Cum să ceri unui client plata fără a fi nepoliticos (șabloane de e-mail incluse)

Deci, după multă concentrare, dăruire și muncă productivă, ați terminat și ați livrat un alt proiect independent. Și acum este timpul pentru partea cu adevărat grea - așteptarea plății.

Uneori, vei fi plătit la data convenită anterior cu clientul, nu mult mai devreme sau mai târziu.

De cele mai multe ori, din păcate, te vei trezi că aștepți de punctul convenit.

La început, veți avea bună-credință că plata dvs. va fi procesată în curând. Dar, pe măsură ce timpul trece și plata dvs. nu vine, va trebui să luați măsuri și să solicitați direct plata.

Iată cum să cereți plata fără a fi nepoliticos, prin trimiterea unui e-mail de solicitare de plată către un client, cu scrisori restante de solicitare de plată pe care le puteți folosi ca exemple – plus câteva sfaturi suplimentare, strategii și planuri de rezervă:

Ce înseamnă să fii „nepoliticos”?

Mulți oameni se simt neliniștiți când vorbesc despre bani – plata este adesea un subiect tabu pe care oamenii care lucrează cred (sau le place să gândească) îl implică după ce o treabă este terminată.

Așadar, mulți profesioniști evită să discute deschis despre plata de teama de a fi percepuți ca nepoliticoși sau de a se jena, întrebând despre ceva despre care cred că un client găsește de la sine înțeles.

Din păcate, acest lucru face ca profesioniștii să acționeze prea politicos și vagi în cererile lor de plată, rareori solicitând plata direct – chiar și atunci când sunt întârziate cu săptămâni și luni.

Dacă vă simțiți vreodată neliniștit să cereți direct unui client plata, puneți-vă mai întâi câteva întrebări importante:

• Ați finalizat lucrările așa cum sa convenit cu clientul?
  • Cel mai probabil ai.
• A fost clientul conștient că trebuie să vă plătească atunci când terminați și livrați proiectul așa cum ați convenit?
  • Probabil ați discutat despre asta înainte. În plus, este foarte puțin probabil ca clientul tău să-și efectueze propria muncă gratuit. Deci, de ce ar trebui să lucrezi gratuit de la tine?
• Ceri mai mulți bani decât ai convenit inițial?
  • Cel mai probabil nu ești.
• Dacă clientul ar lucra cu o companie mare în loc de tine, ar lua în considerare să nu îi plătească?
  • Probabil că nici nu s-ar gândi să nu plătească o companie mare – cu excepția cazului în care vor să se ocupe de un proces și de publicitate negativă

Dacă ați răspunde în mod similar la toate aceste întrebări, nu aveți de ce să vă simțiți rău atunci când cereți plata într-o manieră directă – v-ați livrat finalul contractului de muncă și acum este logic să așteptați același lucru de la clientul dvs. .

Bineînțeles, veți urmări să fiți profesioniști, amabili și politicosi în cererile dvs. și să evitați să aruncați o furie asupra clientului cu privire la facturile restante - dar, a fi direct, precis și perseverent este întotdeauna calea de urmat.

Când să trimiteți un e-mail de solicitare de plată unui client?

Când vă gândiți cum să cereți plata pentru serviciile prestate, prima întrebare pe care o veți avea probabil este: când să cereți plata?

Adevărul este că nu ar trebui să așteptați prea mult – de preferință, ar trebui să trimiteți o serie de e-mailuri mai scurte înainte și după data scadenței plății:

#1 scrisoare de reamintire a plății – cu o săptămână înainte de data scadenței plății

#2 scrisoare de reamintire a plății – ziua scadenței plății

#3 scrisoare de reamintire a plății – la o săptămână după data scadenței plății

#4 scrisoare de reamintire a plății – la două săptămâni după data scadenței plății

#5 scrisoare de reamintire a plății – la o lună de la data scadenței plății

Dacă trimiteți e-mailurile cu factura la astfel de intervale regulate, veți rămâne politicos și răbdător, dar veți demonstra și clienților că sunteți profesionist în ceea ce privește facturile și problemele de plată. Veți arăta, de asemenea, că sunteți cineva care își prețuiește munca, determinând și clientul să o prețuiască.

Cum se solicită plata într-un e-mail?

Iată cum puteți formula fiecare scrisoare individuală de solicitare de plată pe care o trimiteți clientului dvs.:

Solicitați exemplul de e-mail de plată #1 – Cu o săptămână înainte de data scadentă a plății

Cum să-l scriu?

