Cómo solicitar un pago a un cliente sin ser grosero (plantillas de correo electrónico incluidas)

Entonces, después de mucho enfoque, dedicación y trabajo productivo, ha terminado y entregado otro proyecto independiente. Y ahora es el momento de la parte realmente difícil: esperar a que le paguen.

A veces, te pagarán en la fecha previamente acordada con el cliente, no mucho antes o después.

La mayoría de las veces, lamentablemente, te encontrarás esperando más allá del punto acordado.

Al principio, tendrá buena fe en que su pago se procesará pronto. Pero, a medida que pasa el tiempo y su pago no llega, deberá tomar medidas usted mismo y solicitar el pago directamente.

Aquí le mostramos cómo solicitar un pago sin ser grosero, escribiendo un correo electrónico de solicitud de pago a un cliente, con cartas de solicitud de pago pendientes que puede usar como ejemplos, además de algunos consejos, estrategias y planes alternativos adicionales:

¿Qué significa ser "grosero"?

Mucha gente se siente incómoda cuando habla de dinero: el pago suele ser un tema tabú que la gente que trabaja piensa (o le gusta pensar) que implica después de terminar un trabajo.

Por lo tanto, muchos profesionales evitan discutir abiertamente el pago por temor a ser percibidos como groseros o avergonzados al preguntar sobre algo que creen que un cliente encuentra evidente.

Desafortunadamente, esto lleva a que los profesionales actúen de manera demasiado educada y vaga en sus solicitudes de pago, y rara vez solicitan el pago directamente , incluso cuando tienen semanas o meses de retraso.

Si alguna vez se siente incómodo al pedirle a un cliente el pago directamente, primero hágase algunas preguntas importantes:

• ¿Ha completado el trabajo según lo acordado con el cliente?
  • Lo más probable es que tengas.
• ¿Sabía el cliente que debe pagarle cuando termine y entregue el proyecto según lo acordado?
  • Probablemente hayas discutido esto de antemano. Además, es muy poco probable que su cliente realice su propio trabajo de forma gratuita. Entonces, ¿por qué debería esperarse de usted que trabaje gratis?
• ¿Está pidiendo más dinero del que acordó inicialmente?
  • Lo más probable es que no lo estés.
• Si el cliente estuviera trabajando con una gran empresa en lugar de contigo, ¿consideraría no pagarles?
  • Probablemente ni siquiera pensarían en no pagarle a una gran empresa, a menos que quieran lidiar con una demanda y publicidad negativa.

Si responde de manera similar a todas estas preguntas, no tiene nada de qué sentirse mal al solicitar el pago de una manera directa: ha entregado su acuerdo final del trabajo, y ahora es lógico que espere lo mismo de su cliente. .

Por supuesto, su objetivo será ser profesional, amable y educado en sus solicitudes, y evitar hacer una rabieta al cliente por sus facturas vencidas, pero ser directo, preciso y persistente es siempre el camino a seguir.

¿Cuándo enviar un correo electrónico de solicitud de pago a un cliente?

Al pensar en cómo solicitar el pago de los servicios prestados, la primera pregunta que probablemente tendrá es: ¿ cuándo solicitar el pago?

La verdad es que no debe esperar demasiado; preferiblemente, debe enviar una serie de correos electrónicos más breves antes y después de la fecha de vencimiento del pago:

Carta de recordatorio de pago n.º 1 : una semana antes de la fecha de vencimiento del pago

#2 carta de recordatorio de pago : el día de la fecha de vencimiento del pago

#3 carta de recordatorio de pago : una semana después de la fecha de vencimiento del pago

#4 carta de recordatorio de pago : dos semanas después de la fecha de vencimiento del pago

#5 carta de recordatorio de pago : un mes después de la fecha de vencimiento del pago

Si envía sus correos electrónicos de facturación en intervalos tan regulares, seguirá siendo educado y paciente, pero también mostrará a sus clientes que es profesional con respecto a sus facturas y asuntos de pago. También demostrarás que eres alguien que valora su trabajo, incitando al cliente a que también lo valore.

¿Cómo solicitar el pago en un correo electrónico?

Así es como puede redactar cada carta de solicitud de pago individual que envía a su cliente:

Solicite la muestra de correo electrónico de pago n.º 1: una semana antes de la fecha de vencimiento del pago

¿Cómo escribirlo?

