كيف تطلب من العميل الدفع دون أن تكون وقحًا (تتضمن قوالب البريد الإلكتروني)

لذلك ، بعد الكثير من التركيز والتفاني والعمل المثمر ، أنهيت وتسليم مشروع مستقل آخر. والآن حان الوقت للجزء الصعب حقًا - انتظار جني الأموال.

في بعض الأحيان ، ستحصل على مستحقاتك في التاريخ المتفق عليه مسبقًا مع العميل ، ليس عاجلاً أم آجلاً.

في أغلب الأحيان ، للأسف ، ستجد نفسك تنتظر بعد النقطة المتفق عليها.

في البداية ، ستؤمن بحسن نية أنه ستتم معالجة دفعتك قريبًا. ولكن ، مع مرور الوقت وعدم وصول مدفوعاتك ، ستحتاج إلى اتخاذ إجراء بنفسك والمطالبة بالدفع مباشرة.

إليك كيفية طلب الدفع دون الوقاحة ، عن طريق إرسال رسالة بريد إلكتروني لطلب الدفع إلى العميل ، مع رسائل طلب الدفع المعلقة التي يمكنك استخدامها كأمثلة - بالإضافة إلى بعض النصائح والاستراتيجيات والخطط الاحتياطية الإضافية:

ماذا يعني أن تكون "وقحًا"؟

يشعر الكثير من الناس بعدم الارتياح عند الحديث عن المال - غالبًا ما يكون الدفع موضوعًا محظورًا يعتقد العاملون (أو يرغبون في التفكير فيه) بعد انتهاء العمل.

لذلك ، يتجنب العديد من المهنيين مناقشة الدفع علانية خوفًا من أن يُنظر إليهم على أنهم وقحون أو يحرجون أنفسهم من خلال السؤال عن شيء يعتقدون أن العميل يجده دون أن يقول.

لسوء الحظ ، يؤدي هذا إلى تصرف المحترفين بأدب شديد وغامض في طلبات الدفع الخاصة بهم ، ونادرًا ما يطلبون الدفع مباشرة - حتى عندما تكون الأسابيع والأشهر متأخرة.

إذا شعرت يومًا بعدم الارتياح بشأن مطالبة العميل بالدفع مباشرةً ، فاسأل نفسك بعض الأسئلة المهمة أولاً:

• هل أكملت العمل على النحو المتفق عليه مع العميل؟
  • على الأرجح لديك.
• هل كان العميل مدركًا أنه يجب أن يدفع لك عند الانتهاء وتسليم المشروع كما اتفقت عليه؟
  • ربما تكون قد ناقشت هذا مسبقًا. بالإضافة إلى ذلك ، من المستبعد جدًا أن يقوم العميل بعمله الخاص مجانًا. إذن ، لماذا يتوقع منك العمل مجانًا؟
• هل تطلب أموالاً أكثر مما اتفقت عليه في البداية؟
  • على الأرجح لست كذلك.
• إذا كان العميل يعمل مع شركة كبيرة بدلاً من العمل معك ، فهل سيفكر في عدم الدفع لهم؟
  • ربما لن يفكروا حتى في عدم الدفع لشركة كبيرة - إلا إذا كانوا يريدون التعامل مع دعوى قضائية ودعاية سلبية

إذا كنت ستجيب بشكل مشابه على كل هذه الأسئلة ، فلا داعي للشعور بالسوء حيال طلب الدفع بطريقة مباشرة - لقد قمت بتسليم نهاية اتفاقية العمل ، والآن من المنطقي فقط أن تتوقع نفس الشيء من عميلك .

بالطبع ، ستهدف إلى أن تكون محترفًا ، ولطيفًا ، ومهذبًا في طلباتك ، وتتجنب إثارة نوبة غضب على العميل بشأن فواتيرهم المتأخرة - ولكن كونك مباشرًا ودقيقًا ومستمرًا هو الطريق دائمًا.

