Como pedir um pagamento a um cliente sem ser rude (modelos de e-mail incluídos)

Então, depois de muito foco, dedicação e trabalho produtivo, você finalizou e entregou mais um projeto freelance. E agora é hora da parte realmente difícil – esperar para ser pago.

Às vezes, você será pago na data previamente acordada com o cliente, não muito antes ou depois.

Na maioria das vezes, infelizmente, você se verá esperando além do ponto acordado.

A princípio, você terá boa fé de que seu pagamento será processado em breve. Mas, à medida que o tempo passa e seu pagamento não chega, você precisa agir por conta própria e solicitar o pagamento diretamente.

Veja como pedir um pagamento sem ser rude, escrevendo um e-mail de solicitação de pagamento para um cliente, com cartas de solicitação de pagamento pendentes que você pode usar como exemplo – além de algumas dicas adicionais, estratégias e planos alternativos:

O que significa ser “rude”?

Muitas pessoas se sentem desconfortáveis ​​quando falam sobre dinheiro – o pagamento é muitas vezes um assunto tabu que as pessoas que trabalham pensam (ou gostam de pensar) implica depois que um trabalho é feito.

Assim, muitos profissionais evitam discutir abertamente o pagamento por medo de serem percebidos como rudes ou constrangidos ao perguntar sobre algo que acreditam que um cliente acha desnecessário dizer.

Infelizmente, isso leva os profissionais a agirem de forma excessivamente educada e vaga em suas solicitações de pagamento, raramente solicitando o pagamento diretamente – mesmo quando está com semanas ou meses de atraso.

Se você se sentir desconfortável em pedir um pagamento diretamente a um cliente, faça a si mesmo algumas perguntas importantes primeiro:

• Você concluiu o trabalho conforme acordado com o cliente?
  • Você provavelmente tem.
• O cliente estava ciente de que precisava pagar quando você terminasse e entregasse o projeto conforme combinado?
  • Você provavelmente já discutiu isso antes. Além disso, é altamente improvável que seu cliente realize seu próprio trabalho gratuitamente. Então, por que trabalhar de graça deveria ser esperado de você?
• Você está pedindo mais dinheiro do que inicialmente concordou?
  • Você provavelmente não é.
• Se o cliente estivesse trabalhando com uma grande empresa em vez de com você, ele ou ela consideraria não pagá-los?
  • Eles provavelmente nem pensariam em não pagar uma grande empresa – a menos que eles queiram lidar com uma ação judicial e publicidade negativa

Se você responder da mesma forma a todas essas perguntas, não há motivo para se sentir mal ao pedir o pagamento de maneira direta - você cumpriu seu contrato de trabalho e agora é lógico que você espera o mesmo do seu cliente .

Claro, você vai tentar ser profissional, gentil e educado em suas solicitações, e evitar fazer birra no cliente sobre suas faturas atrasadas – mas, ser direto, preciso e persistente é sempre o caminho a seguir.

Quando enviar um e-mail de solicitação de pagamento para um cliente?

Ao pensar em como pedir o pagamento dos serviços prestados, a primeira pergunta que você provavelmente terá é – quando pedir o pagamento?

A verdade é que você não deve esperar muito – de preferência, você deve enviar um número de e-mails mais curtos antes e depois da data de vencimento do pagamento:

Carta de lembrete de pagamento nº 1 – uma semana antes da data de vencimento do pagamento

#2 carta de lembrete de pagamento - o dia da data de vencimento do pagamento

#3 carta de lembrete de pagamento - uma semana após a data de vencimento do pagamento

#4 carta de lembrete de pagamento - duas semanas após a data de vencimento do pagamento

#5 carta de lembrete de pagamento – um mês após a data de vencimento do pagamento

Se você enviar seus e-mails de fatura em intervalos tão regulares, você permanecerá educado e paciente, mas também mostrará aos seus clientes que você é profissional sobre suas faturas e questões de pagamento. Você também mostrará que é alguém que valoriza seu trabalho, levando o cliente a valorizá-lo também.

Como pedir o pagamento em um e-mail?

