Come chiedere il pagamento a un cliente senza essere scortese (modelli di posta elettronica inclusi)

Quindi, dopo molta concentrazione, dedizione e lavoro produttivo, hai finito e consegnato un altro progetto freelance. E ora è il momento della parte davvero difficile: aspettare di essere pagati.

A volte verrai pagato alla data precedentemente concordata con il cliente, non molto prima o poi.

Il più delle volte, purtroppo, ti ritroverai ad aspettare oltre il punto concordato.

All'inizio, rimarrai in buona fede che il tuo pagamento verrà elaborato presto. Ma, man mano che il tempo passa e il tuo pagamento non arriva, dovrai agire tu stesso e chiedere direttamente il pagamento.

Ecco come chiedere il pagamento senza essere scortesi, scrivendo un'e-mail di richiesta di pagamento a un cliente, con lettere di richiesta di pagamento in sospeso che puoi utilizzare come esempi, oltre ad alcuni suggerimenti, strategie e piani di riserva aggiuntivi:

Cosa significa essere "maleducati"?

Molte persone si sentono a disagio quando parlano di soldi: il pagamento è spesso un argomento tabù che la gente pensa (o ama pensare) implica dopo che un lavoro è finito.

Pertanto, molti professionisti evitano di discutere apertamente di pagamenti per paura di essere percepiti come scortesi o imbarazzanti chiedendo loro qualcosa che credono che un cliente trovi ovvia.

Sfortunatamente, questo porta i professionisti a comportarsi in modo eccessivamente educato e vago nelle loro richieste di pagamento, chiedendo raramente il pagamento direttamente , anche quando sono in ritardo di settimane e mesi.

Se ti senti a disagio nel chiedere direttamente a un cliente il pagamento, poniti prima alcune domande importanti:

• Hai completato il lavoro come concordato con il cliente?
  • Molto probabilmente l'hai fatto.
• Il cliente era consapevole di doverti pagare quando finisci e consegna il progetto come concordato?
  • Probabilmente ne hai discusso in anticipo. Inoltre, è altamente improbabile che il tuo cliente svolga il proprio lavoro gratuitamente. Quindi, perché dovresti lavorare gratuitamente da te?
• Stai chiedendo più soldi di quelli inizialmente concordati?
  • Molto probabilmente non lo sei.
• Se il cliente stesse lavorando con una grande azienda invece che con te, considererebbe di non pagarlo?
  • Probabilmente non penserebbero nemmeno di non pagare una grande azienda, a meno che non vogliano affrontare una causa e una pubblicità negativa

Se rispondi in modo simile a tutte queste domande, non hai nulla di cui dispiacerti quando chiedi il pagamento in modo diretto: hai consegnato il contratto di fine lavoro e ora è logico che ti aspetti lo stesso dal tuo cliente .

Ovviamente, mirerai a essere professionale, gentile ed educato nelle tue richieste ed eviterai di fare i capricci al cliente per le sue fatture scadute, ma essere diretto, preciso e persistente è sempre la strada da percorrere.

Quando inviare un'e-mail di richiesta di pagamento a un cliente?

Quando pensi a come chiedere il pagamento per i servizi resi, la prima domanda che probabilmente avrai è: quando chiedere il pagamento?

La verità è che non dovresti aspettare troppo a lungo, preferibilmente, dovresti inviare un numero di e-mail più brevi prima e dopo la data di scadenza del pagamento:

Lettera di sollecito di pagamento n. 1 : una settimana prima della data di scadenza del pagamento

Lettera di sollecito di pagamento n. 2 : il giorno della data di scadenza del pagamento

Lettera di sollecito di pagamento n. 3 : una settimana dopo la data di scadenza del pagamento

Lettera di sollecito di pagamento n. 4 : due settimane dopo la data di scadenza del pagamento

Lettera di sollecito di pagamento n. 5 : un mese dopo la data di scadenza del pagamento

Se invii e-mail di fatturazione a intervalli così regolari, rimarrai educato e paziente, ma mostrerai anche ai tuoi clienti che sei professionale riguardo alle tue fatture e alle questioni di pagamento. Dimostrerai anche di essere una persona che apprezza il proprio lavoro, spingendo anche il cliente ad apprezzarlo.

Come richiedere il pagamento tramite e-mail?

Ecco come puoi formulare ogni singola lettera di pagamento di richiesta che invii al tuo cliente:

Richiedi l'esempio di email di pagamento n. 1 – Una settimana prima della data di scadenza del pagamento

Come scriverlo?