متى يتم إرسال بريد إلكتروني لطلب الدفع إلى العميل؟

عند التفكير في كيفية طلب الدفع مقابل الخدمات المقدمة ، فإن السؤال الأول الذي ستطرحه على الأرجح هو - متى تطلب الدفع؟

الحقيقة هي أنه لا يجب أن تنتظر طويلاً - ويفضل أن ترسل عددًا من رسائل البريد الإلكتروني الأقصر قبل وبعد تاريخ استحقاق الدفع:

# 1 خطاب تذكير بالدفع - قبل أسبوع من تاريخ استحقاق الدفع

# 2 رسالة تذكير بالدفع - يوم تاريخ استحقاق الدفع

# 3 خطاب تذكير بالدفع - بعد أسبوع من تاريخ استحقاق الدفع

# 4 خطاب تذكير بالدفع - بعد أسبوعين من تاريخ استحقاق الدفع

# 5 خطاب تذكير بالدفع - بعد شهر واحد من تاريخ استحقاق الدفع

إذا قمت بإرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفواتير على فترات منتظمة ، فستظل مهذبًا وصبورًا ، ولكن ستظهر لعملائك أيضًا أنك محترف في فواتيرك ومسائل الدفع. ستظهر أيضًا أنك شخص يقدر عمله / عملها ، مما يدفع العميل إلى تقديره أيضًا.

كيف تطلب الدفع في بريد إلكتروني؟

إليك كيفية صياغة كل فرد يطلب خطاب دفع ترسله إلى عميلك:

اطلب نموذج البريد الإلكتروني للدفع # 1 - قبل أسبوع من تاريخ استحقاق الدفع

كيف تكتبه؟

️ ودية

️ قصير

️ إعلامي

عينة البريد الإلكتروني رقم 1:

← تنزيل نموذج الدفع عبر البريد الإلكتروني رقم 1    

لماذا تكتبها على هذا النحو؟ لا تحتاج إلى طلب الدفع مباشرة في أول بريد إلكتروني للفاتورة - ما عليك سوى التأكد من أن عميلك على دراية جيدة بشروط الدفع والمعلومات الأساسية مسبقًا. من خلال إرسال فاتورة بالبريد الإلكتروني قبل تاريخ الدفع ، فإنك تضمن أن لدى العميل وقتًا كافيًا لجمع وتنظيم وثائق الدفع. أيضًا ، ستضع نفسك كمحترف يتتبع الفواتير بانتظام - ويرسل رسائل بريد إلكتروني للتذكير إذا لم يدفع العميل في الوقت المحدد.

اطلب نموذج البريد الإلكتروني للدفع # 2 - يوم تاريخ استحقاق الدفع

كيف تكتبه؟

️ ودية

️ قصير

مع دعوة واضحة للعمل

نموذج البريد الإلكتروني رقم 2:

← تنزيل نموذج الدفع عبر البريد الإلكتروني رقم 2

لماذا تكتبها على هذا النحو؟ لا يزال هذا مجرد تذكير مهذب آخر ، لذا حافظ على نغمة ودية تمامًا - لم يتأخر الفاتورة بعد. الخيار الأكثر فاعلية هو جعل هذا البريد الإلكتروني واضحًا وموجزًا ​​- من خلال مكالمة مباشرة لإجراء الدفع للوفاء بالموعد النهائي للدفع اليوم.

اطلب نموذج البريد الإلكتروني للدفع # 3 - بعد أسبوع من تاريخ استحقاق الدفع  

كيف تكتبه؟

️ إعلامي

️ لهجة أكثر حزما

التأكيد على وقت تأخر الفاتورة

إرفاق نسخة من الفاتورة بالمرفق

نموذج البريد الإلكتروني رقم 3:

← تنزيل نموذج الدفع عبر البريد الإلكتروني رقم 3  

لماذا تكتبها على هذا النحو؟ هذه هي أول رسالة بريد إلكتروني لك حول تأخر الفاتورة - لذلك ، ستحتاج إلى الحفاظ على نغمة أقوى وتضمين CTA مباشر. تأكد من تكرار معلومات الفاتورة الأساسية - بما في ذلك رقم الفاتورة وتاريخ إرسالها إلى العميل والمبلغ الإجمالي المستحق. أنت لا تزال تمنح العميل ميزة الشك ، لذا تأكد من تضمين نسخة من الفاتورة نفسها في المرفق - ربما ستجد أن المرفق كان معيبًا ، وأن العميل لم يستلم الفاتورة.

