企业电子邮件签名最佳实践
已发表: 2022-06-031. 为什么你的公司应该关心电子邮件签名
2. 创建公司电子邮件签名的方法
3. 设计企业电子邮件签名的最佳实践
4.为公司部门创建不同的电子邮件签名模板
5. 考虑回复和转发的简化设计
在当今世界，大多数商务沟通都基于电子邮件，电子邮件签名已成为您品牌的一部分，就像名片的数字版本一样。 这就是为什么很明显你需要让你的公司签名正确。 您将在这里了解不同的创建方法以及有关如何设计完美电子邮件签名的许多提示，并查看最佳电子邮件签名示例。
为什么您的公司应该关心电子邮件签名
如果您认为您的公司不需要公司签名，请三思。 尝试计算您每天使用公司电子邮件发送和接收的电子邮件数量。 现在将此数字乘以您的员工人数。 数学太多？ 为了帮助您，研究人员发现普通上班族每天收到 121 封并发送 40 封商务电子邮件。 这是一个不容错过的巨大营销机会。
精心设计的电子邮件签名有很多真实的、可衡量的好处。 首先，每次您的电子邮件进入客户的收件箱时，都会提高您的品牌知名度。 这就是为什么必须使您的电子邮件签名与您的品牌一致，使用您的公司徽标、特定颜色和字体。 查看下面的电子邮件签名示例。 其次，通过添加可点击的按钮、促销横幅和指向最新内容的链接，您可以提高整体点击率和回复数量。 最后但并非最不重要的一点是，如果您在其中包含 CTA 和指向登录页面的链接，公司签名可以帮助您产生更多潜在客户。 因此，最重要的是，如果您想增加价值并改善营销工作的结果，您现在需要开始使用良好的电子邮件签名。
阅读更多： “逐步电子邮件签名管理指南”
一致性是您的电子邮件签名的第一要务。 那么如何创建一个一致且完美品牌的电子邮件签名呢？ 您可能有几个选项可供选择。
最明显且最简单的解决方案是使用电子邮件签名生成器，例如NEWOLDSTAMP 。 在这里，无需编码或图形设计技能即可为企业创建最佳电子邮件签名。 这样，您只需单击几下鼠标，就可以创建设计良好、交互式、易于定制和集中管理的电子邮件签名。 您将能够在不同的电子邮件客户端和设备上使用它，并充分利用其电子邮件签名营销潜力。
有些人认为，如果他们了解一点 Photoshop，他们就会知道如何设计签名，并且可以轻松创建出色的电子邮件页脚。 是的，在那里你的创造力是无限的，但是，请记住，为了使你的电子邮件签名成为一个强大的营销工具，无论电子邮件客户端或设备如何，你都必须使其可点击、可调整和可见。 如果您使用 Photoshop，您可能会创建出色的公司标志设计，但您将面临电子邮件页脚被视为图片的问题。 所以，它在附件中，或者整个电子邮件可能最终进入垃圾邮件篮。
一些人可能会考虑创建电子邮件签名的另一种方法是使用 HTML。 您可能遇到的第一个困难是您需要了解或学习 HTML 或找到知道它的人。 即使您是 HTML 专家，您仍然需要一些时间来研究您的电子邮件页脚在不同电子邮件客户端中的外观，因为它们可能对签名有不同的技术要求，以及不同设备将如何显示您的电子邮件签名。
资料来源：中
然后是第三个选项 - 在文本编辑器中设计您的电子邮件签名 - 这是完全不行的！ 不要为了你自己的利益这样做，因为你会打开潘多拉盒子，里面有格式混乱、可见性问题，而且看起来很糟糕。
设计企业电子邮件签名的最佳实践
在创建公司电子邮件签名时，遵循公司电子邮件签名指南很重要。 您需要记住的第一件事是一致性和一致性。 您的公司电子邮件签名设计应与您的品牌一致，并在所有员工中统一。您的商务电子邮件代表您的公司，因此可以用作宣传它的工具。 一点建议，在开始为电子邮件设计签名之前，先看看最好的电子邮件签名示例。
单击此处设计一个看起来像最好的企业电子邮件签名示例的电子邮件签名。
公司电子邮件签名的徽标或个人照片
带有徽标的电子邮件签名将提高您的品牌知名度。 每次收件人看到您的带有图像的电子邮件签名时，他们都会将其与您的品牌相关联，从而加强您的品牌认知度——这就是一个好的电子邮件签名品牌的运作方式。 请记住，您的员工不仅是您公司的一部分，也是您的个人品牌大使。 这就是为什么在电子邮件签名中包含照片是个好主意。 请记住使用专业图像，最好以与团队其他成员相同的风格、相同的背景制作，绝对不是自拍或裁剪照片。 电子邮件签名照片本身应该很小，因为如果它很大，加载需要很长时间。 甚至更好的主意是将您的头像上传到服务器并使用 HTML 在您的电子邮件中显示它们。 如果您将面孔放在您的名字上，它会自动使您成为收件人眼中的真实人物。 带有图片的电子邮件签名被认为更友好、更平易近人、个性化和人性化。
最佳企业电子邮件签名字体
