Jak poprosić klienta o płatność, nie będąc niegrzecznym (w zestawie szablony e-maili)

Tak więc, po wielu skupieniach, poświęceniu i produktywnej pracy, zakończyłeś i dostarczyłeś kolejny niezależny projekt. A teraz nadszedł czas na naprawdę trudną część – czekanie na zapłatę.

Czasem otrzymasz wypłatę w terminie wcześniej uzgodnionym z klientem, niewiele prędzej czy później.

Częściej niż nie, niestety, będziesz czekał poza ustalonym punktem.

Na początku będziesz mieć dobrą wiarę, że Twoja płatność zostanie wkrótce przetworzona. Ale w miarę upływu czasu i płatności nie nadejdzie, musisz sam podjąć działania i poprosić o płatność bezpośrednio.

Oto jak poprosić o płatność bez bycia niegrzecznym, pisząc wiadomość e-mail z prośbą o płatność do klienta, z zaległymi listami z prośbą o płatność, których możesz użyć jako przykładów – plus kilka dodatkowych wskazówek, strategii i planów tworzenia kopii zapasowych:

Co to znaczy być „niegrzecznym”?

Wiele osób czuje się nieswojo, gdy mówi o pieniądzach – płatność jest często tematem tabu, który ludzie myślą (lub lubią myśleć) implikuje po wykonaniu pracy.

Dlatego wielu profesjonalistów unika otwartego omawiania płatności ze strachu przed byciem postrzeganym jako niegrzeczny lub zawstydzający siebie, pytając o coś, co według nich jest oczywiste.

Niestety, prowadzi to do tego, że profesjonaliści zachowują się nadmiernie uprzejmie i niejasno w swoich wezwaniach do zapłaty, rzadko prosząc o płatność bezpośrednio – nawet jeśli jest to zaległe kilka tygodni lub miesięcy.

Jeśli kiedykolwiek poczujesz się nieswojo, prosząc klienta o zapłatę bezpośrednio, najpierw zadaj sobie kilka ważnych pytań:

• Czy wykonałeś pracę zgodnie z ustaleniami z klientem?
  • Najprawdopodobniej masz.
• Czy klient wiedział, że musi zapłacić, kiedy zakończysz i dostarczysz projekt zgodnie z ustaleniami?
  • Prawdopodobnie przedyskutowałeś to wcześniej. Ponadto jest bardzo mało prawdopodobne, że Twój klient wykonuje swoją własną pracę za darmo. Dlaczego więc należy oczekiwać od ciebie pracy za darmo?
• Czy prosisz o więcej pieniędzy, niż początkowo zakładałeś?
  • Najprawdopodobniej nie.
• Gdyby klient pracował z dużą firmą zamiast z tobą, czy rozważyłby nie płacenie im?
  • Pewnie nawet nie pomyśleliby o tym, żeby nie płacić dużej firmie – chyba że chcą mieć do czynienia z procesem sądowym i negatywnym rozgłosem

Gdybyś odpowiedział podobnie na wszystkie te pytania, nie masz nic złego w prośbie o wypłatę w prosty sposób – doręczyłeś umowę o pracę, a teraz logiczne jest, że oczekujesz tego samego od swojego klienta .

Oczywiście będziesz starał się być profesjonalny, uprzejmy i uprzejmy w swoich prośbach i uniknąć złości na klienta z powodu jego zaległych faktur – ale bycie bezpośrednim, precyzyjnym i wytrwałym jest zawsze do zrobienia.

Kiedy wysłać e-mail z prośbą o płatność do klienta?

Myśląc o tym, jak poprosić o zapłatę za świadczone usługi, pierwszym pytaniem, które prawdopodobnie będziesz mieć, jest – kiedy poprosić o zapłatę?