اطلب نموذج البريد الإلكتروني للدفع # 4 - بعد أسبوعين من تاريخ استحقاق الدفع

كيف تكتبه؟

️ مباشر

️ مسح CTA

️ اطلب من العميل تأكيد استلام الفاتورة بالبريد الإلكتروني

التأكيد على وقت تأخر الفاتورة

إرفاق نسخة من الفاتورة بالمرفق

عينة البريد الإلكتروني رقم 4:

← تنزيل نموذج الدفع عبر البريد الإلكتروني رقم 4

لماذا تكتبها على هذا النحو؟ نظرًا لأن رسالة البريد الإلكتروني الثانية للتذكير المباشر التي تخبر العميل أن مدفوعاته قد فات موعد استحقاقها ، فستحتاج إلى أن تكون أكثر صرامة وأكثر مباشرة. إن وجود دعوة واضحة للعمل ومطالبة العميل بتأكيد استلامه للبريد الإلكتروني للفاتورة سيقلل من فرص تجاهل العميل للبريد الإلكتروني.

على الرغم من أن فائدة الشك قد تلاشت الآن ، فإن إرسال مرفق آخر للفاتورة سيجعل العميل الذي واجه مشكلة في فتح المرفق في الماضي على علم بالفاتورة. بالنسبة للعميل الذي يتجاهل عن قصد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفواتير ، حسنًا ، سيحصل على سبب آخر أقل لتجاهلك.

اطلب نموذج البريد الإلكتروني للدفع رقم 5 - بعد شهر واحد من تاريخ استحقاق الدفع

كيف تكتبه؟

️ مباشر

️ نهج أكثر حزما وصرامة

️ لا تزال محترفة ولطيفة

️ لا تجعلها شخصية

عينة البريد الإلكتروني رقم 5:

← تنزيل نموذج الدفع عبر البريد الإلكتروني رقم 5

لماذا تكتبها على هذا النحو؟ بالنظر إلى أنك أرسلت بالفعل رسالتين من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة التي تم تجاهلها تمامًا ، فأنت حر في اتباع نهج أكثر صرامة وأكثر صرامة مع خطاب الدفع هذا - فقط تأكد من أنك تظل محترفًا ولطيفًا قدر الإمكان. إذا لجأت إلى التهديدات والاتهامات المباشرة ، فإنك تخاطر بأن تبدو غير احترافي وتشوه سمعتك - وستقل احتمالية حصولك على أموال.

ماذا لو كنت لا تزال لا تحصل على أجر؟

في بعض الأحيان ، على الرغم من كل ما تبذلونه من جهود إرسال بريد إلكتروني ، لا تزال لا تحصل على أموال أو تتلقى أي نوع من الردود.

في مثل هذه الحالات عندما لا تحصل على رد (وتبدأ في نفاد الصبر) ، فقد حان الوقت للتخلي عن البريد الإلكتروني - والاتصال بالعميل مباشرة . في معظم الأحيان ، يكفي التحدث البسيط والمباشر مع العميل لوضع الكثير من السجلات في نصابها الصحيح.

عند التحدث إلى العميل عبر الهاتف ، تأكد من تحديد المربعات التالية:

قدم نفسك واشرح سبب اتصالك

كن واضحًا وموجزًا ​​ومهذبًا وقصيرًا

تكلم بشكل واضح

لا تستخدم الكلمات والعبارات العامية

لا توجه اتهامات مباشرة للعميل بعدم الدفع لك

حافظ على نبرة غير شخصية ومهذبة تمنح عميلك فائدة الشك

لخص كل التفاصيل المتفق عليها قبل انتهاء المحادثة

إذا كنت تشك في ما ستقوله لعميلك ، فابدأ ببساطة بما يلي:

بغض النظر عن كيفية استمرار المحادثة من هناك ، فمن المحتمل أن تحصل على بعض الإجابات عن تأخر دفعك وعدم تلقي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة أي رد:

• قد تجد أن عنوان البريد الإلكتروني الذي كنت ترسل إليه رسائل البريد الإلكتروني للفواتير خاطئ وأن جميع رسائل البريد الإلكتروني المصممة بعناية انتهى بها الأمر في هاوية صندوق الوارد
• قد تجد أنك ترسل رسائل البريد الإلكتروني للفواتير إلى الشخص الخطأ تمامًا ، خاصة إذا كنت تتعامل مع شركة أكبر

مهما كان السبب ، فمن المرجح أن تتعرف عليه أكثر إذا تحدثت مع عميلك عبر الهاتف.

