Wie man einen Kunden um Zahlung bittet, ohne unhöflich zu sein (E-Mail-Vorlagen enthalten)

Nach viel Konzentration, Hingabe und produktiver Arbeit haben Sie also ein weiteres freiberufliches Projekt abgeschlossen und geliefert. Und jetzt ist es Zeit für den wirklich schwierigen Teil – das Warten auf die Bezahlung.

Manchmal werden Sie an dem zuvor mit dem Kunden vereinbarten Datum bezahlt, nicht viel früher oder später.

Meistens werden Sie leider feststellen, dass Sie über den vereinbarten Punkt hinaus warten.

Zunächst können Sie in gutem Glauben darauf vertrauen, dass Ihre Zahlung bald bearbeitet wird. Aber wenn die Zeit vergeht und Ihre Zahlung nicht kommt, müssen Sie selbst handeln und direkt um Zahlung bitten.

So fordern Sie eine Zahlung an, ohne unhöflich zu sein, indem Sie eine Zahlungsanforderungs-E-Mail an einen Kunden schreiben, mit ausstehenden Zahlungsanforderungsschreiben, die Sie als Beispiele verwenden können – plus einige zusätzliche Tipps, Strategien und Backup-Pläne:

Was bedeutet es, „unhöflich“ zu sein?

Viele Menschen fühlen sich unwohl, wenn sie über Geld sprechen – Bezahlung ist oft ein Tabuthema, von dem Arbeitnehmer denken (oder gerne denken), dass es nach getaner Arbeit impliziert wird.

Aus Angst, als unhöflich wahrgenommen zu werden oder sich selbst in Verlegenheit zu bringen, vermeiden es viele Fachleute, offen über Zahlungen zu sprechen, indem sie nach etwas fragen, von dem sie glauben , dass es für einen Kunden selbstverständlich ist.

Leider führt dies dazu, dass Fachleute in ihren Zahlungsaufforderungen zu höflich und vage agieren und selten direkt um Zahlung bitten – selbst wenn diese Wochen und Monate überfällig sind.

Wenn Sie sich jemals unwohl dabei fühlen, einen Kunden direkt um Zahlung zu bitten, stellen Sie sich zuerst einige wichtige Fragen:

• Haben Sie die Arbeiten wie mit dem Kunden vereinbart abgeschlossen?
  • Sie haben höchstwahrscheinlich.
• War dem Kunden bewusst, dass er Sie bezahlen muss, wenn Sie das Projekt wie vereinbart abschließen und liefern?
  • Wahrscheinlich haben Sie das vorher besprochen. Außerdem ist es höchst unwahrscheinlich, dass Ihr Kunde seine eigene Arbeit kostenlos durchführt. Warum also sollte von Ihnen Arbeit umsonst erwartet werden?
• Fordern Sie mehr Geld als ursprünglich vereinbart?
  • Du bist es höchstwahrscheinlich nicht.
• Wenn der Kunde nicht mit Ihnen, sondern mit einem großen Unternehmen zusammenarbeitet, würde er oder sie in Betracht ziehen, sie nicht zu bezahlen?
  • Sie würden wahrscheinlich nicht einmal daran denken, ein großes Unternehmen nicht zu bezahlen – es sei denn, sie wollen sich mit einem Gerichtsverfahren und negativer Publicity auseinandersetzen

Wenn Sie auf all diese Fragen ähnlich antworten würden, brauchen Sie sich bei einer unkomplizierten Zahlungsaufforderung nicht zu schämen – Sie haben Ihren Arbeitsvertrag geliefert, und jetzt ist es nur logisch, dass Sie dasselbe von Ihrem Kunden erwarten .

Natürlich werden Sie bestrebt sein, bei Ihren Anfragen professionell, freundlich und höflich zu sein und vermeiden, den Kunden wegen seiner überfälligen Rechnungen in Wut zu versetzen – aber direkt, präzise und hartnäckig zu sein, ist immer der richtige Weg.

Wann soll eine Zahlungsaufforderung per E-Mail an einen Kunden gesendet werden?

Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen verlangen, werden Sie sich wahrscheinlich zuerst die Frage stellen: Wann müssen Sie die Zahlung verlangen?

