Muhasebe ve Finansta RPA: İşte Bilmeniz Gereken Her Şey

RPA'nın neyle ilgili olduğunu ve onu finans ve muhasebe süreçlerinizi otomatikleştirmek için nasıl kullanacağınızı öğrenin.

Finans ekipleri, defter tutmaya ve geçmiş performansı analiz etmeye hâlâ çok zaman harcıyor. Temel muhasebe görevlerini otomatikleştirmelerine rağmen, günlük raporlama için verileri hazırlamaya ve birleştirmeye önemli ölçüde yatırım yapmaya devam ediyorlar.

Ekibiniz dahili raporlama için PDF faturalarındaki verileri elektronik tablolara ve muhasebe yazılımına yeniden mi giriyor? Bu tür parçalanmış süreçler, dağınık iş akışına, ekstra maliyetlere ve finansal sonuçların yanlış beyan edilmesi riskine yol açabilir.

Robotik süreç otomasyonu (RPA), süreçleri modernize etmek ve düzene sokmakla görevli finans liderlerinin muhasebecilerin her gün gerçekleştirdiği işleri otomatikleştirmesine yardımcı olabilir. Gartner araştırmasına göre, işletmeler RPA'yı uygulayarak tam zamanlı bir çalışanın toplam zamanından %30'a kadar tasarruf sağlayabilir ve 40 kişilik bir muhasebe ekibi için 25.000 saatlik yeniden çalışma tasarrufu sağlayabilir.

Bu blogda, RPA'nın ne hakkında olduğunu ve onu finans ve muhasebe süreçlerinizi otomatikleştirmek için ne zaman, nerede ve nasıl kullanmanız gerektiğini açıklıyoruz.

Muhasebe ve finansta RPA: Büyük resim görünümü

Kısa bir süre önce, bir robot fikri, etrafta hareket eden ve görevleri yerine getiren insan benzeri bir makinenin görüntüsünü çağrıştırdı. RPA bu değil; robotik kollar ve aletler de içermez.

RPA teknolojisi, işletmelerin, tipik bir ofis kurulumunda sıklıkla bulunan tekrarlayan görevleri ve süreçleri tamamlamak için yazılım robotlarını kolayca oluşturmasını ve dağıtmasını mümkün kılar. Örneğin, faturalardan bilgi çıkarmak, tüm önemli verileri bir elektronik tabloya aktarmak, finansal raporları doldurmak ve raporları her ay planlanmış bir zamanda e-posta yoluyla müşterilere göndermek için bir RPA botu kullanmak. Ve tüm bunları insan istemi olmadan yapmak.

RPA nedir?

Robotik süreç otomasyonu (RPA), insan eylemlerini kopyalayarak tekrar eden, kural tabanlı görevleri gerçekleştirmek için bir dizi kodlanmış talimatı izler. İşte bir RPA botunun nasıl çalıştığının basitleştirilmiş bir versiyonu:

• İlk olarak, ekrandaki tıklamaları ve diğer eylemleri yakalayarak temel muhasebe görevlerini yerine getiren bir insan işçiyi izler.

• Ardından, çalışanın ekran hareketlerine dayalı olarak bir komut dosyası oluşturur.

• Son olarak, aynı kural tabanlı süreçleri insan müdahalesi olmadan tekrarlamak için komut dosyasını kullanır.

Verileri almak ve işlemek, kayıtları tutmak, hesaplamalar yapmak ve işlemleri tamamlamak, bir RPA botunun gerçekleştirebileceği birkaç finans ve muhasebe görevidir.

İşleme hatalarını da azaltma eğiliminde olan muhasebe yazılımınızdan RPA'nın ne kadar farklı olduğunu merak edebilirsiniz.

Bu nedenle, muhasebe yazılımınız basit muhasebe işlemlerini otomatikleştirirken (örneğin maaş bordrosu), posta kutunuzdan departman bazında raporların indirilmesi ve bunların bir elektronik tabloya girilmesi gibi birçok manuel iş hâlâ devam etmektedir. RPA, bu görevleri botlara yaptırarak tüm bu ekstra yükü hafifletir.

