如何在不粗魯的情況下要求客戶付款（包括電子郵件模板）

因此，經過大量專注、奉獻和富有成效的工作，您已經完成並交付了另一個自由職業項目。 而且，現在是真正困難的部分的時候了——等待獲得報酬。

有時，您會在之前與客戶商定的日期獲得報酬，而不是遲早的事。

可悲的是，通常情況下，您會發現自己等到了約定的時間點。

起初，您會堅信您的付款將很快得到處理。 但是，隨著時間的流逝而您的付款沒有到來，您需要自己採取行動並直接要求付款。

以下是如何在不粗魯的情況下要求付款，方法是向客戶發送付款請求電子郵件，並附上可以用作示例的未完成的付款請求信——此外，還有一些額外的提示、策略和備用計劃：

“粗魯”是什麼意思？

很多人在談到金錢時會感到不安——付款往往是工作人員在工作完成後認為（或喜歡認為）暗示的一個禁忌話題。

因此，許多專業人士避免公開討論付款，因為他們害怕被視為粗魯或通過詢問他們認為客戶認為不言而喻的事情而使自己尷尬。

不幸的是，這導致專業人士在他們的付款請求中表現得過於禮貌和含糊不清，很少直接要求付款——即使逾期數周和數月也是如此。

如果您對直接向客戶付款感到不安，請先問自己一些重要問題：

• 您是否按照與客戶的約定完成了工作？
  • 你很可能有。
• 當您按照您的約定完成並交付項目時，客戶是否知道他們需要向您付款？
  • 你可能事先已經討論過這個問題。 另外，您的客戶不太可能免費執行他/她自己的工作。 那麼，為什麼要期望您免費工作呢？
• 你要求的錢比你最初同意的要多嗎？
  • 你很可能不是。
• 如果客戶與一家大公司合作而不是與您合作，他或她會考慮不付錢嗎？
  • 他們可能甚至不會考慮不付錢給一家大公司——除非他們想處理訴訟和負面宣傳

如果您對所有這些問題的回答都類似，那麼當您以直截了當的方式要求付款時，您就沒有什麼可難過的了——您已經完成了工作協議，現在您期望您的客戶也這樣做是合乎邏輯的.

當然，您的目標是在您的請求中表現得專業、善良和有禮貌，並避免因客戶的逾期發票而對客戶發脾氣——但是，直接、準確和堅持始終是您的最佳選擇。

何時向客戶發送付款請求電子郵件？

在考慮如何要求為所提供的服務付款時，您可能會遇到的第一個問題是——何時要求付款？

事實是，您不應該等待太久 - 最好在付款到期日之前和之後發送一些較短的電子郵件：

#1 付款提醒信- 付款到期日前一周

#2 付款提醒信- 付款到期日的日期

#3付款提醒信- 付款到期日後一周

#4 付款提醒信– 付款到期日後兩週

#5 付款提醒信- 付款到期日後一個月

如果您定期發送發票電子郵件，您將保持禮貌和耐心，但也會向您的客戶表明您在發票和付款方面是專業的。 您還將表明您是一個重視他/她的工作的人，從而促使客戶也重視它。

如何在電子郵件中要求付款？

以下是您可以如何表達您發送給客戶的每個請求付款信的個人：

索要付款電子郵件樣本 #1 –付款到期日前一周

怎麼寫？

️ 友善

️短

️ 內容豐富

示例電子郵件＃1：

→下載付款示例電子郵件模板 #1    

為什麼要這樣寫？ 您無需在第一封發票電子郵件中直接要求付款——您只需確保您的客戶事先了解您的付款條款和基本信息。 通過在付款日期之前發送發票電子郵件，您可以確保客戶有足夠的時間來收集和整理付款文件。 此外，您還可以將自己定位為定期跟踪發票的專業人士，並在客戶未按時付款時發送提醒電子郵件。

索取付款電子郵件樣本 #2 –付款到期日

怎麼寫？

️ 友善

️短

️ 有明確的行動號召

電子郵件示例 #2：

→下載付款示例電子郵件模板 #2

為什麼要這樣寫？ 這仍然只是另一個禮貌的提醒，所以請保持完全友好的語氣——賬單還沒有逾期。 最有效的選擇是使這封電子郵件簡潔明了——直接致電付款，以便在今天的付款期限內完成。