ستتمكن أيضًا من تلميع التفاصيل الخاصة بإنهاء هذا الدفع بطريقة أسرع مما يمكنك عبر البريد الإلكتروني - ربما لأنك لن تضطر إلى الانتظار طويلاً للرد.

ماذا لو لم تنجح خطتك الاحتياطية؟

إذا لم يحالفك الحظ حقًا ، فقد لا يرد عميلك على الهاتف:

• ربما يكونون في منتصف اجتماع ويحاولون التركيز عليه ، لذا فقد وضعوا هواتفهم في وضع الصامت
• ربما لم يتم حفظ رقم هاتفك في الذاكرة ولا يحبون الرد على المكالمات الهاتفية من أرقام غير معروفة
• ربما يجعلهم التحدث عبر الهاتف يشعرون بعدم الارتياح ويفضلون تجنبه

على أي حال ، إذا كان لديك بالفعل رقم عميلك ، فيمكنك تجربة إرسال الرسائل النصية كطريقة أسهل وأسرع للتواصل بسرعة - فقط أرسل شيئًا على طول السطر:

يبدو إرسال مثل هذا النص أكثر سهولة من إجراء محادثة هاتفية مباشرة ، ويجعل العملاء الذين لا يرغبون في التحدث عبر الهاتف أكثر سهولة.

هناك احتمالات ، بمجرد أن يفهم العميل من أنت ، ستتلقى مكالمة منه ، أو رسالة تشير إلى الوقت المناسب لمعاودة الاتصال به.

نصائح واستراتيجيات للحصول على الأموال في الوقت المحدد

في معظم الأحيان ، إذا لم تكن متأكدًا من أن العميل الذي تعمل معه سيدفع لك ، فقد يكون اتخاذ الاحتياطات أفضل من ملاحقتها بعد الانتهاء من المشروع وتسليمه.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تعظيم فرص قيام العميل بالدفع لك مقابل عملك:

تزويد العميل بسجلات دقيقة لعملك

إذا كان لديك دائمًا سجلات دقيقة وشفافة للعمل الذي أنهيته لأحد العملاء ، فسيكون لديك دائمًا دليل على أنه مدين لك بالدفع.

أفضل خيار لك لتحقيق الشفافية الكاملة والمساءلة مع عملائك ، وكذلك بناء علاقة أفضل وأكثر موثوقية معهم ، هو استخدام أداة تعقب الموقت Clockify. باستخدامه ، ستتمكن من:

• تتبع الوقت في جميع الأعمال المتعلقة بالعميل والمتعلقة بالمشروع
• احصل على أرباح العمل الذي تتبعه تحسب تلقائيًا ، بناءً على أسعار الساعة التي تحددها مباشرةً داخل التطبيق
• إنشاء وحفظ وتصدير التقارير التي يمكنك إرسالها بعد ذلك إلى العميل

تحميل نموذج التقرير

من خلال القيام بذلك ، ستزود العملاء بنظرة عامة واضحة على العمل الذي أنجزته لهم ، وإثباتًا ملموسًا على الانتهاء من العمل في الموعد النهائي ، بالإضافة إلى المبلغ النظيف المستحق عليهم - وكلها بيانات يعطي وزنا أكبر لفواتيرك.

اختر معالج دفع رائع

لمزيد من السهولة في عملية الدفع ، ستحتاج إلى تسوية مع معالج دفع مستقل يكون فعالاً بالنسبة لك ، وسهل الاستخدام للعميل.

يعد PayPal خيارًا قياسيًا وفعالًا ، ولكن هناك أيضًا معالجات دفع مفيدة أخرى يمكنك تجربتها ، اعتمادًا على تفضيلاتك الخاصة ، وراحة العميل ، وكذلك المنطقة التي تعيش فيها.

الفاتورة بكفاءة

ستزيد الفاتورة ذات المظهر الاحترافي من فرص حصولك على أموال - وهناك الكثير من أدوات تحرير الفواتير التي يمكنك تجربتها لهذا الغرض.

تساعدك هذه الأدوات في تنظيم مدفوعاتك وفواتيرك المستحقة والاحتفاظ بها.

علاوة على ذلك ، ترسل معظم هذه الأدوات أيضًا تذكيرات إليك عندما تكون الفاتورة متأخرة ، ولا داعي للقلق بشأن فقد دفعة لأنك كنت غير منظم ، أو لأنك نسيت ببساطة إرسال فاتورة.

