RPA в бухгалтерском учете и финансах: все, что вам нужно знать

Узнайте, что такое RPA и как использовать его для автоматизации ваших финансовых и бухгалтерских процессов.

Финансовые отделы по-прежнему тратят много времени на ведение бухгалтерского учета и анализ исторических показателей. Несмотря на автоматизацию основных бухгалтерских задач, они по-прежнему активно занимаются подготовкой и консолидацией данных для ежедневной отчетности.

Ваша команда перекодирует данные из счетов-фактур в формате PDF в электронные таблицы и бухгалтерское программное обеспечение для внутренней отчетности? Такие фрагментированные процессы могут привести к беспорядку в рабочем процессе, дополнительным расходам и риску искажения финансовых результатов.

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) может помочь финансовым руководителям, которым поручено модернизировать и оптимизировать процессы, автоматизировать работу, которую бухгалтеры выполняют каждый день. По данным исследования Gartner, внедрив RPA, предприятия могут высвободить до 30% общего времени штатных сотрудников и сэкономить 25 000 часов переделок для группы бухгалтеров из 40 человек.

В этом блоге мы объясняем, что такое RPA и когда, где и как вы должны использовать его для автоматизации своих финансовых и бухгалтерских процессов.

RPA в бухгалтерском учете и финансах: общая картина

Не так давно идея робота вызывала в воображении образ человекоподобной машины, передвигающейся и выполняющей задачи. RPA — это не то; это также не связано с роботизированными руками и инструментами.

Технология RPA позволяет компаниям легко создавать и развертывать программных роботов для выполнения повторяющихся задач и процессов, часто встречающихся в типичной офисной среде. Например, использование бота RPA для извлечения информации из счетов, переноса всех важных данных в электронную таблицу, заполнения финансовых отчетов и отправки отчетов клиентам по электронной почте в запланированное время каждый месяц. И делать все это без человеческой подсказки.

Что такое РПА?

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) следует набору закодированных инструкций для выполнения повторяющихся задач, основанных на правилах, путем воспроизведения действий человека. Вот упрощенная версия того, как работает бот RPA:

• Во-первых, он отслеживает человека, выполняющего основные бухгалтерские задачи, фиксируя щелчки на экране и другие действия.

• Затем он генерирует сценарий на основе движений рабочего экрана.

• Наконец, он использует сценарий для повторения одних и тех же процессов на основе правил без участия человека.

Извлечение и обработка данных, ведение записей, выполнение расчетов и завершение транзакций — это несколько финансовых и бухгалтерских задач, которые может выполнять бот RPA.

Вы можете задаться вопросом, чем RPA отличается от вашего бухгалтерского программного обеспечения, которое также имеет тенденцию уменьшать количество ошибок обработки.

Таким образом, в то время как ваше бухгалтерское программное обеспечение автоматизирует простые учетные процессы — скажем, расчет заработной платы — много ручной работы по-прежнему выполняется в таких задачах, как загрузка отчетов по отделам из вашего почтового ящика и ввод их в электронную таблицу. RPA облегчает всю эту дополнительную нагрузку, заставляя ботов выполнять эти задачи.

Вот посмотрите на различия между бухгалтерским программным обеспечением и RPA:

Преимущества RPA в финансах и бухгалтерии

Высокие ставки и часто повторяющиеся процессы в финансах и бухгалтерском учете делают эту отрасль идеальным кандидатом на косметическую реконструкцию RPA. Вот несколько способов, которыми RPA может принести пользу сотрудникам и компаниям в этой отрасли:

• Упрощенные рабочие процессы: RPA может взаимодействовать с различными приложениями — например, для управления расходами, кредиторской задолженностью, управления налогами — одновременно и автоматизировать повторяющиеся процессы с высоким уровнем точности.

• Снижение затрат на рабочую силу: RPA может автоматизировать задачи учета на основе правил, такие как ввод данных и ведение бухгалтерского учета, которые можно свести к сценариям «если-это-сделай-то», чтобы уменьшить зависимость от людей и снизить затраты на оплату труда.

• Высвобождение сотрудников для выполнения важных функций. Благодаря RPA, выполняющему механическую работу, ваши бухгалтеры могут стать ценными деловыми партнерами и решать стратегические задачи там, где действительно требуется их критическое мышление.

• Высокая точность: RPA обеспечивает стабильный и безошибочный вывод за счет стандартизации рутинных процессов и кодирования их в четкие правила.

• Сокращение времени цикла: RPA сокращает среднее время обработки любого процесса, поскольку работает круглосуточно и без выходных.

