أتمتة العمليات الروبوتية في المحاسبة والمالية: إليك كل ما تحتاج إلى معرفته

تعرف على كل ما يتعلق بتقنية RPA وكيفية استخدامه لأتمتة عمليات التمويل والمحاسبة الخاصة بك.

لا تزال فرق الشؤون المالية تقضي الكثير من الوقت في مسك الدفاتر وتحليل الأداء التاريخي. على الرغم من أتمتة مهام المحاسبة الأساسية ، إلا أنها تظل مستثمرة بشكل ملحوظ في إعداد البيانات ودمجها لإعداد التقارير اليومية.

هل يعيد فريقك إدخال البيانات من فواتير PDF إلى جداول البيانات إلى برنامج محاسبة لإعداد التقارير الداخلية؟ يمكن أن تؤدي مثل هذه العمليات المجزأة إلى سير عمل فوضوي ، وتكاليف إضافية ، وخطر تحريف النتائج المالية.

يمكن أن تساعد أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) قادة التمويل المكلفين بتحديث وتبسيط العمليات على أتمتة الوظائف التي يؤديها المحاسبون كل يوم. من خلال تنفيذ تقنية RPA ، يمكن للشركات توفير ما يصل إلى 30٪ من الوقت الإجمالي للموظف بدوام كامل وتوفير 25000 ساعة من إعادة العمل لفريق محاسبة مكون من 40 شخصًا ، وفقًا لأبحاث Gartner.

في هذه المدونة ، نوضح ماهية تقنية RPA ومتى وأين وكيف يجب استخدامها لأتمتة عمليات التمويل والمحاسبة الخاصة بك.

أتمتة العمليات الروبوتية في المحاسبة والتمويل: نظرة شاملة للصورة

منذ وقت ليس ببعيد ، استحضرت فكرة الروبوت صورة لآلة شبيهة بالإنسان تتحرك في جميع أنحاء القيام بالمهام. RPA ليس ذلك ؛ كما أنها لا تتضمن أسلحة وأدوات روبوتية.

تتيح تقنية RPA للشركات إمكانية إنشاء برامج روبوتات ونشرها بسهولة لإكمال المهام والعمليات المتكررة التي توجد بشكل متكرر في إعداد مكتب نموذجي. على سبيل المثال ، استخدام روبوت RPA لاستخراج المعلومات من الفواتير ، ونقل جميع البيانات المهمة إلى جدول بيانات ، وملء التقارير المالية ، وإرسال التقارير إلى العملاء عبر البريد الإلكتروني في وقت محدد كل شهر. والقيام بكل هذا دون موجه بشري.

ما هو RPA؟

تتبع أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) مجموعة من التعليمات المشفرة لتنفيذ المهام المتكررة القائمة على القواعد من خلال تكرار الإجراءات البشرية. إليك نسخة مبسطة من كيفية عمل روبوت RPA:

• أولاً ، يتتبع العامل البشري الذي يقوم بمهام محاسبية أساسية عن طريق التقاط النقرات على الشاشة والإجراءات الأخرى.

• ثم يقوم بإنشاء برنامج نصي بناءً على حركات شاشة العامل.

• أخيرًا ، يستخدم البرنامج النصي لتكرار نفس العمليات القائمة على القواعد دون تدخل بشري.

يعد استرداد البيانات ومعالجتها ، والاحتفاظ بالسجلات ، وإجراء العمليات الحسابية ، وإكمال المعاملات عددًا قليلاً من المهام المالية والمحاسبية التي يمكن أن يؤديها روبوت RPA.

قد تتساءل كيف يختلف RPA عن برنامج المحاسبة الخاص بك ، والذي يميل أيضًا إلى تقليل أخطاء المعالجة.

لذلك ، بينما يقوم برنامج المحاسبة الخاص بك بأتمتة العمليات المحاسبية البسيطة - مثل كشوف المرتبات - لا يزال الكثير من العمل اليدوي يذهب في مهام مثل تنزيل تقارير القسم من صندوق البريد الخاص بك وإدخالها في جدول بيانات. تعمل تقنية RPA على تخفيف كل هذا الحمل الإضافي عن طريق جعل الروبوتات تقوم بهذه المهام.

