Cara meminta pembayaran kepada klien tanpa bersikap kasar (termasuk template email)

Jadi, setelah banyak fokus, dedikasi, dan kerja produktif, Anda telah menyelesaikan dan mengirimkan proyek freelance lainnya. Dan, sekarang saatnya untuk bagian yang sangat sulit – menunggu untuk dibayar.

Terkadang, Anda akan dibayar pada tanggal yang telah disepakati sebelumnya dengan klien, tidak cepat atau lambat.

Sayangnya, lebih sering daripada tidak, Anda akan mendapati diri Anda menunggu melewati titik yang disepakati.

Pada awalnya, Anda akan memegang itikad baik bahwa pembayaran Anda akan segera diproses. Namun, seiring berjalannya waktu dan pembayaran Anda tidak datang, Anda harus mengambil tindakan sendiri dan meminta pembayaran secara langsung.

Berikut cara meminta pembayaran tanpa bersikap kasar, dengan menulis email permintaan pembayaran ke klien, dengan surat permintaan pembayaran terutang yang dapat Anda gunakan sebagai contoh – plus, beberapa kiat, strategi, dan rencana cadangan tambahan:

Apa artinya menjadi "kasar"?

Banyak orang merasa tidak nyaman ketika berbicara tentang uang – pembayaran sering kali merupakan hal tabu yang dipikirkan orang (atau suka berpikir) setelah pekerjaan selesai.

Jadi, banyak profesional menghindari mendiskusikan pembayaran secara terbuka karena takut dianggap tidak sopan atau mempermalukan diri mereka sendiri dengan menanyakan sesuatu yang mereka yakini tidak perlu dikatakan oleh klien.

Sayangnya, hal ini menyebabkan para profesional bertindak terlalu sopan dan tidak jelas dalam permintaan pembayaran mereka, jarang meminta pembayaran secara langsung – bahkan ketika sudah lewat waktu berminggu-minggu dan berbulan-bulan.

Jika Anda pernah merasa tidak nyaman untuk meminta pembayaran kepada klien secara langsung, tanyakan pada diri Anda beberapa pertanyaan penting terlebih dahulu:

• Sudahkah Anda menyelesaikan pekerjaan sesuai kesepakatan dengan klien?
  • Anda kemungkinan besar memiliki.
• Apakah klien sadar bahwa mereka perlu membayar Anda ketika Anda selesai dan memberikan proyek seperti yang Anda setujui?
  • Anda mungkin pernah membahas ini sebelumnya. Plus, sangat tidak mungkin klien Anda melakukan pekerjaannya sendiri secara gratis. Jadi, mengapa bekerja secara gratis diharapkan dari Anda?
• Apakah Anda meminta lebih banyak uang daripada yang Anda setujui sebelumnya?
  • Anda kemungkinan besar tidak.
• Jika klien bekerja dengan perusahaan besar dan bukan dengan Anda, apakah dia akan mempertimbangkan untuk tidak membayar mereka?
  • Mereka mungkin bahkan tidak akan berpikir untuk tidak membayar perusahaan besar – kecuali jika mereka ingin berurusan dengan tuntutan hukum dan publisitas negatif

Jika Anda akan menjawab dengan cara yang sama untuk semua pertanyaan ini, Anda tidak perlu merasa bersalah saat meminta pembayaran secara langsung – Anda telah menyampaikan akhir perjanjian kerja Anda, dan sekarang masuk akal jika Anda mengharapkan hal yang sama dari klien Anda .

Tentu saja, Anda bertujuan untuk bersikap profesional, baik, dan sopan dalam permintaan Anda, dan menghindari membuat ulah klien tentang tagihan mereka yang telah jatuh tempo – tetapi, bersikap langsung, tepat, dan gigih selalu merupakan cara yang harus dilakukan.

Kapan mengirim email permintaan pembayaran ke klien?

Saat memikirkan tentang cara meminta pembayaran untuk layanan yang diberikan, pertanyaan pertama yang mungkin Anda miliki adalah – kapan harus meminta pembayaran?

