Best Practices für Unternehmens-E-Mail-Signaturen
Veröffentlicht: 2022-06-031. Warum sich Ihr Unternehmen um E-Mail-Signaturen kümmern sollte
2. Möglichkeiten zum Erstellen Ihrer Firmen-E-Mail-Signatur
3. Best Practices für die Entwicklung von Unternehmens-E-Mail-Signaturen
4. Erstellen Sie verschiedene E-Mail-Signaturvorlagen für Unternehmensbereiche
5. Erwägen Sie ein vereinfachtes Design für Antworten und Weiterleitungen
In der heutigen Welt basiert der Großteil der Geschäftskommunikation auf E-Mails, und die E-Mail-Signatur ist wie eine digitale Version einer Visitenkarte Teil Ihres Brandings geworden. Deshalb ist es ziemlich offensichtlich, dass Sie Ihre Unternehmenssignatur richtig machen müssen. Hier erfahren Sie mehr über verschiedene Möglichkeiten zum Erstellen und viele Tipps zum Entwerfen einer perfekten E-Mail-Signatur und sehen die besten Beispiele für E-Mail-Signaturen.
Warum sich Ihr Unternehmen um E-Mail-Signaturen kümmern sollte
Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Unternehmen keine Unternehmenssignatur benötigt, denken Sie noch einmal darüber nach. Versuchen Sie zu zählen, wie viele E-Mails Sie jeden Tag mit Unternehmens-E-Mail senden und empfangen. Multiplizieren Sie diese Zahl nun mit der Anzahl Ihrer Mitarbeiter. Zu viel Mathe? Um Ihnen dabei zu helfen, haben die Forscher herausgefunden, dass ein durchschnittlicher Büroangestellter täglich 121 E-Mails erhält und 40 geschäftliche E-Mails versendet. Das ist eine riesige Marketingchance, die Sie einfach nicht verpassen dürfen.
Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur hat viele echte, messbare Vorteile. Zunächst einmal erhöht jedes Mal, wenn Ihre E-Mail in den Posteingang Ihrer Kunden gelangt, Ihre Markenbekanntheit. Aus diesem Grund ist es ein Muss, Ihre E-Mail-Signatur mit Ihrer Marke in Einklang zu bringen, indem Sie Ihr Firmenlogo, bestimmte Farben und Schriftarten verwenden. Sehen Sie sich das Beispiel für die E-Mail-Signatur unten an. Zweitens erhöhen Sie durch das Hinzufügen von anklickbaren Schaltflächen, Werbebannern und Links zu den neuesten Inhalten Ihre Gesamt-CTR und die Anzahl der Antworten. Und last but not least kann eine Unternehmenssignatur Ihnen dabei helfen, mehr Leads zu generieren, wenn Sie CTAs und Links zu einer Zielseite darin enthalten. Unter dem Strich müssen Sie also jetzt anfangen, gute E-Mail-Signaturen zu verwenden, wenn Sie einen Mehrwert schaffen und die Ergebnisse Ihrer Marketingbemühungen verbessern möchten.
Weiterlesen: "Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen"
Konsistenz ist eine der wichtigsten Anforderungen an Ihre E-Mail-Signatur. Wie können Sie also eine konsistente und perfekt gebrandete E-Mail-Signatur erstellen? Möglicherweise haben Sie mehrere Optionen zur Auswahl.
Die naheliegendste und unkomplizierteste Lösung ist die Verwendung von E-Mail-Signaturgeneratoren wie NEWOLDSTAMP . Hier sind keine Programmier- oder Grafikdesignkenntnisse erforderlich, um die besten E-Mail-Signaturen für Unternehmen zu erstellen. Auf diese Weise können Sie mit nur wenigen Mausklicks gut gestaltete, interaktive, leicht anpassbare und zentral verwaltete E-Mail-Signaturen erstellen. Sie können es auf verschiedenen E-Mail-Clients und Geräten verwenden und das Marketingpotenzial für E-Mail-Signaturen optimal nutzen.