Veja como você pode formular cada carta de solicitação de pagamento individual enviada ao seu cliente:

Peça a amostra de e-mail de pagamento nº 1 – Uma semana antes da data de vencimento do pagamento

Como escrevê-lo?

️ Amigável

️ Curto

️ Informativo

EXEMPLO DE E-MAIL #1:

→ BAIXE O MODELO DE E-MAIL DE AMOSTRA DE PAGAMENTO #1    

Por que escrever assim? Você não precisa pedir o pagamento diretamente no primeiro e-mail da fatura – você só precisa garantir que seu cliente esteja ciente de suas condições de pagamento e informações básicas de antemão. Ao enviar um e-mail de fatura antes da data de pagamento, você garante que o cliente tenha tempo suficiente para reunir e organizar a documentação de pagamento. Além disso, você se posicionará como um profissional que acompanha regularmente as faturas – e envia e-mails de lembrete se o cliente não pagar em dia.

Solicitar amostra de e-mail de pagamento nº 2 – O dia da data de vencimento do pagamento

Como escrevê-lo?

️ Amigável

️ Curto

️ Com um claro apelo à ação

AMOSTRA DE E-MAIL #2:

→ BAIXE O MODELO DE E-MAIL DE EXEMPLO DE PAGAMENTO #2

Por que escrever assim? Este ainda é apenas mais um lembrete educado, então mantenha um tom completamente amigável – a conta ainda não está atrasada. A escolha mais eficaz é tornar este e-mail claro e conciso – com uma ligação direta para efetuar o pagamento para cumprir o prazo de pagamento de hoje.

Peça a amostra de e-mail de pagamento nº 3 – Uma semana após a data de vencimento do pagamento  

Como escrevê-lo?

️ Informativo

️ Tom mais firme

️ Ênfase no tempo de atraso da fatura

️ Incluir uma cópia da fatura no anexo

AMOSTRA DE E-MAIL #3:

→ BAIXE O MODELO DE E-MAIL DE AMOSTRA DE PAGAMENTO #3  

Por que escrever assim? Este é o seu primeiro e-mail sobre o atraso da fatura – portanto, você precisará manter um tom mais firme e incluir um CTA direto. Certifique-se de repetir as informações básicas da fatura – incluindo o número da fatura, a data em que foi enviada ao cliente e o valor total devido. Você ainda está dando ao seu cliente o benefício da dúvida, então certifique-se de incluir também uma cópia da própria fatura no anexo – talvez você descubra que o anexo estava com defeito e o cliente não recebeu a fatura.

Peça a amostra de e-mail de pagamento nº 4 – Duas semanas após a data de vencimento do pagamento

Como escrevê-lo?

️ Direto

️ Limpar CTA

️ Peça ao cliente para confirmar que recebeu o e-mail da fatura

️ Ênfase no tempo de atraso da fatura

️ Incluir uma cópia da fatura no anexo

EXEMPLO DE E-MAIL #4:

→ BAIXE O MODELO DE E-MAIL DE PAGAMENTO Nº 4

Por que escrever assim? Como seu segundo e-mail de lembrete direto informando ao cliente que seu pagamento está atrasado, você precisará ser ainda mais firme e direto. Uma chamada à ação clara e pedir ao cliente para confirmar que recebeu o e-mail da fatura diminuirá as chances de o cliente ignorar o e-mail.

Embora o benefício da dúvida já tenha desaparecido, o envio de outro anexo da fatura fará com que o cliente que teve problemas para abrir o anexo no passado saiba da fatura. Quanto ao cliente que está ignorando propositalmente seus e-mails de fatura, bem, ele terá outro motivo a menos para ignorá-lo.

Peça a amostra de e-mail de pagamento nº 5 – Um mês após a data de vencimento do pagamento

Como escrevê-lo?

️ Direto

️ Uma abordagem mais firme e resistente

️ Ainda profissional e gentil

️ Não torne isso pessoal

EXEMPLO DE E-MAIL Nº 5:

→ BAIXE O MODELO DE E-MAIL DE PAGAMENTO Nº 5

Por que escrever assim? Considerando que você já enviou alguns e-mails de fatura que foram completamente ignorados, você pode adotar uma abordagem mais firme e dura com esta carta de solicitação de pagamento – apenas certifique-se de permanecer profissional e gentil o máximo possível. Se você recorrer a ameaças e acusações diretas, corre o risco de parecer pouco profissional e manchar sua reputação – e terá menos probabilidade de ser pago.

