如何在不粗鲁的情况下要求客户付款（包括电子邮件模板）

因此，经过大量专注、奉献和富有成效的工作，您已经完成并交付了另一个自由职业项目。 而且，现在是真正困难的部分的时候了——等待获得报酬。

有时，您会在之前与客户商定的日期获得报酬，而不是迟早的事。

可悲的是，通常情况下，您会发现自己等到了约定的时间点。

起初，您会坚信您的付款将很快得到处理。 但是，随着时间的流逝而您的付款没有到来，您需要自己采取行动并直接要求付款。

以下是如何在不粗鲁的情况下要求付款，方法是向客户发送付款请求电子邮件，并附上可以用作示例的未完成的付款请求信——此外，还有一些额外的提示、策略和备用计划：

“粗鲁”是什么意思？

很多人在谈到金钱时会感到不安——付款往往是工作人员在工作完成后认为（或喜欢认为）暗示的一个禁忌话题。

因此，许多专业人士避免公开讨论付款，因为他们害怕被视为粗鲁或通过询问他们认为客户认为不言而喻的事情而使自己尴尬。

不幸的是，这导致专业人士在他们的付款请求中表现得过于礼貌和含糊不清，很少直接要求付款——即使逾期数周和数月也是如此。

如果您对直接向客户付款感到不安，请先问自己一些重要问题：

• 您是否按照与客户的约定完成了工作？
  • 你很可能有。
• 当您按照您的约定完成并交付项目时，客户是否知道他们需要向您付款？
  • 你可能事先已经讨论过这个问题。 另外，您的客户不太可能免费执行他/她自己的工作。 那么，为什么要期望您免费工作呢？
• 你要求的钱比你最初同意的要多吗？
  • 你很可能不是。
• 如果客户与一家大公司合作而不是与您合作，他或她会考虑不付钱吗？
  • 他们可能甚至不会考虑不付钱给一家大公司——除非他们想处理诉讼和负面宣传

如果您对所有这些问题的回答都类似，那么当您以直截了当的方式要求付款时，您就没有什么可难过的了——您已经完成了工作协议，现在您期望您的客户也这样做是合乎逻辑的.

当然，您的目标是在您的请求中表现得专业、善良和有礼貌，并避免因客户的逾期发票而对客户发脾气——但是，直接、准确和坚持始终是您的最佳选择。

何时向客户发送付款请求电子邮件？

在考虑如何要求为所提供的服务付款时，您可能会遇到的第一个问题是——何时要求付款？

事实是，您不应该等待太久 - 最好在付款到期日之前和之后发送一些较短的电子邮件：

#1 付款提醒信- 付款到期日前一周

#2 付款提醒信- 付款到期日的日期

#3付款提醒信- 付款到期日后一周

#4 付款提醒信– 付款到期日后两周

#5 付款提醒信- 付款到期日后一个月

如果您定期发送发票电子邮件，您将保持礼貌和耐心，但也会向您的客户表明您在发票和付款方面是专业的。 您还将表明您是一个重视他/她的工作的人，从而促使客户也重视它。

如何在电子邮件中要求付款？

以下是您可以如何表达您发送给客户的每个请求付款信的个人：

索要付款电子邮件样本 #1 –付款到期日前一周

怎么写？

️ 友善

️短

️ 内容丰富

示例电子邮件＃1：

→下载付款示例电子邮件模板 #1    

为什么要这样写？ 您无需在第一封发票电子邮件中直接要求付款——您只需确保您的客户事先了解您的付款条款和基本信息。 通过在付款日期之前发送发票电子邮件，您可以确保客户有足够的时间来收集和整理付款文件。 此外，您还可以将自己定位为定期跟踪发票的专业人士，并在客户未按时付款时发送提醒电子邮件。

索取付款电子邮件样本 #2 –付款到期日

怎么写？

️ 友善

️短

️ 有明确的行动号召

电子邮件示例 #2：

→下载付款示例电子邮件模板 #2

为什么要这样写？ 这仍然只是另一个礼貌的提醒，所以请保持完全友好的语气——账单还没有逾期。 最有效的选择是使这封电子邮件简洁明了——直接致电付款，以便在今天的付款期限内完成。