Prawda jest taka, że ​​nie należy czekać zbyt długo – najlepiej jest wysłać kilka krótszych e-maili przed i po terminie płatności:

#1 przypomnienie o wpłacie – na tydzień przed terminem płatności

#2 pismo przypominające o płatności – dzień upływu terminu płatności

#3 pismo przypominające o płatności – tydzień po terminie płatności

#4 pismo przypominające o płatności – dwa tygodnie po terminie płatności

#5 pismo przypominające o płatności – miesiąc po terminie płatności

Jeśli będziesz wysyłać e-maile z fakturami w tak regularnych odstępach czasu, zachowasz uprzejmość i cierpliwość, ale także pokażesz swoim klientom, że podchodzisz profesjonalnie do swoich faktur i kwestii płatności. Pokażesz również, że jesteś kimś, kto ceni swoją pracę, co skłoni klienta do jej docenienia.

Jak poprosić o płatność w e-mailu?

Oto jak możesz sformułować każdy list z żądaniem zapłaty, który wysyłasz do swojego klienta:

Poproś o przykładowy e-mail dotyczący płatności nr 1 – na tydzień przed terminem płatności

Jak to napisać?

️ Przyjazny

️Krótki

️ Informacyjny

PRZYKŁADOWY E-MAIL #1:

→ POBIERZ PRZYKŁADOWY SZABLON E-MAILA nr 1    

Po co to tak pisać? Nie musisz prosić o płatność bezpośrednio w pierwszej wiadomości e-mail z fakturą – musisz tylko upewnić się, że Twój klient z wyprzedzeniem zapoznał się z warunkami płatności i podstawowymi informacjami. Wysyłając e-mail z fakturą przed terminem płatności, zapewniasz klientowi wystarczająco dużo czasu na zebranie i uporządkowanie dokumentacji płatniczej. Ponadto zyskasz pozycję profesjonalisty, który regularnie śledzi faktury – i wysyła e-maile z przypomnieniem, jeśli klient nie zapłaci na czas.

Poproś o przykładowy e-mail dotyczący płatności nr 2 – Dzień upływu terminu płatności

Jak to napisać?

️ Przyjazny

️Krótki

️ Z wyraźnym wezwaniem do działania

PRZYKŁAD E-MAILA #2:

→ POBIERZ PRZYKŁADOWY SZABLON E-MAILA nr 2

Po co to tak pisać? To tylko kolejne uprzejme przypomnienie, więc zachowaj całkowicie przyjazny ton – rachunek jeszcze nie jest spóźniony. Najskuteczniejszym wyborem jest, aby ten e-mail był jasny i zwięzły – z bezpośrednim wezwaniem do dokonania płatności w celu dotrzymania dzisiejszego terminu płatności.

Poproś o przykładowy e-mail dotyczący płatności nr 3 – Tydzień po terminie płatności  

Jak to napisać?

️ Informacyjny

️Jędrniejszy ton

️ Nacisk na termin przeterminowania faktury

️ Dołącz kopię faktury w załączniku

PRÓBKA E-MAILA #3:

→ POBIERZ PRZYKŁADOWY SZABLON E-MAILA nr 3  

Po co to tak pisać? To jest Twoja pierwsza wiadomość e-mail z informacją o przeterminowaniu faktury – musisz więc zachować bardziej stanowczy ton i dołączyć proste wezwanie do działania. Upewnij się, że powtórzysz podstawowe informacje o fakturze – w tym numer faktury, datę jej wysłania do klienta oraz całkowitą należną kwotę. Nadal dajesz klientowi korzyść z wątpliwości, więc upewnij się, że dołączasz również kopię samej faktury w załączniku – być może okaże się, że załącznik był wadliwy, a klient nie otrzymał faktury.

Poproś o przykładowy e-mail dotyczący płatności nr 4 – Dwa tygodnie po terminie płatności

Jak to napisać?

