的。 除了在您的 CTA 中包含通常的強烈動作詞，例如“單擊此處”、“查看更多”、“立即購買”，您還可以添加“安排會議”按鈕或“預訂演示”按鈕。 這些按鈕不僅將您的收件人帶到登錄頁面填寫表格，而且還鼓勵客戶採取非常具體的行動，這將使您的公司受益。
免責聲明
一些國家（例如英國）有特定的法律要求，要求您的公司在所有公司簽名中包含免責聲明。 如果您的企業所在國家/地區有需要免責聲明的特定法律，請諮詢您的法律顧問。 如果沒有必要，請不要將其添加到頁腳，因為它會佔用太多空間。 保密聲明也是如此。
移動友好
根據最近的一項研究，75% 的消費者表示他們使用智能手機查看電子郵件。 您可能已經註意到自己與移動設備密不可分，如果您忙於忙碌的一天，那麼在旅途中查看電子郵件會容易得多。 這就是為什麼讓您的電子郵件簽名盡可能適合移動設備的原因。 您可以使用專門設計的垂直模板或為手機創建簡化版本。 在盡可能多的設備上檢查和測試您的電子郵件頁腳。 確保您的電子郵件簽名在所有這些上看起來都無可挑剔。
為公司部門創建不同的電子郵件簽名模板
為了通過所有渠道保持品牌的一致性，您應該擁有企業電子郵件簽名管理。 這當然並不意味著您不應該為公司內的不同部門創建特定的電子郵件簽名。 相反，你應該這樣做，因為他們有不同的目標。 例如，對於銷售部門，您可以為帶有橫幅“安排會議”按鈕或其他 CTA 按鈕的電子郵件添加簽名。 另一方面，您可以為營銷部門設計電子郵件橫幅設計，以宣傳最新內容並增加註冊量。
考慮回復和轉發的簡化設計
簡化回復和轉發的電子郵件簽名將幫助您避免電子郵件線程超載。 因此，如果在開始溝通時，您創建了包含上述所有元素的電子郵件頁腳的完整版本，在較短的版本中，您可能只包含您的姓名、部門或職位以及公司網站。
結論
在列出所有公司電子郵件簽名最佳實踐之後，我認為您必須承認您的公司確實需要電子郵件簽名，以促進您的營銷工作並提高轉化率。 您可以通過使用電子郵件簽名生成器來創建和巧妙地設計電子郵件簽名來實現它。 此外，您還可以在那裡找到郵件簽名示例來創建商業電子郵件簽名設計，從而提高您的品牌知名度。 除此之外，您可以創建不同的模板來服務於不同的目標或簡化電子郵件簽名（如果它們用於回復和轉發）。