Muhasebe yazılımı ile RPA arasındaki farklara bir göz atalım:

Finans ve muhasebede RPA'nın avantajları

Finans ve muhasebedeki yüksek riskli ve oldukça tekrarlanan süreçler, bu sektörü bir RPA makyajı için ideal bir aday haline getiriyor. İşte RPA'nın bu sektördeki çalışanlara ve işletmelere fayda sağlayabileceği birkaç yol:

• Basitleştirilmiş iş akışları: RPA, farklı uygulamalarla (ör. gider yönetimi, borç hesapları, vergi yönetimi) aynı anda etkileşim kurabilir ve tekrar eden süreçleri yüksek hassasiyetle otomatikleştirebilir.

• Azaltılmış işçilik maliyetleri: RPA, insan işçilere olan güveni azaltmak ve işgücü maliyetlerini düşürmek için "eğer-şunu-yap-yap" senaryolarına indirgenebilen veri girişi ve defter tutma gibi kural tabanlı muhasebe görevlerini otomatikleştirebilir.

• Yüksek değerli işlevler için ücretsiz çalışanlar: RPA'nın mekanik işlerle ilgilenmesiyle, muhasebecileriniz değerli iş ortakları haline gelebilir ve eleştirel düşünmelerinin gerçekten gerekli olduğu stratejik görevlerin üstesinden gelebilir.

• Yüksek doğruluk: RPA, rutin süreçleri standartlaştırarak ve bunları kesin kurallara göre kodlayarak tutarlı, hatasız çıktı sağlar.

• Azaltılmış döngü süreleri: RPA, yıl boyunca 7/24 çalıştığı için herhangi bir işlem için ortalama işleme süresini azaltır.

Muhasebede RPA kullanım durumları ve uygulamaları

Muhasebe uzmanlarınız, görevleri belirli bir şekilde tamamlamaya alışkındır ve belirlenmiş rutinlerinin ötesine bakmak onlar için zor olabilir. Kullanım durumlarının yardımcı olduğu yer burasıdır. Plan görevi görebilecek birkaç RPA benimseme örneğini tartışalım:

• Satıcı faturalarını yönetme (ödenecek hesapların bir parçası): Bir RPA botu, satıcı faturası verilerini (fatura numarası, tutar, kalemler vb.) indirebilir ve defter tutma yazılımınıza aktarabilir, ilgili bilgileri raporlama için bir elektronik tabloya girebilir ve uyumluluk amacıyla şirketinizin sunucusuna kopyalayın.

• Ödeme işleniyor (bordronun bir parçası): Bir RPA botu, bir faturayı ilgili satın alma siparişiyle eşleştirebilir ve ödemeyi onaylamaktan sorumlu kişilere atayabilir.

  

• Bekleyen ödemeleri alma (alacak hesaplarının bir parçası): Bir RPA botu, belirtilen süre içinde bir ödeme alınmazsa faturalarla birlikte takip e-postaları ve hatırlatıcılar gönderme sürecini otomatikleştirebilir.

• Eşleşen banka ve muhasebe kayıtları (banka mutabakatının bir parçası): Bir RPA botu, banka hesaplarında oturum açabilir, ekstreleri indirebilir, işlem bilgilerini çıkarabilir, işlemleri hesap defterleriyle eşleştirebilir ve istisnaları işaretleyebilir.

• Bütçeyi hazırlamak (bütçe ve tahminin bir parçası): Bir RPA botu, farklı iş birimleri tarafından gönderilen gider verilerinin bir ana dosyada birleştirilmesi ve mali tablolar oluşturmak için mali raporlama yazılımına ve bütçe hazırlamak için bütçeleme yazılımına yüklenmesi sürecini otomatikleştirebilir. ve gelecek tahminleri.

RPA işletmeniz için uygun mu?

RPA'nın ne zaman kullanılacağını bilmek önemlidir, ancak ne zaman kullanılmayacağını bilmek de bir o kadar önemlidir. Örneğin, işletmeniz yüksek hacimli fatura almıyorsa, RPA'yı tercih etmek yerine borç hesabı yazılımına yatırım yapmak mantıklı olabilir. İşletmenizde bir RPA fırsatı değerlendirmek için aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurun:

Finans ve muhasebede RPA nasıl uygulanır?