Die Wahrheit ist, dass Sie nicht zu lange warten sollten – vorzugsweise sollten Sie vor und nach dem Fälligkeitsdatum der Zahlung eine Reihe kürzerer E-Mails senden:

Nr. 1 Zahlungserinnerungsschreiben – eine Woche vor dem Fälligkeitsdatum der Zahlung

#2 Zahlungserinnerungsschreiben – der Tag des Fälligkeitsdatums der Zahlung

Nr. 3 Zahlungserinnerungsschreiben – eine Woche nach dem Fälligkeitsdatum der Zahlung

#4 Zahlungserinnerungsschreiben – zwei Wochen nach Fälligkeit der Zahlung

#5 Zahlungserinnerungsschreiben – einen Monat nach Fälligkeit der Zahlung

Wenn Sie Ihre Rechnungs-E-Mails in solchen regelmäßigen Abständen versenden, bleiben Sie höflich und geduldig, zeigen Ihren Kunden aber auch, dass Sie mit Ihren Rechnungen und Zahlungsangelegenheiten professionell umgehen. Sie zeigen auch, dass Sie jemand sind, der seine Arbeit schätzt, und veranlassen den Kunden, sie ebenfalls zu schätzen.

Wie beantrage ich eine Zahlung per E-Mail?

So können Sie jeden einzelnen Zahlungsaufforderungsbrief formulieren, den Sie an Ihren Kunden senden:

Bitten Sie um Zahlung E-Mail-Muster Nr. 1 – Eine Woche vor dem Fälligkeitsdatum der Zahlung

Wie schreibe ich es?

️ Freundlich

️ Kurz

️ Informativ

BEISPIEL-E-MAIL Nr. 1:

→ ZAHLUNGSBEISPIEL-E-MAIL-VORLAGE #1 HERUNTERLADEN    

Warum so schreiben? Sie müssen die Zahlung nicht direkt in der ersten Rechnungs-E-Mail anfordern – Sie müssen nur sicherstellen, dass Ihr Kunde Ihre Zahlungsbedingungen und grundlegenden Informationen im Voraus gut kennt. Indem Sie vor dem Zahlungstermin eine Rechnungs-E-Mail senden, stellen Sie sicher, dass der Kunde genügend Zeit hat, Zahlungsdokumente zu sammeln und zu organisieren. Außerdem positionieren Sie sich als Profi, der Rechnungen regelmäßig nachverfolgt – und Erinnerungs-E-Mails versendet, wenn der Kunde nicht rechtzeitig zahlt.

E-Mail-Muster Nr. 2 mit Zahlungsaufforderung – Der Tag des Fälligkeitsdatums der Zahlung

Wie schreibe ich es?

️ Freundlich

️ Kurz

️ Mit einem klaren Call-to-Action

E-MAIL-BEISPIEL Nr. 2:

→ ZAHLUNGSBEISPIEL-E-MAIL-VORLAGE #2 HERUNTERLADEN

Warum so schreiben? Dies ist nur eine weitere höfliche Erinnerung, also bewahren Sie einen absolut freundlichen Ton – die Rechnung ist noch nicht überfällig. Am effektivsten ist es, diese E-Mail klar und prägnant zu gestalten – mit einem direkten Aufruf zur Zahlung, um die heutige Zahlungsfrist einzuhalten.

E-Mail mit Zahlungsaufforderung Nr. 3 – Eine Woche nach dem Fälligkeitsdatum der Zahlung  

Wie schreibe ich es?

️ Informativ

️ Strafferer Ton

️ Betonung der Zeit, zu der die Rechnung überfällig ist

️ Kopie der Rechnung im Anhang beifügen

E-MAIL-BEISPIEL Nr. 3:

→ ZAHLUNGSBEISPIEL-E-MAIL-VORLAGE #3 HERUNTERLADEN  

Warum so schreiben? Dies ist Ihre erste E-Mail, in der Sie über die Überfälligkeit der Rechnung informiert werden – Sie müssen also einen strengeren Ton bewahren und einen einfachen CTA einfügen. Stellen Sie sicher, dass Sie die grundlegenden Rechnungsinformationen wiederholen – einschließlich der Rechnungsnummer, des Datums, an dem sie an den Kunden gesendet wurde, und des fälligen Gesamtbetrags. Sie geben Ihrem Kunden immer noch den Vorteil des Zweifels, stellen Sie also sicher, dass Sie dem Anhang auch eine Kopie der Rechnung selbst beifügen – vielleicht stellen Sie fest, dass der Anhang fehlerhaft war und der Kunde die Rechnung nicht erhalten hat.

Bitten Sie um Zahlung E-Mail-Muster Nr. 4 – Zwei Wochen nach dem Fälligkeitsdatum der Zahlung

Wie schreibe ich es?

