RPA in Buchhaltung und Finanzen: Hier ist alles, was Sie wissen müssen

Erfahren Sie, worum es bei RPA geht und wie Sie damit Ihre Finanz- und Buchhaltungsprozesse automatisieren können.

Finanzteams verbringen immer noch viel Zeit mit der Buchhaltung und der Analyse historischer Leistungen. Trotz der Automatisierung grundlegender Buchhaltungsaufgaben bleiben sie stark in die Aufbereitung und Konsolidierung von Daten für die tägliche Berichterstattung investiert.

Gibt Ihr Team Daten von PDF-Rechnungen über Tabellenkalkulationen bis hin zu Buchhaltungssoftware für die interne Berichterstattung neu ein? Solche fragmentierten Prozesse könnten zu unordentlichen Arbeitsabläufen, zusätzlichen Kosten und dem Risiko falscher Angaben von Finanzergebnissen führen.

Robotic Process Automation (RPA) kann Finanzleitern helfen, die mit der Modernisierung und Rationalisierung von Prozessen beauftragt sind, die Aufgaben zu automatisieren, die Buchhalter täglich erledigen. Laut einer Studie von Gartner können Unternehmen durch die Implementierung von RPA bis zu 30 % der Gesamtzeit eines Vollzeitmitarbeiters freisetzen und 25.000 Stunden Nacharbeit für ein 40-köpfiges Buchhaltungsteam einsparen.

In diesem Blog erklären wir, was es mit RPA auf sich hat und wann, wo und wie Sie damit Ihre Finanz- und Buchhaltungsprozesse automatisieren sollten.

RPA im Rechnungs- und Finanzwesen: Der Blick aufs Ganze

Vor nicht allzu langer Zeit beschwor die Idee eines Roboters das Bild einer menschenähnlichen Maschine herauf, die sich bewegt und Aufgaben erledigt. RPA ist das nicht; es handelt sich auch nicht um Roboterarme und -werkzeuge.

Die RPA-Technologie ermöglicht es Unternehmen, Software-Roboter einfach zu erstellen und einzusetzen, um sich wiederholende Aufgaben und Prozesse zu erledigen, die häufig in einer typischen Büroumgebung zu finden sind. Verwenden Sie beispielsweise einen RPA-Bot, um Informationen aus Rechnungen zu extrahieren, alle wichtigen Daten in eine Tabelle zu übertragen, Finanzberichte auszufüllen und die Berichte jeden Monat zu einem festgelegten Zeitpunkt per E-Mail an Kunden zu senden. Und das alles ohne menschliche Aufforderung.

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) folgt einer Reihe von codierten Anweisungen, um sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben auszuführen, indem menschliche Aktionen nachgebildet werden. Hier ist eine vereinfachte Version der Funktionsweise eines RPA-Bots:

• Erstens verfolgt es einen menschlichen Arbeiter, der grundlegende Buchhaltungsaufgaben durchführt, indem es Klicks auf dem Bildschirm und andere Aktionen erfasst.

• Dann generiert es ein Skript basierend auf den Bildschirmbewegungen des Arbeiters.

• Schließlich verwendet es das Skript, um dieselben regelbasierten Prozesse ohne menschliche Beteiligung zu wiederholen.

Das Abrufen und Verarbeiten von Daten, das Führen von Aufzeichnungen, das Durchführen von Berechnungen und das Abschließen von Transaktionen sind einige Finanz- und Buchhaltungsaufgaben, die ein RPA-Bot ausführen kann.

Sie fragen sich vielleicht, wie sich RPA von Ihrer Buchhaltungssoftware unterscheidet, die auch dazu neigt, Verarbeitungsfehler zu reduzieren.

Während also Ihre Buchhaltungssoftware einfache Buchhaltungsprozesse automatisiert – beispielsweise die Gehaltsabrechnung –, steckt immer noch viel manuelle Arbeit in Aufgaben wie dem Herunterladen abteilungsbezogener Berichte aus Ihrer Mailbox und deren Eingabe in eine Tabelle. RPA entlastet all diese zusätzliche Last, indem es Bots diese Aufgaben erledigen lässt.

