Comment demander un paiement à un client sans être impoli (modèles d'e-mail inclus)

Ainsi, après beaucoup de concentration, de dévouement et de travail productif, vous avez terminé et livré un autre projet indépendant. Et, maintenant, il est temps pour la partie vraiment difficile - d'attendre d'être payé.

Parfois, vous serez payé à la date préalablement convenue avec le client, pas beaucoup plus tôt ou plus tard.

Le plus souvent, malheureusement, vous vous retrouverez à attendre après le point convenu.

Dans un premier temps, vous serez de bonne foi que votre paiement sera traité rapidement. Mais, comme le temps passe et que votre paiement n'arrive pas, vous devrez agir vous-même et demander le paiement directement.

Voici comment demander un paiement sans être impoli, en écrivant un e-mail de demande de paiement à un client, avec des lettres de demande de paiement en suspens que vous pouvez utiliser comme exemples - plus quelques conseils, stratégies et plans de sauvegarde supplémentaires :

Qu'est-ce que cela signifie d'être "grossier" ?

Beaucoup de gens se sentent mal à l'aise lorsqu'ils parlent d'argent - le paiement est souvent un sujet tabou auquel les travailleurs pensent (ou aiment penser) qu'une fois qu'un travail est terminé.

Ainsi, de nombreux professionnels évitent de discuter ouvertement du paiement de peur d'être perçus comme impolis ou de se mettre dans l'embarras en posant des questions sur quelque chose qu'ils pensent qu'un client trouve va de soi.

Malheureusement, cela conduit les professionnels à agir de manière trop polie et vague dans leurs demandes de paiement, demandant rarement un paiement directement , même lorsqu'il s'agit de semaines ou de mois de retard.

Si jamais vous vous sentez mal à l'aise à l'idée de demander directement un paiement à un client, posez-vous d'abord quelques questions importantes :

• Avez-vous terminé les travaux comme convenu avec le client ?
  • Vous avez très probablement.
• Le client savait-il qu'il devait vous payer lorsque vous avez terminé et livré le projet comme vous l'aviez convenu ?
  • Vous en avez probablement déjà discuté auparavant. De plus, il est très peu probable que votre client effectue son propre travail gratuitement. Alors, pourquoi devrait-on attendre de vous de travailler gratuitement ?
• Demandez-vous plus d'argent que ce que vous aviez initialement convenu ?
  • Vous ne l'êtes probablement pas.
• Si le client travaillait avec une grande entreprise plutôt qu'avec vous, envisagerait-il de ne pas le payer ?
  • Ils ne penseraient probablement même pas à ne pas payer une grande entreprise - à moins qu'ils ne veuillent faire face à un procès et à une publicité négative

Si vous répondiez de la même manière à toutes ces questions, vous n'avez rien à vous reprocher lorsque vous demandez un paiement de manière simple - vous avez livré votre accord de fin de contrat, et maintenant il est logique que vous attendiez la même chose de votre client. .

Bien sûr, vous vous efforcerez d'être professionnel, gentil et poli dans vos demandes, et d'éviter de piquer une colère contre le client au sujet de ses factures en souffrance - mais être direct, précis et persistant est toujours la voie à suivre.

Quand envoyer un email de demande de paiement à un client ?

Lorsque vous réfléchissez à la manière de demander un paiement pour les services rendus, la première question que vous vous poserez probablement est : quand demander un paiement ?

La vérité est que vous ne devriez pas attendre trop longtemps - de préférence, vous devriez envoyer un certain nombre d'e-mails plus courts avant et après la date d'échéance du paiement :

#1 lettre de rappel de paiement – ​​une semaine avant la date d'échéance du paiement

#2 lettre de rappel de paiement – ​​le jour de la date d'échéance du paiement

#3 Lettre de rappel de paiement – ​​une semaine après la date d'échéance du paiement

#4 lettre de rappel de paiement – ​​deux semaines après la date d'échéance du paiement

#5 lettre de rappel de paiement – ​​un mois après la date d'échéance du paiement

Si vous envoyez vos e-mails de facturation à des intervalles aussi réguliers, vous resterez poli et patient, mais vous montrerez également à vos clients que vous êtes professionnel en ce qui concerne vos factures et les questions de paiement. Vous montrerez également que vous êtes quelqu'un qui valorise son travail, incitant le client à le valoriser également.

Comment demander un paiement dans un email ?