️ Prietenos

️ Scurt

️ Informativ

MODEL DE EMAIL #1:

→ DESCĂRCĂ ȘABLONUL DE EMAIL DE PLATĂ #1    

De ce sa scrii asa? Nu trebuie să solicitați plata direct în primul e-mail al facturii – trebuie doar să vă asigurați că clientul dumneavoastră cunoaște în prealabil termenii de plată și informațiile de bază. Trimițând un e-mail cu factură înainte de data plății, vă asigurați că clientul are suficient timp pentru a colecta și organiza documentația de plată. De asemenea, te vei poziționa ca un profesionist care urmărește în mod regulat facturile – și trimite e-mailuri de memento dacă clientul nu plătește la timp.

Solicitați exemplul de e-mail de plată nr. 2 – ziua scadenței plății

Cum să-l scriu?

️ Prietenos

️ Scurt

️ Cu un îndemn clar la acțiune

MOSTRA DE EMAIL #2:

→ DESCĂRCĂ Șablonul nr. 2 pentru e -mailul de plată

De ce sa scrii asa? Acesta este încă doar un alt memento politicos, așa că păstrați un ton complet prietenos – factura nu a întârziat încă. Cea mai eficientă alegere este să faceți acest e-mail clar și concis – cu un apel direct pentru a efectua plata pentru a respecta termenul limită de plată de astăzi.

Solicitați exemplul de e-mail de plată #3 – La o săptămână după data scadenței plății  

Cum să-l scriu?

️ Informativ

️ Ton mai ferm

️ Accent pe perioada de întârziere a facturii

️ Includeți o copie a facturii în atașament

MOSTRA DE EMAIL #3:

→ DESCĂRCĂ ȘABLANUL DE E-MAIL DE PLATĂ #3  

De ce sa scrii asa? Acesta este primul dvs. e-mail despre factura întârziată – deci, va trebui să mențineți un ton mai ferm și să includeți un CTA simplu. Asigurați-vă că repetați informațiile de bază ale facturii – inclusiv numărul facturii, data la care a fost trimisă clientului și suma totală datorată. Încă îi oferiți clientului dumneavoastră beneficiul îndoielii, așa că asigurați-vă că includeți și o copie a facturii în atașament – ​​poate veți constata că atașamentul a fost defect și clientul nu a primit factura.

Solicitați exemplul de e-mail de plată #4 – La două săptămâni după data scadenței plății

Cum să-l scriu?

️ Direct

️ Șterge CTA

️ Solicitați clientului să confirme că a primit emailul de facturare

️ Accent pe perioada de întârziere a facturii

️ Includeți o copie a facturii în atașament

EXEMPLU DE EMAIL #4:

→ DESCĂRCĂ ȘABLANUL DE E-MAIL DE PLATĂ #4

De ce sa scrii asa? Pe măsură ce al doilea e-mail de reamintire directă îi spune clientului că plata lui/ei este întârziată, va trebui să fiți și mai ferm și mai direct. Un îndemn clar la acțiune și solicitarea clientului să confirme că a primit e-mailul cu factura va reduce șansele ca clientul să ignore e-mailul.

Deși beneficiul îndoielii a dispărut în mare parte până acum, trimiterea unui alt atașament al facturii va face clientul care a avut probleme cu deschiderea atașamentului în trecut să cunoască factura. În ceea ce privește clientul care ignoră în mod intenționat e-mailurile cu factura, ei bine, el/ea va avea un alt motiv mai puțin să te ignore.

Solicitați exemplul de e-mail de plată #5 – La o lună după data scadenței plății

Cum să-l scriu?

️ Direct

️ O abordare mai fermă și mai dură

️ Încă profesionist și amabil

️ Nu-l face personal

MODEL DE EMAIL #5:

→ DESCĂRCĂ ȘABLANUL DE EMAIL DE PLATĂ #5

De ce sa scrii asa? Având în vedere că ați trimis deja câteva e-mailuri cu factură care au fost complet ignorate, sunteți liber să adoptați o abordare mai fermă și mai dură cu această scrisoare de solicitare de plată - asigurați-vă doar că rămâneți profesionist și amabil pe cât posibil. Dacă apelezi la amenințări și acuzații directe, riști să pari neprofesionist și să-ți pătezi reputația – și vei fi mai puțin probabil să fii plătit.

Ce se întâmplă dacă încă nu ești plătit?