RPA, insanlar tarafından oluşturulan kurallara uyan bilgisayarlara dayalıdır. Bu nedenle, RPA sistemlerinin istediğiniz verimlilikte çalışması için, muhasebe konusunda bilgili ve iş süreçlerinizi anlayan kişileri dahil etmeniz çok önemlidir.

Birçok muhasebe lideri, RPA'yı uygulamadan önce süreçler tamamen standartlaştırılmazsa, potansiyel başarısızlık oranının çok daha olası hale geldiğine inanmaktadır.

Sioco'ya göre en iyi uygulamalardan biri hedeflerinizi belirlemektir. “Veriler üzerinde en uygun muhasebe işlemlerini gerçekleştirmek için bir soruya, amaca veya hedefe ihtiyacınız var. Analiz uğruna verileri analiz etmek eğlenceli olsa da üretken değil.”

RPA'yı uygulamaktan sorumlu olanlar aşağıdaki sorumluluklara sahip olacaktır:

• Günlük finans ve muhasebe süreçlerini iş kurallarına uygun adımlara ayırın.

• Düzeltmek için yinelenen görevleri arayarak süreçleri iyileştirmenin yollarını belirleyin.

• Hangi adımların potansiyel olarak RPA kullanılarak optimize edilebileceğini (ve daha da önemlisi hangilerinin yapılamayacağını) belirleyin.

• RPA platformunda tekrarlanabilir görevleri yapılandırın.

• Başarılı uygulamayı doğrulamak için programı çalıştırın ve test edin.

• Sonuçları günlük olarak izleyin.

• Düzenlemelerde veya iş ortamında herhangi bir değişiklik olması durumunda robotları yeniden eğitin.

RPA araçlarını kullanmadan önce bunları bilin

Süreçler eşlendikten sonra, bir sonraki adım RPA uygulamasına başlamaktır. İlerlerken RPA araçlarını kullanmayla ilgili birkaç şeyi unutmayın:

• RPA'yı uygulamak, önceden oluşturulmuş finans yazılımı kadar BT müdahalesi gerektirmez. Ancak, RPA uygulamasını yürüten kişilerin eğitilmesi gerekecektir. Muhasebe becerilerinin bir parçası olarak, RPA'nın nasıl çalıştığını, basit RPA komut dosyalarının (bot adı verilen) nasıl oluşturulacağını ve yüksek düzeyde iş zekasının nasıl geliştirileceğini öğrenmeleri gerekecek.

• RPA araçları , muhasebecilerin komut dosyaları (veya botlar) oluşturmasını kolaylaştırabilir. Bu araçlar, işlem yakalama, sürükle ve bırak işlevleri, görsel düzenleme ve şablonlu kodlama gibi önceden programlanmış özellikler sunar. Başlamak için ücretsiz RPA yazılım seçeneklerine göz atın.

• RPA araçlarını benimsemeden önce mantıklı bir şekilde değerlendirin. RPA yalnızca bir ürün veya yazılım değildir. Bazı bilgisayarların film düzenlemeye diğerlerinden daha uygun olması gibi, çeşitli RPA araçları da vardır. Sınırlı veri akışı alma becerisine sahip bireysel masaüstlerinde çalışanlardan, kuruluş genelindeki sunucularda birden çok zamanlanmış görevi gerçekleştirenlere kadar, muhasebe gereksinimlerinize en uygun olanı seçin.

• RPA kullanmak, artık başka bir yazılıma ihtiyacınız olmayacağı anlamına gelmez. RPA, kuruluşunuzdaki işlemlerin temelini oluşturan diğer uygulamalardan ayrı olarak çalışır. Ana fikri, bağlantısız süreçler arasındaki boşluğu kapatmaktır, bu nedenle muhasebe veya finans araçlarınızı ve yardımcı işlerinizi entegre etmek için kullanın.