Voici comment vous pouvez formuler chaque lettre de demande de paiement individuelle que vous envoyez à votre client :

Exemple d'e-mail de demande de paiement #1 - Une semaine avant la date d'échéance du paiement

Comment l'écrire ?

️ Amical

️ Court

️ Informatif

EXEMPLE DE COURRIEL #1 :

→ TÉLÉCHARGER LE MODÈLE D'E-MAIL DE L'EXEMPLE DE PAIEMENT #1    

Pourquoi l'écrire ainsi ? Vous n'avez pas besoin de demander le paiement directement dans le premier e-mail de facturation - vous devez simplement vous assurer que votre client connaît bien vos conditions de paiement et les informations de base au préalable. En envoyant une facture par e-mail avant la date de paiement, vous vous assurez que le client dispose de suffisamment de temps pour rassembler et organiser les documents de paiement. De plus, vous vous positionnerez comme un professionnel qui suit régulièrement les factures et envoie des e-mails de rappel si le client ne paie pas à temps.

Exemple d'e-mail de demande de paiement #2 - Le jour de la date d'échéance du paiement

Comment l'écrire ?

️ Amical

️ Court

️ Avec un appel clair à l'action

EXEMPLE D'E-MAIL #2 :

→ TÉLÉCHARGER LE MODÈLE D'E-MAIL DE PAIEMENT #2

Pourquoi l'écrire ainsi ? Ce n'est encore qu'un autre rappel poli, alors gardez un ton complètement amical - la facture n'est pas encore en retard. Le choix le plus efficace est de rendre cet e-mail clair et concis - avec un appel direct pour effectuer le paiement afin de respecter la date limite de paiement d'aujourd'hui.

Exemple d'e-mail de demande de paiement #3 - Une semaine après la date d'échéance du paiement  

Comment l'écrire ?

️ Informatif

️ Tonus plus ferme

️ Accent mis sur le moment où la facture est en retard

️ Joignez une copie de la facture en pièce jointe

EXEMPLE D'E-MAIL #3 :

→ TÉLÉCHARGER LE MODÈLE D'E-MAIL DE PAIEMENT #3  

Pourquoi l'écrire ainsi ? Il s'agit de votre premier e-mail indiquant que la facture est en retard. Vous devrez donc garder un ton plus ferme et inclure un CTA simple. Assurez-vous de répéter les informations de base de la facture, y compris le numéro de facture, la date à laquelle elle a été envoyée au client et le montant total dû. Vous accordez toujours à votre client le bénéfice du doute, alors assurez-vous d'inclure également une copie de la facture elle-même dans la pièce jointe - vous trouverez peut-être que la pièce jointe était défectueuse et que le client n'a pas reçu la facture.

Exemple d'e-mail de demande de paiement #4 - Deux semaines après la date d'échéance du paiement

Comment l'écrire ?

️ Directe

️ Effacer le CTA

️ Demandez au client de confirmer qu'il a reçu l'e-mail de facturation

️ Accent mis sur le moment où la facture est en retard

️ Joignez une copie de la facture en pièce jointe

EXEMPLE DE COURRIEL #4 :

→ TÉLÉCHARGER LE MODÈLE D'E-MAIL DE PAIEMENT #4

Pourquoi l'écrire ainsi ? En tant que deuxième e-mail de rappel direct indiquant au client que son paiement est en retard, vous devrez être encore plus ferme et plus direct. Un appel clair à l'action et demander au client de confirmer qu'il a reçu l'e-mail de facturation réduira les chances que le client ignore l'e-mail.

Bien que le bénéfice du doute ait pratiquement disparu maintenant, l'envoi d'une autre pièce jointe de la facture permettra au client qui a eu du mal à ouvrir la pièce jointe dans le passé de prendre connaissance de la facture. Quant au client qui ignore délibérément vos e-mails de facturation, eh bien, il aura une autre raison de moins de vous ignorer.

Exemple d'e-mail de demande de paiement #5 - Un mois après la date d'échéance du paiement

Comment l'écrire ?

️ Directe

️ Une approche plus ferme et plus dure

️ Toujours professionnel et gentil

️ Ne le rendez pas personnel

EXEMPLE DE COURRIEL #5 :

→ TÉLÉCHARGER LE MODÈLE D'E-MAIL DE PAIEMENT #5

Pourquoi l'écrire ainsi ? Étant donné que vous avez déjà envoyé quelques e-mails de facturation qui ont été complètement ignorés, vous êtes libre d'adopter une approche plus ferme et plus sévère avec cette lettre de demande de paiement - assurez-vous simplement de rester professionnel et aimable autant que possible. Si vous vous tournez vers les menaces et les accusations directes, vous risquez de paraître non professionnel et de ternir votre réputation – et vous aurez moins de chances d'être payé.