Hier ist ein Blick auf die Unterschiede zwischen Buchhaltungssoftware und RPA:

Vorteile von RPA im Finanz- und Rechnungswesen

Die anspruchsvollen und sich häufig wiederholenden Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen machen diese Branche zu einem idealen Kandidaten für ein RPA-Facelifting. Hier sind einige Möglichkeiten, wie RPA Mitarbeitern und Unternehmen in dieser Branche zugute kommen könnte:

• Vereinfachte Arbeitsabläufe: RPA kann mit verschiedenen Anwendungen – z. B. Spesenverwaltung, Kreditorenbuchhaltung, Steuerverwaltung – gleichzeitig interagieren und sich wiederholende Prozesse mit hoher Präzision automatisieren.

• Reduzierte Arbeitskosten: RPA kann regelbasierte Buchhaltungsaufgaben wie Dateneingabe und Buchhaltung automatisieren, die auf „Wenn-das-mach-das“-Szenarien reduziert werden können, um die Abhängigkeit von menschlichen Arbeitskräften zu verringern und die Arbeitskosten zu senken.

• Freie Mitarbeiter für hochwertige Funktionen: Wenn sich RPA um die mechanische Arbeit kümmert, könnten Ihre Buchhalter zu geschätzten Geschäftspartnern werden und strategische Aufgaben angehen, bei denen ihr kritisches Denken wirklich erforderlich ist.

• Hohe Genauigkeit: RPA gewährleistet eine konsistente, fehlerfreie Ausgabe, indem Routineprozesse standardisiert und in endgültige Regeln kodiert werden.

• Reduzierte Zykluszeiten: RPA verkürzt die durchschnittliche Bearbeitungszeit für jeden Prozess, da es das ganze Jahr über rund um die Uhr funktioniert.

Use Cases und Anwendungen von RPA im Rechnungswesen

Ihre Buchhalter sind daran gewöhnt, Aufgaben auf eine bestimmte Weise zu erledigen, und es kann für sie schwierig sein, über ihre festgelegten Routinen hinauszuschauen. Hier helfen Anwendungsfälle. Lassen Sie uns einige Beispiele für die Einführung von RPA diskutieren, die als Blaupausen dienen können:

• Verwaltung von Kreditorenrechnungen (Teil der Kreditorenbuchhaltung): Ein RPA-Bot kann Kreditorenrechnungsdaten (Rechnungsnummer, Betrag, Einzelposten usw.) in Ihre Buchhaltungssoftware herunterladen und transkribieren, die relevanten Informationen in eine Tabelle für die Berichterstattung eingeben und a Kopie auf den Server Ihres Unternehmens für Compliance-Zwecke.

• Zahlungsabwicklung (Teil der Gehaltsabrechnung): Ein RPA-Bot kann eine Rechnung mit der entsprechenden Bestellung abgleichen und sie den Personen zuweisen, die für die Genehmigung der Zahlung verantwortlich sind.

  

• Empfang ausstehender Zahlungen (Teil der Debitorenbuchhaltung): Ein RPA-Bot kann den Prozess des Versendens von Folge-E-Mails und Erinnerungen zusammen mit Rechnungen automatisieren, wenn eine Zahlung nicht innerhalb der angegebenen Zeit eingeht.

• Abgleich von Bank- und Buchhaltungsunterlagen (Teil der Bankabstimmung): Ein RPA-Bot kann sich bei Bankkonten anmelden, Kontoauszüge herunterladen, Transaktionsinformationen extrahieren, Transaktionen mit Kontenbüchern abgleichen und Ausnahmen kennzeichnen.

• Vorbereitung des Budgets (Teil des Budgets und der Prognose): Ein RPA-Bot kann den Prozess der Zusammenführung der von verschiedenen Geschäftsbereichen übermittelten Ausgabendaten in einer Masterdatei und dem Hochladen in eine Finanzberichterstattungssoftware zur Erstellung von Jahresabschlüssen und in eine Budgetierungssoftware zur Erstellung des Budgets automatisieren und Zukunftsprognosen.

Ist RPA für Ihr Unternehmen relevant?

