如何跟踪费用

你擅长金钱还是它似乎只是从你的手指间溜走？

在资金管理方面，您是为赚到的每一美元分配一份工作，还是顺其自然？

你控制你的财务还是他们控制你？

您不必大声回答 - 如果您至少选择后者选项之一，请继续阅读。

在本文中，我们将了解什么是费用跟踪，为什么要这样做，我们将为您提供一些资源，帮助您重新控制个人和企业的财务状况。

什么是费用跟踪？

无论您不确定薪水的确切去向（以及为什么会如此之快），或者您的目标是掌控您的企业财务状况，跟踪您的开支都可以帮到您。 简而言之，费用跟踪是一种预算方法，用于记录一段时间内的所有支出并避免预算偏离轨道。

为了避免预算超支甚至支出不足，必须区分预订和发布流程（我们将在本博文的费用分类部分对此进行更多讨论）：

• Booking代表记录支出
• 过帐是“将费用分配到特定帐户”或将费用归入正确类别的行为

在这个博客上，我们谈论了很多关于时间跟踪的内容，以及它如何帮助您了解您如何度过您的时间，以及您是否需要对您的日程安排进行一些更改。 同样，费用跟踪可以帮助您清楚地了解资金的去向、可以削减的费用，并帮助您制定良好的每周或每月预算。

个人费用跟踪

你可能认为买一瓶水或一杯咖啡之类的小费用似乎无关紧要，但当你每月累积所有这些费用时，你得到的总和似乎不再无关紧要。 亲自尝试一下——在美国，一杯咖啡的平均价格（不含牛奶和小费）约为 2.70 美元。 假设您每月 20 天购买一杯咖啡 - 2.70 美元乘以 20 是每月 54 美元，“只是”偶尔喝一杯咖啡。 消除你每天早上喝摩卡咖啡的想法！

企业费用跟踪

企业有时不知道他们为支付信用卡费用和利率而付出的巨额资金（更不用说由于延迟付款而导致的利率和债务）。 就像一杯咖啡一样，当你分开看它们时，它们似乎无关紧要，但当它们累积起来时，它们会给企业主带来很大的麻烦。

小额支出似乎无害，因为我们没有将它们视为一个整体，总成本。 因此，应注意并跟踪支出，无论是小额还是大额，以掌握我们的财务状况并培养更好的资金管理技能。

您应该跟踪费用的 6 个原因

细致的费用跟踪可以带来广泛的好处。 如果您是小企业主，跟踪您的支出（办公用品、公用事业、工资、订阅、里程等）可以帮助您顺利高效地开展业务。 个人也是如此。 当您意识到食物、账单、抵押贷款支付、娱乐、税收和类似费用等费用时，您就会发展出更好的资金管理技能。

除了更好地管理您的现金流、减少您的纳税义务并确保您的业务顺利运行之外，我们还列出了费用跟踪很重要的 6 个其他原因。

1. 让您掌控自己的财务状况

正如弗朗西斯培根所说： “金钱是好仆人，却是坏主人。”

虽然“顺其自然”并不是一个糟糕的座右铭，但它不能用于管理资金（至少如果你想保留它的话）。 你必须控制你的钱，而不是让你的钱控制你。 跟踪您的支出将帮助您控制在预算范围内，并且不会在您不需要的事情上超支或浪费金钱。

2. 让您专注于您的财务目标

在实现财务目标时，掌控自己的财务状况会让您更加专注和自信。 费用跟踪将确保您走在正确的道路上，并将资金用于您的优先事项，无论是摆脱债务、为房子存钱还是投资新的企业。 有一个长期的财务目标将使支出监控更容易忍受，甚至更快乐——这取决于你的目标是什么。

3. 揭示支出问题

解决问题的第一步是了解问题所在。

当您开始跟踪您的支出时，您可以查看您是否有一些不良的消费习惯（没有判断力，我们都这样做）或您需要重新评估的预算类别。

它还会让您记下您忘记的个人开支，例如不必要的每月订阅您不真正阅读的杂志或您几乎不使用的流媒体服务。 业务费用也是如此。 办公用品是必要的，但它们可能会花费一大笔钱，特别是如果你不控制它的补货。 从您的公司分配一些人来负责购买办公用品并对其进行详细的估算和报告。