Et si vous n'êtes toujours pas payé ?

Parfois, malgré tous vos efforts d'envoi d'e-mails, vous ne serez toujours pas payé ou ne recevrez aucune réponse.

Dans de tels cas, lorsque vous n'obtenez pas de réponse (et que vous commencez à perdre patience), il est temps de renoncer aux e-mails et d'appeler directement le client . La plupart du temps, une simple conversation directe avec le client suffit à remettre de nombreux pendules à l'heure.

Lorsque vous parlez au client par téléphone, assurez-vous de cocher les cases suivantes :

Présentez-vous et expliquez pourquoi vous appelez

Soyez clair, concis, poli et court

Parle clairement

N'utilisez pas de mots et d'expressions d'argot

N'accusez pas directement le client de ne pas vous payer

Maintenez un ton impersonnel et poli qui donne à votre client le bénéfice du doute

Résumez tous les détails convenus avant la fin de la conversation

En cas de doute sur ce qu'il faut dire à votre client, commencez simplement par :

Quelle que soit la façon dont la conversation se poursuit à partir de là, vous obtiendrez probablement des réponses à votre paiement en retard et à vos e-mails de facturation sans réponse :

• Vous constaterez peut-être que l'adresse e-mail à laquelle vous avez envoyé des e-mails de facturation est erronée et que tous vos e-mails soigneusement rédigés se sont retrouvés dans une boîte de réception abyssale.
• Vous constaterez peut-être que vous avez envoyé vos e-mails de facturation à la mauvaise personne, surtout si vous faites affaire avec une grande entreprise.

Quelle qu'en soit la raison, vous serez plus susceptible de l'apprendre si vous parlez avec votre client au téléphone.

Vous pourrez également peaufiner les détails pour finaliser ce paiement d'une manière plus rapide que vous ne le pourriez par e-mail - probablement parce que vous n'aurez pas à attendre longtemps la réponse.

Que faire si votre plan de sauvegarde ne fonctionne pas ?

Si vous n'avez vraiment pas de chance, votre client peut ne pas répondre au téléphone :

• Peut-être qu'ils sont au milieu d'une réunion et qu'ils essaient de se concentrer dessus, alors ils ont mis leur téléphone en mode silencieux
• Peut-être qu'ils n'ont pas mémorisé votre numéro de téléphone et qu'ils n'aiment pas répondre aux appels téléphoniques de numéros inconnus
• Peut-être que parler au téléphone les met mal à l'aise, et ils préfèrent l'éviter

Dans tous les cas, si vous avez déjà le numéro de votre client, vous pouvez essayer d'envoyer des SMS comme un moyen plus simple et plus rapide d'entrer en contact rapidement - envoyez simplement quelque chose comme :

L'envoi d'un tel texte est plus accessible que d'avoir une conversation téléphonique directe et met les clients qui n'aiment pas parler au téléphone plus à l'aise.

Il y a de fortes chances qu'une fois que le client comprend qui vous êtes, vous receviez un appel de sa part ou un message indiquant quand il serait bon de rappeler.

Conseils et stratégies pour être payé à temps

La plupart du temps, si vous n'êtes pas sûr qu'un client avec qui vous travaillez vous paiera, prendre des précautions peut être une meilleure tactique que de courir après lui après avoir terminé et livré le projet.

Voici quelques façons de maximiser les chances qu'un client vous paie pour votre travail :

Fournir au client des enregistrements précis de votre travail

Si vous avez toujours des enregistrements précis et transparents du travail que vous avez terminé pour un client, vous aurez toujours la preuve qu'il vous doit un paiement.

Votre meilleure option pour obtenir une transparence et une responsabilité totales avec vos clients, ainsi que pour établir une relation meilleure et plus fiable avec eux, est d'utiliser le chronomètre Clockify. Avec lui, vous pourrez :

• Suivre le temps sur tous les travaux liés au client et au projet
• Faites calculer automatiquement les revenus du travail que vous avez suivi, en fonction des taux horaires que vous avez définis directement dans l'application
• Générez, enregistrez et exportez des rapports que vous pouvez ensuite envoyer au client

Télécharger un exemple de rapport

Ce faisant, vous fournirez aux clients un aperçu clair du travail que vous avez accompli pour eux, une preuve concrète que vous avez terminé dans les délais, ainsi que le montant qu'ils doivent - toutes des données qui donne plus de poids à vos factures.