Sebenarnya Anda tidak perlu menunggu terlalu lama – sebaiknya, Anda harus mengirim sejumlah email yang lebih pendek sebelum dan sesudah tanggal jatuh tempo pembayaran:

Surat pengingat pembayaran #1 – seminggu sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran

#2 surat pengingat pembayaran – hari jatuh tempo pembayaran

Surat pengingat pembayaran #3 – seminggu setelah tanggal jatuh tempo pembayaran

Surat pengingat pembayaran #4 – dua minggu setelah tanggal jatuh tempo pembayaran

Surat pengingat pembayaran #5 – satu bulan setelah tanggal jatuh tempo pembayaran

Jika Anda mengirim email faktur secara berkala, Anda akan tetap sopan dan sabar, tetapi juga menunjukkan kepada klien bahwa Anda profesional dalam menangani faktur dan masalah pembayaran. Anda juga akan menunjukkan bahwa Anda adalah seseorang yang menghargai pekerjaannya, mendorong klien untuk menghargainya juga.

Bagaimana cara meminta pembayaran melalui email?

Berikut adalah bagaimana Anda dapat mengungkapkan setiap individu yang meminta surat pembayaran yang Anda kirim ke klien Anda:

Minta sampel email pembayaran #1 – Seminggu sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran

Bagaimana cara menulisnya?

️ ramah

️ Pendek

️ Informatif

CONTOH EMAIL #1:

→ UNDUH TEMPLATE EMAIL CONTOH PEMBAYARAN #1    

Mengapa menulis seperti ini? Anda tidak perlu meminta pembayaran langsung di email faktur pertama – Anda hanya perlu memastikan klien Anda mengetahui dengan baik syarat pembayaran dan informasi dasar Anda sebelumnya. Dengan mengirimkan email faktur sebelum tanggal pembayaran, Anda memastikan klien memiliki cukup waktu untuk mengumpulkan dan mengatur dokumentasi pembayaran. Selain itu, Anda akan memposisikan diri Anda sebagai seorang profesional yang secara teratur melacak faktur – dan mengirimkan email pengingat jika klien tidak membayar tepat waktu.

Minta sampel email pembayaran #2 – Hari tanggal jatuh tempo pembayaran

Bagaimana cara menulisnya?

️ ramah

️ Pendek

️ Dengan ajakan bertindak yang jelas

CONTOH EMAIL #2:

→ UNDUH TEMPLATE EMAIL CONTOH PEMBAYARAN #2

Mengapa menulis seperti ini? Ini hanyalah pengingat sopan lainnya, jadi pertahankan nada ramah sepenuhnya – tagihannya belum jatuh tempo. Pilihan yang paling efektif adalah membuat email ini jelas dan ringkas – dengan panggilan langsung untuk melakukan pembayaran guna memenuhi batas waktu pembayaran hari ini.

Minta sampel email pembayaran #3 – Seminggu setelah tanggal jatuh tempo pembayaran  

Bagaimana cara menulisnya?

️ Informatif

️ Nada lebih kencang

️ Penekanan pada waktu faktur lewat jatuh tempo

️ Sertakan salinan faktur dalam lampiran

CONTOH EMAIL #3:

→ UNDUH TEMPLATE EMAIL CONTOH PEMBAYARAN #3  

Mengapa menulis seperti ini? Ini adalah email pertama Anda tentang faktur yang lewat jatuh tempo – jadi, Anda harus mempertahankan nada yang lebih tegas dan menyertakan CTA langsung. Pastikan Anda mengulangi informasi faktur dasar – termasuk nomor faktur, tanggal pengirimannya ke klien, dan jumlah total yang harus dibayar. Anda masih memberi klien Anda keuntungan dari keraguan, jadi pastikan Anda juga menyertakan salinan faktur itu sendiri dalam lampiran – mungkin Anda akan menemukan lampirannya rusak, dan klien tidak menerima faktur.

Minta sampel email pembayaran #4 – Dua minggu setelah tanggal jatuh tempo pembayaran

Bagaimana cara menulisnya?

