Meilleures pratiques de signature d'e-mail d'entreprise
Publié: 2022-06-031. Pourquoi votre entreprise devrait se soucier des signatures électroniques
2. Façons de créer votre signature d'e-mail d'entreprise
3. Concevoir les meilleures pratiques en matière de signatures d'e-mails d'entreprise
4. Créez différents modèles de signature électronique pour les divisions de l'entreprise
5. Envisagez une conception simplifiée pour les réponses et les transferts
Dans le monde d'aujourd'hui, la plupart des communications professionnelles sont basées sur les e-mails, et la signature d'e-mail fait désormais partie de votre image de marque comme une version numérique d'une carte de visite. C'est pourquoi il est assez évident que vous devez obtenir la bonne signature de votre entreprise. Vous découvrirez ici différentes façons de créer et de nombreux conseils sur la façon de concevoir une signature d'e-mail parfaite et de voir les meilleurs exemples de signature d'e-mail.
Pourquoi votre entreprise devrait se soucier des signatures d'e-mails
Si vous pensez que votre entreprise n'a pas besoin d'une signature d'entreprise, détrompez-vous. Essayez de compter le nombre d'e-mails que vous envoyez et recevez chaque jour à l'aide de la messagerie d'entreprise. Multipliez maintenant ce nombre par le nombre de vos employés. Trop de maths ? Pour vous aider, les chercheurs ont découvert qu'un employé de bureau moyen en reçoit 121 et envoie 40 e-mails professionnels par jour. C'est une énorme opportunité de marketing que vous ne pouvez tout simplement pas manquer.
Une signature électronique bien conçue présente de nombreux avantages réels et mesurables. Tout d'abord, chaque fois que votre e-mail arrive dans la boîte de réception de votre client, cela augmente la notoriété de votre marque. C'est pourquoi il est indispensable de rendre votre signature électronique cohérente avec votre marque, en utilisant le logo de votre entreprise, des couleurs et des polices spécifiques. Regardez l'exemple de signature d'e-mail ci-dessous. Deuxièmement, en ajoutant des boutons cliquables, des bannières promotionnelles et des liens vers le contenu le plus récent, vous augmentez votre CTR global et le nombre de réponses. Et enfin, une signature d'entreprise peut vous aider à générer plus de prospects si vous y incluez des CTA et des liens vers une page de destination. Donc, l'essentiel est que vous devez commencer à utiliser de bonnes signatures d'e-mail dès maintenant si vous souhaitez ajouter de la valeur et améliorer les résultats de vos efforts de marketing.
Lire la suite : "Guide de gestion des signatures d'e-mails étape par étape"
La cohérence est une exigence numéro un pour votre signature électronique. Alors, comment pouvez-vous créer une signature d'e-mail cohérente et parfaitement personnalisée ? Vous pouvez avoir le choix entre plusieurs options.
La solution la plus évidente et la plus simple consiste à utiliser des générateurs de signature de courrier électronique, comme NEWOLDSTAMP . Ici, aucune compétence en codage ou en conception graphique n'est requise pour créer les meilleures signatures de courrier électronique pour les entreprises. De cette façon, vous serez en mesure de créer des signatures d'e-mail bien conçues, interactives, facilement personnalisables et gérées de manière centralisée en quelques clics de souris. Vous pourrez l'utiliser sur différents clients et appareils de messagerie et tirer le meilleur parti de son potentiel de marketing par signature électronique.
Certaines personnes pensent que si elles connaissent un peu Photoshop, elles savent comment concevoir une signature et peuvent facilement créer un excellent pied de page d'e-mail. Oui, le ciel est la limite de votre créativité, mais rappelez-vous que pour faire de votre signature électronique un puissant outil marketing, vous devez la rendre cliquable, ajustable et visible, quel que soit le client ou l'appareil de messagerie. Si vous utilisez Photoshop, vous pouvez créer une superbe conception d'enseigne d'entreprise, mais vous serez confronté au problème que le pied de page de votre e-mail est considéré comme une image. Donc, c'est dans le fichier joint, ou tout l'e-mail peut se retrouver dans la corbeille de spam.
Une autre façon de créer des signatures de courrier électronique que certains pourraient envisager consiste à utiliser HTML. La première difficulté que vous pouvez avoir est que vous devez connaître ou apprendre le HTML ou trouver une personne qui le connaît. Même si vous êtes un gourou du HTML, vous avez encore besoin de temps pour rechercher à quoi ressemblera votre pied de page de messagerie dans différents clients de messagerie, car ils peuvent avoir des exigences techniques différentes pour les signatures et comment différents appareils afficheront vos signatures de courrier électronique.