Choisissez un excellent processeur de paiement

Pour faciliter davantage le paiement, vous devrez choisir un processeur de paiement indépendant à la fois efficace pour vous et facile à utiliser pour le client.

PayPal est un choix efficace et standard, mais il existe également d'autres processeurs de paiement utiles que vous pouvez essayer, en fonction de vos propres préférences, de la commodité de votre client, ainsi que de la région dans laquelle vous vivez.

Facturez efficacement

Une facture d'aspect professionnel augmentera vos chances d'être payé - et il existe de nombreux outils de facturation que vous pouvez essayer à cette fin.

Ces outils vous aident à organiser et à garder en ordre vos paiements et factures dus.

De plus, la plupart de ces outils vous envoient également des rappels lorsque la facture est en retard, et vous n'aurez pas à vous soucier de manquer un paiement parce que vous avez été désorganisé ou parce que vous avez simplement oublié d'envoyer une facture.

Dessiner un contrat

Parfois, il est préférable de mettre vos droits et obligations sur papier – un contrat n'est peut-être pas l'élément le plus crucial de votre travail, surtout si vous dirigez une petite entreprise, mais il peut aider à faire pencher la balance en votre faveur.

Lorsque vous rédigez un contrat, assurez-vous d'inclure les éléments suivants :

• Les parties impliquées dans le contrat
• Les conditions précises de livraison et de paiement du projet
• Un passage clarifiant la question de la propriété intellectuelle à l'issue du projet
• Un passage indiquant que votre travail est votre propriété intellectuelle jusqu'au paiement intégral
• Un passage sur une pénalité en cas de retard de la date de paiement initiale
• Un passage clarifiant ce qu'il convient de faire en cas de litige

Vous pouvez également consulter une entité juridique sur d'autres éléments que vous devriez inclure dans votre contrat.

Même si le contrat ne garantit toujours pas que les clients vous paieront, il peut tout de même les inciter à ne pas hésiter trop longtemps dans leurs paiements.

Demander un acompte

Demander une avance est un autre élément que vous devriez inclure dans votre contrat, mais il mérite une attention particulière, car cela vous aide à séparer les clients sérieux de ceux susceptibles de renoncer à payer.

Si un client est prêt à payer une partie du montant convenu à l'avance, il est probablement sérieux au sujet de vous payer intégralement à la fin du projet - sinon, il désapprouvera probablement cette section de votre contrat, ou refusera carrément pour le signer.

Au lieu de cela, si vous pensez qu'un acompte important détournerait les nouveaux clients qui pourraient se méfier de votre travail, vous pouvez demander que des paiements moins importants vous soient versés lorsque vous atteignez certaines étapes du projet.

En résumé…

Lorsque vous vous demandez comment demander un paiement sans être impoli, la chose la plus importante dont vous devez vous souvenir est d'être direct, mais aussi gentil et professionnel.

Rédigez plusieurs e-mails de rappel de paiement que vous enverrez à intervalles réguliers.

Il est important d' envoyer un e-mail de facturation avant la date de paiement et un e-mail de facturation le jour où le paiement est dû , afin de donner à vos clients suffisamment de temps pour prendre les dispositions nécessaires.

Ensuite, vous devez envoyer plusieurs e-mails avec des demandes directes de paiement - chacun avec un ton plus ferme et plus direct, mais toujours impersonnel et amical.

À moins que le client ne réponde à vos e-mails, il y a peut-être un problème avec l'adresse e-mail à laquelle vous envoyez, ou un problème similaire dont vous n'êtes pas au courant - en cas de non-réponse après un mois complet d'envoi d'e-mails, appelez ou envoyez un SMS au client .

Comme support supplémentaire, prenez des précautions supplémentaires pour vous assurer que le client a toutes les chances de vous payer à temps et en totalité :

• Fournissez aux clients une preuve du travail que vous avez effectué, sous la forme du temps que vous avez suivi sur leur projet
• Fournissez aux clients les calculs précis du montant qu'ils doivent vous payer, sous la forme de rapports de suivi du temps
• Choisissez un processeur de paiement efficace
• Utilisez un outil de facturation pour créer des factures d'aspect professionnel et invitant au paiement
• Rédigez un contrat approprié - de préférence avec une clause de dépôt (s)