索要付款电子邮件样本 #3 –付款到期日后一周 

怎么写？

️ 内容丰富

️ 更坚定的语气

️ 强调发票逾期的时间

️ 在附件中附上发票副本

电子邮件样本#3：

→下载付款示例电子邮件模板 #3  

为什么要这样写？ 这是您关于发票逾期的第一封电子邮件 - 因此，您需要保持更坚定的语气并包含简单的 CTA。 确保重复基本发票信息——包括发票编号、发送给客户的日期以及应付总额。 您仍在为您的客户提供怀疑的好处，因此请确保您还在附件中包含发票本身的副本 - 也许您会发现附件有问题，并且客户没有收到发票。

索要付款电子邮件样本 #4 –付款到期日后两周

怎么写？

️直接

️ 清除 CTA

️ 要求客户确认他们收到发票电子邮件

️ 强调发票逾期的时间

️ 在附件中附上发票副本

示例电子邮件＃4：

→下载付款示例电子邮件模板 #4

为什么要这样写？ 当您的第二封直接提醒电子邮件告诉客户他/她的付款逾期时，您需要更加坚定和直接。 明确的行动呼吁并要求客户确认他们收到了发票电子邮件，这将减少客户忽略电子邮件的机会。

尽管现在怀疑的好处已经基本消失，但发送另一个发票附件将使过去打开附件有困难的客户知道发票。 至于故意忽略您的发票电子邮件的客户，好吧，他/她会得到另一个不忽略您的理由。

索要付款电子邮件样本 #5 – 付款到期日后一个月

怎么写？

️直接

️ 更坚定和更强硬的方法

️ 依旧专业又亲切

️不要把它变成个人的

示例电子邮件 #5：

→下载付款示例电子邮件模板 #5

为什么要这样写？ 考虑到您已经发送了几封完全被忽略的发票电子邮件，您可以自由地对这封请求付款信采取更坚定、更严厉的方法——只要确保您尽可能保持专业和友善。 如果您求助于威胁和直接指控，您可能会显得不专业并损害您的声誉——而且您获得报酬的可能性也会降低。

如果你仍然没有得到报酬怎么办？

有时，尽管您尽了最大的努力发送电子邮件，您仍然不会得到报酬，或收到任何形式的回复。

在这种情况下，当您没有得到回复（并开始失去耐心）时，是时候放弃电子邮件了——直接给客户打电话。 大多数情况下，与客户进行一次简单直接的交谈就足以直截了当。

通过电话与客户交谈时，请确保勾选以下框：

自我介绍并解释你打电话的原因

清晰、简洁、礼貌和简短

说清楚

不要使用俚语和表达方式

不要直接指责客户不付钱给你

保持客观和礼貌的语气，让您的客户从怀疑中受益

在对话结束前总结所有同意的细节

如果对要对您的客户说什么有疑问，只需从以下内容开始：

无论对话如何从那里继续进行，您都可能会收到一些关于您的付款迟到并且您的发票电子邮件没有收到回复的答案：

• 您可能会发现您发送发票电子邮件的电子邮件地址是错误的，并且您精心制作的所有电子邮件最终都进入了收件箱的深渊
• 您可能会发现您一直在将发票电子邮件发送给错误的人，尤其是当您与一家大公司开展业务时

无论原因是什么，如果您通过电话与客户交谈，您将更有可能了解它。

与通过电子邮件相比，您还可以更轻松地完善完成付款的详细信息 - 可能是因为您无需等待很长时间即可收到回复。

如果您的备份计划不起作用怎么办？

如果你真的不走运，你的客户可能不会接电话：

• 也许他们正在开会并试图集中注意力，所以他们把手机调成静音
• 也许他们没有记住您的电话号码，并且不喜欢接听来自未知号码的电话
• 也许通过电话交谈会让他们感到不舒服，他们更愿意避免它

