แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับลายเซ็นอีเมลองค์กร

การปฏิบัติตามแนวทางลายเซ็นอีเมลขององค์กรเป็นสิ่งสำคัญในขณะที่สร้างลายเซ็นอีเมลขององค์กร สิ่งหนึ่งที่คุณต้องจำไว้คือความสม่ำเสมอและความสม่ำเสมอ การออกแบบลายเซ็นอีเมลของบริษัทควรสอดคล้องกับตราสินค้าและชุดเครื่องแบบของพนักงานทุกคน อีเมลธุรกิจของคุณเป็นตัวแทนของบริษัท ดังนั้นจึงสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการโปรโมตได้ คำแนะนำเล็กๆ น้อยๆ ก่อนเริ่มออกแบบลายเซ็นสำหรับอีเมล ให้ดูตัวอย่างลายเซ็นอีเมลที่ดีที่สุด

คลิกที่นี่เพื่อออกแบบลายเซ็นอีเมลที่จะดูเหมือนตัวอย่างลายเซ็นอีเมลองค์กรที่ดีที่สุด

โลโก้หรือรูปถ่ายส่วนตัวสำหรับลายเซ็นอีเมลของบริษัท

ลายเซ็นอีเมลพร้อมโลโก้จะเพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์ของคุณ ทุกครั้งที่ผู้รับเห็นลายเซ็นอีเมลของคุณพร้อมรูปภาพ พวกเขาจะเชื่อมโยงกับแบรนด์ของคุณ ซึ่งจะทำให้การจดจำแบรนด์ของคุณแข็งแกร่งขึ้น - นี่คือวิธีการทำงานของการสร้างแบรนด์ลายเซ็นอีเมลที่ดี จำไว้ว่าพนักงานของคุณไม่ได้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของบริษัทของคุณ แต่ยังเป็นแบรนด์แอมบาสเดอร์ส่วนตัวของคุณด้วย จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะใส่ รูปถ่ายในลายเซ็นอีเมล อย่าลืมใช้รูปภาพระดับมืออาชีพ ซึ่งควรสร้างในสไตล์เดียวกัน โดยมีพื้นหลังเหมือนกันกับคนอื่นๆ ในทีม ไม่ใช่ภาพเซลฟี่หรือภาพครอบตัด ภาพถ่ายลายเซ็นอีเมลควรมีขนาดเล็กมาก เนื่องจากอาจใช้เวลานานกว่าจะโหลดรูปภาพขนาดใหญ่ หรือแม้แต่ความคิดที่ดีกว่าคือการอัปโหลด headshot ของคุณไปยังเซิร์ฟเวอร์และใช้ HTML เพื่อแสดงในอีเมลของคุณ หากคุณใส่ใบหน้าลงในชื่อของคุณ มันจะทำให้คุณเป็นคนจริงในสายตาของผู้รับโดยอัตโนมัติ ลายเซ็นอีเมลพร้อมรูปภาพจะถูกมองว่าเป็นมิตร เข้าถึงได้ง่ายขึ้น เป็นส่วนตัวและเป็นมนุษย์

แบบอักษรลายเซ็นอีเมลองค์กรที่ดีที่สุด

ในขณะที่เลือกแบบอักษรลายเซ็นอีเมลของคุณ แนวทางที่ 'ยิ่งง่ายยิ่งดี' คือแนวทางปฏิบัติ แบบอักษรสำหรับลายเซ็นอีเมลมีผลกระทบอย่างมากต่อความสามารถในการอ่านและการรับรู้ภาพ หากคุณกำลังใช้ฟอนต์องค์กรที่เก๋ไก๋และแปลกตา คุณควรเลือกเวอร์ชันที่ง่ายกว่าและปลอดภัยกว่าสำหรับส่วนท้ายของอีเมลของคุณ แบบอักษร 'แฟนซี' แบบพิเศษทำให้ลายเซ็นอีเมลยุ่งเหยิงและอาจไม่เหมือนกันในไคลเอนต์อีเมลและอุปกรณ์ต่างๆ การใช้ฟอนต์ที่ปลอดภัย (เช่น Arial, Verdana, Helvetica เป็นต้น) จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าลายเซ็นอีเมลของคุณดูสะอาด เรียบร้อย สง่างาม และตรงตามที่คุณตั้งใจให้ออกมา ไม่ว่าคุณจะใช้โปรแกรมรับส่งเมลหรืออุปกรณ์ใดก็ตาม