️ Langsung

️ Hapus CTA

️ Minta klien untuk mengonfirmasi bahwa mereka menerima email faktur

️ Penekanan pada waktu faktur lewat jatuh tempo

️ Sertakan salinan faktur dalam lampiran

CONTOH EMAIL #4:

→ UNDUH TEMPLATE EMAIL CONTOH PEMBAYARAN #4

Mengapa menulis seperti ini? Karena email pengingat langsung kedua Anda yang memberi tahu klien pembayarannya telah lewat jatuh tempo, Anda harus lebih tegas dan lebih langsung. Ajakan bertindak yang jelas dan meminta klien untuk mengonfirmasi bahwa mereka menerima email faktur akan mengurangi kemungkinan klien akan mengabaikan email tersebut.

Meskipun manfaat dari keraguan sebagian besar sudah hilang sekarang, mengirim lampiran lain dari faktur akan membuat klien yang mengalami kesulitan membuka lampiran di masa lalu menyadari faktur. Adapun klien yang dengan sengaja mengabaikan email faktur Anda, dia akan mendapatkan alasan lain untuk mengabaikan Anda.

Minta sampel email pembayaran #5 – Satu bulan setelah tanggal jatuh tempo pembayaran

Bagaimana cara menulisnya?

️ Langsung

️ Pendekatan yang lebih tegas dan lebih keras

️ Tetap profesional dan baik hati

️ Jangan menjadikannya pribadi

CONTOH EMAIL #5:

→ UNDUH TEMPLATE EMAIL SAMPEL PEMBAYARAN #5

Mengapa menulis seperti ini? Mengingat bahwa Anda telah mengirim beberapa email faktur yang telah diabaikan sepenuhnya, Anda bebas untuk mengambil pendekatan yang lebih tegas dan lebih keras dengan surat permintaan pembayaran ini – pastikan Anda tetap profesional, dan sebaik mungkin. Jika Anda beralih ke ancaman dan tuduhan langsung, Anda berisiko tampak tidak profesional dan menodai reputasi Anda – dan Anda akan cenderung tidak dibayar.

Bagaimana jika Anda masih belum dibayar?

Terkadang, terlepas dari semua upaya email terbaik Anda, Anda tetap tidak akan dibayar, atau menerima tanggapan apa pun.

Dalam kasus seperti itu ketika Anda tidak mendapatkan balasan (dan mulai kehilangan kesabaran), saatnya untuk berhenti mengirim email – dan hubungi klien secara langsung . Sering kali, pembicaraan langsung yang sederhana dengan klien sudah cukup untuk meluruskan banyak hal.

Saat berbicara dengan klien melalui telepon, pastikan Anda mencentang kotak berikut:

Perkenalkan diri Anda dan jelaskan mengapa Anda menelepon

Bersikaplah jelas, singkat, sopan, dan singkat

Bicaralah dengan jelas

Jangan gunakan kata-kata dan ekspresi slang

Jangan langsung menuduh klien tidak membayar Anda

Pertahankan nada impersonal dan sopan yang memberi klien Anda keuntungan dari keraguan

Ringkas semua detail yang disepakati sebelum percakapan berakhir

Jika ragu tentang apa yang harus dikatakan kepada klien Anda, mulailah dengan:

Tidak peduli bagaimana percakapan berlanjut dari sana, Anda mungkin mendapatkan beberapa jawaban atas keterlambatan pembayaran Anda dan email faktur Anda tidak menerima balasan:

• Anda mungkin menemukan bahwa alamat email yang Anda kirimi email faktur salah dan semua email Anda yang dibuat dengan hati-hati berakhir di jurang kotak masuk
• Anda mungkin menemukan bahwa Anda telah mengirim email faktur ke orang yang salah sama sekali, terutama jika Anda melakukan bisnis dengan perusahaan yang lebih besar

Apa pun alasannya, kemungkinan besar Anda akan mengetahuinya jika Anda berbicara dengan klien Anda melalui telepon.

Anda juga dapat menyempurnakan detail untuk menyelesaikan pembayaran dengan cara yang lebih cepat daripada yang dapat Anda lakukan melalui email – mungkin karena Anda tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan balasan.

