Как попросить клиента об оплате без грубости (прилагаются шаблоны писем)

Итак, после большой сосредоточенности, самоотверженности и продуктивной работы вы завершили и представили еще один внештатный проект. И теперь пришло время для действительно сложной части — ожидания оплаты.

Иногда вам платят в дату, заранее оговоренную с клиентом, не намного раньше или позже.

К сожалению, чаще всего вы обнаружите, что ждете дольше согласованного момента.

Сначала вы будете уверены, что ваш платеж будет обработан в ближайшее время. Но по прошествии времени, а ваш платеж не приходит, вам нужно будет принять меры самостоятельно и запросить платеж напрямую.

Вот как попросить об оплате, не будучи грубым, написав электронное письмо с запросом на оплату клиенту, с неоплаченными письмами с запросами на оплату, которые вы можете использовать в качестве примеров, а также некоторые дополнительные советы, стратегии и планы резервного копирования:

Что значит быть «грубым»?

Многие люди чувствуют себя неловко, когда говорят о деньгах — оплата часто является табуированной темой, которую, как думают (или любят думать) рабочие, предполагают после того, как работа сделана.

Таким образом, многие профессионалы избегают открытого обсуждения оплаты из страха быть воспринятыми как грубые или поставить себя в неловкое положение, спрашивая о чем-то, что, по их мнению , клиент считает само собой разумеющимся.

К сожалению, это приводит к тому, что профессионалы ведут себя слишком вежливо и расплывчато в своих платежных запросах, редко запрашивая платеж напрямую , даже если он просрочен на недели и месяцы.

Если вам когда-либо будет неловко просить клиента об оплате напрямую, сначала задайте себе несколько важных вопросов:

• Выполнили ли вы работу в соответствии с договоренностью с клиентом?
  • У вас, скорее всего, есть.
• Знал ли клиент, что ему нужно заплатить вам, когда вы закончите и сдадите проект, как вы договорились?
  • Вы, наверное, обсуждали это заранее. Кроме того, маловероятно, что ваш клиент будет выполнять свою работу бесплатно. Итак, почему от вас следует ожидать работы бесплатно?
• Вы просите больше денег, чем вы изначально договорились?
  • Вы, скорее всего, нет.
• Если бы клиент работал с крупной компанией, а не с вами, подумал бы он или она о том, чтобы не платить им?
  • Они, вероятно, даже не подумали бы о том, чтобы не платить крупной компании — если только они не хотят иметь дело с судебным процессом и негативной рекламой.

Если бы вы ответили одинаково на все эти вопросы, вам нечего было бы расстраиваться, если бы вы просили оплату прямолинейно — вы выполнили свою часть трудового договора, и теперь вполне логично ожидать того же от своего клиента. .

Конечно, вы будете стремиться быть профессиональными, добрыми и вежливыми в своих запросах и избегать истерики у клиента из-за просроченных счетов, но всегда нужно быть прямым, точным и настойчивым.

Когда отправлять электронное письмо с запросом на оплату клиенту?

Когда вы думаете о том, как запросить оплату за оказанные услуги, первый вопрос, который у вас, вероятно, возникнет, — когда просить оплату?

Правда в том, что вам не следует ждать слишком долго — желательно, вы должны отправить несколько коротких писем до и после даты платежа:

Письмо с напоминанием о платеже №1 – за неделю до даты платежа

Письмо-напоминание о платеже №2 – день наступления срока платежа

Письмо-напоминание о платеже №3 – через неделю после даты платежа

Письмо с напоминанием о платеже № 4 – через две недели после даты платежа

Письмо-напоминание о платеже № 5 – через месяц после даты платежа

Если вы будете отправлять электронные письма со счетами через такие регулярные промежутки времени, вы останетесь вежливым и терпеливым, но также покажете своим клиентам, что вы профессионально относитесь к своим счетам и вопросам оплаты. Вы также покажете, что вы тот, кто ценит свою работу, побуждая клиента также ценить ее.

Как запросить оплату по электронной почте?