Варианты использования и приложения RPA в бухгалтерском учете

Ваши специалисты по бухгалтерскому учету привыкли выполнять задачи определенным образом, и им может быть трудно не обращать внимания на свои установленные процедуры. Вот где варианты использования помогают. Давайте обсудим несколько примеров внедрения RPA, которые могут служить чертежами:

• Управление счетами-фактурами поставщиков (часть кредиторской задолженности): бот RPA может загружать и расшифровывать данные счетов-фактур поставщиков (номер счета-фактуры, сумма, позиции и т. д.) в ваше бухгалтерское программное обеспечение, вводить соответствующую информацию в электронную таблицу для отчетности и размещать скопировать на сервер вашей компании в целях соблюдения.

  

• Обработка платежа (часть платежной ведомости): бот RPA может сопоставить счет-фактуру с соответствующим заказом на покупку и назначить его людям, ответственным за утверждение платежа.

• Получение ожидающих платежей (часть дебиторской задолженности): бот RPA может автоматизировать процесс отправки последующих электронных писем и напоминаний вместе со счетами, если платеж не получен в течение указанного времени.

• Сопоставление банковских и бухгалтерских записей (часть банковской выверки): бот RPA может входить в банковские счета, загружать выписки, извлекать информацию о транзакциях, сопоставлять транзакции с книгами счетов и отмечать исключения.

• Подготовка бюджета (часть бюджета и прогнозирования): бот RPA может автоматизировать процесс объединения данных о расходах, представленных различными бизнес-подразделениями, в основной файл и загрузки его в программное обеспечение для составления финансовой отчетности для создания финансовых отчетов и в программное обеспечение для составления бюджета для подготовки бюджета. и прогнозы на будущее.

Актуальна ли RPA для вашего бизнеса?

Важно знать, когда использовать RPA, но не менее важно знать, когда его не использовать. Например, если ваш бизнес не получает больших объемов счетов, может быть разумным инвестировать в программное обеспечение для работы с кредиторской задолженностью, а не выбирать RPA. Рассмотрите следующие факторы, чтобы оценить возможности RPA в вашем бизнесе:

Как внедрить RPA в финансах и бухгалтерии

RPA основан на компьютерах, следующих правилам, установленным людьми. Таким образом, чтобы RPA-системы работали с желаемой эффективностью, крайне важно привлекать людей, хорошо разбирающихся в бухгалтерии и понимающих ваши бизнес-процессы.

Многие ведущие специалисты по бухгалтерскому учету считают, что если процессы не будут тщательно стандартизированы перед внедрением RPA, потенциальный уровень отказов станет гораздо более вероятным.

По словам Сиоко, одна из лучших практик — определить свои цели. Он говорит: «Чтобы выполнять оптимальные учетные операции с данными, вам нужен вопрос, цель или задача. Хотя интересно анализировать данные ради анализа, это непродуктивно».

Ответственные за внедрение RPA будут иметь следующие обязанности:

• Разбейте повседневные финансовые и бухгалтерские процессы на этапы в соответствии с бизнес-правилами.

• Определите способы улучшения процессов, ища повторяющиеся задачи для сокращения.

• Определите, какие шаги потенциально можно оптимизировать с помощью RPA (и, что более важно, какие нельзя).

• Настройте повторяющиеся задачи на платформе RPA.

• Запустите и протестируйте программу, чтобы убедиться в успешной реализации.

• Отслеживайте результаты ежедневно.

• Переобучайте роботов в случае каких-либо изменений в правилах или бизнес-среде.

Знайте эти вещи, прежде чем использовать инструменты RPA

После сопоставления процессов следующим шагом будет начало реализации RPA. Помните о нескольких вещах, связанных с использованием инструментов RPA:

• Внедрение RPA не требует такого большого участия ИТ-специалистов, как готовое финансовое программное обеспечение. Тем не менее, люди, выполняющие внедрение RPA, должны быть обучены. Им нужно будет узнать, как работает RPA, как создавать простые сценарии RPA (называемые ботами) и как развить высокий уровень деловой хватки в рамках своих навыков бухгалтерского учета.

• Инструменты RPA могут упростить бухгалтерам создание скриптов (или ботов). Эти инструменты предлагают предварительно запрограммированные функции, такие как захват процесса, функции перетаскивания, визуальное редактирование и кодирование по шаблону. Для начала ознакомьтесь с вариантами бесплатного программного обеспечения RPA.

• Тщательно оцените инструменты RPA, прежде чем внедрять их. RPA — это не просто один продукт или программное обеспечение. Точно так же, как некоторые компьютеры больше подходят для редактирования фильмов, чем другие, существует ряд инструментов RPA. От тех, кто работает на отдельных настольных компьютерах с ограниченными возможностями получения данных, до тех, которые выполняют несколько запланированных задач на серверах в масштабе предприятия, выберите тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям в учете.

• Использование RPA не означает, что вам больше не понадобится другое программное обеспечение. RPA работает отдельно от других приложений, лежащих в основе операций в вашей организации. Его основная идея состоит в том, чтобы преодолеть разрыв между разрозненными процессами, поэтому используйте его для интеграции ваших бухгалтерских или финансовых инструментов и вспомогательных заданий.