Uneori, în ciuda tuturor eforturilor tale de a trimite prin e-mail, tot nu vei fi plătit și nici nu vei primi niciun fel de răspuns.

În astfel de cazuri când nu primiți un răspuns (și începeți să vă pierdeți răbdarea), este timpul să renunțați la e-mail și să sunați direct clientul . De cele mai multe ori, o discuție simplă, directă cu clientul este suficientă pentru a clarifica o mulțime de înregistrări.

Când vorbiți cu clientul la telefon, asigurați-vă că bifați următoarele casete:

Prezentați-vă și explicați de ce suni

Fii clar, concis, politicos și scurt

Vorbeste clar

Nu folosiți cuvinte și expresii din argou

Nu face acuzații directe că clientul nu te plătește

Păstrați un ton impersonal și politicos care să ofere clientului dumneavoastră beneficiul îndoielii

Rezumați toate detaliile convenite înainte de încheierea conversației

Dacă aveți îndoieli cu privire la ce să-i spuneți clientului dvs., începeți pur și simplu cu:

Indiferent de modul în care conversația continuă de acolo, este posibil să primiți câteva răspunsuri la întârzierea plății și la e-mailurile cu factura care nu primesc niciun răspuns:

• S-ar putea să descoperiți că adresa de e-mail la care ați trimis e-mailuri cu facturi este greșită și că toate e-mailurile dvs. elaborate cu grijă au ajuns într-o prăpastie a căsuței de e-mail.
• Este posibil să descoperiți că ați trimis e-mailurile cu factura către persoana greșită, mai ales dacă faceți afaceri cu o companie mai mare.

Oricare ar fi motivul, veți avea mai multe șanse să aflați despre asta dacă vorbiți cu clientul dvs. la telefon.

De asemenea, veți putea șlefui detaliile pentru finalizarea acelei plăți într-un mod mai rapid decât ați putea prin e-mail - probabil pentru că nu va trebui să așteptați mult timp pentru răspuns.

Ce se întâmplă dacă planul tău de rezervă nu funcționează?

Dacă chiar nu ai noroc, este posibil ca clientul tău să nu răspundă la telefon:

• Poate că sunt în mijlocul unei întâlniri și încearcă să se concentreze asupra ei, așa că și-au pus telefonul în tăcere
• Poate că nu au numărul dvs. de telefon memorat și nu le place să răspundă la apeluri telefonice de la numere necunoscute
• Poate că vorbirea la telefon îi face să se simtă inconfortabil și preferă să evite acest lucru

În orice caz, dacă aveți deja numărul clientului dvs., puteți încerca să trimiteți mesaje text ca o modalitate mai ușoară și mai rapidă de a contacta rapid – trebuie doar să trimiteți ceva de genul:

Trimiterea unui astfel de text se simte mai accesibilă decât a avea o conversație telefonică directă și îi liniștește pe clienții cărora nu le place să vorbească la telefon.

Sunt șanse ca, odată ce clientul înțelege cine sunteți, veți primi un apel de la el sau un mesaj care să indice când ar fi momentul potrivit pentru a suna înapoi.

Sfaturi și strategii pentru a fi plătit la timp

De cele mai multe ori, dacă nu sunteți sigur că un client cu care lucrați vă va plăti, luarea de măsuri de precauție poate fi o tactică mai bună decât să-i urmăriți după ce ați terminat și livrat proiectul.

Iată câteva modalități prin care poți maximiza șansele unui client să te plătească pentru munca ta:

Oferiți clientului înregistrări precise ale muncii dvs

Dacă aveți întotdeauna înregistrări precise și transparente ale lucrării pe care le-ați terminat pentru un client, veți avea întotdeauna dovada că vă datorează plata.

Cea mai bună opțiune pentru a obține transparență și responsabilitate deplină față de clienții dvs., precum și pentru a construi o relație mai bună și mai de încredere cu aceștia, este să utilizați timer trackerul Clockify. Cu el, vei putea:

• Urmăriți timpul pentru toate lucrările legate de client și de proiect
• Calculați automat câștigurile pentru munca pe care ați urmărit-o, pe baza tarifelor orare pe care le-ați stabilit direct în aplicație
• Generați, salvați și exportați rapoarte pe care apoi le puteți trimite clientului

Descărcați exemplu de raport

Procedând astfel, veți oferi clienților o imagine de ansamblu clară asupra muncii pe care le-ați realizat pentru ei, dovada concretă pe care ați terminat-o în termenul limită, precum și suma curată pe care o datorează - toate acestea fiind date care acordă o greutate suplimentară facturilor dvs.