โทนสี

โทนสีของการออกแบบลายเซ็นอีเมลขององค์กรต้องสอดคล้องกับสีของแบรนด์ของคุณ หากคุณทำงานในสายงานสร้างสรรค์ คุณอาจเลิกใช้สีที่เข้มและสว่าง แต่อาจดูถูกเมื่ออยู่ในการสื่อสารทางธุรกิจที่เป็นทางการมากขึ้น คุณยังสามารถใช้ลายเซ็นอีเมลขาวดำที่ทันสมัยและคมชัดเพื่อสร้างแบรนด์องค์กรที่ยอดเยี่ยมและสร้างลายเซ็นองค์กรของคุณในอีเมลที่สะดุดตา ไม่ว่าวงการธุรกิจจะเป็นอย่างไร กฎทองที่คุณต้องจำไว้คือการใช้สีไม่เกินสองสีที่เสริมกันและยึดติดกับสีเหล่านั้น การใช้สีมากเกินไปจะทำให้ลายเซ็นอีเมลธุรกิจที่เป็นทางการของคุณกลายเป็นลายเซ็นที่ฉูดฉาด เลอะเทอะ และไม่เป็นมืออาชีพ

รายละเอียดการติดต่อลายเซ็นอีเมล

ระบุเฉพาะรายละเอียดการติดต่อที่เกี่ยวข้อง บรรทัดลายเซ็นของบริษัทสำหรับอีเมลควรมีเว็บไซต์ธุรกิจ หมายเลขโทรศัพท์สำนักงาน ที่อยู่สำนักงานใหญ่ของคุณอย่างชัดเจน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเขียนหมายเลขโทรศัพท์พร้อมคำนำหน้าระหว่างประเทศที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อหลีกเลี่ยงการปะปนกัน พยายามอย่าโหลดส่วนท้ายของอีเมลมากเกินไปด้วยข้อมูลมากเกินไป รายละเอียดการติดต่อควรมีความยาวไม่เกิน 3-4 บรรทัด จึงไม่ล้นหลามลายเซ็นอีเมล

ไอคอนโซเชียล

โซเชียลมีเดียเปิดโอกาสให้ผู้อ่านได้เชื่อมต่อกับคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัทของคุณ สิ่งนี้มีประโยชน์มากในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจและในกระบวนการแปลง วิเคราะห์ข้อมูลของคุณและรวมเครือข่ายโซเชียลที่เกี่ยวข้องมากที่สุดสำหรับลูกค้าของคุณ ให้ภาพของคุณเป็นมืออาชีพ พนักงานของคุณควรใช้หน้าธุรกิจของบริษัทในเครือข่ายสังคมออนไลน์ การเชื่อมโยงบัญชีของตนเองกับ sig อีเมล อาจสร้างสถานการณ์ที่น่าอับอายและทำให้ชื่อเสียงของบริษัทเสื่อมเสีย

แบนเนอร์ลายเซ็นอีเมล

การใส่แบนเนอร์ลงในลายเซ็นอีเมลจะช่วยให้คุณโปรโมตบริษัทได้ แบนเนอร์ลายเซ็นอีเมลเป็นสื่อกลางที่ยอดเยี่ยมในการแจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบเกี่ยวกับข่าวสารล่าสุดของบริษัท ข้อเสนอพิเศษ รางวัล หรือใบรับรองที่คุณได้รับรางวัล หากคุณกำลังจัดกิจกรรมบางอย่าง เช่น การประชุมหรือเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ เป็นโอกาสที่ดีที่จะใช้แบนเนอร์ลายเซ็นอีเมลเพื่อแชร์ข้อมูลนี้กับโลกภายนอก อย่าลืมทำให้ลายเซ็นอีเมลของคุณเป็นปัจจุบัน ไม่มีอะไรทำให้ลูกค้าผิดหวังมากไปกว่าการได้รับข้อมูลที่ไม่ถูกต้องและล้าสมัย

ปุ่ม CTA เพิ่มเติม

มีบางอย่างที่มหัศจรรย์เกี่ยวกับปุ่มต่างๆ ที่พวกเขาเพียงแค่บังคับให้คุณคลิก นั่นเป็นเหตุผลที่การเพิ่มปุ่ม CTA ลงในลายเซ็นอีเมลของคุณเป็นสิ่งที่ต้องมี นอกเหนือจากการรวมคำที่ใช้บังคับตามปกติ เช่น 'คลิกที่นี่', 'ดูเพิ่มเติม', 'ซื้อเลย' ใน CTA ของคุณ คุณสามารถเพิ่มปุ่ม 'กำหนดเวลาการประชุม' หรือปุ่ม 'จองการสาธิต' ได้ ปุ่มเหล่านี้ไม่เพียงแต่นำผู้รับของคุณไปยังแบบฟอร์มการกรอกหน้า Landing Page แต่ยังสนับสนุนให้ลูกค้าดำเนินการอย่างเฉพาะเจาะจง ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทของคุณ

