Bir müşteriden kaba olmadan ödeme nasıl istenir (e-posta şablonları dahildir)

Böylece, çok fazla odaklanma, özveri ve üretken çalışmanın ardından, başka bir serbest projeyi bitirdiniz ve teslim ettiniz. Ve şimdi asıl zor kısma geldi – ödemeyi beklemek.

Bazen, er ya da geç değil, müşteriyle önceden kararlaştırılan tarihte ödeme alırsınız.

Çoğu zaman, ne yazık ki, kararlaştırılan noktayı geçtikten sonra kendinizi beklerken bulacaksınız.

İlk başta, ödemenizin yakında işleme koyulacağına iyi niyetle inanacaksınız. Ancak zaman geçtikçe ve ödemeniz gelmedikçe, kendiniz harekete geçmeniz ve doğrudan ödeme talep etmeniz gerekecektir.

Bir müşteriye ödeme talebi e-postasını kaleme alarak, örnek olarak kullanabileceğiniz olağanüstü ödeme talebi mektupları ile kaba olmadan nasıl ödeme talep edeceğiniz aşağıda açıklanmıştır - artı, bazı ek ipuçları, stratejiler ve yedek planlar:

"Kaba olmak" ne demek?

Pek çok insan paradan bahsederken tedirgin olur – ödeme genellikle çalışan insanların bir iş bittikten sonra düşündüğü (veya düşünmeyi sevdiği) tabu bir konudur.

Bu nedenle, birçok profesyonel, bir müşterinin söylemeye gerek olmadığını düşündüğü bir şey hakkında soru sorarak, kaba olarak algılanma veya kendilerini utandırma korkusuyla ödemeyi açıkça tartışmaktan kaçınır.

Ne yazık ki, bu, ödeme taleplerinde aşırı kibar ve belirsiz davranan ve nadiren doğrudan ödeme talep eden profesyonellere yol açar - vadesi haftalar ve aylar geçse bile.

Bir müşteriden doğrudan ödeme istemekten rahatsızlık duyarsanız, önce kendinize bazı önemli sorular sorun:

• İşi müşteriyle anlaştığınız şekilde tamamladınız mı?
  • Büyük ihtimalle sahipsindir.
• Müşteri, projeyi tamamladığınızda ve üzerinde anlaştığınız şekilde teslim ettiğinizde size ödeme yapması gerektiğinin farkında mıydı?
  • Muhtemelen bunu daha önce tartışmışsınızdır. Ayrıca, müşterinizin kendi işini ücretsiz olarak gerçekleştirmesi pek olası değildir. Peki, neden ücretsiz çalışmak sizden beklensin ki?
• Başlangıçta üzerinde anlaştığınızdan daha fazla para mı istiyorsunuz?
  • Büyük olasılıkla değilsin.
• Müşteri sizin yerine büyük bir şirkette çalışıyor olsaydı, onlara ödeme yapmayı düşünür müydü?
  • Muhtemelen büyük bir şirkete ödeme yapmayı düşünmezler - bir dava ve olumsuz tanıtımla uğraşmak istemiyorlarsa

Tüm bu sorulara benzer şekilde cevaplarsanız, doğrudan ödeme talep ederken kendinizi kötü hissetmenize gerek yok – iş sözleşmenizi sonlandırdınız ve şimdi müşterinizden de aynı şeyi beklemeniz mantıklı. .

Elbette, isteklerinizde profesyonel, kibar ve kibar olmayı ve müşteriye vadesi geçmiş faturaları konusunda sinir krizi geçirmekten kaçınmayı hedefleyeceksiniz - ancak, doğrudan, kesin ve ısrarcı olmak her zaman gidilecek yoldur.

Bir müşteriye ödeme talebi e-postası ne zaman gönderilir?

Verilen hizmetler için nasıl ödeme talep edeceğinizi düşünürken, muhtemelen aklınıza gelen ilk soru şudur : ödeme ne zaman istenir?