Bagaimana jika rencana cadangan Anda tidak berhasil?

Jika Anda benar- benar kurang beruntung, klien Anda mungkin tidak menjawab telepon:

• Mungkin mereka sedang rapat dan mencoba untuk fokus, jadi mereka mematikan ponselnya
• Mungkin mereka tidak mengingat nomor telepon Anda dan tidak suka menjawab panggilan telepon dari nomor yang tidak dikenal
• Mungkin berbicara melalui telepon membuat mereka merasa tidak nyaman, dan mereka lebih memilih untuk menghindarinya

Bagaimanapun, jika Anda sudah memiliki nomor klien Anda, Anda dapat mencoba mengirim SMS sebagai cara yang lebih mudah dan lebih cepat untuk berhubungan dengan cepat – cukup kirimkan sesuatu melalui:

Mengirim teks seperti itu terasa lebih mudah didekati daripada melakukan percakapan telepon langsung, dan membuat klien yang tidak suka berbicara melalui telepon lebih nyaman.

Kemungkinannya adalah, setelah klien memahami siapa Anda, Anda akan menerima telepon dari mereka, atau pesan yang menunjukkan kapan waktu yang tepat untuk menelepon kembali.

Kiat dan strategi untuk mendapatkan bayaran tepat waktu

Sebagian besar waktu, jika Anda tidak yakin klien yang bekerja dengan Anda akan membayar Anda, melakukan tindakan pencegahan mungkin merupakan taktik yang lebih baik daripada mengejar mereka setelah Anda selesai dan mengirimkan proyek.

Berikut adalah beberapa cara Anda dapat memaksimalkan peluang klien membayar Anda untuk pekerjaan Anda:

Berikan klien catatan yang tepat tentang pekerjaan Anda

Jika Anda selalu memiliki catatan yang tepat dan transparan tentang pekerjaan yang Anda selesaikan untuk klien, Anda akan selalu memiliki bukti bahwa mereka berhutang pembayaran kepada Anda.

Pilihan terbaik Anda untuk mencapai transparansi dan akuntabilitas penuh dengan klien Anda, serta membangun hubungan yang lebih baik dan lebih dapat dipercaya dengan mereka, adalah dengan menggunakan pelacak timer Clockify. Dengan itu, Anda akan dapat:

• Lacak waktu pada semua pekerjaan terkait klien dan proyek
• Dapatkan penghasilan untuk pekerjaan yang Anda lacak dihitung secara otomatis, berdasarkan tarif per jam yang Anda tetapkan langsung di dalam aplikasi
• Hasilkan, simpan, dan ekspor laporan yang kemudian dapat Anda kirim ke klien

Unduh contoh laporan

Dengan melakukan itu, Anda akan memberikan gambaran yang jelas kepada klien tentang pekerjaan yang telah Anda selesaikan untuk mereka, bukti nyata bahwa Anda telah menyelesaikan dalam tenggat waktu, serta jumlah bersih utang mereka – semuanya adalah data yang memberikan bobot lebih lanjut pada faktur Anda.

Pilih pemroses pembayaran yang hebat

Untuk lebih memudahkan masalah pembayaran, Anda harus memilih prosesor pembayaran lepas yang efisien untuk Anda, dan mudah digunakan untuk klien.

PayPal adalah pilihan standar yang efisien, tetapi ada juga pemroses pembayaran berguna lainnya yang dapat Anda coba, tergantung pada preferensi Anda sendiri, kenyamanan klien Anda, serta wilayah tempat Anda tinggal.

Faktur secara efisien

Faktur yang terlihat profesional akan meningkatkan peluang Anda untuk dibayar – dan ada banyak alat faktur yang dapat Anda coba untuk tujuan ini.

Alat tersebut membantu Anda mengatur dan menjaga agar pembayaran dan faktur jatuh tempo Anda.

Selain itu, sebagian besar alat ini juga mengirimkan pengingat kepada Anda saat faktur jatuh tempo, dan Anda tidak perlu khawatir kehilangan pembayaran karena Anda tidak teratur, atau karena Anda lupa mengirim faktur.