在选择您的电子邮件签名字体时，“越简单越好”是首选方法。 电子邮件签名的字体对其可读性和视觉感知有重大影响。 如果您使用一些花哨、古怪的公司字体，最好为您的电子邮件页脚选择更简单、更安全的版本。 特殊的“花式”字体使电子邮件签名变得混乱，并且在不同的电子邮件客户端和设备上可能看起来不一样。 使用安全字体（如 Arial、Verdana、Helvetica 等）将确保您的电子邮件签名看起来干净、整洁、优雅并且完全符合您的预期，无论电子邮件客户端或设备如何。
配色方案
企业电子邮件签名设计的配色方案必须与您的品牌颜色保持一致。 如果您在创意领域工作，您可能会使用大胆和明亮的颜色，但在更正式的商务沟通中可能会不受欢迎。 尽管如此，您仍然可以使用现代而清晰的电子邮件签名黑白配色方案来打造出色的企业品牌，并使您的企业签名在电子邮件中引人注目。 无论在哪个商业领域，您需要记住的黄金法则是使用不超过两种相互补充并坚持使用的颜色。 使用太多颜色会使您正式的商务电子邮件签名变成花哨、草率和不专业的签名。
电子邮件签名联系方式
仅列出相关的联系方式。 您的公司电子邮件签名行显然应该包含您的商业网站、办公室电话号码、您的总部地址。 确保使用所有必要的国际前缀填写电话号码，以避免混淆。 尽量不要让您的电子邮件页脚包含太多信息。 联系方式不应超过 3-4 行，这样就不会压倒电子邮件签名。
社会图标
社交媒体为您的读者提供了另一个与您联系的机会，更多地了解您的公司。 这对于建立业务关系和转换过程非常有帮助。 分析您的数据并为您的客户提供最相关的社交网络。 保持你的形象专业。 您的员工应该在社交网络中使用您公司的业务页面。 将他们自己的帐户链接到电子邮件签名可能会造成尴尬的情况并损害您公司的声誉。
电子邮件签名横幅
在您的电子邮件签名中包含横幅将帮助您宣传您的公司。 电子邮件签名横幅是一种很好的媒介，可以让您的客户了解您公司的最新消息、特别优惠、您赢得的奖项或证书。 如果您正在组织某种活动，例如会议或推出新产品，这是使用电子邮件签名横幅与外界分享此信息的绝佳机会。 不要忘记更新您的电子邮件签名，没有什么比收到无效、过时的信息更让客户失望的了。
其他 CTA 按钮
这些按钮有一些神奇之处，它们只是迫使你点击它们。 这就是为什么在您的电子邮件签名中添加 CTA 按钮是绝对必要的。 除了在您的 CTA 中包含通常的强烈动作词，例如“单击此处”、“查看更多”、“立即购买”，您还可以添加“安排会议”按钮或“预订演示”按钮。 这些按钮不仅将您的收件人带到登录页面填写表格，而且还鼓励客户采取非常具体的行动，这将使您的公司受益。
免责声明
一些国家（例如英国）有特定的法律要求，要求您的公司在所有公司签名中包含免责声明。 如果您的企业所在国家/地区有需要免责声明的特定法律，请咨询您的法律顾问。 如果没有必要，请不要将其添加到页脚，因为它会占用太多空间。 保密声明也是如此。
移动友好
根据最近的一项研究，75% 的消费者表示他们使用智能手机查看电子邮件。 您可能已经注意到自己与移动设备密不可分，如果您忙于忙碌的一天，那么在旅途中查看电子邮件会容易得多。 这就是为什么让您的电子邮件签名尽可能适合移动设备的原因。 您可以使用专门设计的垂直模板或为手机创建简化版本。 在尽可能多的设备上检查和测试您的电子邮件页脚。 确保您的电子邮件签名在所有这些上看起来都无可挑剔。
为公司部门创建不同的电子邮件签名模板
为了通过所有渠道保持品牌的一致性，您应该拥有企业电子邮件签名管理。 这当然并不意味着您不应该为公司内的不同部门创建特定的电子邮件签名。 相反，你应该这样做，因为他们有不同的目标。 例如，对于销售部门，您可以为带有横幅“安排会议”按钮或其他 CTA 按钮的电子邮件添加签名。 另一方面，您可以为营销部门设计电子邮件横幅设计，以宣传最新内容并增加注册量。
考虑回复和转发的简化设计
简化回复和转发的电子邮件签名将帮助您避免电子邮件线程超载。 因此，如果在开始沟通时，您创建了包含上述所有元素的电子邮件页脚的完整版本，在较短的版本中，您可能只包含您的姓名、部门或职位以及公司网站。
结论
在列出所有公司电子邮件签名最佳实践之后，我认为您必须承认您的公司确实需要电子邮件签名，以促进您的营销工作并提高转化率。 您可以通过使用电子邮件签名生成器来创建和巧妙地设计电子邮件签名来实现它。 此外，您还可以在那里找到邮件签名示例来创建商业电子邮件签名设计，从而提高您的品牌知名度。 除此之外，您可以创建不同的模板来服务于不同的目标或简化电子邮件签名（如果它们用于回复和转发）。