Einige Leute denken, dass sie, wenn sie ein bisschen Photoshop kennen, wissen, wie man eine Signatur entwirft, und dass sie leicht eine großartige E-Mail-Fußzeile erstellen können. Ja, Ihrer Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt, aber denken Sie daran, dass Sie, um Ihre E-Mail-Signatur zu einem leistungsstarken Marketing-Tool zu machen, sie anklickbar, anpassbar und sichtbar machen müssen, unabhängig vom E-Mail-Client oder -Gerät. Wenn Sie Photoshop verwenden, können Sie ein großartiges Firmenschild-Design erstellen, aber Sie werden mit dem Problem konfrontiert, dass Ihre E-Mail-Fußzeile als Bild angezeigt wird. Es befindet sich also in der angehängten Datei, oder die gesamte E-Mail kann im Spam-Korb landen.
Eine andere Möglichkeit, E-Mail-Signaturen zu erstellen, die einige in Betracht ziehen könnten, ist die Verwendung von HTML. Die erste Schwierigkeit, die Sie möglicherweise haben, besteht darin, dass Sie HTML kennen oder lernen müssen oder eine Person finden müssen, die sich damit auskennt. Selbst wenn Sie HTML-Guru sind, brauchen Sie noch etwas Zeit, um zu recherchieren, wie Ihre E-Mail-Fußzeile in verschiedenen E-Mail-Clients aussehen wird, da sie möglicherweise unterschiedliche technische Anforderungen für Signaturen haben und wie verschiedene Geräte Ihre E-Mail-Signaturen anzeigen.
Quelle: Medium
Dann gibt es noch Option Nummer drei - Ihre E-Mail-Signatur in einem Texteditor zu gestalten - das ist ein absolutes No-Go! Tun Sie dies nicht zu Ihrem eigenen Besten, denn Sie öffnen die Pandora-Box mit Formatierungsproblemen und Sichtbarkeitsproblemen, und es wird einfach schrecklich aussehen.
Entwerfen von Best Practices für Unternehmens-E-Mail-Signaturen
Die Einhaltung der Richtlinien für Unternehmens-E-Mail-Signaturen ist beim Erstellen einer Unternehmens-E-Mail-Signatur wichtig. Das Wichtigste, was Sie beachten müssen, ist Einheitlichkeit und Konsistenz. Das Design Ihrer Firmen-E-Mail-Signatur sollte mit Ihrer Marke übereinstimmen und für alle Mitarbeiter einheitlich sein. Ihre geschäftlichen E-Mails repräsentieren Ihr Unternehmen, sodass sie als Werkzeug zu dessen Förderung verwendet werden können. Ein kleiner Ratschlag, bevor Sie mit dem Entwerfen einer Signatur für E-Mails beginnen, werfen Sie einen Blick auf die besten Beispiele für E-Mail-Signaturen.
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Logo oder persönliches Foto für die E-Mail-Signatur des Unternehmens
E-Mail-Signatur mit Logo erhöht Ihre Markenbekanntheit. Jedes Mal, wenn der Empfänger Ihre E-Mail-Signatur mit Bild sieht, wird er sie mit Ihrer Marke in Verbindung bringen und so Ihre Markenbekanntheit stärken - so funktioniert ein gutes E-Mail-Signatur-Branding. Denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter nicht nur Teil Ihres Unternehmens, sondern auch Ihre persönlichen Markenbotschafter sind. Aus diesem Grund ist es eine großartige Idee, ein Foto in die E-Mail-Signatur aufzunehmen . Denken Sie nur daran, ein professionelles Bild zu verwenden, das vorzugsweise im gleichen Stil und mit dem gleichen Hintergrund wie der Rest Ihres Teams erstellt wurde, und auf keinen Fall ein Selfie oder beschnittene Fotos. Das Foto der E-Mail-Signatur selbst sollte ziemlich klein sein, da das Laden ewig dauern würde, wenn es groß wäre. Oder noch besser wäre es, Ihren Headshot auf den Server hochzuladen und HTML zu verwenden, um ihn in Ihren E-Mails anzuzeigen. Wenn Sie Ihrem Namen ein Gesicht hinzufügen, werden Sie in den Augen des Empfängers automatisch zu einer echten Person. E-Mail-Signatur mit Bild wird als freundlicher, nahbarer, persönlicher und menschlicher empfunden.