Source : Médium
Ensuite, il y a l'option numéro trois - concevoir votre signature d'e-mail dans un éditeur de texte - c'est totalement impossible ! Ne faites pas cela pour votre propre bien, car vous ouvrirez la boîte de Pandore du désordre de formatage, des problèmes de visibilité, et cela aura l'air horrible.
Concevoir les meilleures pratiques en matière de signatures d'e-mails d'entreprise
Il est important de suivre les directives de signature d'e-mail d'entreprise lors de la création d'une signature d'e-mail d'entreprise. La première chose que vous devez garder à l'esprit est l'uniformité et la cohérence. La conception de la signature électronique de votre entreprise doit être cohérente avec votre marque et uniforme pour tous les employés. Vos e-mails professionnels représentent votre entreprise, ils peuvent donc être utilisés comme un outil pour la promouvoir. Un petit conseil, avant de commencer à concevoir une signature pour e-mail, jetez un œil aux meilleurs exemples de signature e-mail.
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Logo ou photo personnelle pour la signature de l'e-mail de l'entreprise
La signature électronique avec logo augmentera la notoriété de votre marque. Chaque fois que le destinataire verra votre signature électronique avec image, il l'associera à votre marque, renforçant ainsi la reconnaissance de votre marque - c'est ainsi qu'une bonne signature électronique fonctionne. N'oubliez pas que vos employés ne sont pas seulement une partie de votre entreprise, mais aussi les ambassadeurs de votre marque personnelle. C'est pourquoi c'est une excellente idée d'inclure une photo dans la signature de l'e-mail . N'oubliez pas d'utiliser une image professionnelle, de préférence réalisée dans le même style, avec le même arrière-plan, que le reste de votre équipe, et certainement pas un selfie ou des photos recadrées. La photo de la signature de l'e-mail elle-même devrait être assez petite car son chargement prendrait du temps si elle était grande. Ou même une meilleure idée serait de télécharger votre photo sur le serveur et d'utiliser HTML pour les afficher dans vos e-mails. Si vous mettez un visage sur votre nom, cela fait automatiquement de vous une vraie personne aux yeux du destinataire. La signature électronique avec photo est perçue comme plus conviviale, plus accessible, personnelle et humaine.
Meilleures polices de signature d'e-mail d'entreprise
Lors du choix de la police de signature de votre e-mail, « le plus simple est le mieux » est l'approche incontournable. La police de signature des e-mails a un impact significatif sur sa lisibilité et sa perception visuelle. Si vous utilisez une police d'entreprise fantaisiste et originale, il est préférable de choisir une version plus simple et plus sûre pour le pied de page de votre e-mail. Les polices spéciales "fantaisies" encombrent la signature de l'e-mail et peuvent ne pas avoir la même apparence sur différents clients et appareils de messagerie. L'utilisation de polices sûres (comme Arial, Verdana, Helvetica, etc.) garantira que votre signature de courrier électronique est propre, soignée, élégante et exactement comme vous l'aviez prévu, quel que soit le client de messagerie ou l'appareil.
Schéma de couleur
La palette de couleurs de la conception de la signature électronique de l'entreprise doit être cohérente avec les couleurs de votre marque. Si vous travaillez dans un domaine créatif, vous pouvez utiliser des couleurs vives et vives, mais cela peut être mal vu dans une communication professionnelle plus formelle. Néanmoins, vous pouvez utiliser un jeu de couleurs noir et blanc moderne et net pour la signature d'e-mail pour une excellente image de marque d'entreprise et rendre vos signatures d'entreprise accrocheuses dans les e-mails. Peu importe le domaine d'activité, la règle d'or à retenir est de ne pas utiliser plus de deux couleurs qui se complètent et s'y tiennent. L'utilisation de trop de couleurs transformera votre signature d'e-mail professionnelle formelle en signature criarde, bâclée et tout simplement non professionnelle.
Coordonnées de signature d'e-mail
Indiquez uniquement les coordonnées pertinentes. Les lignes de signature de votre entreprise pour les e-mails doivent évidemment contenir le site Web de votre entreprise, le numéro de téléphone de votre bureau, l'adresse de votre siège social. Assurez-vous d'écrire le numéro de téléphone avec tous les préfixes internationaux nécessaires pour éviter les confusions. Essayez de ne pas surcharger le pied de page de votre e-mail avec trop d'informations. Les coordonnées ne doivent pas prendre plus de 3-4 lignes, afin de ne pas submerger la signature de l'e-mail.
Icônes sociales
Les médias sociaux offrent à vos lecteurs une autre occasion de communiquer avec vous et d'en savoir plus sur votre entreprise. Ceci est très utile pour établir des relations d'affaires et dans le processus de conversion. Analysez vos données et incluez les réseaux sociaux les plus pertinents pour vos clients. Gardez votre image professionnelle. Vos employés doivent utiliser les pages professionnelles de votre entreprise sur les réseaux sociaux. Lier leurs propres comptes à la signature électronique peut créer des situations embarrassantes et ternir la réputation de votre entreprise.