Buat kontrak

Terkadang, yang terbaik adalah meletakkan hak dan kewajiban Anda di atas kertas – kontrak mungkin bukan elemen yang paling penting dalam pekerjaan Anda, terutama jika Anda menjalankan bisnis kecil, tetapi ini dapat membantu memberi timbangan yang menguntungkan Anda.

Saat menggambar kontrak, pastikan Anda menyertakan elemen berikut:

• Pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak
• Ketentuan pengiriman dan pembayaran proyek yang tepat
• Sebuah bagian yang menjelaskan masalah kekayaan intelektual setelah penyelesaian proyek
• Bagian yang menyatakan pekerjaan Anda adalah kekayaan intelektual Anda sampai pembayaran penuh dilakukan
• Bagian tentang biaya penalti jika tanggal pembayaran asli terlambat
• Bagian yang menjelaskan apa yang harus dilakukan jika terjadi perselisihan

Anda juga dapat berkonsultasi dengan badan hukum tentang elemen lain yang harus Anda sertakan dalam kontrak Anda.

Bahkan jika kontrak masih tidak dapat menjamin klien akan membayar Anda, itu mungkin masih mendorong mereka untuk tidak ragu terlalu lama dengan pembayaran mereka.

Mintalah uang muka

Meminta uang muka adalah elemen lain yang harus Anda sertakan dalam kontrak Anda, tetapi hal ini memerlukan penekanan ekstra – karena hal ini membantu Anda memisahkan klien yang serius dari klien yang kemungkinan akan membayar dengan jaminan.

Jika klien bersedia membayar sebagian dari jumlah yang disepakati di muka, kemungkinan besar dia serius untuk membayar Anda secara penuh di akhir proyek – jika tidak, mereka kemungkinan tidak akan menyukai bagian ini dalam kontrak Anda, atau menolak mentah-mentah. untuk menandatanganinya.

Sebagai alternatif, Jika Anda berpikir bahwa uang muka yang besar dan kuat akan menolak klien pertama kali yang mungkin waspada terhadap pekerjaan Anda, Anda dapat meminta pembayaran yang lebih kecil untuk dilakukan kepada Anda ketika Anda mencapai tonggak proyek tertentu.

Singkatnya…

Ketika bertanya-tanya tentang bagaimana meminta pembayaran tanpa bersikap kasar, hal terpenting yang perlu Anda ingat adalah bersikap langsung, tetapi juga baik dan profesional.

Tulis beberapa email pengingat pembayaran yang akan Anda kirim secara berkala.

Penting untuk mengirim satu email faktur sebelum tanggal pembayaran, dan satu email faktur pada hari jatuh tempo pembayaran , untuk memberi klien Anda banyak waktu untuk membuat pengaturan yang diperlukan.

Setelah itu, Anda harus mengirim beberapa email dengan permintaan pembayaran langsung – masing-masing dengan nada yang lebih tegas dan langsung, namun tetap impersonal dan ramah.

Kecuali jika klien menjawab email Anda, mungkin ada masalah dengan alamat email yang Anda kirimi, atau masalah serupa yang tidak Anda sadari – jika tidak ada tanggapan setelah satu bulan penuh mengirim email, hubungi klien atau SMS .

Sebagai dukungan tambahan, lakukan tindakan pencegahan ekstra untuk memastikan klien memiliki semua peluang untuk membayar Anda tepat waktu dan penuh:

• Berikan bukti kepada klien tentang pekerjaan yang telah Anda lakukan, dalam bentuk waktu yang Anda lacak di proyek mereka
• Berikan klien perhitungan yang tepat untuk jumlah yang harus mereka bayarkan kepada Anda, dalam bentuk laporan pelacakan waktu
• Pilih pemroses pembayaran yang efisien
• Gunakan alat faktur untuk membuat faktur yang terlihat profesional dan mengundang pembayaran
• Buat kontrak yang sesuai – sebaiknya dengan klausul deposit