会计和金融中的 RPA：这是您需要知道的一切

了解 RPA 的全部内容以及如何使用它来自动化您的财务和会计流程。

财务团队仍然花费大量时间记账和分析历史业绩。 尽管自动化了基本的会计任务，但他们仍然在准备和整合数据以进行日常报告方面投入了大量资金。

您的团队是否正在将 PDF 发票中的数据重新输入电子表格，再输入用于内部报告的会计软件？ 这种支离破碎的流程可能会导致混乱的工作流程、额外的成本以及错报财务结果的风险。

机器人流程自动化 (RPA) 可以帮助负责流程现代化和简化的财务领导者将会计师每天执行的工作自动化。 根据 Gartner 的研究，通过实施 RPA，企业可以节省全职员工总时间的30% ，并为 40 人的会计团队节省25,000 小时的返工时间。

在此博客中，我们解释了 RPA 的全部内容以及您应该何时、何地以及如何使用它来自动化您的财务和会计流程。

会计和金融中的 RPA：大局观

不久前，机器人的想法让人联想到一个类人机器四处移动执行任务的图像。 RPA 不是那样； 它也不涉及机械臂和工具。

RPA 技术使企业能够轻松构建和部署软件机器人，以完成典型办公室设置中常见的重复性任务和流程。 例如，使用 RPA 机器人从发票中提取信息，将所有重要数据传输到电子表格，填充财务报告，并在每个月的预定时间通过电子邮件将报告发送给客户。 并且在没有人为提示的情况下完成所有这些。

什么是机器人流程自动化？

机器人过程自动化 (RPA) 遵循一组编码指令，通过复制人类行为来执行重复的、基于规则的任务。 以下是 RPA 机器人工作原理的简化版本：

• 首先，它通过捕获屏幕上的点击和其他操作来跟踪执行基本会计任务的人类工作者。

• 然后，它会根据工作人员的屏幕动作生成脚本。

• 最后，它使用脚本在没有人工参与的情况下重复相同的基于规则的过程。

检索和处理数据、维护记录、进行计算和完成交易是 RPA 机器人可以执行的一些财务和会计任务。

您可能想知道 RPA 与您的会计软件有何不同，后者也倾向于减少处理错误。

因此，虽然您的会计软件可以自动执行简单的会计流程（例如工资单），但仍有大量手动工作需要完成，例如从您的邮箱下载部门报告并将其输入电子表格。 RPA 通过让机器人执行这些任务来减轻所有额外的负担。

以下是会计软件和 RPA 之间的区别：

RPA在财会方面的优势

财务和会计中的高风险和高度重复的流程使该行业成为 RPA 整容的理想候选者。 以下是 RPA 可以使该行业的员工和企业受益的几种方式：

• 简化的工作流程： RPA 可以同时与不同的应用程序（例如，费用管理、应付账款、税务管理）交互，并以高精度自动执行重复流程。

• 降低劳动力成本： RPA 可以自动执行基于规则的会计任务，例如数据输入和簿记，这些任务可以归结为“如果-这样做-那样”的场景，以减少对人工的依赖并降低劳动力成本。

• 解放员工从事高价值职能：通过 RPA 处理机械工作，您的会计师可以成为重要的业务合作伙伴，并处理真正需要他们批判性思维的战略任务。

• 高精度： RPA 通过标准化常规流程并将其编码为明确的规则，确保一致、无错误的输出。

• 缩短周期时间： RPA 减少了任何流程的平均处理时间，因为它全年 24/7 工作。

RPA在会计中的用例和应用

您的会计专业人员习惯于以某种方式完成任务，他们可能很难超越他们既定的例程。 这就是用例的帮助。 让我们讨论一些可以作为蓝图的 RPA 采用示例：

• 管理供应商发票（应付账款的一部分）： RPA 机器人可以将供应商发票数据（发票编号、金额、行项目等）下载并转录到您的簿记软件中，将相关信息输入电子表格进行报告，并放置一个出于合规目的复制到贵公司的服务器上。

  

• 处理付款（工资单的一部分）： RPA 机器人可以将发票与其相应的采购订单进行匹配，并将其分配给负责批准付款的人员。

• 接收待付款（应收账款的一部分）：如果未在指定时间内收到付款，RPA 机器人可以自动发送后续电子邮件和提醒以及发票。

• 匹配银行和会计记录（银行对账的一部分）： RPA 机器人可以登录银行账户、下载报表、提取交易信息、将交易与账簿匹配并标记异常。

• 准备预算（预算和预测的一部分）： RPA 机器人可以自动将不同业务部门提交的费用数据合并到一个主文件中，并将其上传到财务报告软件以创建财务报表，并上传到预算软件以准备预算和未来的预测。

RPA 与您的业务相关吗？

了解何时使用 RPA 很重要，但了解何时不使用它也同样重要。 例如，如果您的企业没有收到大量发票，那么投资应付账款软件而不是选择 RPA 可能是明智的。 考虑以下因素来衡量 RPA 在您的业务中的机会：

RPA如何在财务和会计中实施

RPA 基于遵循人类制定的规则的计算机。 因此，要使 RPA 系统以您期望的效率工作，让精通会计并了解您的业务流程的人员参与至关重要。

许多会计主管认为，如果在实施 RPA 之前流程没有彻底标准化，潜在的失败率就会变得更高。

根据 Sioco 的说法，最佳实践之一是确定您的目标。 他说，“为了对数据执行最佳会计操作，你需要一个问题、目的或目标。 虽然为了分析而分析数据很有趣，但效率不高。”

负责实施 RPA 的人员将承担以下责任：

• 将日常财务和会计流程分解为遵循业务规则的步骤。

• 通过寻找重复性任务来减少流程，从而确定改进流程的方法。

• 确定哪些步骤可以使用 RPA 进行优化（更重要的是，哪些不能）。

• 在 RPA 平台内配置可重复的任务。

• 运行并测试程序以验证是否成功实施。

• 每天监控结果。

• 在法规或商业环境发生任何变化时重新训练机器人。

使用RPA工具前了解这些

映射流程后，下一步就是开始实施 RPA。 在您继续操作过程中，请记住有关使用 RPA 工具的一些注意事项：

• 实施 RPA 不需要像预建财务软件那样多的 IT 参与。 但是，执行 RPA 实施的人员需要接受培训。 他们将需要学习 RPA 的工作原理、如何创建简单的 RPA 脚本（称为机器人）以及如何培养高水平的商业敏锐度作为其会计技能的一部分。

• RPA 工具可以让会计师更轻松地创建脚本（或机器人）。 这些工具提供预编程功能，例如过程捕获、拖放功能、可视化编辑和模板编码。 首先查看免费的 RPA 软件选项。

• 在采用之前审慎评估 RPA 工具。 RPA 不仅仅是一种产品或软件。 正如某些计算机比其他计算机更适合电影编辑一样，有一系列 RPA 工具。 从那些在个人桌面上操作的、获取数据馈送的能力有限的那些，到那些在整个企业范围的服务器上执行多个计划任务的，选择最适合您的会计需求的。

• 使用 RPA 并不意味着您将不再需要其他软件。 RPA 独立于组织运营的其他应用程序运行。 它的主要思想是弥合断开连接的流程之间的差距，因此可以使用它来集成您的会计或财务工具和辅助工作。