️ Bezpośrednie

️ Wyczyść wezwanie do działania

️ Poproś klienta o potwierdzenie otrzymania e-maila z fakturą

️ Nacisk na termin przeterminowania faktury

️ Dołącz kopię faktury w załączniku

PRZYKŁADOWY E-MAIL #4:

→ POBIERZ PRZYKŁADOWY SZABLON E-MAILA nr 4

Po co to tak pisać? Jako drugi bezpośredni e-mail z przypomnieniem informującym klienta, że ​​jego/jej płatność jest spóźniona, musisz być jeszcze bardziej stanowczy i bardziej bezpośredni. Wyraźne wezwanie do działania i poproszenie klienta o potwierdzenie otrzymania e-maila z fakturą zmniejszy szanse, że klient zignoruje wiadomość e-mail.

Chociaż korzyść z wątpliwości w większości już minęła, wysłanie kolejnego załącznika do faktury sprawi, że klient, który miał problem z otwarciem załącznika w przeszłości, będzie wiedział o fakturze. Jeśli chodzi o klienta, który celowo ignoruje e-maile z fakturami, cóż, dostanie inny powód mniej , by Cię ignorować.

Poproś o przykładowy e-mail dotyczący płatności nr 5 – Miesiąc po terminie płatności

Jak to napisać?

️ Bezpośrednie

️ Bardziej stanowcze i twardsze podejście

️Nadal profesjonalny i miły

️ Nie rób tego osobiście

PRZYKŁADOWY E-MAIL #5:

→ POBIERZ PRZYKŁADOWY SZABLON E-MAILA nr 5

Po co to tak pisać? Biorąc pod uwagę, że wysłałeś już kilka e-maili z fakturami, które zostały całkowicie zignorowane, możesz przyjąć bardziej stanowcze i ostrzejsze podejście z tym listem z prośbą o płatność – po prostu upewnij się, że jesteś profesjonalny i jak najbardziej uprzejmy. Jeśli zwrócisz się do gróźb i bezpośrednich oskarżeń, ryzykujesz, że będziesz wyglądać nieprofesjonalnie i zszargasz swoją reputację – i będziesz mniej prawdopodobne, że otrzymasz zapłatę.

Co jeśli nadal nie otrzymujesz zapłaty?

Czasami, pomimo najlepszych wysiłków związanych z wysyłaniem e-maili, nadal nie otrzymasz zapłaty ani żadnej odpowiedzi.

W takich przypadkach, gdy nie dostajesz odpowiedzi (i zaczynasz tracić cierpliwość), czas zrezygnować z e-maili – i zadzwonić bezpośrednio do klienta . W większości przypadków wystarczy prosta, bezpośrednia rozmowa z klientem, aby ustalić wiele rekordów.

Rozmawiając z klientem przez telefon, upewnij się, że zaznaczyłeś następujące pola:

Przedstaw się i wyjaśnij, dlaczego dzwonisz

Bądź jasny, zwięzły, uprzejmy i krótki

Mów wyraźnie

Nie używaj slangowych słów i wyrażeń

Nie rób bezpośrednich oskarżeń o to, że klient Ci nie płaci

Utrzymuj bezosobowy i uprzejmy ton, który daje Twojemu klientowi korzyść z wątpliwości

Podsumuj wszystkie uzgodnione szczegóły przed zakończeniem rozmowy

Jeśli masz wątpliwości, co powiedzieć klientowi, po prostu zacznij od:

Bez względu na to, jak dalej będzie kontynuowana rozmowa, prawdopodobnie otrzymasz odpowiedzi dotyczące opóźnionej płatności i braku odpowiedzi na e-maile z fakturami:

• Może się okazać, że adres e-mail, na który wysyłałeś e-maile z fakturami, jest błędny i że wszystkie starannie przygotowane e-maile trafiły do ​​otchłani skrzynki odbiorczej
• Może się okazać, że wysyłasz e-maile z fakturami do niewłaściwej osoby, zwłaszcza jeśli prowadzisz interesy z większą firmą

Niezależnie od przyczyny, prawdopodobnie dowiesz się o tym, jeśli porozmawiasz ze swoim klientem przez telefon.