فيما يلي نظرة على الاختلافات بين برامج المحاسبة و RPA:

مزايا تقنية RPA في التمويل والمحاسبة

تجعل العمليات ذات المخاطر العالية والمتكررة للغاية في التمويل والمحاسبة هذه الصناعة مرشحًا مثاليًا لعملية تجميل الوجه بتقنية RPA. فيما يلي بعض الطرق التي يمكن أن تفيد RPA الموظفين والشركات في هذه الصناعة:

• تدفقات عمل مبسطة: يمكن لتقنية RPA أن تتفاعل مع تطبيقات مختلفة - على سبيل المثال ، إدارة النفقات ، والحسابات المستحقة الدفع ، وإدارة الضرائب - في نفس الوقت وأتمتة العمليات المتكررة بمستوى عالٍ من الدقة.

• انخفاض تكاليف العمالة: يمكن لتقنية RPA أتمتة مهام المحاسبة المستندة إلى القواعد مثل إدخال البيانات ومسك الدفاتر التي يمكن اختزالها في سيناريوهات "إذا افعل ذلك" لتقليل الاعتماد على العاملين البشريين وخفض تكاليف العمالة.

• موظفون مجانيون للوظائف عالية القيمة: مع تولي RPA للأعمال الميكانيكية ، يمكن للمحاسبين أن يصبحوا شركاء أعمال مهمين ويتعاملون مع المهام الإستراتيجية حيث يكون تفكيرهم النقدي مطلوبًا حقًا.

• الدقة العالية: تضمن تقنية RPA إخراجًا متسقًا وخاليًا من الأخطاء من خلال توحيد العمليات الروتينية وترميزها في قواعد نهائية.

• أوقات دورات مخفضة: تقلل تقنية RPA من متوسط ​​وقت المناولة لأي عملية ، حيث تعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

استخدام حالات وتطبيقات تقنية RPA في المحاسبة

محترفو المحاسبة معتادون على إكمال المهام بطريقة معينة ، وقد يكون من الصعب عليهم تجاوز إجراءاتهم المحددة. هذا هو المكان الذي تساعد فيه حالات الاستخدام. دعونا نناقش بعض الأمثلة على اعتماد تقنية RPA التي يمكن أن تكون بمثابة مخططات:

• إدارة فواتير البائع (جزء من الحسابات المستحقة الدفع): يمكن لروبوت RPA تنزيل ونسخ بيانات فاتورة البائع (رقم الفاتورة ، والمبلغ ، والبنود ، وما إلى ذلك) في برنامج مسك الدفاتر ، وإدخال المعلومات ذات الصلة في جدول بيانات لإعداد التقارير ، ووضع نسخ على خادم شركتك لأغراض الامتثال.

• معالجة الدفع (جزء من كشوف المرتبات): يمكن لروبوت RPA مطابقة الفاتورة مع أمر الشراء المقابل وتعيينها إلى الأشخاص المسؤولين عن الموافقة على الدفع.

  

• استلام المدفوعات المعلقة (جزء من الحسابات المستحقة القبض): يمكن لروبوت RPA أتمتة عملية إرسال رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة والتذكيرات ، إلى جانب الفواتير ، إذا لم يتم استلام دفعة خلال الوقت المحدد.

• مطابقة السجلات المصرفية والمحاسبية (جزء من التسوية المصرفية): يمكن لروبوت RPA تسجيل الدخول إلى الحسابات المصرفية وتنزيل البيانات واستخراج معلومات المعاملة ومطابقة المعاملات مع دفاتر الحسابات ووضع علامة على الاستثناءات.

• إعداد الميزانية (جزء من الميزانية والتنبؤ): يمكن لروبوت RPA أتمتة عملية دمج بيانات المصروفات المقدمة من وحدات العمل المختلفة في ملف رئيسي وتحميلها إلى برنامج التقارير المالية لإنشاء البيانات المالية وبرامج إعداد الميزانية لإعداد الميزانية والتنبؤات المستقبلية.