E se você ainda não está sendo pago?

Às vezes, apesar de todos os seus esforços de envio de e-mail, você ainda não será pago ou receberá qualquer tipo de resposta.

Nesses casos, quando você não recebe uma resposta (e começa a perder a paciência), é hora de deixar de enviar e-mails – e ligar diretamente para o cliente . Na maioria das vezes, uma conversa simples e direta com o cliente é suficiente para acertar muitos registros.

Ao falar com o cliente por telefone, certifique-se de marcar as seguintes caixas:

Apresente-se e explique por que está ligando

Seja claro, conciso, educado e curto

Fale claramente

Não use gírias e expressões

Não faça acusações diretas sobre o cliente não lhe pagar

Mantenha um tom impessoal e educado que dê ao seu cliente o benefício da dúvida

Resuma todos os detalhes acordados antes que a conversa termine

Em caso de dúvida sobre o que dizer ao seu cliente, basta começar com:

Não importa como a conversa continue a partir daí, é provável que você receba algumas respostas sobre o atraso no pagamento e os e-mails de fatura sem resposta:

• Você pode descobrir que o endereço de e-mail para o qual você está enviando e-mails de fatura está errado e que todos os seus e-mails cuidadosamente elaborados acabaram em um abismo na caixa de entrada
• Você pode descobrir que está enviando seus e-mails de fatura para a pessoa errada, especialmente se estiver fazendo negócios com uma empresa maior

Seja qual for o motivo, é mais provável que você aprenda sobre isso se falar com seu cliente por telefone.

Você também poderá refinar os detalhes para finalizar esse pagamento de maneira mais rápida do que por e-mail – provavelmente porque não terá que esperar muito pela resposta.

E se o seu plano de backup não funcionar?

Se você estiver realmente sem sorte, seu cliente pode não atender o telefone:

• Talvez eles estejam no meio de uma reunião e tentando se concentrar nela, então eles colocaram o telefone no silencioso
• Talvez eles não tenham seu número de telefone memorizado e não gostem de atender ligações de números desconhecidos
• Talvez falar ao telefone faça com que se sintam desconfortáveis ​​e prefiram evitá-lo

De qualquer forma, se você já tem o número do seu cliente, pode tentar enviar mensagens de texto como uma maneira mais fácil e rápida de entrar em contato rapidamente – basta enviar algo como:

Enviar tal texto parece mais acessível do que ter uma conversa direta por telefone e deixa os clientes que não gostam de falar ao telefone mais à vontade.

As chances são de que, uma vez que o cliente entenda quem você é, você receberá uma ligação dele ou uma mensagem indicando quando seria um bom momento para ligar de volta.

Dicas e estratégias para receber em dia

Na maioria das vezes, se você não tiver certeza de que um cliente com quem está trabalhando lhe pagará, tomar precauções pode ser uma tática melhor do que persegui-los depois de terminar e entregar o projeto.

Aqui estão algumas maneiras de maximizar as chances de um cliente pagar pelo seu trabalho:

Forneça ao cliente registros precisos de seu trabalho

Se você sempre tiver registros precisos e transparentes do trabalho que finalizou para um cliente, sempre terá a prova de que ele deve o pagamento.

Sua melhor opção para obter total transparência e responsabilidade com seus clientes, além de construir um relacionamento melhor e mais confiável com eles, é usar o rastreador de tempo Clockify. Com ele, você poderá:

• Acompanhe o tempo em todo o trabalho relacionado ao cliente e ao projeto
• Calcule automaticamente os ganhos do trabalho que você rastreou, com base nas taxas horárias definidas diretamente no aplicativo
• Gere, salve e exporte relatórios que você pode enviar para o cliente

Baixar amostra de relatório

Ao fazer isso, você fornecerá aos clientes uma visão geral clara do trabalho que realizou para eles, uma prova concreta de que terminou dentro do prazo, bem como o valor limpo que eles devem - todos dados que dá mais peso às suas faturas.