Alegeți un procesor de plăți grozav

Pentru a ușura și mai mult plata, va trebui să vă alegeți un procesor de plăți independent, care este atât eficient pentru dvs., cât și ușor de utilizat pentru client.

PayPal este o alegere eficientă, standard, dar există și alte procesoare de plăți utile pe care le puteți încerca, în funcție de propriile preferințe, de confortul clientului dvs., precum și de regiunea în care locuiți.

Facturați eficient

O factură cu aspect profesional va crește șansele de a fi plătit – și există o mulțime de instrumente de facturare pe care le puteți încerca în acest scop.

Astfel de instrumente vă ajută să vă organizați și să vă păstrați în ordine plățile și facturile datorate.

Mai mult, majoritatea acestor instrumente vă trimit și mementouri atunci când factura este întârziată și nu va trebui să vă faceți griji că pierdeți o plată pentru că ați fost dezorganizat sau pentru că pur și simplu ați uitat să trimiteți o factură.

Desenați un contract

Uneori, cel mai bine este să vă puneți drepturile și obligațiile pe hârtie – un contract poate să nu fie cel mai important element al muncii dvs., mai ales dacă conduceți o afacere mică, dar poate ajuta la înclinarea balanței în favoarea dvs.

Când întocmiți un contract, asigurați-vă că includeți următoarele elemente:

• Părțile implicate în contract
• Termenele precise de livrare și plată a proiectului
• Un pasaj care clarifică problema proprietății intelectuale la finalizarea proiectului
• Un pasaj care declară că munca dvs. este proprietatea dvs. intelectuală până când se efectuează plata integrală
• Un pasaj despre o taxă de penalizare în cazul în care data inițială de plată este întârziată
• Un pasaj care clarifică ce ar trebui făcut în cazul unei dispute

De asemenea, puteți consulta o persoană juridică despre alte elemente pe care ar trebui să le includeți în contract.

Chiar dacă contractul încă nu poate garanta că clienții vă vor plăti, îi poate încuraja totuși să nu ezite prea mult cu plățile lor.

Solicitați un avans

Cererea unui avans este un alt element pe care ar trebui să-l includeți în contract, dar merită un accent suplimentar – pentru că vă ajută să separați clienții serioși de cei susceptibili de a plăti cauțiune.

Dacă un client este dispus să plătească o parte din suma convenită în avans, probabil că este serios să vă plătească integral la sfârșitul proiectului – altfel, probabil că va respinge această secțiune din contract sau va refuza de-a dreptul să-l semneze.

Ca alternativă, dacă credeți că un avans important ar respinge clienții începători care s-ar putea să fie precauți în ceea ce privește munca dvs., puteți cere să vi se efectueze plăți mai mici atunci când atingeți anumite etape ale proiectului.

În concluzie…

Când te întrebi cum să ceri plata fără a fi nepoliticos, cel mai important lucru de care trebuie să-ți amintești este să fii direct, dar și amabil și profesionist.

Scrieți mai multe e-mailuri de memento de plată pe care le veți trimite la intervale regulate.

Este important să trimiteți un e-mail cu factură înainte de data plății și un e-mail cu factură în ziua scadenței plății , pentru a oferi clienților dumneavoastră suficient timp pentru a face aranjamentele necesare.

După aceea, ar trebui să trimiteți mai multe e-mailuri cu solicitări directe de plată – fiecare cu un ton mai ferm și mai direct, dar totuși impersonal și prietenos.

Cu excepția cazului în care clientul vă răspunde la e-mailuri, poate există o problemă cu adresa de e-mail la care trimiteți sau o problemă similară de care nu știți – în cazul în care nu răspundeți după o lună întreagă de e-mail, apelați sau trimiteți un mesaj text clientului .

Ca suport suplimentar, luați măsuri de precauție suplimentare pentru a vă asigura că clientul are toate șansele să vă plătească la timp și integral:

• Oferiți clienților dovada muncii pe care le-ați făcut, sub forma timpului pe care l-ați urmărit pe proiectul lor
• Oferă clienților calcule precise pentru suma pe care trebuie să ți-o plătească, sub formă de rapoarte de urmărire a timpului
• Alegeți un procesator de plăți eficient
• Utilizați un instrument de facturare pentru a face facturi cu aspect profesional și care să invite la plată
• Întocmește un contract adecvat – de preferință cu o clauză de depozit(e).