️ amistoso

️ Corto

️ Informativo

MUESTRA DE CORREO ELECTRÓNICO #1:

→ DESCARGAR PLANTILLA DE CORREO ELECTRÓNICO DE MUESTRA DE PAGO #1    

¿Por qué escribirlo así? No es necesario que solicite el pago directamente en el primer correo electrónico de la factura; solo debe asegurarse de que su cliente conozca bien sus condiciones de pago y la información básica de antemano. Al enviar un correo electrónico de factura antes de la fecha de pago, se asegura de que el cliente tenga suficiente tiempo para recopilar y organizar la documentación de pago. Además, se posicionará como un profesional que realiza un seguimiento regular de las facturas y envía correos electrónicos de recordatorio si el cliente no paga a tiempo.

Solicite la muestra de correo electrónico de pago n.º 2: el día de la fecha de vencimiento del pago

¿Cómo escribirlo?

️ amistoso

️ Corto

️ Con un claro llamado a la acción

MUESTRA DE CORREO ELECTRÓNICO #2:

→ DESCARGAR PLANTILLA DE CORREO ELECTRÓNICO DE MUESTRA DE PAGO #2

¿Por qué escribirlo así? Este es solo otro recordatorio cortés, así que mantenga un tono completamente amigable: la factura aún no está vencida. La opción más efectiva es hacer que este correo electrónico sea claro y conciso, con una llamada directa para realizar el pago a fin de cumplir con la fecha límite de pago de hoy.

Pedir muestra de correo electrónico de pago n.º 3: una semana después de la fecha de vencimiento del pago  

¿Cómo escribirlo?

️ Informativo

️ Tono más firme

️ Énfasis en el tiempo de vencimiento de la factura

️ Incluya una copia de la factura en el archivo adjunto

MUESTRA DE CORREO ELECTRÓNICO #3:

→ DESCARGAR PLANTILLA DE CORREO ELECTRÓNICO DE MUESTRA DE PAGO #3  

¿Por qué escribirlo así? Este es su primer correo electrónico sobre el vencimiento de la factura, por lo que deberá mantener un tono más firme e incluir un CTA directo. Asegúrese de repetir la información básica de la factura, incluido el número de factura, la fecha en que se envió al cliente y el monto total adeudado. Todavía le está dando a su cliente el beneficio de la duda, así que asegúrese de incluir también una copia de la factura en el archivo adjunto; tal vez descubra que el archivo adjunto estaba defectuoso y que el cliente no recibió la factura.

Pedir muestra de correo electrónico de pago n.º 4: dos semanas después de la fecha de vencimiento del pago

¿Cómo escribirlo?

️ Directo

️ Borrar llamada a la acción

️ Pídale al cliente que confirme que recibió el correo electrónico de la factura

️ Énfasis en el tiempo de vencimiento de la factura

️ Incluya una copia de la factura en el archivo adjunto

MUESTRA DE CORREO ELECTRÓNICO #4:

→ DESCARGAR PLANTILLA DE CORREO ELECTRÓNICO DE MUESTRA DE PAGO #4

¿Por qué escribirlo así? Como su segundo correo electrónico de recordatorio directo para informarle al cliente que su pago está atrasado, deberá ser aún más firme y directo. Una llamada a la acción clara y pedirle al cliente que confirme que recibió el correo electrónico de la factura reducirá las posibilidades de que el cliente ignore el correo electrónico.

Aunque el beneficio de la duda ya casi no existe, enviar otro archivo adjunto de la factura hará que el cliente que tuvo problemas para abrir el archivo adjunto en el pasado conozca la factura. En cuanto al cliente que está ignorando a propósito los correos electrónicos de tus facturas, tendrá otra razón menos para ignorarte.

Solicite la muestra de correo electrónico de pago n.º 5 : un mes después de la fecha de vencimiento del pago

¿Cómo escribirlo?

