RPA in contabilità e finanza: ecco tutto ciò che devi sapere

Scopri cos'è l'RPA e come utilizzarlo per automatizzare i tuoi processi finanziari e contabili.

I team finanziari dedicano ancora molto tempo alla contabilità e all'analisi delle prestazioni storiche. Nonostante l'automazione delle attività contabili di base, rimangono fortemente investiti nella preparazione e nel consolidamento dei dati per la reportistica quotidiana.

Il tuo team sta riscrivendo i dati dalle fatture PDF ai fogli di calcolo al software di contabilità per la reportistica interna? Tali processi frammentati potrebbero portare a flussi di lavoro disordinati, costi aggiuntivi e il rischio di risultati finanziari errati.

L'automazione robotica dei processi (RPA) può aiutare i leader finanziari incaricati di modernizzare e semplificare i processi ad automatizzare i lavori che i contabili svolgono ogni giorno. Secondo una ricerca di Gartner, implementando l'RPA, le aziende possono liberare fino al 30% del tempo complessivo di un dipendente a tempo pieno e risparmiare 25.000 ore di rilavorazione per un team contabile di 40 persone.

In questo blog, spieghiamo cos'è l'RPA e quando, dove e come dovresti usarlo per automatizzare i tuoi processi finanziari e contabili.

RPA in contabilità e finanza: la visione d'insieme

Non molto tempo fa, l'idea di un robot evocava l'immagine di una macchina dalle sembianze umane che si muoveva svolgendo compiti. RPA non è quello; né coinvolge armi e strumenti robotici.

La tecnologia RPA consente alle aziende di creare e distribuire facilmente robot software per completare attività e processi ripetitivi che si trovano spesso in una tipica configurazione d'ufficio. Ad esempio, utilizzando un bot RPA per estrarre informazioni dalle fatture, trasferire tutti i dati importanti su un foglio di calcolo, compilare report finanziari e inviare i report ai clienti via e-mail a un orario programmato ogni mese. E fare tutto questo senza il suggerimento umano.

Cos'è l'RPA?

L'automazione robotica dei processi (RPA) segue una serie di istruzioni codificate per eseguire attività ripetitive basate su regole replicando le azioni umane. Ecco una versione semplificata di come funziona un bot RPA:

• Innanzitutto, tiene traccia di un lavoratore umano che esegue attività contabili di base acquisendo clic sullo schermo e altre azioni.

• Quindi, genera uno script basato sui movimenti dello schermo del lavoratore.

• Infine, utilizza lo script per ripetere gli stessi processi basati su regole senza coinvolgimento umano.

Il recupero e l'elaborazione dei dati, la conservazione dei record, l'esecuzione di calcoli e il completamento delle transazioni sono alcune attività finanziarie e contabili che un bot RPA può eseguire.

Potresti chiederti in che modo RPA è diverso dal tuo software di contabilità, che tende anche a ridurre gli errori di elaborazione.

Quindi, mentre il tuo software di contabilità automatizza semplici processi contabili, ad esempio il libro paga, molto lavoro manuale va ancora in attività come scaricare rapporti di reparto dalla tua casella di posta e inserirli in un foglio di calcolo. L'RPA alleggerisce tutto quel carico extra facendo eseguire queste attività ai robot.

Ecco uno sguardo alle differenze tra software di contabilità e RPA:

Vantaggi di RPA in finanza e contabilità

I processi ad alto rischio e altamente ripetitivi nella finanza e nella contabilità rendono questo settore un candidato ideale per un lifting RPA. Ecco alcuni modi in cui l'RPA potrebbe avvantaggiare dipendenti e aziende in questo settore:

• Flussi di lavoro semplificati: RPA può interagire con diverse applicazioni, ad es. gestione delle spese, contabilità fornitori, gestione fiscale, allo stesso tempo e automatizzare i processi ripetitivi con un elevato livello di precisione.

• Costi di manodopera ridotti: RPA può automatizzare attività contabili basate su regole come l'inserimento dei dati e la contabilità che possono essere ridotte a scenari "se-questo-fai-quello" per ridurre la dipendenza dai lavoratori umani e abbattere i costi del lavoro.

• Dipendenti gratuiti per funzioni di alto valore: con RPA che si occupa del lavoro meccanico, i tuoi commercialisti potrebbero diventare preziosi partner commerciali e affrontare compiti strategici in cui il loro pensiero critico è veramente richiesto.

• Elevata precisione: RPA garantisce un output coerente e privo di errori standardizzando i processi di routine e codificandoli in regole definitive.

• Tempi di ciclo ridotti: RPA riduce il tempo medio di gestione di qualsiasi processo, poiché funziona 24 ore su 24, 7 giorni su 7, tutto l'anno.