Gerçek şu ki, çok uzun süre beklememelisiniz – tercihen son ödeme tarihinden önce ve sonra birkaç kısa e-posta göndermelisiniz:

#1 ödeme hatırlatma mektubu – son ödeme tarihinden bir hafta önce

#2 ödeme hatırlatma mektubu – son ödeme tarihinin günü

#3 ödeme hatırlatma mektubu – son ödeme tarihinden bir hafta sonra

#4 ödeme hatırlatma mektubu – son ödeme tarihinden iki hafta sonra

#5 ödeme hatırlatma mektubu – son ödeme tarihinden bir ay sonra

Fatura e-postalarınızı bu kadar düzenli aralıklarla gönderirseniz, kibar ve sabırlı kalırsınız, aynı zamanda müşterilerinize faturalarınız ve ödeme konularında profesyonel olduğunuzu gösterirsiniz. Ayrıca işine değer veren biri olduğunuzu göstererek müşterinizin de buna değer vermesini sağlarsınız.

Bir e-postada ödeme nasıl istenir?

Müşterinize gönderdiğiniz ödeme talep eden her bir mektubu şu şekilde ifade edebilirsiniz:

Ödeme isteyin e-posta örneği #1 – Son ödeme tarihinden bir hafta önce

Nasıl yazılır?

️ Dostu

️ Kısa

️ Bilgilendirici

ÖRNEK E-POSTA #1:

→ ÖDEME ÖRNEK E-POSTA ŞABLONUNU İNDİRİN #1    

Neden böyle yazıyorsun? Doğrudan ilk fatura e-postasında ödeme talep etmenize gerek yoktur - yalnızca müşterinizin ödeme koşullarınızı ve temel bilgileri önceden tam olarak bildiğinden emin olmanız yeterlidir. Ödeme tarihinden önce bir fatura e-postası göndererek, müşterinin ödeme belgelerini toplamak ve düzenlemek için yeterli zamana sahip olmasını sağlarsınız. Ayrıca, kendinizi faturaları düzenli olarak takip eden ve müşteri zamanında ödeme yapmazsa hatırlatma e-postaları gönderen bir profesyonel olarak konumlandıracaksınız.

Ödeme isteyin e-posta örneği #2 – Son ödeme tarihinin günü

Nasıl yazılır?

️ Dostu

️ Kısa

️ Net bir harekete geçirici mesaj ile

E-POSTA ÖRNEĞİ #2:

→ ÖDEME ÖRNEK E-POSTA ŞABLONUNU İNDİRİN #2

Neden böyle yazıyorsun? Bu yine de kibar bir hatırlatmadır, bu yüzden tamamen arkadaşça bir tavır takın – faturanın vadesi henüz dolmadı. En etkili seçim, bu e-postayı net ve özlü hale getirmektir – bugünün son ödeme tarihine yetişmek için ödemeyi yapmak için doğrudan bir çağrı ile.

Ödeme isteyin e-posta örneği #3 – Son ödeme tarihinden bir hafta sonra  

Nasıl yazılır?

️ Bilgilendirici

️ Daha sıkı ton

️ Faturanın vadesinin geldiği zaman vurgusu

️ Faturanın bir kopyasını eke ekleyin

E-POSTA ÖRNEĞİ #3:

→ ÖDEME ÖRNEK E-POSTA ŞABLONUNU İNDİRİN #3  

Neden böyle yazıyorsun? Bu, vadesi geçmiş faturayla ilgili ilk e-postanızdır - bu nedenle, daha sert bir tonlamanız ve basit bir CTA eklemeniz gerekir. Fatura numarası, müşteriye gönderildiği tarih ve ödenmesi gereken toplam tutar dahil olmak üzere temel fatura bilgilerini tekrarladığınızdan emin olun. Hâlâ müşterinize şüphe avantajı sağlıyorsunuz, bu nedenle eke faturanın kendisinin bir kopyasını da eklediğinizden emin olun - belki ekin hatalı olduğunu ve müşterinin faturayı almadığını görebilirsiniz.

Ödeme isteyin e-posta örneği #4 – Son ödeme tarihinden iki hafta sonra

Nasıl yazılır?