️ Directo

️ Un enfoque más firme y duro

️ Todavía profesional y amable

️ No lo hagas personal

MUESTRA DE CORREO ELECTRÓNICO #5:

→ DESCARGAR PLANTILLA DE CORREO ELECTRÓNICO DE MUESTRA DE PAGO #5

¿Por qué escribirlo así? Teniendo en cuenta que ya ha enviado un par de correos electrónicos con facturas que se han ignorado por completo, puede adoptar un enfoque más firme y estricto con esta carta de solicitud de pago; solo asegúrese de seguir siendo profesional y amable tanto como sea posible. Si recurre a las amenazas y las acusaciones directas, corre el riesgo de parecer poco profesional y de empañar su reputación, y es menos probable que le paguen.

¿Qué pasa si todavía no te pagan?

A veces, a pesar de todos sus mejores esfuerzos de envío de correos electrónicos, aún no le pagarán ni recibirá ningún tipo de respuesta.

En tales casos, cuando no recibe una respuesta (y comienza a perder la paciencia), es hora de dejar de enviar correos electrónicos y llamar directamente al cliente . La mayoría de las veces, una simple conversación directa con el cliente es suficiente para aclarar muchas cosas.

Cuando hable con el cliente por teléfono, asegúrese de marcar las siguientes casillas:

Preséntate y explica por qué llamas

Sea claro, conciso, cortés y breve.

Habla claro

No use palabras y expresiones de jerga.

No hagas acusaciones directas de que el cliente no te paga

Mantenga un tono impersonal y cortés que le dé a su cliente el beneficio de la duda.

Resuma todos los detalles acordados antes de que finalice la conversación.

Si tiene dudas sobre qué decirle a su cliente, simplemente comience con:

No importa cómo continúe la conversación a partir de ahí, es probable que obtenga algunas respuestas sobre el retraso en el pago y los correos electrónicos de facturación que no reciben respuesta:

• Es posible que descubra que la dirección de correo electrónico a la que ha estado enviando correos electrónicos de facturas es incorrecta y que todos sus correos electrónicos cuidadosamente elaborados terminaron en un abismo en la bandeja de entrada.
• Es posible que descubra que ha estado enviando sus correos electrónicos de facturas a la persona equivocada, especialmente si está haciendo negocios con una empresa más grande.

Cualquiera que sea la razón, es más probable que te enteres si hablas con tu cliente por teléfono.

También podrá pulir los detalles para finalizar ese pago de una manera más rápida que por correo electrónico, probablemente porque no tendrá que esperar mucho para recibir la respuesta.

¿Qué pasa si su plan de respaldo no funciona?

Si realmente no tiene suerte, es posible que su cliente no conteste el teléfono:

• Tal vez están en medio de una reunión e intentan concentrarse en ella, por lo que han puesto su teléfono en silencio.
• Tal vez no tengan memorizado tu número de teléfono y no les guste contestar llamadas de números desconocidos.
• Tal vez hablar por teléfono les hace sentir incómodos y prefieren evitarlo.

En cualquier caso, si ya tiene el número de su cliente, puede intentar enviar mensajes de texto como una forma más fácil y rápida de ponerse en contacto rápidamente, simplemente envíe algo como:

Enviar un texto de este tipo se siente más accesible que tener una conversación telefónica directa, y hace que los clientes a los que no les gusta hablar por teléfono se sientan más cómodos.

Lo más probable es que, una vez que el cliente comprenda quién eres, recibirás una llamada de ellos o un mensaje que indica cuándo sería un buen momento para devolver la llamada.

Consejos y estrategias para cobrar a tiempo

La mayoría de las veces, si no está seguro de que un cliente con el que está trabajando le pagará, tomar precauciones puede ser una mejor táctica que perseguirlo después de haber terminado y entregado el proyecto.

Aquí hay algunas formas en que puede maximizar las posibilidades de que un cliente le pague por su trabajo:

Proporcione al cliente registros precisos de su trabajo.

Si siempre tiene registros precisos y transparentes del trabajo que terminó para un cliente, siempre tendrá pruebas de que le deben el pago.

Su mejor opción para lograr total transparencia y responsabilidad con sus clientes, así como construir una relación mejor y más confiable con ellos, es usar el rastreador de temporizador Clockify. Con él, podrás:

• Realice un seguimiento del tiempo en todo el trabajo relacionado con el cliente y el proyecto
• Haga que las ganancias por el trabajo que rastreó se calculen automáticamente, en función de las tarifas por hora que establezca directamente dentro de la aplicación
• Genere, guarde y exporte informes que luego puede enviar al cliente

Descargar informe de muestra

Al hacerlo, proporcionará a los clientes una visión general clara del trabajo que ha realizado para ellos, una prueba concreta de que ha terminado dentro del plazo, así como la cantidad limpia que deben, todos los cuales son datos que da más peso a sus facturas.