Casi d'uso e applicazioni di RPA in contabilità

I tuoi professionisti della contabilità sono abituati a completare le attività in un certo modo e può essere difficile per loro guardare oltre le loro routine prestabilite. Ecco dove i casi d'uso aiutano. Discutiamo alcuni esempi di adozione di RPA che possono fungere da modelli:

• Gestione delle fatture dei fornitori (parte della contabilità fornitori): un bot RPA può scaricare e trascrivere i dati delle fatture dei fornitori (numero fattura, importo, voci di riga, ecc.) nel software di contabilità, inserire le informazioni pertinenti in un foglio di calcolo per la creazione di report e inserire un copia sul server della tua azienda per motivi di conformità.

• Elaborazione del pagamento (parte del libro paga): un bot RPA può abbinare una fattura al relativo ordine di acquisto e assegnarla alle persone responsabili dell'approvazione del pagamento.

  

• Ricezione di pagamenti in sospeso (parte della contabilità clienti): un bot RPA può automatizzare il processo di invio di e-mail di follow-up e solleciti, insieme alle fatture, se un pagamento non viene ricevuto entro il tempo specificato.

• Corrispondenza di record bancari e contabili (parte della riconciliazione bancaria): un bot RPA può accedere a conti bancari, scaricare estratti conto, estrarre informazioni sulle transazioni, abbinare transazioni con libri contabili e contrassegnare eccezioni.

• Preparazione del budget (parte del budget e previsione): un bot RPA può automatizzare il processo di unione dei dati di spesa inviati da diverse unità aziendali in un file master e caricarli nel software di rendicontazione finanziaria per la creazione di rendiconti finanziari e nel software di budgeting per la preparazione del budget e previsioni future.

L'RPA è rilevante per la tua attività?

È importante sapere quando utilizzare l'RPA, ma è altrettanto fondamentale sapere quando non utilizzarlo. Ad esempio, se la tua azienda non riceve fatture in volume elevato, potrebbe essere prudente investire in un software di contabilità fornitori invece di optare per RPA. Considera i seguenti fattori per valutare un'opportunità per la RPA nella tua azienda:

Come implementare l'RPA in finanza e contabilità

RPA si basa su computer che seguono regole stabilite da esseri umani. Pertanto, affinché i sistemi RPA funzionino con l'efficienza desiderata, è fondamentale coinvolgere persone esperte di contabilità e comprendere i processi aziendali.

Molti responsabili contabili ritengono che se i processi non sono completamente standardizzati prima di implementare l'RPA, il potenziale tasso di fallimento diventa molto più probabile.

Una delle migliori pratiche, secondo Sioco, è identificare i tuoi obiettivi. Dice: “Per eseguire operazioni contabili ottimali sui dati, è necessaria una domanda, uno scopo o un obiettivo. Sebbene sia divertente analizzare i dati per amore dell'analisi, non è produttivo.

I responsabili dell'attuazione dell'RPA avranno le seguenti responsabilità:

• Suddividi i processi finanziari e contabili quotidiani in passaggi che seguono le regole aziendali.

• Identifica i modi per migliorare i processi cercando attività ripetitive da eliminare.

• Determina quali passaggi possono essere potenzialmente ottimizzati utilizzando RPA (e, cosa più importante, quali non possono esserlo).

• Configura attività ripetibili all'interno della piattaforma RPA.

• Eseguire e testare il programma per verificare l'implementazione corretta.

• Monitorare i risultati giorno per giorno.

• Riaddestrare i robot in caso di modifiche alle normative o all'ambiente aziendale.

Conoscere queste cose prima di utilizzare gli strumenti RPA

Una volta mappati i processi, il passaggio successivo consiste nell'iniziare l'implementazione dell'RPA. Tieni presente alcune cose sull'utilizzo degli strumenti RPA mentre procedi:

• L'implementazione dell'RPA non richiede lo stesso coinvolgimento dell'IT quanto il software finanziario predefinito. Tuttavia, le persone che eseguono l'implementazione RPA dovranno essere formate. Dovranno imparare come funziona RPA, come creare semplici script RPA (chiamati bot) e come sviluppare un alto livello di acume negli affari come parte delle loro capacità contabili.

• Gli strumenti RPA possono semplificare la creazione di script (o bot) da parte dei contabili. Questi strumenti offrono funzionalità preprogrammate come l'acquisizione dei processi, le funzioni di trascinamento della selezione, l'editing visivo e la codifica basata su modelli. Dai un'occhiata alle opzioni del software RPA gratuito per cominciare.

• Valuta gli strumenti RPA con giudizio prima di adottarli. RPA non è solo un prodotto o un software. Proprio come alcuni computer sono più adatti per l'editing di filmati rispetto ad altri, esiste una gamma di strumenti RPA. Da quelli che operano su singoli desktop con capacità limitate di ricevere feed di dati a quelli che eseguono più attività pianificate su server a livello aziendale, scegli quello che meglio si adatta alle tue esigenze di contabilità.

• Usare RPA non significa che non avrai più bisogno di altri software. RPA viene eseguito separatamente dalle altre applicazioni alla base delle operazioni dell'organizzazione. La sua idea principale è colmare il divario tra processi disconnessi, quindi usalo per integrare i tuoi strumenti di contabilità o finanza e lavori ausiliari.