索要付款電子郵件樣本 #3 –付款到期日後一周 

怎麼寫？

️ 內容豐富

️ 更堅定的語氣

️ 強調發票逾期的時間

️ 在附件中附上發票副本

電子郵件樣本#3：

→下載付款示例電子郵件模板 #3  

為什麼要這樣寫？ 這是您關於發票逾期的第一封電子郵件 - 因此，您需要保持更堅定的語氣並包含簡單的 CTA。 確保重複基本發票信息——包括發票編號、發送給客戶的日期以及應付總額。 您仍在為您的客戶提供懷疑的好處，因此請確保您還在附件中包含發票本身的副本 - 也許您會發現附件有問題，並且客戶沒有收到發票。

索要付款電子郵件樣本 #4 –付款到期日後兩週

怎麼寫？

️直接

️ 清除 CTA

️ 要求客戶確認他們收到發票電子郵件

️ 強調發票逾期的時間

️ 在附件中附上發票副本

示例電子郵件＃4：

→下載付款示例電子郵件模板 #4

為什麼要這樣寫？ 當您的第二封直接提醒電子郵件告訴客戶他/她的付款逾期時，您需要更加堅定和直接。 明確的行動呼籲並要求客戶確認他們收到了發票電子郵件，這將減少客戶忽略電子郵件的機會。

儘管現在懷疑的好處已經基本消失，但發送另一個發票附件將使過去打開附件有困難的客戶知道發票。 至於故意忽略您的發票電子郵件的客戶，好吧，他/她會得到另一個不忽略您的理由。

索要付款電子郵件樣本 #5 – 付款到期日後一個月

怎麼寫？

️直接

️ 更堅定和更強硬的方法

️ 依舊專業又親切

️不要把它變成個人的

示例電子郵件 #5：

→下載付款示例電子郵件模板 #5

為什麼要這樣寫？ 考慮到您已經發送了幾封完全被忽略的發票電子郵件，您可以自由地對這封請求付款信採取更堅定、更嚴厲的方法——只要確保您盡可能保持專業和友善。 如果您求助於威脅和直接指控，您可能會顯得不專業並損害您的聲譽——而且您獲得報酬的可能性也會降低。

如果你仍然沒有得到報酬怎麼辦？

有時，儘管您盡了最大的努力發送電子郵件，您仍然不會得到報酬，或收到任何形式的回复。

在這種情況下，當您沒有得到回复（並開始失去耐心）時，是時候放棄電子郵件了——直接給客戶打電話。 大多數情況下，與客戶進行一次簡單直接的交談就足以直截了當。

通過電話與客戶交談時，請確保勾選以下框：

自我介紹並解釋你打電話的原因

清晰、簡潔、禮貌和簡短

說清楚

不要使用俚語和表達方式

不要直接指責客戶不付錢給你

保持客觀和禮貌的語氣，讓您的客戶從懷疑中受益

在對話結束前總結所有同意的細節

如果對要對您的客戶說什麼有疑問，只需從以下內容開始：

無論對話如何從那裡繼續進行，您都可能會收到一些關於您的付款遲到並且您的發票電子郵件沒有收到回复的答案：

• 您可能會發現您發送發票電子郵件的電子郵件地址是錯誤的，並且您精心製作的所有電子郵件最終都進入了收件箱的深淵
• 您可能會發現您一直在將發票電子郵件發送給錯誤的人，尤其是當您與一家大公司開展業務時

無論原因是什麼，如果您通過電話與客戶交談，您將更有可能了解它。

與通過電子郵件相比，您還可以更輕鬆地完善完成付款的詳細信息 - 可能是因為您無需等待很長時間即可收到回复。

如果您的備份計劃不起作用怎麼辦？

如果你真的不走運，你的客戶可能不會接電話：

• 也許他們正在開會並試圖集中註意力，所以他們把手機調成靜音
• 也許他們沒有記住您的電話號碼，並且不喜歡接聽來自未知號碼的電話
• 也許通過電話交談會讓他們感到不舒服，他們更願意避免它