在任何情况下，如果您已经有了客户的电话号码，您可以尝试将短信作为一种更简单快捷的快速联系方式——只需发送以下内容：

发送这样的文本感觉比直接电话交谈更平易近人，并且让不喜欢通过电话交谈的客户更放心。

很有可能，一旦客户了解您的身份，您就会接到他们的电话，或一条消息，表明何时是回电的好时机。

按时获得报酬的提示和策略

大多数时候，如果您不确定与您合作的客户是否会付钱给您，那么采取预防措施可能比在完成并交付项目后追逐他们更好的策略。

这里有一些方法可以最大限度地提高客户为您的工作付费的机会：

向客户提供您工作的准确记录

如果您始终拥有为客户完成的工作的准确和透明的记录，那么您将始终有证据证明他们欠您付款。

与客户实现完全透明和问责，以及与他们建立更好、更值得信赖的关系的最佳选择是使用计时器跟踪器 Clockify。 有了它，您将能够：

• 跟踪所有客户相关和项目相关工作的时间
• 根据您在应用程序中直接设置的小时费率自动计算您跟踪的工作的收入
• 生成、保存和导出报告，然后您可以发送给客户

下载报告样本

通过这样做，您将向客户提供您为他们完成的工作的清晰概览、您在截止日期内完成的具体证明，以及他们所欠的干净金额——所有这些都是数据为您的发票提供进一步的权重。

选择一个出色的支付处理器

为了进一步简化付款问题，您需要选择一个既对您有效又对客户易于使用的自由支付处理器。

PayPal 是一种高效的标准选择，但您也可以尝试其他有用的支付处理器，具体取决于您自己的偏好、客户的便利性以及您居住的地区。

高效开票

具有专业外观的发票将增加您获得报酬的机会——为此您可以尝试许多发票工具。

此类工具可帮助您组织和维护到期付款和发票。

此外，这些工具中的大多数还会在发票过期时向您发送提醒，您不必担心因为杂乱无章或忘记发送发票而错过付款。

签订合同

有时，最好将您的权利和义务写在纸上——合同可能不是您工作中最关键的元素，特别是如果您经营一家小企业，但它可能有助于使天平向您倾斜。

签订合同时，请确保包含以下要素：

• 合同当事人
• 准确的项目交付和付款条件
• 项目完成时阐明知识产权问题的段落
• 在全额付款之前，说明您的作品是您的知识产权的段落
• 原支付日逾期时有关罚款的段落
• 一段阐明在发生争议时应该做什么的段落

您还可以就合同中应包含的其他元素咨询法律实体。

即使合同仍然不能保证客户会付钱给你，它仍然可以鼓励他们不要犹豫太久。

要求预付押金

要求预付款是您应该在合同中包含的另一个元素，但它值得特别强调 - 因为它可以帮助您将认真的客户与可能因付款而保释的客户区分开来。

如果客户愿意提前支付部分约定的金额，他或她很可能会认真地在项目结束时全额支付给你——否则，他们可能会不同意你合同中的这一部分，或者完全拒绝签名。

作为替代方案，如果您认为高额预付款会使可能对您的工作保持警惕的首次客户拒之门外，您可以在达到某些项目里程碑时要求向您支付较小的款项。

总之…

当想知道如何在不粗鲁的情况下要求付款时，您需要记住的最重要的事情是直接，但也要善良和专业。

写几封您将定期发送的付款提醒电子邮件。

请务必在付款日期之前发送一封发票电子邮件，并在付款到期日发送一封发票电子邮件，以便您的客户有足够的时间进行必要的安排。

之后，您应该发送几封直接要求付款的电子邮件——每封电子邮件的语气都更坚定、更直接，但仍然不带人情味和友好。

除非客户回复您的电子邮件，否则您发送到的电子邮件地址可能存在问题，或者您没有意识到类似的问题 -如果在发送整整一个月的电子邮件后没有回复，请转而致电或发短信给客户。

作为额外的支持，请采取额外的预防措施，以确保客户有机会按时全额付款：

• 以您跟踪他们项目的时间的形式向客户提供您所做工作的证明
• 以时间跟踪报告的形式为客户提供他们应向您支付的金额的精确计算
• 选择高效的支付处理器
• 使用发票工具制作具有专业外观的付款邀请发票
• 签订一份合适的合同——最好有押金条款