️ Doğrudan

️ CTA'yı temizle

️ Müşteriden fatura e-postasını aldıklarını onaylamasını isteyin

️ Faturanın vadesinin geldiği zaman vurgusu

️ Faturanın bir kopyasını eke ekleyin

ÖRNEK E-POSTA #4:

→ ÖDEME ÖRNEK E-POSTA ŞABLONUNU İNDİRİN #4

Neden böyle yazıyorsun? Müşteriye ödemesinin geciktiğini bildiren ikinci doğrudan hatırlatma e-postanız olarak, daha da sıkı ve doğrudan olmanız gerekir. Net bir harekete geçirici mesaj ve müşteriden fatura e-postasını aldığını onaylamasını istemek, müşterinin e-postayı görmezden gelme olasılığını azaltacaktır.

Şüphenin faydası büyük ölçüde ortadan kalkmış olsa da, faturanın başka bir ekini göndermek, geçmişte eki açmakta sorun yaşayan müşterinin faturadan haberdar olmasını sağlayacaktır. Fatura e-postalarınızı bilerek görmezden gelen müşteriye gelince, sizi görmezden gelmek için daha az bir nedeni olacaktır.

Ödeme isteyin e-posta örneği #5 – Son ödeme tarihinden bir ay sonra

Nasıl yazılır?

️ Doğrudan

️ Daha sıkı ve daha sert bir yaklaşım

️ Hala profesyonel ve nazik

️ Kişiselleştirmeyin

ÖRNEK E-POSTA #5:

→ ÖDEME ÖRNEK E-POSTA ŞABLONUNU İNDİRİN #5

Neden böyle yazıyorsun? Zaten tamamen göz ardı edilmiş birkaç fatura e-postası gönderdiğinizi düşünürsek, bu talep eden ödeme mektubuna daha sıkı ve daha sert bir yaklaşım benimsemekte özgürsünüz - sadece profesyonel ve mümkün olduğunca nazik olduğunuzdan emin olun. Tehditlere ve doğrudan suçlamalara yönelirseniz, profesyonel görünmeme ve itibarınızı zedeleme riskiyle karşı karşıya kalırsınız ve ödeme alma olasılığınız azalır.

Ya hala ödeme almıyorsanız?

Bazen, tüm e-posta gönderme çabalarınıza rağmen, yine de ödeme almazsınız veya herhangi bir yanıt almazsınız.

Bu gibi durumlarda, yanıt alamadığınızda (ve sabrınız tükendiğinde), e-posta göndermeyi bırakmanın ve doğrudan müşteriyi aramanın zamanı geldi . Çoğu zaman, müşteriyle basit, doğrudan bir konuşma, birçok rekoru kırmak için yeterlidir.

Müşteriyle telefonda konuşurken aşağıdaki kutuları işaretlediğinizden emin olun:

Kendinizi tanıtın ve neden aradığınızı açıklayın

Açık, özlü, kibar ve kısa olun

Açıkça konuşmak

Argo kelimeler ve ifadeler kullanmayın

Müşterinin size ödeme yapmadığı konusunda doğrudan suçlamada bulunmayın.

Müşterinize şüphenin avantajını veren kişisel olmayan ve kibar bir ton koruyun

Görüşme sona ermeden önce üzerinde anlaşılan tüm ayrıntıları özetleyin

Müşterinize ne söyleyeceğiniz konusunda şüpheniz varsa, sadece şununla başlayın:

Oradan görüşme nasıl devam ederse etsin, ödemenizin geciktiği ve fatura e-postalarınızın yanıt almadığı konusunda bazı yanıtlar almanız muhtemeldir:

• Fatura e-postalarını gönderdiğiniz e-posta adresinin yanlış olduğunu ve özenle hazırlanmış tüm e-postalarınızın bir gelen kutusu uçurumuna düştüğünü fark edebilirsiniz.
• Özellikle daha büyük bir şirketle iş yapıyorsanız, fatura e-postalarınızı tamamen yanlış kişiye gönderdiğinizi fark edebilirsiniz.

Sebep ne olursa olsun, müşterinizle telefonda konuşursanız, bunu öğrenmeniz daha olasıdır.