Вот как вы можете сформулировать каждое отдельное письмо с просьбой об оплате, которое вы отправляете своему клиенту:

Образец электронного письма с просьбой об оплате № 1 — за неделю до даты платежа

Как это написать?

️ Дружелюбный

️ Короткий

️ Информативный

ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОГО СООБЩЕНИЯ № 1:

→ СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА №1    

Зачем так писать? Вам не нужно просить об оплате непосредственно в первом электронном письме со счетом — вам просто нужно заранее убедиться, что ваш клиент хорошо осведомлен о ваших условиях оплаты и основной информации. Отправляя счет по электронной почте до даты платежа, вы гарантируете, что у клиента будет достаточно времени для сбора и систематизации платежной документации. Кроме того, вы будете позиционировать себя как профессионала, который регулярно отслеживает счета и отправляет напоминания по электронной почте, если клиент не платит вовремя.

Образец электронного письма с просьбой об оплате № 2 — день платежа

Как это написать?

️ Дружелюбный

️ Короткий

️ С четким призывом к действию

ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ № 2:

→ СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПЛАТЕЖНОГО ПИСЬМА №2

Зачем так писать? Это еще одно вежливое напоминание, так что сохраняйте вполне дружелюбный тон — счет еще не просрочен. Самый эффективный выбор — сделать это электронное письмо ясным и кратким — с прямым призывом произвести платеж, чтобы уложиться в сегодняшние сроки платежа.

Образец электронного письма с просьбой об оплате № 3 — через неделю после даты платежа  

Как это написать?

️ Информативный

️ Более стойкий тон

️ Акцент на время просроченного счета

️ Вложите копию счета в приложение

ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ № 3:

→ СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ПЛАТЕЖНОГО ПИСЬМА №3  

Зачем так писать? Это ваше первое электронное письмо о просроченном счете, поэтому вам нужно сохранять более строгий тон и включать простой призыв к действию. Обязательно повторите основную информацию о счете, включая номер счета, дату его отправки клиенту и общую сумму к оплате. Вы по-прежнему даете своему клиенту презумпцию невиновности, поэтому убедитесь, что вы также включили копию самого счета в приложение — возможно, вы обнаружите, что вложение было ошибочным, и клиент не получил счет.

Образец электронного письма с просьбой об оплате № 4 — через две недели после даты платежа

Как это написать?

️ Директ

️ Очистить призыв к действию

️ Попросите клиента подтвердить, что он получил электронное письмо со счетом.

️ Акцент на время просроченного счета

️ Вложите копию счета в приложение

ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОГО СООБЩЕНИЯ № 4:

→ СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПЛАТЕЖНОГО ПИСЬМА №4

Зачем так писать? В качестве второго прямого электронного письма с напоминанием о том, что его/ее платеж просрочен, вам нужно быть еще тверже и прямолинейнее. Четкий призыв к действию и просьба к клиенту подтвердить, что он получил электронное письмо со счетом, уменьшит вероятность того, что клиент проигнорирует электронное письмо.

Хотя презумпция сомнения в настоящее время в основном исчезла, отправка еще одного вложения к счету-фактуре позволит клиенту, у которого в прошлом были проблемы с открытием вложения, узнать о счете-фактуре. Что касается клиента, который целенаправленно игнорирует ваши электронные письма со счетами, то у него/нее будет меньше причин игнорировать вас.

Образец электронного письма с запросом платежа № 5 — через месяц после даты платежа

Как это написать?

️ Директ

️ Более жесткий и жесткий подход

️ Все еще профессиональный и добрый

️ Не переходите на личности

ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОГО СООБЩЕНИЯ № 5:

→ СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПЛАТЕЖНОГО ПИСЬМА №5

Зачем так писать? Учитывая, что вы уже отправили пару электронных писем со счетами, которые были полностью проигнорированы, вы можете занять более жесткую позицию с этим письмом с просьбой об оплате — просто убедитесь, что вы остаетесь профессиональными и добрыми, насколько это возможно. Если вы прибегаете к угрозам и прямым обвинениям, вы рискуете показаться непрофессионалом и запятнать свою репутацию, а вероятность того, что вам заплатят, снизится.