当你跟踪你的开支时，你会看到你的钱去哪里了，并结束浪费的消费习惯。

4. 使业务预测更容易

如果您正在经营一家企业，则需要确保定期跟踪并证明业务支出是合理的。 费用跟踪使业务预测更容易，因为您可以根据收集到的所有数据做出更有根据的猜测。

此外，它将有助于计算您的业务盈利能力。 因此，您可以轻松查看您是否在赚钱以及赚了多少钱，吸引更多投资者，让您的员工满意，并为您的日常开支提供资金。

5.帮助您坚持预算并减少冲动消费

费用跟踪让您了解您已经花费了多少，以及您可以在每个预算类别中花费多少。 随时了解您拥有的金额可以帮助您减少不必要的成本。

更重要的是，它会激励你有意识地花钱，而不是冲动和鲁莽。 知道你必须写下你把辛苦赚来的钱浪费在了一件微不足道的事情上（那双你从未穿过的新靴子），如果你真的需要那件东西，你会三思而后行。 所以，下次你在购物时体验到快速剂量的多巴胺，问自己一个问题： “我真的需要这个吗？”

6.帮助您按时解决问题

当您跟踪您的支出时，您始终知道自己有多少钱。 这意味着，如果您的银行账户中有一定数额的钱消失了，您会注意到的。 在查明您的帐户是否遭到入侵时，最好早点知道。 这样您就可以采取必要的措施尽快解决问题。

欺诈并不是唯一可能发生的问题——意外成本随时可能出现。 当您控制自己的财务状况时，如果您对每月的资金管理进行自由设计，它们就不会成为一个大问题。

如何跟踪费用？

无论您是小企业主还是个人，为了平衡账目并保持在预算范围内，您都需要开发一个有效的费用跟踪系统来为您完成这项工作。 对于您应该如何密切关注您的支出，没有严格的“固定”或“定义”方式。 但是，我们精心挑选了 5 个通用步骤，无论您是个人还是小企业主，您都可以有效地跟踪费用。

第 1 步：对费用进行分类

当您开始对支出进行分类时，您可以更好地掌握自己的财务状况。 因此，我们想向您介绍一种看似老式但相当有效的分类方法——信封预算。

这种方法可以帮助您提前确定每个支出类别可以花多少钱——食品、公用事业、办公用品、娱乐等。当您仔细估算每个类别的预算时，将它们放入实际的信封中。 这样，您将清楚地了解您可以支配多少钱，并避免超支。 此外，如果您更喜欢用更现代的方式来对费用进行分类，请选择以相同原理工作的技术工具。 对支出进行分类将有助于您更明智地管理预算，甚至可以建立您的储蓄账户（如果您在某个信封中留下一些钱，您可以将其添加到您的储蓄中）。

就企业而言，可能对费用进行分类的实际信封方法并不是最方便的。 相反，找到可以自动将您的支出分类的会计软件，以便更好地了解一段时间内的趋势。

尽管如此，将支出划分为不同的类别可以帮助您全面了解支出并打破不良的消费习惯。

第 2 步：定期跟踪您的开支

理想情况下，您应该在支付费用后立即跟踪费用。 所有支出都需要入账和记录，不得再拖延。 您需要养成定期记录这些支出的习惯，因为这样做对您和您的预算都没有好处。

话虽如此，您可以设置每日或每周提醒，以建立更好的预算习惯，并且永远不会再忽略费用。

作为企业主，手动跟踪员工的工作时间听起来非常低效。 相反，使用时间跟踪软件来跟踪员工的时间（可计费或不可计费）并自动将这些时间记录在在线时间表中。 设置提醒和跟踪您或您员工的时间可以帮助您以有组织的方式监控您的开支。 例如，通过这样做，您将永远不会忘记支付账单或按时支付员工工资。

第 3 步：保留完整的书面记录

这并不是说你应该在你的抽屉里堆放几十张文件。 首先，在管理个人开支时，请收集所有财务文件和其他有价值的文件。 然后，按收据、税务记录、证书、保修、政策等类别将它们组织在一个文件夹中。如果您不喜欢传统的文件夹，您可以选择云计算技术并以数字方式存储您的文档。

小企业必须有一个可行的记录保存系统来组织他们的发票、银行对账单、工资记录和其他与业务相关的支出，以便能够相应地满足 IRS 的要求。

无论您选择哪种方法，对有价值的文件进行分类和存储对于相应地跟踪您的费用至关重要。 你永远不知道什么时候需要你最近购买的手机的收据（听取专家的建议，购买有缺陷的商品并成功退货）。

第 4 步：保留每月费用报告

既然您已经记录了您的费用（手动或数字方式），那么每月分析和审查它们是明智之举。 通过这种方式，您可以查看您的资金去向，考虑是否需要实施任何更改或改变您的消费习惯。