️ Amichevole

️ Breve

️ Informativo

EMAIL DI ESEMPIO N. 1:

→ SCARICA IL MODELLO DI EMAIL DI PAGAMENTO N. 1    

Perché scriverlo così? Non è necessario chiedere il pagamento direttamente nella prima e-mail di fatturazione: devi solo assicurarti che il tuo cliente sia a conoscenza dei termini di pagamento e delle informazioni di base in anticipo. Inviando un'e-mail di fattura prima della data di pagamento, ti assicuri che il cliente abbia abbastanza tempo per raccogliere e organizzare la documentazione di pagamento. Inoltre, ti posizionerai come un professionista che tiene regolarmente traccia delle fatture e invia e-mail di promemoria se il cliente non paga in tempo.

Esempio di e-mail di richiesta di pagamento n. 2: il giorno della data di scadenza del pagamento

Come scriverlo?

️ Amichevole

️ Breve

️ Con un chiaro invito all'azione

ESEMPIO DI EMAIL N. 2:

→ SCARICA IL MODELLO DI E-MAIL DI PAGAMENTO N. 2

Perché scriverlo così? Questo è ancora solo un altro educato promemoria, quindi mantieni un tono completamente amichevole: il conto non è ancora scaduto. La scelta più efficace è rendere questa e-mail chiara e concisa, con una chiamata diretta per effettuare il pagamento al fine di rispettare la scadenza di pagamento odierna.

Richiedi l'e-mail di pagamento n. 3 – Una settimana dopo la data di scadenza del pagamento  

Come scriverlo?

️ Informativo

️ Tono più deciso

ℹ Enfasi sul tempo in cui la fattura è scaduta

ℹIncludi copia della fattura in allegato

ESEMPIO DI EMAIL N. 3:

→ SCARICA IL MODELLO DI EMAIL DI PAGAMENTO N. 3  

Perché scriverlo così? Questa è la tua prima email sulla fattura in ritardo, quindi dovrai mantenere un tono più fermo e includere un CTA semplice. Assicurati di ripetere le informazioni di base della fattura, incluso il numero della fattura, la data in cui è stata inviata al cliente e l'importo totale dovuto. Stai ancora concedendo al tuo cliente il beneficio del dubbio, quindi assicurati di includere anche una copia della fattura stessa nell'allegato: forse scoprirai che l'allegato era difettoso e il cliente non ha ricevuto la fattura.

Richiedi l'esempio di email di pagamento n. 4 – Due settimane dopo la data di scadenza del pagamento

Come scriverlo?

️Diretto

️ Cancella CTA

️Chiedere al cliente di confermare di aver ricevuto l'e-mail di fattura

ℹ Enfasi sul tempo in cui la fattura è scaduta

ℹIncludi copia della fattura in allegato

EMAIL DI ESEMPIO #4:

→ SCARICA IL MODELLO DI EMAIL DI PAGAMENTO N. 4

Perché scriverlo così? Poiché la tua seconda e-mail di promemoria diretto comunica al cliente che il suo pagamento è scaduto, dovrai essere ancora più fermo e diretto. Un chiaro invito all'azione e la richiesta al cliente di confermare di aver ricevuto l'e-mail di fattura ridurrà le possibilità che il cliente ignori l'e-mail.

Sebbene il beneficio del dubbio sia ormai quasi del tutto scomparso, l'invio di un altro allegato della fattura renderà consapevole della fattura il cliente che in passato ha avuto difficoltà ad aprire l'allegato. Per quanto riguarda il cliente che sta ignorando di proposito le tue e-mail di fatturazione, beh, avrà un altro motivo in meno per ignorarti.

Esempio di e-mail di richiesta di pagamento n. 5 – Un mese dopo la data di scadenza del pagamento

Come scriverlo?

️Diretto

ℹ Un approccio più fermo e più duro

️Comunque professionale e gentile

️Non renderlo personale

EMAIL DI ESEMPIO #5:

→ SCARICA IL MODELLO DI EMAIL DI PAGAMENTO N. 5

Perché scriverlo così? Considerando che hai già inviato un paio di e-mail di fatturazione che sono state completamente ignorate, sei libero di adottare un approccio più fermo e severo con questa richiesta di pagamento: assicurati solo di rimanere professionale e gentile il più possibile. Se ti rivolgi a minacce e accuse dirette, rischi di sembrare poco professionale e di offuscare la tua reputazione e avrai meno probabilità di essere pagato.