Es ist wichtig zu wissen, wann man RPA verwendet, aber es ist genauso wichtig zu wissen, wann man es nicht verwenden sollte. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise keine Rechnungen in großem Umfang erhält, kann es sinnvoll sein, in eine Kreditorenbuchhaltungssoftware zu investieren, anstatt sich für RPA zu entscheiden. Berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren, um eine Chance für RPA in Ihrem Unternehmen einzuschätzen:

Wie Sie RPA im Finanz- und Rechnungswesen implementieren

RPA basiert darauf, dass Computer Regeln befolgen, die von Menschen festgelegt wurden. Damit RPA-Systeme mit der gewünschten Effizienz arbeiten können, ist es daher unerlässlich, Personen einzubeziehen, die sich mit der Buchhaltung auskennen und Ihre Geschäftsprozesse verstehen.

Viele Buchhaltungsleiter glauben, dass die potenzielle Ausfallrate viel wahrscheinlicher wird, wenn die Prozesse vor der Implementierung von RPA nicht gründlich standardisiert werden.

Eine der besten Praktiken ist laut Sioco, Ihre Ziele zu identifizieren. Er sagt: „Um Daten optimal zu bilanzieren, braucht man eine Frage, einen Zweck oder ein Ziel. Es macht zwar Spaß, Daten um der Analyse willen zu analysieren, aber es ist nicht produktiv.“

Die für die Implementierung von RPA Verantwortlichen haben die folgenden Aufgaben:

• Unterteilen Sie die täglichen Finanz- und Buchhaltungsprozesse in Schritte, die den Geschäftsregeln folgen.

• Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen, indem Sie nach sich wiederholenden Aufgaben suchen, die Sie kürzen können.

• Bestimmen Sie, welche Schritte möglicherweise mit RPA optimiert werden können (und was noch wichtiger ist, welche nicht).

• Konfigurieren Sie wiederholbare Aufgaben innerhalb der RPA-Plattform.

• Führen Sie das Programm aus und testen Sie es, um die erfolgreiche Implementierung zu überprüfen.

• Überwachen Sie die Ergebnisse täglich.

• Trainieren Sie Roboter im Falle von Änderungen der Vorschriften oder des Geschäftsumfelds neu.

Machen Sie sich mit diesen Dingen vertraut, bevor Sie RPA-Tools verwenden

Sobald die Prozesse abgebildet sind, besteht der nächste Schritt darin, mit der RPA-Implementierung zu beginnen. Beachten Sie bei der Verwendung von RPA-Tools einige Dinge, wenn Sie fortfahren:

• Die Implementierung von RPA erfordert nicht so viel IT-Beteiligung wie vorgefertigte Finanzsoftware. Personen, die die RPA-Implementierung durchführen, müssen jedoch geschult werden. Sie müssen lernen, wie RPA funktioniert, wie man einfache RPA-Skripte (sogenannte Bots) erstellt und wie man im Rahmen ihrer Buchhaltungsfähigkeiten ein hohes Maß an Geschäftssinn entwickelt.

• RPA-Tools können es Buchhaltern erleichtern, Skripte (oder Bots) zu erstellen. Diese Tools bieten vorprogrammierte Funktionen wie Prozesserfassung, Drag-and-Drop-Funktionen, visuelle Bearbeitung und Schablonencodierung. Sehen Sie sich zunächst die kostenlosen RPA-Softwareoptionen an.

• Bewerten Sie RPA-Tools sorgfältig, bevor Sie sie einsetzen. RPA ist nicht nur ein Produkt oder eine Software. So wie einige Computer besser für die Filmbearbeitung geeignet sind als andere, gibt es eine Reihe von RPA-Tools. Von denen, die auf einzelnen Desktops mit eingeschränkter Fähigkeit zum Empfangen von Datenfeeds arbeiten, bis hin zu denen, die mehrere geplante Aufgaben auf unternehmensweiten Servern ausführen, wählen Sie einen, der Ihren Buchhaltungsanforderungen am besten entspricht.

• Die Verwendung von RPA bedeutet nicht, dass Sie keine andere Software mehr benötigen. RPA wird getrennt von den anderen Anwendungen ausgeführt, die den Vorgängen in Ihrem Unternehmen zugrunde liegen. Seine Hauptidee ist es, die Lücke zwischen getrennten Prozessen zu schließen, also verwenden Sie es, um Ihre Buchhaltungs- oder Finanztools und Nebenjobs zu integrieren.