话虽如此，您可以跟踪并写下所有内容（如果您更喜欢保留更传统的报告）或选择预算应用程序，该应用程序将通过将数据导出为 PDF、CSV 或 Excel 报告来自动完成这项工作。

企业主还可以以数字方式导出报告（在数字时代手工操作会很乏味），还可以在每个月底分析他们的资产负债表、现金流、利润或潜在损失。 通过这种方式，他们可以深入了解自己的权益、资产、负债，或者为意外开支做好准备。

我们可以得出结论，这一步对于坚持家庭预算或维持成功的业务（甚至达到某些财务目标）至关重要。 每月记录和分析您的费用肯定可以让您高枕无忧。

第 5 步：找到合适的费用跟踪工具

没有一种完美的方式来记录您的开支。 虽然有些人习惯于使用简单的费用分类账或支票登记册，在其中手动记下购买情况，但其他人更喜欢功能丰富的预算应用程序来随时随地跟踪资金。 您可以将会计软件或电子表格软件用于个人或商业目的。 找到你的“风格”和最适合你的——选择权在你。

不过，在本节中，我们想向您展示 8 个费用跟踪应用程序，这些应用程序是我们自己仔细审查和试用的。 这些应用程序不仅省时，而且适用于家庭和企业。 让我们开始吧。

时钟化

Clockify 可让您轻松跟踪和记录您的家庭或员工的单位费用，例如小时数、里程数、天数、项目相关费用、工资等固定费用、加班费、报销等。如果您的费用有单位，则金额将自动计算，您也可以在设置中更改单价。

此外，为会计目的附上收据，并在文件大小高达 5MB 的各种保存选项（.png、.pdf 等）之间进行选择。

以下是在 Clockify 中创建费用的方式：

如果您在下拉菜单中找不到所需的费用类别，请不要担心。 在 Clockify 中，您可以自定义创建在记录费用时立即可用的费用类别。 在您方便的时候编辑或存档费用类别，而不会影响现有费用。 Clockify 让管理员可以查看、编辑或为其他人添加新费用，甚至可以锁定通过日期添加或编辑费用。

Clockify 中的费用跟踪功能还允许您创建：

• 发票

创建自定义发票并选择日期范围以及您希望如何显示它们（按项目、用户、类别等）。 稍后编辑它们而不影响跟踪的费用。 请记住，只有可计费的未开票费用才会导入发票。

• 报告

稍后，创建预定义的范围报告（从本月、今年等）或定制报告，或按用户、类别、状态等任何标准过滤它们。 最后，将它们导出为 CSV 或 Excel 文件。

• 模板

使用免费的费用报告模板寻求与业务相关的费用报销。 有各种可用的模板可用于商务旅行费用、项目费用、与客户的商务午餐费用或商务旅行期间的住宿。

时钟化概述：

轻松创建自定义费用类别，

自动计算基于单位的费用，

创建自定义发票，

创建预定义或定制的报告，

提供免费的费用报告模板，

适用于个人、团队、企业。

费用化

Expensify 是一种用于自动化费用管理和收据跟踪的工具。

Expensify 在旅途中制作费用报告，使其成为经常出差的人的绝佳选择。 另一个突出的功能是您可以扫描/拍摄收据照片，该应用程序将自动读取收据并记录数据，同时按类别组织费用。

更重要的是，您可以将您的银行账户链接到 Expensify 以自动导入费用或将其链接到您的 GPS 以轻松计算您的里程费用。

最后，Expensify 会自动生成并提交费用报告以供共享或下载。

费用化概述：

扫描并自动记录费用数据，

自动导出报告，

与银行账户或 GPS 同步以跟踪里程费用，

使用安全，因为它受到世界级安全标准的保护，

适合企业。

Intuit-Quickbooks

Intuit Quickbooks 是一款适用于小型和成长型企业的智能会计工具。 注册时，您需要回答几个问题，以便该网站可以适应您的特定业务类型。 Quickbooks 通过其用户友好的界面帮助您保持井井有条。 扫描您的收据并将其附加到业务费用或跟踪您的里程，使记录里程变得轻而易举。

如果您是（正如应用程序名称所暗示的）个体经营者，QuickBooks Self-Employed 是一项了不起的附加功能，因为您可以轻松地将业务和个人费用分开，同时有效地跟踪和管理两者。 它还可以估算您的税款并与报税软件 TurboTax 同步，以简化税收流程。