Elija un excelente procesador de pagos

Para facilitar aún más el asunto del pago, deberá decidirse por un procesador de pagos independiente que sea eficiente para usted y fácil de usar para el cliente.

PayPal es una opción estándar eficiente, pero también hay otros procesadores de pago útiles que puede probar, según sus propias preferencias, la comodidad de su cliente y la región en la que vive.

Factura eficientemente

Una factura de aspecto profesional aumentará las posibilidades de que le paguen, y hay muchas herramientas de facturación que puede probar para este fin.

Dichas herramientas lo ayudan a organizar y mantener en orden sus pagos y facturas adeudados.

Además, la mayoría de estas herramientas también le envían recordatorios cuando la factura está vencida, y no tendrá que preocuparse por perder un pago porque no estaba organizado o porque simplemente olvidó enviar una factura.

dibujar un contrato

A veces, es mejor poner sus derechos y obligaciones por escrito: un contrato puede no ser el elemento más crucial en su trabajo, especialmente si tiene una pequeña empresa, pero puede ayudar a inclinar la balanza a su favor.

Al redactar un contrato, asegúrese de incluir los siguientes elementos:

• Las partes involucradas en el contrato
• Las condiciones precisas de entrega y pago del proyecto
• Un pasaje que aclara el asunto de la propiedad intelectual al finalizar el proyecto
• Un pasaje que indique que su trabajo es su propiedad intelectual hasta que se realice el pago completo
• Un pasaje sobre una multa en caso de que la fecha de pago original esté vencida
• Un pasaje que aclara lo que se debe hacer en caso de disputa

También puede consultar a una entidad legal sobre otros elementos que debe incluir en su contrato.

Incluso si el contrato aún no puede garantizar que los clientes le paguen, aún puede alentarlos a no dudar demasiado con sus pagos.

Pide un depósito por adelantado

Solicitar un anticipo es otro elemento que debe incluir en su contrato, pero merece un énfasis adicional, ya que lo ayuda a separar a los clientes serios de los que probablemente pagarán.

Si un cliente está dispuesto a pagar parte de la cantidad acordada por adelantado, es probable que se tome en serio el pago total al final del proyecto; de lo contrario, es probable que no vea con buenos ojos esta sección de su contrato o se niegue rotundamente. para firmarlo

Como alternativa, si cree que un fuerte depósito por adelantado rechazaría a los clientes primerizos que pueden desconfiar de su trabajo, puede solicitar que se le hagan pagos más pequeños cuando alcance ciertos hitos del proyecto.

En resumen…

Cuando se pregunte cómo solicitar un pago sin ser grosero, lo más importante que debe recordar es ser directo, pero también amable y profesional.

Escriba varios correos electrónicos de recordatorio de pago que enviará en intervalos regulares.

Es importante enviar un correo electrónico con la factura antes de la fecha de pago y otro correo electrónico con la factura el día en que vence el pago , para que sus clientes tengan suficiente tiempo para hacer los arreglos necesarios.

Luego, debe enviar varios correos electrónicos con solicitudes directas de pago , cada uno con un tono más firme y directo, pero aún impersonal y amigable.

A menos que el cliente responda sus correos electrónicos, tal vez haya un problema con la dirección de correo electrónico a la que está enviando, o un problema similar que no conoce; en caso de que no haya respuesta después de un mes completo de enviar correos electrónicos, llame o envíe un mensaje de texto al cliente .

Como apoyo adicional, tome precauciones adicionales para asegurarse de que el cliente tenga todas las posibilidades de pagarle a tiempo y en su totalidad:

• Proporcione a los clientes una prueba del trabajo que ha realizado, en forma de tiempo que registró en su proyecto
• Proporcione a los clientes los cálculos precisos de la cantidad que deben pagarle, en forma de informes de seguimiento de tiempo
• Elija un procesador de pagos eficiente
• Use una herramienta de facturación para hacer facturas de aspecto profesional que inviten a pagar
• Elaborar un contrato adecuado, preferiblemente con una cláusula de depósito(s)