Będziesz także mógł dopracować szczegóły sfinalizowania tej płatności w szybszy sposób niż przez e-mail – prawdopodobnie dlatego, że nie będziesz musiał długo czekać na odpowiedź.

Co się stanie, jeśli Twój plan tworzenia kopii zapasowych nie zadziała?

Jeśli naprawdę nie masz szczęścia, Twój klient może nie odebrać telefonu:

• Może są w trakcie spotkania i próbują się na nim skupić, więc wyciszyli telefon
• Może nie mają zapamiętanego numeru telefonu i nie lubią odbierać telefonów z nieznanych numerów
• Może rozmowa przez telefon sprawia, że ​​czują się nieswojo i wolą tego unikać

W każdym razie, jeśli masz już numer swojego klienta, możesz spróbować SMS-ów jako łatwiejszego i szybszego sposobu na szybkie skontaktowanie się – po prostu wyślij coś w następujący sposób:

Wysłanie takiego SMS-a jest bardziej przystępne niż bezpośrednia rozmowa telefoniczna i sprawia, że ​​klienci, którzy nie lubią rozmawiać przez telefon, są bardziej spokojni.

Szanse są takie, że gdy klient zrozumie, kim jesteś, otrzymasz od niego telefon lub wiadomość wskazującą, kiedy będzie dobry moment, aby oddzwonić.

Wskazówki i strategie otrzymywania płatności na czas

W większości przypadków, jeśli nie masz pewności, że klient, z którym współpracujesz, zapłaci ci, podjęcie środków ostrożności może być lepszą taktyką niż ściganie go po zakończeniu i dostarczeniu projektu.

Oto kilka sposobów na zmaksymalizowanie szans, jakie klient płaci za twoją pracę:

Dostarcz klientowi dokładne zapisy swojej pracy

Jeśli zawsze masz dokładną i przejrzystą ewidencję pracy, którą wykonałeś dla klienta, zawsze będziesz mieć dowód, że jest Ci winien zapłatę.

Najlepszym sposobem na osiągnięcie pełnej przejrzystości i odpowiedzialności wobec klientów, a także na zbudowanie z nimi lepszych, bardziej godnych zaufania relacji, jest użycie timera Clockify. Dzięki niemu będziesz mógł:

• Śledź czas wszystkich prac związanych z klientem i projektami
• Automatycznie obliczaj zarobki za śledzoną pracę na podstawie stawek godzinowych ustawionych bezpośrednio w aplikacji
• Generuj, zapisuj i eksportuj raporty, które możesz następnie wysłać do klienta

Pobierz próbkę raportu

W ten sposób zapewnisz klientom jasny przegląd pracy, którą dla nich wykonałeś, konkretny dowód ukończenia w terminie, a także czystą kwotę, którą są winni – wszystko to są dane, które nadaje dodatkową wagę Twoim fakturom.

Wybierz świetnego procesora płatności

Aby jeszcze bardziej uprościć sprawę płatności, musisz zdecydować się na niezależny procesor płatności, który jest zarówno wydajny dla Ciebie, jak i łatwy w użyciu dla klienta.

PayPal to wydajny, standardowy wybór, ale istnieją również inne przydatne procesory płatności, które możesz wypróbować, w zależności od własnych preferencji, wygody klienta, a także regionu, w którym mieszkasz.

Fakturuj sprawnie

Profesjonalnie wyglądająca faktura zwiększy Twoje szanse na otrzymanie zapłaty – istnieje wiele narzędzi do fakturowania, które możesz wypróbować w tym celu.

Takie narzędzia pomogą Ci uporządkować i uporządkować należne płatności i faktury.

Co więcej, większość z tych narzędzi wysyła również przypomnienia, gdy faktura jest spóźniona, i nie musisz się martwić, że przegapisz płatność, ponieważ byłeś zdezorganizowany lub po prostu zapomniałeś wysłać fakturę.