E se non vieni ancora pagato?

A volte, nonostante tutti i tuoi migliori sforzi per inviare e-mail, non verrai comunque pagato o non riceverai alcun tipo di risposta.

In questi casi, quando non ricevi una risposta (e inizi a perdere la pazienza), è il momento di rinunciare a inviare e-mail e di chiamare direttamente il cliente . Il più delle volte, un colloquio semplice e diretto con il cliente è sufficiente per mettere in chiaro molte cose.

Quando parli con il cliente al telefono, assicurati di spuntare le seguenti caselle:

Presentati e spiega perché stai chiamando

Sii chiaro, conciso, educato e breve

Parla chiaramente

Non usare parole ed espressioni gergali

Non fare accuse dirette sul fatto che il cliente non ti abbia pagato

Mantieni un tono impersonale ed educato che dia al tuo cliente il beneficio del dubbio

Riassumi tutti i dettagli concordati prima della fine della conversazione

Se hai dei dubbi su cosa dire al tuo cliente, inizia semplicemente con:

Indipendentemente dal modo in cui la conversazione continua da lì, è probabile che tu riceva alcune risposte sul ritardo del pagamento e sulle e-mail di fatturazione che non ricevono risposta:

• Potresti scoprire che l'indirizzo e-mail a cui hai inviato le e-mail di fatturazione è sbagliato e che tutte le tue e-mail accuratamente realizzate sono finite in un abisso della posta in arrivo
• Potresti scoprire di aver inviato le e-mail di fatturazione alla persona sbagliata, soprattutto se stai facendo affari con un'azienda più grande

Qualunque sia la ragione, è più probabile che tu ne venga a conoscenza se parli con il tuo cliente al telefono.

Sarai anche in grado di rifinire i dettagli per finalizzare quel pagamento in modo più rapido di quanto potresti fare via e-mail, probabilmente perché non dovrai aspettare molto per la risposta.

E se il tuo piano di backup non funziona?

Se sei davvero sfortunato, il tuo cliente potrebbe non rispondere al telefono:

• Forse sono nel bel mezzo di una riunione e stanno cercando di concentrarsi su di essa, quindi hanno messo il telefono in modalità silenziosa
• Forse non hanno memorizzato il tuo numero di telefono e non amano rispondere alle telefonate da numeri sconosciuti
• Forse parlare al telefono li mette a disagio e preferiscono evitarlo

In ogni caso, se hai già il numero del tuo cliente, puoi provare a inviare messaggi di testo come un modo più semplice e veloce per metterti in contatto velocemente: basta inviare qualcosa sulla falsariga di:

L'invio di un messaggio del genere è più accessibile rispetto a una conversazione telefonica diretta e mette più a proprio agio i clienti a cui non piace parlare al telefono.

È probabile che, una volta che il cliente avrà capito chi sei, riceverai una chiamata da lui o un messaggio che indica quando sarebbe il momento giusto per richiamare.

Suggerimenti e strategie per essere pagati in tempo

La maggior parte delle volte, se non sei sicuro che un cliente con cui stai lavorando ti pagherà, prendere precauzioni potrebbe essere una tattica migliore che inseguirlo dopo aver finito e consegnato il progetto.

Ecco alcuni modi in cui puoi massimizzare le possibilità che un cliente ti paghi per il tuo lavoro:

Fornisci al cliente registrazioni precise del tuo lavoro

Se hai sempre registrazioni precise e trasparenti del lavoro svolto per un cliente, avrai sempre la prova che ti deve il pagamento.

La tua migliore opzione per ottenere la piena trasparenza e responsabilità con i tuoi clienti, oltre a costruire un rapporto migliore e più affidabile con loro, è utilizzare il timer tracker Clockify. Con esso, sarai in grado di:

• Tieni traccia del tempo su tutto il lavoro relativo al cliente e al progetto
• Fai in modo che i guadagni per il lavoro che hai monitorato vengano calcolati automaticamente, in base alle tariffe orarie che hai impostato direttamente all'interno dell'app
• Genera, salva ed esporta report da inviare al cliente

Scarica un esempio di rapporto

In questo modo, fornirai ai clienti una chiara panoramica del lavoro che hai svolto per loro, prove concrete che hai finito entro la scadenza, nonché l'importo netto che devono - tutti dati che dà ulteriore peso alle tue fatture.