Что делать, если вам все еще не платят?

Иногда, несмотря на все ваши усилия по электронной почте, вы все еще не получаете оплату или не получаете никакого ответа.

В таких случаях, когда вы не получаете ответа (и начинаете терять терпение), пора отказаться от электронной почты и позвонить клиенту напрямую . В большинстве случаев простого прямого разговора с клиентом достаточно, чтобы многое исправить.

При разговоре с клиентом по телефону обязательно отметьте следующие пункты:

Представьтесь и объясните, почему вы звоните

Будьте ясны, лаконичны, вежливы и кратки

Говори четче

Не используйте сленговые слова и выражения

Не делайте прямых обвинений в том, что клиент вам не платит.

Поддерживайте безличный и вежливый тон, который дает вашему клиенту презумпцию невиновности.

Обобщите все детали, согласованные до окончания разговора.

Если вы сомневаетесь, что сказать своему клиенту, просто начните с:

Независимо от того, как продолжится разговор оттуда, вы, вероятно, получите некоторые ответы о задержке платежа и о том, что ваши электронные письма со счетами не получили ответа:

• Вы можете обнаружить, что адрес электронной почты, на который вы отправляете электронные письма со счетами, неверен, и что все ваши тщательно созданные электронные письма оказались в пропасти входящих сообщений.
• Вы можете обнаружить, что отправляете электронные письма со счетами не тому человеку, особенно если вы ведете бизнес с более крупной компанией.

Какой бы ни была причина, вы с большей вероятностью узнаете об этом, если поговорите со своим клиентом по телефону.

Вы также сможете отшлифовать детали для завершения этого платежа более быстрым способом, чем по электронной почте, вероятно, потому, что вам не придется долго ждать ответа.

Что, если ваш запасной план не сработает?

Если вам действительно не повезло, ваш клиент может не ответить на звонок:

• Может быть, они находятся в середине встречи и пытаются сосредоточиться на ней, поэтому они поставили свой телефон на беззвучный режим.
• Возможно, они не запомнили ваш номер телефона и не любят отвечать на телефонные звонки с неизвестных номеров.
• Возможно, разговор по телефону вызывает у них дискомфорт, и они предпочитают этого избегать.

В любом случае, если у вас уже есть номер вашего клиента, вы можете попробовать текстовые сообщения как более простой и быстрый способ быстро связаться — просто отправьте что-нибудь вроде:

Отправка такого текста кажется более доступной, чем прямой телефонный разговор, и позволяет клиентам, которые не любят разговаривать по телефону, чувствовать себя более непринужденно.

Скорее всего, как только клиент поймет, кто вы, вы получите от него звонок или сообщение, указывающее, когда будет подходящее время, чтобы перезвонить.

Советы и стратегии, как получать деньги вовремя

В большинстве случаев, если вы не уверены, что клиент, с которым вы работаете, заплатит вам, лучше принять меры предосторожности, чем гоняться за ним после того, как вы закончили и сдали проект.

Вот несколько способов увеличить вероятность того, что клиент заплатит вам за вашу работу:

Предоставьте клиенту точные отчеты о вашей работе

Если у вас всегда есть точные и прозрачные отчеты о работе, которую вы выполнили для клиента, у вас всегда будет доказательство того, что он должен вам заплатить.

Ваш лучший способ добиться полной прозрачности и подотчетности с вашими клиентами, а также построить с ними лучшие и более доверительные отношения — это использовать трекер таймера Clockify. С ним вы сможете:

• Отслеживайте время на всю работу, связанную с клиентом и проектом
• Получите автоматический расчет дохода за отслеживаемую вами работу на основе почасовых ставок, которые вы установили непосредственно в приложении.
• Создавайте, сохраняйте и экспортируйте отчеты, которые затем можно отправить клиенту.

Скачать образец отчета

Поступая так, вы предоставите клиентам четкий обзор работы, которую вы для них выполнили, конкретное доказательство того, что вы завершили работу в установленные сроки, а также чистую сумму, которую они должны — все это данные, которые придает дополнительный вес вашим счетам.