在任何情況下，如果您已經有了客戶的電話號碼，您可以嘗試將短信作為一種更簡單快捷的快速聯繫方式——只需發送以下內容：

發送這樣的文本感覺比直接電話交談更平易近人，並且讓不喜歡通過電話交談的客戶更放心。

很有可能，一旦客戶了解您的身份，您就會接到他們的電話，或一條消息，表明何時是回電的好時機。

按時獲得報酬的提示和策略

大多數時候，如果您不確定與您合作的客戶是否會付錢給您，那麼採取預防措施可能比在完成並交付項目後追逐他們更好的策略。

這裡有一些方法可以最大限度地提高客戶為您的工作付費的機會：

向客戶提供您工作的準確記錄

如果您始終擁有為客戶完成的工作的準確和透明的記錄，那麼您將始終有證據證明他們欠您付款。

與客戶實現完全透明和問責，以及與他們建立更好、更值得信賴的關係的最佳選擇是使用計時器跟踪器 Clockify。 有了它，您將能夠：

• 跟踪所有客戶相關和項目相關工作的時間
• 根據您在應用程序中直接設置的小時費率自動計算您跟踪的工作的收入
• 生成、保存和導出報告，然後您可以發送給客戶

下載報告樣本

通過這樣做，您將向客戶提供您為他們完成的工作的清晰概覽、您在截止日期內完成的具體證明，以及他們所欠的干淨金額——所有這些都是數據為您的發票提供進一步的權重。

選擇一個出色的支付處理器

為了進一步簡化付款問題，您需要選擇一個既對您有效又對客戶易於使用的自由支付處理器。

PayPal 是一種高效的標準選擇，但您也可以嘗試其他有用的支付處理器，具體取決於您自己的偏好、客戶的便利性以及您居住的地區。

高效開票

具有專業外觀的發票將增加您獲得報酬的機會——為此您可以嘗試許多發票工具。

此類工具可幫助您組織和維護到期付款和發票。

此外，這些工具中的大多數還會在發票過期時向您發送提醒，您不必擔心因為雜亂無章或忘記發送發票而錯過付款。

簽訂合同

有時，最好將您的權利和義務寫在紙上——合同可能不是您工作中最關鍵的元素，特別是如果您經營一家小企業，但它可能有助於使天平向您傾斜。

簽訂合同時，請確保包含以下要素：

• 合同當事人
• 準確的項目交付和付款條件
• 項目完成時闡明知識產權問題的段落
• 在全額付款之前，說明您的作品是您的知識產權的段落
• 原支付日逾期時有關罰款的段落
• 一段闡明在發生爭議時應該做什麼的段落

您還可以就合同中應包含的其他元素諮詢法律實體。

即使合同仍然不能保證客戶會付錢給你，它仍然可以鼓勵他們不要猶豫太久。

要求預付押金

要求預付款是您應該在合同中包含的另一個元素，但它值得特別強調 - 因為它可以幫助您將認真的客戶與可能因付款而保釋的客戶區分開來。

如果客戶願意提前支付部分約定的金額，他或她很可能會認真地在項目結束時全額支付給你——否則，他們可能會不同意你合同中的這一部分，或者完全拒絕簽名。

作為替代方案，如果您認為高額預付款會使可能對您的工作保持警惕的首次客戶拒之門外，您可以在達到某些項目里程碑時要求向您支付較小的款項。

總之…

當想知道如何在不粗魯的情況下要求付款時，您需要記住的最重要的事情是直接，但也要善良和專業。

寫幾封您將定期發送的付款提醒電子郵件。

請務必在付款日期之前發送一封發票電子郵件，並在付款到期日發送一封發票電子郵件，以便您的客戶有足夠的時間進行必要的安排。

之後，您應該發送幾封直接要求付款的電子郵件——每封電子郵件的語氣都更堅定、更直接，但仍然不帶人情味和友好。

除非客戶回复您的電子郵件，否則您發送到的電子郵件地址可能存在問題，或者您沒有意識到類似的問題 -如果在發送整整一個月的電子郵件後沒有回复，請轉而致電或發短信給客戶。

作為額外的支持，請採取額外的預防措施，以確保客戶有機會按時全額付款：

• 以您跟踪他們項目的時間的形式向客戶提供您所做工作的證明
• 以時間跟踪報告的形式為客戶提供他們應向您支付的金額的精確計算
• 選擇高效的支付處理器
• 使用發票工具製作具有專業外觀的付款邀請發票
• 簽訂一份合適的合同——最好有押金條款