Die besten E-Mail-Signaturschriften für Unternehmen
Bei der Auswahl der Schriftart für Ihre E-Mail-Signatur gilt „je einfacher, desto besser“. Die Schriftart für die E-Mail-Signatur hat einen erheblichen Einfluss auf die Lesbarkeit und visuelle Wahrnehmung. Wenn Sie eine ausgefallene, skurrile Unternehmensschriftart verwenden, ist es besser, eine einfachere, sicherere Version für Ihre E-Mail-Fußzeile zu wählen. Spezielle „ausgefallene“ Schriftarten überladen die E-Mail-Signatur und sehen auf verschiedenen E-Mail-Clients und Geräten möglicherweise nicht gleich aus. Die Verwendung sicherer Schriftarten (wie Arial, Verdana, Helvetica usw.) stellt sicher, dass Ihre E-Mail-Signatur sauber, ordentlich, elegant und genau so aussieht, wie Sie es sich vorgestellt haben, unabhängig vom E-Mail-Client oder -Gerät.
Farbschema
Das Farbschema des Unternehmens-E-Mail-Signaturdesigns muss mit Ihren Markenfarben übereinstimmen. Wenn Sie in einem kreativen Bereich arbeiten, kommen Sie möglicherweise mit der Verwendung kräftiger und leuchtender Farben davon, aber in einer formelleren Geschäftskommunikation kann dies verpönt sein. Dennoch können Sie ein modernes und gestochen scharfes Schwarz-Weiß-Farbschema der E-Mail-Signatur für ein großartiges Unternehmensbranding verwenden und Ihre Unternehmenssignaturen in E-Mails zum Blickfang machen. Unabhängig vom Geschäftsbereich ist die goldene Regel, die Sie sich merken müssen, nicht mehr als zwei Farben zu verwenden, die sich ergänzen, und sich an diese zu halten. Wenn Sie zu viele Farben verwenden, wird Ihre formelle geschäftliche E-Mail-Signatur zu einer knalligen, schlampigen und einfach unprofessionellen Signatur.
Kontaktdaten der E-Mail-Signatur
Geben Sie nur die relevanten Kontaktdaten an. Ihre Firmensignaturzeilen für E-Mails sollten natürlich Ihre Geschäftswebsite, Bürotelefonnummer und die Adresse Ihres Hauptsitzes enthalten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Telefonnummer mit allen erforderlichen internationalen Vorwahlen schreiben, um Verwechslungen zu vermeiden. Versuchen Sie, Ihre E-Mail-Fußzeile nicht mit zu vielen Informationen zu überladen. Kontaktdaten sollten nicht länger als 3-4 Zeilen sein, um die E-Mail-Signatur nicht zu überfordern.
Soziale Symbole
Soziale Medien bieten Ihren Lesern eine weitere Möglichkeit, mit Ihnen in Kontakt zu treten und mehr über Ihr Unternehmen zu erfahren. Dies ist sehr hilfreich beim Aufbau von Geschäftsbeziehungen und im Konvertierungsprozess. Analysieren Sie Ihre Daten und binden Sie die relevantesten sozialen Netzwerke für Ihre Kunden ein. Halten Sie Ihr Image professionell. Ihre Mitarbeiter sollten die Unternehmensseiten Ihres Unternehmens in sozialen Netzwerken nutzen. Das Verknüpfen ihrer eigenen Konten mit der E-Mail-Sig kann zu peinlichen Situationen führen und den Ruf Ihres Unternehmens schädigen.
E-Mail-Signatur-Banner
Das Einfügen eines Banners in Ihre E-Mail-Signatur hilft Ihnen, für Ihr Unternehmen zu werben. E-Mail-Signatur-Banner sind ein großartiges Medium, um Ihre Kunden über die neuesten Nachrichten Ihres Unternehmens, Sonderangebote, Auszeichnungen oder Zertifikate, die Sie gewonnen haben, zu informieren. Wenn Sie eine Art von Veranstaltung organisieren, z. B. eine Konferenz oder ein neues Produkt auf den Markt bringen, ist dies eine großartige Gelegenheit, E-Mail-Signaturbanner zu verwenden, um diese Informationen mit der Außenwelt zu teilen. Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail-Signatur auf dem neuesten Stand zu halten. Nichts enttäuscht einen Kunden mehr, als ungültige, veraltete Informationen zu erhalten.
Zusätzliche CTA-Schaltflächen
Die Schaltflächen haben etwas Magisches, sie zwingen Sie einfach, darauf zu klicken. Aus diesem Grund ist das Hinzufügen von CTA-Schaltflächen zu Ihren E-Mail-Signaturen ein absolutes Muss. Abgesehen von den üblichen starken Aktionswörtern wie „Klicken Sie hier“, „Mehr anzeigen“ oder „JETZT kaufen“ in Ihrem CTA können Sie die Schaltfläche „Meeting planen“ oder „Demo buchen“ hinzufügen. Diese Schaltflächen führen Ihren Empfänger nicht nur zu den Formularen zum Ausfüllen der Zielseite, sondern ermutigen den Kunden, eine ganz bestimmte Aktion auszuführen, von der Ihr Unternehmen profitiert.