Narysuj umowę

Czasami najlepiej przelać swoje prawa i obowiązki na papier – umowa może nie być najważniejszym elementem Twojej pracy, zwłaszcza jeśli prowadzisz małą firmę, ale może pomóc przechylić szalę na Twoją korzyść.

Podczas rysowania umowy upewnij się, że zawierasz następujące elementy:

• Strony zaangażowane w umowę
• Dokładne terminy realizacji projektu i płatności
• Fragment wyjaśniający kwestię własności intelektualnej po zakończeniu projektu
• Fragment stwierdzający, że Twoja praca jest Twoją własnością intelektualną do czasu pełnej zapłaty
• Fragment o opłacie karnej w przypadku przekroczenia pierwotnego terminu płatności
• Fragment wyjaśniający, co należy zrobić w przypadku sporu

Możesz również skonsultować się z podmiotem prawnym w sprawie innych elementów, które powinieneś uwzględnić w swojej umowie.

Nawet jeśli umowa nadal nie gwarantuje, że klienci zapłacą Ci, nadal może zachęcić ich do nie wahania się zbyt długo z płatnościami.

Poproś o zaliczkę

Prośba o zaliczkę to kolejny element, który powinieneś uwzględnić w umowie, ale zasługuje na dodatkowy nacisk – ponieważ pomaga oddzielić poważnych klientów od tych, którzy mogą zrezygnować z płacenia za kaucją.

Jeśli klient jest skłonny zapłacić część uzgodnionej kwoty z góry, prawdopodobnie poważnie myśli o zapłacie pełnej kwoty pod koniec projektu – w przeciwnym razie prawdopodobnie skrzywi się na tę sekcję w Twojej umowie lub wręcz odmówi do podpisania.

Alternatywnie, jeśli uważasz, że wysoka zaliczka odwróciłaby klientów po raz pierwszy, którzy mogą obawiać się Twojej pracy, możesz poprosić o dokonanie mniejszych płatności, gdy osiągniesz określone kamienie milowe projektu.

W podsumowaniu…

Zastanawiając się, jak poprosić o płatność bez bycia niegrzecznym, najważniejszą rzeczą, o której musisz pamiętać, jest bezpośredni, ale także uprzejmy i profesjonalny.

Napisz kilka e-maili z przypomnieniem o płatnościach, które będziesz wysyłać w regularnych odstępach czasu.

Ważne jest, aby wysłać jedną wiadomość e-mail z fakturą przed terminem płatności i jedną wiadomość e-mail z fakturą w dniu płatności , aby dać klientom dużo czasu na dokonanie niezbędnych przygotowań.

Następnie powinieneś wysłać kilka e-maili z bezpośrednimi prośbami o płatność – każdy z mocniejszym i bardziej bezpośrednim tonem, ale nadal bezosobowym i przyjaznym.

O ile klient nie odpowie na twoje e-maile, być może jest problem z adresem e-mail, na który wysyłasz, lub podobny problem, którego nie jesteś świadomy – w przypadku braku odpowiedzi po pełnym miesiącu wysyłania e-maili, zadzwoń lub wyślij SMS-a do klienta .

Jako dodatkowe wsparcie, podejmij dodatkowe środki ostrożności, aby zapewnić klientowi wszelkie szanse na zapłacenie Ci na czas i w całości:

• Dostarcz klientom dowód pracy, którą wykonałeś, w postaci czasu, który śledziłeś nad ich projektem
• Dostarcz klientom dokładne obliczenia kwoty, którą są zobowiązani Ci zapłacić, w formie raportów śledzenia czasu
• Wybierz wydajny procesor płatności
• Użyj narzędzia do fakturowania, aby wystawiać profesjonalnie wyglądające, zachęcające do zapłaty faktury
• Sporządź odpowiednią umowę – najlepiej z klauzulą ​​kaucji