Ayrıca, bu ödemeyi e-posta yoluyla yapabileceğinizden daha hızlı bir şekilde sonuçlandırmak için ayrıntıları cilalayabileceksiniz - muhtemelen yanıt için uzun süre beklemek zorunda kalmayacaksınız.

Ya yedekleme planınız işe yaramazsa?

Gerçekten şansınız yoksa, müşteriniz telefona cevap vermeyebilir:

• Belki bir toplantının ortasındalar ve ona odaklanmaya çalışıyorlar, bu yüzden telefonlarını sessize aldılar.
• Belki telefon numaranızı ezberlememişlerdir ve bilinmeyen numaralardan gelen aramaları cevaplamayı sevmiyorlardır.
• Belki telefonda konuşmak onları rahatsız eder ve bundan kaçınmayı tercih ederler.

Her halükarda, müşterinizin numarası zaten sizdeyse, hızlı iletişim kurmanın daha kolay ve hızlı bir yolu olarak kısa mesaj göndermeyi deneyebilirsiniz - aşağıdaki satır boyunca bir şeyler göndermeniz yeterlidir:

Böyle bir metin göndermek, doğrudan bir telefon görüşmesi yapmaktan daha ulaşılabilir bir his verir ve telefonda konuşmayı sevmeyen müşterileri daha da rahatlatır.

Muhtemelen, müşteri kim olduğunuzu anladığında, onlardan bir arama veya geri aramanın ne zaman uygun olacağını belirten bir mesaj alacaksınız.

Zamanında ödeme almak için ipuçları ve stratejiler

Çoğu zaman, birlikte çalıştığınız bir müşterinin size ödeme yapacağından emin değilseniz, projeyi bitirip teslim ettikten sonra önlem almak, onların peşinden gitmekten daha iyi bir taktik olabilir.

Bir müşterinin işiniz için size ödeme yapma şansını en üst düzeye çıkarmanın bazı yolları şunlardır:

Müşteriye çalışmanızın kesin kayıtlarını sağlayın

Bir müşteri için bitirdiğiniz işin kesin ve şeffaf kayıtlarına sahipseniz, her zaman size ödeme borçlu olduklarına dair kanıtınız olur.

Müşterilerinizle tam şeffaflık ve hesap verebilirlik elde etmek ve onlarla daha iyi, daha güvenilir bir ilişki kurmak için en iyi seçeneğiniz, zamanlayıcı izleyici Clockify'ı kullanmaktır. Bununla şunları yapabileceksiniz:

• Müşteriyle ilgili ve projeyle ilgili tüm işlerde zamanı takip edin
• Doğrudan uygulama içinde belirlediğiniz saatlik ücretlere dayalı olarak, izlediğiniz işin kazançlarını otomatik olarak hesaplatın
• Daha sonra müşteriye gönderebileceğiniz raporları oluşturun, kaydedin ve dışa aktarın

Rapor örneğini indirin

Bunu yaparak, müşterilere onlar için tamamladığınız iş hakkında net bir genel bakış, son teslim tarihi içinde bitirdiğinize dair somut kanıt ve borçlu oldukları temiz miktar ile ilgili net bir bilgi sunacaksınız - bunların tümü veridir. faturalarınıza daha fazla ağırlık verir.

Harika bir ödeme işlemcisi seçin

Ödeme konusunu daha da kolaylaştırmak için, hem sizin için verimli hem de müşteri için kullanımı kolay bir serbest ödeme işlemcisi üzerinde anlaşmanız gerekir.

PayPal verimli, standart bir seçimdir, ancak kendi tercihlerinize, müşterinizin rahatlığına ve yaşadığınız bölgeye bağlı olarak deneyebileceğiniz başka faydalı ödeme işlemcileri de vardır.

verimli fatura

Profesyonel görünümlü bir fatura, ödeme alma şansınızı artıracaktır ve bu amaçla deneyebileceğiniz çok sayıda faturalandırma aracı vardır.

Bu tür araçlar, ödenmesi gereken ödemelerinizi ve faturalarınızı düzenlemenize ve düzenlemenize yardımcı olur.