Haftungsausschluss
Einige Länder (z. B. Großbritannien) haben spezielle gesetzliche Anforderungen, die Ihr Unternehmen dazu verpflichten, einen Haftungsausschluss in alle Ihre Firmensignaturen aufzunehmen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Rechtsberater, ob das Land, in dem sich Ihr Unternehmen befindet, bestimmte Gesetze hat, die einen Haftungsausschluss erfordern. Wenn es nicht notwendig ist, fügen Sie es nicht zur Fußzeile hinzu, da es einfach zu viel Platz beansprucht. Gleiches gilt für eine Vertraulichkeitserklärung.
Mobilfreundlich
Laut einer kürzlich durchgeführten Studie geben 75 % der Verbraucher an, dass sie ihr Smartphone zum Abrufen von E-Mails verwenden . Sie haben vielleicht selbst bemerkt, dass Sie mit Ihrem mobilen Gerät ziemlich unzertrennlich sind, und es viel einfacher ist, Ihre E-Mails unterwegs zu überprüfen, wenn Sie durch einen hektischen Tag eilen. Aus diesem Grund ist es wichtig, Ihre E-Mail-Signatur so mobilfreundlich wie möglich zu gestalten. Sie können eine speziell entworfene vertikale Vorlage verwenden oder eine vereinfachte Version für ein Mobiltelefon erstellen. Überprüfen und testen Sie Ihre E-Mail-Fußzeilen auf so vielen Geräten wie möglich. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Sig auf allen tadellos aussieht.
Erstellen Sie verschiedene E-Mail-Signaturvorlagen für Unternehmensbereiche
Um die Konsistenz Ihres Brandings über alle Kanäle hinweg aufrechtzuerhalten, sollten Sie über eine E-Mail-Signaturverwaltung für Ihr Unternehmen verfügen. Dies bedeutet sicherlich nicht, dass Sie keine spezifischen E-Mail-Signaturen für verschiedene Abteilungen in Ihrem Unternehmen erstellen sollten. Im Gegenteil, Sie sollten, da sie unterschiedliche Ziele haben. Beispielsweise können Sie für die Vertriebsabteilung Signaturen für E-Mails mit einer Banner-Schaltfläche „Termin vereinbaren“ oder einer anderen CTA-Schaltfläche hinzufügen. Auf der anderen Seite können Sie E-Mail-Banner-Designs für die Marketingabteilung entwickeln, die die neuesten Inhalte bewerben und die Anmeldungen erhöhen.
Erwägen Sie ein vereinfachtes Design für Antworten und Weiterleitungen
Durch die Vereinfachung Ihrer E-Mail-Signaturen für Antworten und Weiterleitungen vermeiden Sie eine Überlastung Ihrer E-Mail-Threads. Wenn Sie also zu Beginn Ihrer Kommunikation eine vollständige Version Ihrer E-Mail-Fußzeile mit allen oben genannten Elementen erstellen, können Sie in der kürzeren Version nur Ihren Namen, Ihre Abteilung oder Position und die Unternehmenswebsite hinzufügen.
Fazit
Nachdem Sie alle Best Practices für Unternehmens-E-Mail-Signaturen aufgelistet haben, müssen Sie meiner Meinung nach zugeben, dass Ihr Unternehmen wirklich E-Mail-Signaturen benötigt, um Ihre Marketingbemühungen zu steigern und die Konversionsrate zu steigern. Sie können dies erreichen, indem Sie den E-Mail-Signaturgenerator verwenden, um die E-Mail-Signaturen zu erstellen und intelligent zu gestalten. Dort finden Sie auch die Beispiele für E-Mail-Signaturen, um ein E-Mail-Signaturdesign für Unternehmen zu erstellen, das Ihre Markenbekanntheit steigert. Abgesehen davon können Sie verschiedene Vorlagen erstellen, um verschiedenen Zielen zu dienen, oder E-Mail-Signaturen vereinfachen, wenn sie für Antworten und Weiterleitungen verwendet werden.