Escolha um ótimo processador de pagamento

Para facilitar ainda mais o pagamento, você precisará escolher um processador de pagamento freelance que seja eficiente para você e fácil de usar para o cliente.

O PayPal é uma escolha padrão e eficiente, mas também existem outros processadores de pagamento úteis que você pode experimentar, dependendo de suas preferências, da conveniência do seu cliente e da região em que você mora.

Faturar com eficiência

Uma fatura com aparência profissional aumentará as chances de você ser pago – e há muitas ferramentas de faturamento que você pode experimentar para esse fim.

Essas ferramentas ajudam você a organizar e manter em ordem seus pagamentos e faturas devidos.

Além disso, a maioria dessas ferramentas também envia lembretes quando a fatura está vencida, e você não precisa se preocupar em perder um pagamento porque foi desorganizado ou porque simplesmente esqueceu de enviar uma fatura.

Desenhe um contrato

Às vezes, é melhor colocar seus direitos e obrigações no papel – um contrato pode não ser o elemento mais crucial em seu trabalho, especialmente se você administra uma pequena empresa, mas pode ajudar a pender a balança a seu favor.

Ao elaborar um contrato, certifique-se de incluir os seguintes elementos:

• As partes envolvidas no contrato
• As condições precisas de entrega e pagamento do projeto
• Uma passagem esclarecendo a questão da propriedade intelectual após a conclusão do projeto
• Uma passagem declarando que seu trabalho é sua propriedade intelectual até que o pagamento integral seja feito
• Uma passagem sobre uma multa caso a data de pagamento original esteja vencida
• Uma passagem esclarecendo o que deve ser feito em caso de uma disputa

Você também pode consultar uma pessoa jurídica sobre outros elementos que você deve incluir no seu contrato.

Mesmo que o contrato ainda não possa garantir que os clientes o pagarão , ainda pode incentivá-los a não hesitar muito com seus pagamentos.

Solicite um depósito antecipado

Pedir um adiantamento é outro elemento que você deve incluir em seu contrato, mas merece uma ênfase extra – porque ajuda você a separar os clientes sérios daqueles que provavelmente desistirão do pagamento.

Se um cliente estiver disposto a pagar parte do valor acordado antecipadamente, ele provavelmente está levando a sério o pagamento total no final do projeto - caso contrário, ele provavelmente desaprovará esta seção em seu contrato ou recusará totalmente para assiná-lo.

Como alternativa, se você acha que um depósito adiantado robusto afastaria clientes de primeira viagem que podem estar desconfiados de seu trabalho, você pode pedir que pagamentos menores sejam feitos a você quando atingir determinados marcos do projeto.

Resumindo…

Ao se perguntar como pedir o pagamento sem ser rude, a coisa mais importante que você precisa lembrar é ser direto, mas também gentil e profissional.

Escreva vários e-mails de lembrete de pagamento que você enviará em intervalos regulares.

É importante enviar um e-mail de fatura antes da data de pagamento e um e-mail de fatura no dia do vencimento , para que seus clientes tenham tempo suficiente para tomar as providências necessárias.

Depois, você deve enviar vários e-mails com pedidos diretos de pagamento – cada um com um tom mais firme e direto, mas ainda impessoal e amigável.

A menos que o cliente responda seus e-mails, talvez haja um problema com o endereço de e-mail para o qual você está enviando ou um problema semelhante que você desconhece – caso não haja resposta após um mês inteiro de e-mails, ligue ou envie uma mensagem de texto para o cliente .

Como suporte adicional, tome precauções extras para garantir que o cliente tenha todas as chances de pagá-lo em dia e integralmente:

• Forneça aos clientes provas do trabalho que você fez, na forma do tempo que você rastreou no projeto deles
• Forneça aos clientes os cálculos precisos do valor que devem pagar a você, na forma de relatórios de rastreamento de tempo
• Escolha um processador de pagamento eficiente
• Use uma ferramenta de faturamento para criar faturas com aparência profissional e atraentes para pagamentos
• Faça um contrato adequado – de preferência com uma cláusula de depósito(s)