️ Direkt

️ CTA löschen

️ Bitten Sie den Kunden, den Erhalt der Rechnungs-E-Mail zu bestätigen

️ Betonung der Zeit, zu der die Rechnung überfällig ist

️ Kopie der Rechnung im Anhang beifügen

BEISPIEL-E-MAIL Nr. 4:

→ ZAHLUNGSBEISPIEL-E-MAIL-VORLAGE #4 HERUNTERLADEN

Warum so schreiben? Als Ihre zweite direkte Erinnerungs-E-Mail, die dem Kunden mitteilt, dass seine Zahlung überfällig ist, müssen Sie noch entschlossener und direkter sein. Ein klarer Aufruf zum Handeln und die Aufforderung an den Kunden, den Erhalt der Rechnungs-E-Mail zu bestätigen, verringern die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde die E-Mail ignoriert.

Obwohl der Zweifelsfall inzwischen größtenteils verschwunden ist, wird der Kunde, der in der Vergangenheit Probleme hatte, den Anhang zu öffnen, durch das Senden eines weiteren Anhangs der Rechnung auf die Rechnung aufmerksam gemacht. Was den Kunden betrifft, der Ihre Rechnungs-E-Mails absichtlich ignoriert, nun, er/sie wird einen weiteren Grund weniger bekommen, Sie zu ignorieren.

Bitten Sie um Zahlung E-Mail-Muster Nr. 5 – Einen Monat nach dem Fälligkeitsdatum der Zahlung

Wie schreibe ich es?

️ Direkt

️ Ein festerer und härterer Ansatz

️ Immer noch professionell und freundlich

️ Machen Sie es nicht persönlich

BEISPIEL-E-MAIL Nr. 5:

→ ZAHLUNGSBEISPIEL-E-MAIL-VORLAGE #5 HERUNTERLADEN

Warum so schreiben? In Anbetracht der Tatsache, dass Sie bereits einige Rechnungs-E-Mails gesendet haben, die völlig ignoriert wurden, steht es Ihnen frei, mit diesem Zahlungsaufforderungsschreiben einen entschlosseneren und härteren Ansatz zu wählen – bleiben Sie einfach so professionell und freundlich wie möglich. Wenn Sie sich Drohungen und direkten Anschuldigungen zuwenden, riskieren Sie, unprofessionell zu wirken und Ihren Ruf zu beschädigen – und Sie werden weniger wahrscheinlich bezahlt.

Was ist, wenn Sie immer noch nicht bezahlt werden?

Manchmal werden Sie trotz all Ihrer E-Mail-Bemühungen immer noch nicht bezahlt oder erhalten keine Antwort.

In solchen Fällen, in denen Sie keine Antwort erhalten (und langsam die Geduld verlieren), ist es an der Zeit, auf E-Mails zu verzichten – und den Kunden direkt anzurufen . Meistens reicht ein einfaches, direktes Gespräch mit dem Kunden, um viele Rekorde richtigzustellen.

Wenn Sie mit dem Kunden am Telefon sprechen, stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Kästchen ankreuzen:

Stellen Sie sich vor und erklären Sie, warum Sie anrufen

Seien Sie klar, prägnant, höflich und kurz

Sprich klar

Verwenden Sie keine umgangssprachlichen Wörter und Ausdrücke

Machen Sie keine direkten Anschuldigungen darüber, dass der Kunde Sie nicht bezahlt

Behalten Sie einen unpersönlichen und höflichen Ton bei, der Ihrem Kunden im Zweifel zugute kommt

Fassen Sie alle vereinbarten Details zusammen, bevor das Gespräch endet

Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie Ihrem Kunden sagen sollen, beginnen Sie einfach mit:

Unabhängig davon, wie die Konversation von dort aus weitergeht, erhalten Sie wahrscheinlich einige Antworten auf Ihre verspätete Zahlung und Ihre Rechnungs-E-Mails, die keine Antwort erhalten:

• Möglicherweise stellen Sie fest, dass die E-Mail-Adresse, an die Sie Rechnungs-E-Mails gesendet haben, falsch ist und dass alle Ihre sorgfältig erstellten E-Mails in einem Abgrund des Posteingangs gelandet sind
• Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie Ihre Rechnungs-E-Mails an die falsche Person gesendet haben, insbesondere wenn Sie Geschäfte mit einem größeren Unternehmen tätigen

Was auch immer der Grund sein mag, es ist wahrscheinlicher, dass Sie davon erfahren, wenn Sie mit Ihrem Kunden am Telefon sprechen.