Ayrıca, bu araçların çoğu, faturanın vadesi geçtiğinde size hatırlatıcılar da gönderir ve düzensiz olduğunuz için veya faturayı göndermeyi unuttuğunuz için ödemeyi kaçırma konusunda endişelenmenize gerek kalmaz.

Bir sözleşme çizin

Bazen haklarınızı ve yükümlülüklerinizi kağıda dökmek en iyisidir - özellikle küçük bir işletmeniz varsa, bir sözleşme işinizin en önemli unsuru olmayabilir, ancak teraziyi lehinize çevirmeye yardımcı olabilir.

Bir sözleşme çizerken, aşağıdaki unsurları eklediğinizden emin olun:

• Sözleşmeye dahil olan taraflar
• Kesin proje teslimi ve ödeme koşulları
• Proje tamamlandıktan sonra fikri mülkiyet konusunu açıklayan bir pasaj
• Çalışmanızı belirten bir pasaj, tam ödeme yapılana kadar fikri mülkiyetinizdir.
• Orijinal ödeme tarihinin geç olması durumunda ceza ücreti ile ilgili bir pasaj
• Bir anlaşmazlık durumunda ne yapılması gerektiğini açıklayan bir pasaj

Sözleşmenize dahil etmeniz gereken diğer unsurlar hakkında da bir tüzel kişiye danışabilirsiniz.

Sözleşme, müşterilerin size ödeme yapacağını garanti edemese bile, yine de onları ödemelerinde çok uzun süre tereddüt etmemeye teşvik edebilir.

Ön depozito isteyin

Bir avans istemek, sözleşmenize eklemeniz gereken başka bir unsurdur, ancak ekstra vurguyu hak eder - çünkü ciddi müşterileri ödeme konusunda kefaletle ödeme olasılığı olanlardan ayırmanıza yardımcı olur.

Bir müşteri, kararlaştırılan miktarın bir kısmını önceden ödemeye istekliyse, projenin sonunda size tam olarak ödeme yapma konusunda ciddi olabilir - aksi takdirde, sözleşmenizdeki bu bölüme kaşlarını çatacaklar veya tamamen reddedeceklerdir. imzalamak için.

Alternatif olarak, yüksek bir ön ödemenin, işinize karşı temkinli olabilecek ilk kez gelen müşterileri geri çevireceğini düşünüyorsanız, belirli proje dönüm noktalarına ulaştığınızda size daha küçük ödemelerin yapılmasını isteyebilirsiniz.

Özetle…

Kaba olmadan nasıl ödeme talep edeceğinizi düşünürken hatırlamanız gereken en önemli şey doğrudan, aynı zamanda nazik ve profesyonel olmaktır.

Düzenli aralıklarla göndereceğiniz birkaç ödeme hatırlatma e-postası yazın.

Müşterilerinize gerekli düzenlemeleri yapmaları için bolca zaman tanımak için , ödeme tarihinden önce bir fatura e-postası ve ödemenin yapılacağı gün bir fatura e-postası göndermeniz önemlidir.

Ardından, doğrudan ödeme talepleri içeren birkaç e-posta göndermelisiniz - her biri daha sert ve daha doğrudan bir tonda, ancak yine de kişisel olmayan ve arkadaşça.

Müşteri e-postalarınıza cevap vermiyorsa, belki de gönderdiğiniz e-posta adresinde bir sorun var ya da farkında olmadığınız benzer bir sorun var - bir ay boyunca e-posta gönderdikten sonra yanıt gelmezse, müşteriyi arayın veya mesaj gönderin .

Ek destek olarak, müşterinin size zamanında ve tam olarak ödeme yapma şansına sahip olmasını sağlamak için ekstra önlemler alın :

• Müşterilere, projelerinde izlediğiniz süre biçiminde yaptığınız işin kanıtını sağlayın
• Müşterilere, size ödemeleri gereken tutar için zaman izleme raporları biçiminde kesin hesaplamalar sağlayın
• Verimli bir ödeme işlemcisi seçin
• Profesyonel görünümlü, ödemeye davet eden faturalar oluşturmak için bir faturalandırma aracı kullanın
• Uygun bir sözleşme yapın – tercihen bir depozito(lar) maddesi ile