ارسم عقدًا

في بعض الأحيان ، من الأفضل وضع حقوقك والتزاماتك على الورق - قد لا يكون العقد هو العنصر الأكثر أهمية في عملك ، خاصةً إذا كنت تدير شركة صغيرة ، ولكنه قد يساعد في قلب الموازين لصالحك.

عند رسم عقد ، تأكد من تضمين العناصر التالية:

• الأطراف المشاركة في العقد
• التسليم الدقيق للمشروع وشروط الدفع
• فقرة توضح موضوع الملكية الفكرية عند اكتمال المشروع
• مقطع يشير إلى أن عملك هو ملكيتك الفكرية حتى يتم السداد الكامل
• فقرة حول رسوم الغرامة في حالة تأخر تاريخ الدفع الأصلي
• فقرة توضح ما يجب عمله في حالة النزاع

يمكنك أيضًا استشارة كيان قانوني حول العناصر الأخرى التي يجب عليك تضمينها في عقدك.

حتى إذا كان العقد لا يزال غير قادر على ضمان أن العملاء سيدفعون لك ، فقد لا يزال يشجعهم على عدم التردد لفترة طويلة في مدفوعاتهم.

اطلب وديعة مقدمة

طلب سلفة هو عنصر آخر يجب عليك تضمينه في عقدك ، لكنه يستحق مزيدًا من التركيز - لأنه يساعدك على فصل العملاء الجادين عن العملاء الذين من المحتمل أن ينقذوا بكفالة عند الدفع.

إذا كان العميل على استعداد لدفع جزء من المبلغ المتفق عليه مقدمًا ، فمن المحتمل أن يكون جادًا بشأن الدفع لك بالكامل في نهاية المشروع - وإلا ، فمن المحتمل أن يستاء من هذا القسم في عقدك ، أو يرفض تمامًا لتوقيعه.

كبديل ، إذا كنت تعتقد أن إيداعًا ضخمًا مقدمًا من شأنه أن يؤدي إلى إبعاد العملاء لأول مرة الذين قد يكونون حذرين من عملك ، فيمكنك أن تطلب دفع مبالغ أقل لك عندما تصل إلى مراحل معينة من المشروع.

باختصار…

عندما تتساءل عن كيفية طلب الدفع دون أن تكون وقحًا ، فإن أهم شيء يجب أن تتذكره هو أن تكون مباشرًا ، ولكن أيضًا لطيفًا ومهنيًا.

اكتب عدة رسائل بريد إلكتروني لتذكير الدفع سترسلها على فترات منتظمة.

من المهم إرسال فاتورة واحدة بالبريد الإلكتروني قبل تاريخ الدفع ، وفاتورة واحدة بالبريد الإلكتروني في يوم استحقاق الدفع ، لمنح عملائك متسعًا من الوقت لاتخاذ الترتيبات اللازمة.

بعد ذلك ، يجب أن ترسل عدة رسائل بريد إلكتروني تحتوي على طلبات مباشرة للدفع - كل منها بنبرة أكثر حزما ومباشرة ، لكنها تظل غير شخصية وودودة.

ما لم يرد العميل على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فربما تكون هناك مشكلة في عنوان البريد الإلكتروني الذي ترسل إليه ، أو مشكلة مماثلة لا تعرفها - في حالة عدم الرد بعد شهر كامل من إرسال البريد الإلكتروني ، انتقل إلى الاتصال أو إرسال الرسائل النصية إلى العميل .

كدعم إضافي ، اتخذ احتياطات إضافية للتأكد من أن العميل لديه كل فرص الدفع لك في الوقت المحدد وبالكامل:

• قدِّم للعملاء إثباتًا للعمل الذي أنجزته ، في شكل الوقت الذي تتبعت فيه مشروعهم
• زوِّد العملاء بالحسابات الدقيقة للمبلغ الذي يستحقون دفعه لك ، في شكل تقارير تتبع الوقت
• اختر معالج دفع فعال
• استخدم أداة تحرير الفواتير لعمل فواتير ذات مظهر احترافي ودعوة للدفع
• ارسم عقدًا مناسبًا - ويفضل أن يكون مع شرط الإيداع (الإيداعات)