Sie werden auch in der Lage sein, die Details für den Abschluss dieser Zahlung zügiger auszuarbeiten, als Sie es per E-Mail könnten – wahrscheinlich, weil Sie nicht lange auf die Antwort warten müssen.

Was ist, wenn Ihr Backup-Plan nicht funktioniert?

Wenn Sie wirklich Pech haben, geht Ihr Kunde möglicherweise nicht ans Telefon:

• Vielleicht sind sie mitten in einem Meeting und versuchen, sich darauf zu konzentrieren, also haben sie ihr Telefon auf lautlos gestellt
• Vielleicht haben sie Ihre Telefonnummer nicht auswendig gelernt und beantworten nicht gerne Anrufe von unbekannten Nummern
• Vielleicht fühlen sie sich beim Telefonieren unwohl und vermeiden es lieber

Wenn Sie Ihre Kundennummer bereits haben, können Sie auf jeden Fall eine SMS als einfachere und schnellere Art der schnellen Kontaktaufnahme ausprobieren – senden Sie einfach etwas in der Art von:

Das Versenden eines solchen Textes fühlt sich zugänglicher an als ein direktes Telefongespräch und beruhigt Kunden, die nicht gerne telefonieren.

Sobald der Kunde versteht, wer Sie sind, werden Sie wahrscheinlich einen Anruf von ihm oder eine Nachricht erhalten, die angibt, wann ein guter Zeitpunkt für einen Rückruf wäre.

Tipps und Strategien, um pünktlich bezahlt zu werden

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Kunde, mit dem Sie zusammenarbeiten, Sie bezahlen wird, ist es meistens besser, Vorkehrungen zu treffen, als ihm nachzulaufen, nachdem Sie das Projekt abgeschlossen und geliefert haben.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie die Chancen maximieren können, dass ein Kunde Sie für Ihre Arbeit bezahlt:

Stellen Sie dem Kunden genaue Aufzeichnungen Ihrer Arbeit zur Verfügung

Wenn Sie immer genaue und transparente Aufzeichnungen über die Arbeit haben, die Sie für einen Kunden erledigt haben, haben Sie immer einen Beweis, dass er Ihnen eine Zahlung schuldet.

Ihre beste Option, um vollständige Transparenz und Rechenschaftspflicht gegenüber Ihren Kunden zu erreichen und eine bessere, vertrauenswürdigere Beziehung zu ihnen aufzubauen, ist die Verwendung des Timer-Trackers Clockify. Damit können Sie:

• Verfolgen Sie die Zeit für alle kunden- und projektbezogenen Arbeiten
• Lassen Sie den Verdienst für die von Ihnen verfolgte Arbeit automatisch berechnen, basierend auf den Stundensätzen, die Sie direkt in der App festlegen
• Generieren, speichern und exportieren Sie Berichte, die Sie dann an den Kunden senden können

Musterbericht herunterladen

Auf diese Weise geben Sie den Kunden einen klaren Überblick über die Arbeit, die Sie für sie geleistet haben, einen konkreten Nachweis, dass Sie innerhalb der Frist fertig sind, sowie den sauberen Betrag, den sie schulden – alles Daten, die das sind verleiht Ihren Rechnungen zusätzliches Gewicht.

Wählen Sie einen großartigen Zahlungsabwickler

Um die Angelegenheit der Zahlung weiter zu vereinfachen, müssen Sie sich für einen freiberuflichen Zahlungsabwickler entscheiden, der sowohl für Sie effizient als auch für den Kunden einfach zu bedienen ist.

PayPal ist eine effiziente Standardoption, aber es gibt auch andere nützliche Zahlungsprozessoren, die Sie ausprobieren können, abhängig von Ihren eigenen Vorlieben, der Bequemlichkeit Ihres Kunden sowie der Region, in der Sie leben.

Effizient abrechnen

Eine professionell aussehende Rechnung erhöht die Chancen, dass Sie bezahlt werden – und es gibt viele Rechnungstools, die Sie zu diesem Zweck ausprobieren können.

Solche Tools helfen Ihnen, Ihre fälligen Zahlungen und Rechnungen zu organisieren und in Ordnung zu halten.

Darüber hinaus senden Ihnen die meisten dieser Tools auch Erinnerungen, wenn die Rechnung überfällig ist, und Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Sie eine Zahlung verpassen, weil Sie unorganisiert waren oder einfach vergessen haben, eine Rechnung zu senden.