هل تقنية RPA مناسبة لعملك؟

من المهم معرفة وقت استخدام تقنية RPA ، ولكن من الأهمية بمكان معرفة متى لا تستخدمها. على سبيل المثال ، إذا لم يتلق عملك فواتير بكميات كبيرة ، فقد يكون من الحكمة الاستثمار في برامج الحسابات المستحقة الدفع بدلاً من اختيار RPA. ضع في اعتبارك العوامل التالية لقياس فرصة RPA في عملك:

كيفية تطبيق تقنية RPA في التمويل والمحاسبة

تعتمد تقنية RPA على أجهزة الكمبيوتر التي تتبع القواعد التي وضعها البشر. وبالتالي ، لكي تعمل أنظمة RPA بالكفاءة التي تريدها ، فمن الضروري إشراك أشخاص على دراية جيدة بالمحاسبة وفهم عمليات عملك.

يعتقد العديد من قادة المحاسبة أنه إذا لم يتم توحيد العمليات بدقة قبل تنفيذ RPA ، فإن معدل الفشل المحتمل يصبح أكثر احتمالًا.

من أفضل الممارسات ، وفقًا لـ Sioco ، تحديد أهدافك. يقول ، "من أجل أداء العمليات المحاسبية المثلى على البيانات ، تحتاج إلى سؤال أو غرض أو هدف. في حين أنه من الممتع تحليل البيانات من أجل التحليل ، إلا أنها ليست منتجة ".

يتحمل المسؤولون عن تنفيذ أتمتة العمليات الروبوتية المسؤوليات التالية:

• قم بتقسيم العمليات المالية والمحاسبية اليومية إلى خطوات تتبع قواعد العمل.

• حدد طرقًا لتحسين العمليات من خلال البحث عن مهام متكررة لقصها.

• حدد الخطوات التي يمكن تحسينها باستخدام تقنية RPA (والأهم من ذلك ، التي لا يمكن تحسينها).

• قم بتكوين المهام القابلة للتكرار داخل منصة RPA.

• قم بتشغيل واختبار البرنامج للتحقق من التنفيذ الناجح.

• مراقبة النتائج على أساس يومي.

• أعد تدريب الروبوتات في حالة حدوث أي تغييرات في اللوائح أو بيئة الأعمال.

تعرف على هذه الأشياء قبل استخدام أدوات RPA

بمجرد تعيين العمليات ، فإن الخطوة التالية هي البدء في تنفيذ RPA. ضع في اعتبارك بعض الأشياء حول استخدام أدوات RPA أثناء المتابعة:

• لا يتطلب تنفيذ أتمتة العمليات الروبوتية قدرًا كبيرًا من مشاركة تكنولوجيا المعلومات مثل برامج التمويل المُنشأة مسبقًا. ومع ذلك ، سيحتاج الأشخاص الذين ينفذون تنفيذ أتمتة العمليات الروبوتية إلى التدريب. سيحتاجون إلى تعلم كيفية عمل RPA ، وكيفية إنشاء نصوص RPA بسيطة (تسمى برامج الروبوت) ، وكيفية تطوير مستوى عالٍ من الفطنة التجارية كجزء من مهاراتهم المحاسبية.

• يمكن لأدوات RPA أن تسهل على المحاسبين إنشاء البرامج النصية (أو الروبوتات). توفر هذه الأدوات ميزات مبرمجة مسبقًا مثل التقاط العمليات ووظائف السحب والإفلات والتحرير المرئي والترميز النموذجي. تحقق من خيارات برنامج RPA المجاني لتبدأ.

• قم بتقييم أدوات RPA بحكمة قبل اعتمادها. تقنية RPA ليست مجرد منتج أو برنامج واحد. مثلما تكون بعض أجهزة الكمبيوتر أكثر ملاءمة لتحرير الأفلام من غيرها ، هناك مجموعة من أدوات RPA. من تلك التي تعمل على أجهزة كمبيوتر سطح مكتب فردية ذات قدرة محدودة على نقل موجزات البيانات إلى تلك التي تؤدي مهام مجدولة متعددة عبر خوادم على مستوى المؤسسة ، اختر واحدًا يناسب احتياجاتك المحاسبية على أفضل وجه.

• لا يعني استخدام تقنية RPA أنك لن تحتاج بعد الآن إلى برامج أخرى. يعمل RPA بشكل منفصل عن التطبيقات الأخرى الأساسية للعمليات في مؤسستك. تتمثل فكرتها الرئيسية في سد الفجوة بين العمليات غير المتصلة ، لذا استخدمها لدمج أدوات المحاسبة أو المالية والوظائف الإضافية.