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ

บางประเทศ (เช่น สหราชอาณาจักร) มีข้อกำหนดทางกฎหมายเฉพาะซึ่งบังคับให้บริษัทของคุณระบุข้อจำกัดความรับผิดชอบในลายเซ็นบริษัททั้งหมดของคุณ ตรวจสอบกับที่ปรึกษากฎหมายของคุณว่าประเทศที่ธุรกิจของคุณตั้งอยู่มีกฎหมายเฉพาะซึ่งกำหนดให้มีข้อจำกัดความรับผิดชอบหรือไม่ ถ้าไม่จำเป็น อย่าใส่ไว้ท้ายกระดาษ เพราะจะใช้พื้นที่มากเกินไป เช่นเดียวกับคำแถลงการรักษาความลับ

เป็นมิตรกับมือถือ

จากการศึกษาเมื่อเร็ว ๆ นี้ 75% ของผู้บริโภคบอกว่าพวกเขาใช้สมาร์ทโฟนเพื่อตรวจ สอบ อีเมล คุณอาจสังเกตเห็นว่าตัวเองเป็นคนที่แยกจากกันไม่ได้กับอุปกรณ์เคลื่อนที่ และการเช็คอีเมลระหว่างเดินทางจะง่ายกว่ามากหากคุณต้องเร่งรีบกับวันที่วุ่นวาย ด้วยเหตุนี้ การทำให้ลายเซ็นอีเมลของคุณเป็นมิตรกับอุปกรณ์เคลื่อนที่มากที่สุดจึงเป็นสิ่งสำคัญ คุณสามารถใช้เทมเพลตแนวตั้งที่ออกแบบมาโดยเฉพาะหรือสร้างเวอร์ชันที่เรียบง่ายสำหรับโทรศัพท์มือถือ ตรวจสอบและทดสอบส่วนท้ายของอีเมลบนอุปกรณ์ให้ได้มากที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่า sig อีเมลของคุณดูไร้ที่ติในทุกรายการ

เพื่อรักษาความสอดคล้องของตราสินค้าของคุณในทุกช่องทาง คุณควรมีการจัดการลายเซ็นอีเมลขององค์กร ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่ควรสร้างลายเซ็นอีเมลเฉพาะสำหรับแผนกต่างๆ ภายในบริษัทของคุณ ตรงกันข้าม คุณควรเพราะพวกเขามีเป้าหมายที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น สำหรับฝ่ายขาย คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นสำหรับอีเมลโดยใช้ปุ่ม 'กำหนดเวลาการประชุม' หรือปุ่ม CTA อื่น ในทางกลับกัน คุณสามารถออกแบบแบนเนอร์อีเมลสำหรับแผนกการตลาดที่จะโปรโมตเนื้อหาล่าสุดและเพิ่มการลงชื่อสมัครใช้

พิจารณาการออกแบบที่เรียบง่ายสำหรับการตอบกลับและการส่งต่อ

การลดความซับซ้อนของลายเซ็นอีเมลของคุณสำหรับการตอบกลับและการส่งต่อจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการโหลดเธรดอีเมลของคุณมากเกินไป ดังนั้น ถ้าในตอนเริ่มต้นของการสื่อสาร คุณสร้างเวอร์ชันเต็มของส่วนท้ายอีเมลด้วยองค์ประกอบที่กล่าวถึงข้างต้น ในเวอร์ชันที่สั้นกว่า คุณอาจใส่ชื่อ แผนก หรือตำแหน่งและเว็บไซต์ของบริษัท

บทสรุป

หลังจากระบุแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับลายเซ็นอีเมลขององค์กรทั้งหมดแล้ว ฉันคิดว่าคุณจะต้องยอมรับว่าบริษัทของคุณจำเป็นต้องมีลายเซ็นอีเมลจริงๆ เพื่อเพิ่มความพยายามทางการตลาดและกระตุ้นอัตราการแปลง คุณสามารถทำได้โดยใช้โปรแกรมสร้างลายเซ็นอีเมลเพื่อสร้างและออกแบบลายเซ็นอีเมลอย่างชาญฉลาด นอกจากนี้ คุณจะพบตัวอย่างลายเซ็นอีเมลเพื่อสร้างการออกแบบลายเซ็นอีเมลธุรกิจที่จะเพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์ของคุณ นอกเหนือจากนั้น คุณอาจสร้างเทมเพลตที่แตกต่างกันเพื่อรองรับเป้าหมายที่แตกต่างกัน หรือทำให้ลายเซ็นอีเมลง่ายขึ้น หากใช้สำหรับการตอบกลับและส่งต่อ