Zeichnen Sie einen Vertrag

Manchmal ist es am besten, Ihre Rechte und Pflichten zu Papier zu bringen – ein Vertrag ist vielleicht nicht das wichtigste Element Ihrer Arbeit, besonders wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, aber er kann helfen, den Ausschlag zu Ihren Gunsten zu geben.

Achten Sie beim Abschluss eines Vertrages darauf, dass Sie die folgenden Elemente enthalten:

• Die am Vertrag beteiligten Parteien
• Die genauen Liefer- und Zahlungsbedingungen des Projekts
• Eine Passage, die die Frage des geistigen Eigentums nach Abschluss des Projekts klärt
• Eine Passage, die besagt, dass Ihre Arbeit Ihr geistiges Eigentum ist, bis die vollständige Zahlung erfolgt ist
• Eine Passage über eine Strafgebühr für den Fall, dass das ursprüngliche Zahlungsdatum überfällig ist
• Eine Passage, die klarstellt, was im Streitfall zu tun ist

Sie können auch eine juristische Person zu anderen Elementen konsultieren, die Sie in Ihren Vertrag aufnehmen sollten.

Auch wenn der Vertrag den Kunden immer noch nicht garantieren kann, dass sie Sie bezahlen, kann er sie dennoch dazu ermutigen, mit ihren Zahlungen nicht zu lange zu zögern.

Bitten Sie um eine Anzahlung

Die Forderung nach einem Vorschuss ist ein weiteres Element, das Sie in Ihren Vertrag aufnehmen sollten, aber es verdient besondere Betonung – weil es Ihnen hilft, die ernsthaften Kunden von denen zu trennen, die wahrscheinlich auf Kaution zahlen.

Wenn ein Kunde bereit ist, einen Teil des vereinbarten Betrags im Voraus zu zahlen, wird er oder sie wahrscheinlich ernsthaft daran interessiert sein, Sie am Ende des Projekts vollständig zu bezahlen – andernfalls wird er diesen Abschnitt in Ihrem Vertrag wahrscheinlich missbilligen oder direkt ablehnen es zu unterschreiben.

Alternativ können Sie, wenn Sie der Meinung sind, dass eine hohe Vorauszahlung Erstkunden abschrecken würde, die Ihrer Arbeit möglicherweise misstrauisch gegenüberstehen, kleinere Zahlungen an Sie verlangen, wenn Sie bestimmte Projektmeilensteine ​​​​erreichen.

Zusammenfassend…

Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine Zahlung verlangen können, ohne unhöflich zu sein, ist das Wichtigste, woran Sie denken müssen, direkt, aber auch freundlich und professionell zu sein.

Schreiben Sie mehrere Zahlungserinnerungs-E-Mails, die Sie in regelmäßigen Abständen versenden.

Es ist wichtig, eine Rechnungs-E- Mail vor dem Zahlungsdatum und eine Rechnungs-E-Mail am Tag der Fälligkeit zu senden , damit Ihre Kunden genügend Zeit haben, die notwendigen Vorkehrungen zu treffen.

Danach sollten Sie mehrere E-Mails mit direkten Zahlungsaufforderungen versenden – jeweils mit einem festeren und direkteren Ton, aber dennoch unpersönlich und freundlich.

Wenn der Kunde Ihre E-Mails nicht beantwortet, liegt möglicherweise ein Problem mit der E-Mail-Adresse vor, an die Sie senden, oder ein ähnliches Problem, das Sie nicht kennen – falls Sie nach einem vollen Monat des E-Mail-Versands keine Antwort erhalten, rufen Sie den Kunden an oder schreiben Sie ihm eine SMS .

Treffen Sie als zusätzliche Unterstützung zusätzliche Vorkehrungen, um sicherzustellen, dass der Kunde alle Chancen hat, Sie pünktlich und vollständig zu bezahlen:

• Bieten Sie Ihren Kunden einen Nachweis über Ihre geleistete Arbeit in Form der Zeit, die Sie für ihr Projekt erfasst haben
• Stellen Sie Ihren Kunden die genauen Berechnungen für den Betrag, den sie Ihnen zahlen müssen, in Form von Zeiterfassungsberichten zur Verfügung
• Wählen Sie einen effizienten Zahlungsabwickler
• Verwenden Sie ein Rechnungstool, um professionell aussehende, zur Zahlung einladende Rechnungen zu erstellen
• Schließen Sie einen passenden Vertrag – am besten mit einer Kautionsklausel