Intuit Quickbooks 概述：

捕获和扫描收据，

自动分类和组织费用，

从个人支出中分类业务，

提醒您纳税到期日，

适合个人和企业。  

直觉薄荷

继续使用 Intuit 的每个人最喜欢的应用程序 - Mint 是一种个人理财工具。 这个功能强大的应用程序允许您：

• 连接您的所有账户（支票或储蓄账户、信用卡、贷款、投资、抵押贷款等），并显示所有关联账户的交易，
• 如果订阅成本增加或您的账单到期时收到通知，
• 制定个性化预算，
• 按类别跟踪支出，
• 监控您的信用评分。

所有这些都包含在一个用户友好的界面中，每个人都可以使用。 Mint 非常适合维持家庭预算和通过自定义目标改善您的消费习惯，例如为房子存钱、为未来做准备等。

Intuit Mint 概述：

以简化的方式组织您的预算并控制您的现金流，

监控账单到期日，

鼓励储蓄，

易于使用的界面，

根据您的支出调整您的预算，

适合个人使用，个体户。

YNAB

YNAB 代表 You Need A Budget —— 你确实如此。 如果您不确定如何创建一个，这个屡获殊荣的应用程序可能是您的一杯茶。 他们的策略有四个规则：

1. 甚至在花费之前，每一美元都应该被赋予“工作”/目的。
2. 将您不那么频繁的大笔开支（例如圣诞礼物）分解成较小的部分，您可以按月支付。
3. 提前考虑——例如，如果您在月底的账单类别中剩下 50 美元，请将其留给即将到来的账单。 这样，您就可以建立支付账单的预算，以免您的帐户透支。
4. 有目的的消费，量入为出。

YNAB 使用从零开始的预算系统，该系统建议您将整个月收入分配给您的费用类别，直到您的账户上剩下 0 美元。 该应用程序的功能包括跟踪您的支出、灵活的数据导出、在多个预算之间切换以及与多个设备和大量银行同步。

YNAB概述：

帮助您确定支出的优先顺序，

非常适合管理账单和实现财务目标，

以前瞻性的方式管理您的财务，

适合个人使用。

沃利

Wally 是一款用于管理您的个人财务甚至您的副业的应用程序。 您可以手动或通过拍摄收据的照片来跟踪您的费用，并对其进行分类。

他们旨在帮助您节省开支，因此您可以：

• 跟踪您的收入并查看您每个月的预计储蓄，
• 预算满足您的需求，
• 跟踪您的进度，
• 保持对实时更新以及许多其他功能的责任。

沃利概述：

通过设定储蓄目标（买新车、装修房子等）来促进储蓄习惯，

银行同步，

密切关注您的预算，

为用户提供有关其财务和支出的整体视图，

适合个人使用。

个人资本

Personal Capital 被《福布斯》杂志称为排名第一的预算应用程序。 除了跟踪您的支出和现金流外，它还凭借其出色的储蓄工具、咨询系统、投资分析等功能与其他应用程序区分开来。 通过将您的帐户链接到此应用程序并遵循其细致的分析和目标建议来创建您的退休计划。 或者，使用他们的投资检查工具，向您展示如何重新平衡您的投资以获得更好的财务结果。 他们甚至有自己的资本顾问，您可以联系他们讨论您的投资组合。

个人资本概述：

非常适合管理您的净资产，

为您的投资提供实用的建议，

惊人的分析图表，

帮助制定投资策略并实现长期财务目标，

适合投资者，规划退休基金。

袖珍卫士

PocketGuard 是另一个预算应用程序，在福布斯最佳预算应用程序列表中获得了令人羡慕的位置。 电子表格爱好者会喜欢使用此应用程序，因为除其他选项外，您还可以将交易导出到 Excel。 您不必担心安全问题，因为此应用程序通过生物识别和 PIN 码保护。 PocketGuard 使用可帮助您自定义费用报告的饼图提供财务和费用的整体视图。

PocketGuard 正如其名称所暗示的那样“保护”您的口袋。 它让您清楚地了解在支付所有账单和其他费用后您有多少钱。 例如，如果您支付每月账单，PocketGuard 会通知您当前余额并帮助您实现储蓄目标。

他们有一个很棒的博客，您可以在其中找到有关如何更好地管理资金、避免债务、保持预算等等的实用技巧和窍门。

PocketGuard 概述：

让你免于过度消费，

帮助设定长期储蓄目标，

适合个人使用。

结论

费用跟踪是一种有用的做法，无论您是需要为您的业务执行此操作，还是只是想将您的个人财务提升到一个新的水平。 它使您能够控制您的财务，让您专注于您的财务目标，揭示支出问题，使业务预测更容易，并帮助您坚持预算并尽快解决可能发生的最终问题。