Bannière de signature d'e-mail
L'ajout d'une bannière à votre signature électronique vous aidera à promouvoir votre entreprise. Les bannières de signature électronique sont un excellent moyen d'informer vos clients des dernières nouvelles de votre entreprise, des offres spéciales, des récompenses ou des certificats que vous avez gagnés. Si vous organisez un événement, comme une conférence ou le lancement d'un nouveau produit, c'est une excellente occasion d'utiliser des bannières de signature électronique pour partager ces informations avec le monde extérieur. N'oubliez pas de garder votre signature électronique à jour, rien ne déçoit plus un client que de recevoir des informations invalides et obsolètes.
Boutons CTA supplémentaires
Il y a quelque chose de magique dans les boutons, ils vous obligent simplement à cliquer dessus. C'est pourquoi l'ajout de boutons CTA à vos signatures d'e-mail est un must absolu. En plus d'inclure les mots d'action forts habituels, comme "Cliquez ici", "Voir plus", "Acheter MAINTENANT" dans votre CTA, vous pouvez ajouter un bouton "Planifier une réunion" ou un bouton "Réserver une démo". Ces boutons ne se contentent pas d'amener votre destinataire vers les formulaires de remplissage de la page de destination, mais ils l'encouragent à effectuer une action très spécifique, qui profitera à votre entreprise.
Clause de non-responsabilité
Certains pays (par exemple, le Royaume-Uni) ont des exigences légales spécifiques qui obligent votre entreprise à inclure une clause de non-responsabilité dans toutes les signatures de votre entreprise. Vérifiez auprès de vos conseillers juridiques si le pays où votre entreprise est située a des lois spécifiques qui nécessitent une clause de non-responsabilité. Si ce n'est pas nécessaire, ne l'ajoutez pas au pied de page, car cela prend trop de place. Il en va de même pour une déclaration de confidentialité.
Adapté aux mobiles
Selon une étude récente, 75% des consommateurs déclarent utiliser leur smartphone pour consulter leurs e-mails . Vous avez peut-être remarqué vous-même que vous êtes assez inséparable de votre appareil mobile, et il est beaucoup plus facile de consulter vos e-mails en déplacement si vous vous précipitez dans une journée mouvementée. C'est pourquoi, il est essentiel de rendre votre signature électronique aussi mobile que possible. Vous pouvez utiliser un modèle vertical spécialement conçu ou créer une version simplifiée pour un téléphone mobile. Vérifiez et testez les pieds de page de vos e-mails sur autant d'appareils que possible. Assurez-vous que votre signature de courrier électronique est impeccable sur chacun d'eux.
Créez différents modèles de signature électronique pour les divisions de l'entreprise
Afin de maintenir la cohérence de votre image de marque sur tous les canaux, vous devez disposer d'une gestion des signatures d'e-mails d'entreprise. Cela ne signifie certainement pas que vous ne devez pas créer de signatures d'e-mail spécifiques pour différentes divisions de votre entreprise. Au contraire, vous devriez, car ils ont des objectifs différents. Par exemple, pour le service commercial, vous pouvez ajouter des signatures pour les e-mails avec un bouton de bannière "Planifier une réunion" ou un autre bouton CTA. D'autre part, vous pouvez concevoir des bannières de courrier électronique pour le service marketing qui feront la promotion du contenu le plus récent et augmenteront les inscriptions.
Envisager une conception simplifiée pour les réponses et les transferts
Simplifier vos signatures d'e-mails pour les réponses et les transferts vous aidera à éviter de surcharger vos fils de discussion. Ainsi, si au début de votre communication, vous créez une version complète du pied de page de votre e-mail avec tous les éléments mentionnés ci-dessus, dans la version plus courte, vous pouvez simplement inclure votre nom, votre service ou votre poste et le site Web de votre entreprise.
Conclusion
Après avoir listé toutes les meilleures pratiques en matière de signature d'e-mails d'entreprise, je pense que vous devrez admettre que votre entreprise a vraiment besoin de signatures d'e-mails pour booster vos efforts marketing et augmenter le taux de conversion. Vous pouvez y parvenir en utilisant le générateur de signature électronique pour créer et concevoir intelligemment les signatures électroniques. Vous y trouverez également des exemples de signature de courrier électronique pour créer une conception de signature de courrier électronique professionnelle qui augmentera la notoriété de votre marque. En dehors de cela, vous pouvez créer différents modèles pour servir différents objectifs ou simplifier les signatures de courrier électronique, s'ils sont utilisés pour les réponses et les transferts.