Scegli un ottimo processore di pagamento

Per facilitare ulteriormente il pagamento, dovrai affidarti a un elaboratore di pagamenti freelance che sia efficiente per te e facile da usare per il cliente.

PayPal è una scelta efficiente e standard, ma ci sono anche altri utili processori di pagamento che puoi provare, a seconda delle tue preferenze, della comodità del tuo cliente e della regione in cui vivi.

Fattura in modo efficiente

Una fattura dall'aspetto professionale aumenterà le possibilità di essere pagato e ci sono molti strumenti di fatturazione che puoi provare a questo scopo.

Tali strumenti ti aiutano a organizzare e mantenere in ordine i pagamenti e le fatture dovuti.

Inoltre, la maggior parte di questi strumenti ti invia anche promemoria quando la fattura è scaduta e non dovrai preoccuparti di perdere un pagamento perché eri disorganizzato o semplicemente perché hai semplicemente dimenticato di inviare una fattura.

Disegna un contratto

A volte, è meglio mettere su carta i tuoi diritti e doveri: un contratto potrebbe non essere l'elemento più cruciale del tuo lavoro, soprattutto se gestisci una piccola impresa, ma può aiutarti a ribaltare la bilancia a tuo favore.

Quando si redige un contratto, assicurarsi di includere i seguenti elementi:

• Le parti coinvolte nel contratto
• I termini precisi di consegna e pagamento del progetto
• Un passaggio che chiarisce la questione della proprietà intellettuale al termine del progetto
• Un passaggio in cui si afferma che il tuo lavoro è di tua proprietà intellettuale fino al completo pagamento
• Un passaggio su una penale nel caso in cui la data di pagamento originale sia scaduta
• Un passaggio che chiarisce cosa fare in caso di controversia

Puoi anche consultare una persona giuridica su altri elementi che dovresti includere nel tuo contratto.

Anche se il contratto non può ancora garantire che i clienti ti pagheranno, potrebbe comunque incoraggiarli a non esitare troppo a lungo con i loro pagamenti.

Chiedi un anticipo

Chiedere un anticipo è un altro elemento che dovresti includere nel tuo contratto, ma merita un'enfasi maggiore, perché ti aiuta a separare i clienti seri da quelli che rischiano di rinunciare al pagamento.

Se un cliente è disposto a pagare una parte dell'importo concordato in anticipo, è probabile che sia seriamente intenzionato a pagarti per intero alla fine del progetto, altrimenti probabilmente disapproverà questa sezione del tuo contratto o rifiuterà decisamente per firmarlo.

In alternativa, se ritieni che un forte deposito anticipato possa allontanare i clienti per la prima volta che potrebbero diffidare del tuo lavoro, puoi chiedere che ti vengano effettuati pagamenti più piccoli quando raggiungi determinati traguardi del progetto.

In sintesi…

Quando ti chiedi come chiedere il pagamento senza essere scortesi, la cosa più importante che devi ricordare è di essere diretto, ma anche gentile e professionale.

Scrivi diverse e-mail di promemoria di pagamento che invierai a intervalli regolari.

È importante inviare un'e-mail di fattura prima della data di pagamento e un'e-mail di fattura il giorno in cui è dovuto il pagamento , per dare ai tuoi clienti tutto il tempo per prendere le disposizioni necessarie.

Successivamente, dovresti inviare diverse e-mail con richieste dirette di pagamento , ognuna con un tono più fermo e diretto, ma comunque impersonale e amichevole.

A meno che il cliente non risponda alle tue e-mail, forse c'è un problema con l'indirizzo e-mail a cui stai inviando o un problema simile di cui non sei a conoscenza: in caso di mancata risposta dopo un mese intero di invio di e-mail, passa a chiamare o inviare SMS al cliente .

Come ulteriore supporto, prendi ulteriori precauzioni per garantire che il cliente abbia tutte le possibilità di pagarti in tempo e per intero:

• Fornisci ai clienti una prova del lavoro che hai svolto, sotto forma del tempo che hai monitorato sul loro progetto
• Fornisci ai clienti i calcoli precisi per l'importo che ti devono pagare, sotto forma di rapporti di monitoraggio del tempo
• Scegli un elaboratore di pagamento efficiente
• Utilizza uno strumento di fatturazione per creare fatture dall'aspetto professionale e invitanti al pagamento
• Disegna un contratto adeguato, preferibilmente con una clausola di deposito/i