Выберите отличный платежный процессор

Чтобы еще больше упростить процесс оплаты, вам нужно выбрать внештатную платежную систему, которая будет одновременно эффективной для вас и простой в использовании для клиента.

PayPal — это эффективный стандартный выбор, но есть и другие полезные платежные системы, которые вы можете попробовать, в зависимости от ваших предпочтений, удобства вашего клиента, а также региона, в котором вы живете.

Выставляйте счета эффективно

Профессионально выглядящий счет повысит ваши шансы на получение оплаты, и для этой цели вы можете попробовать множество инструментов для выставления счетов.

Такие инструменты помогут вам организовать и держать в порядке ваши платежи и счета-фактуры.

Кроме того, большинство этих инструментов также отправляют вам напоминания, когда счет просрочен, и вам не придется беспокоиться о пропущенном платеже из-за неорганизованности или просто из-за того, что вы забыли отправить счет.

Оформить контракт

Иногда лучше изложить свои права и обязанности на бумаге — контракт может быть не самым важным элементом в вашей работе, особенно если вы управляете небольшим бизнесом, но он может помочь склонить чашу весов в вашу пользу.

При составлении контракта убедитесь, что вы включили следующие элементы:

• Стороны, участвующие в договоре
• Точные условия сдачи проекта и оплаты
• Отрывок, разъясняющий вопрос об интеллектуальной собственности после завершения проекта
• Отрывок, в котором говорится, что ваша работа является вашей интеллектуальной собственностью до полной оплаты.
• Отрывок о пени в случае просрочки первоначальной даты платежа
• Отрывок, разъясняющий, что следует делать в случае спора

Вы также можете проконсультироваться с юридическим лицом о других элементах, которые вы должны включить в свой контракт.

Даже если договор по-прежнему не может гарантировать, что клиенты заплатят вам, он все же может побудить их не слишком долго колебаться в своих платежах.

Попросите предоплату

Просьба об авансе — это еще один элемент, который вы должны включить в свой контракт, но он заслуживает особого внимания, потому что он помогает вам отделить серьезных клиентов от тех, кто, скорее всего, заплатит.

Если клиент готов заплатить часть оговоренной суммы заранее, он или она, вероятно, серьезно относится к тому, чтобы заплатить вам полностью в конце проекта - в противном случае они, скорее всего, не одобрят этот раздел в вашем контракте или категорически откажутся. чтобы подписать его.

В качестве альтернативы, если вы считаете, что крупный аванс отпугнет новых клиентов, которые могут опасаться вашей работы, вы можете попросить, чтобы вам производили меньшие платежи, когда вы достигнете определенных этапов проекта.

В итоге…

Задаваясь вопросом, как попросить оплату, не будучи грубым, самое главное, что вам нужно помнить, это быть прямым, но также добрым и профессиональным.

Напишите несколько электронных писем с напоминанием об оплате, которые вы будете рассылать через равные промежутки времени.

Важно отправить одно электронное письмо со счетом до даты платежа и одно электронное письмо со счетом в день платежа , чтобы у ваших клиентов было достаточно времени для принятия необходимых мер.

После этого вы должны отправить несколько электронных писем с прямыми просьбами об оплате — каждое с более жестким и прямым тоном, но все же безличным и дружелюбным.

Если клиент не отвечает на ваши электронные письма, возможно, возникла проблема с адресом электронной почты, на который вы отправляете письмо, или аналогичная проблема, о которой вы не знаете.

В качестве дополнительной поддержки примите дополнительные меры предосторожности, чтобы у клиента были все шансы заплатить вам вовремя и в полном объеме:

• Предоставляйте клиентам доказательства проделанной вами работы в виде времени, которое вы отслеживали в их проекте.
• Предоставляйте клиентам точные расчеты суммы, которую они должны заплатить вам, в виде отчетов об отслеживании времени.
• Выберите эффективную платежную систему
• Используйте инструмент для выставления счетов, чтобы создавать профессиональные счета с приглашением к оплате.
• Подготовьте подходящий договор – желательно с оговоркой о залоге.