RPA în contabilitate și finanțe: iată tot ce trebuie să știți

Aflați despre ce este RPA și cum să îl utilizați pentru a vă automatiza procesele financiare și contabile.

Echipele financiare încă petrec mult timp ținând contabilitate și analizând performanța istorică. În ciuda automatizării sarcinilor contabile de bază, acestea rămân în mod semnificativ investite în pregătirea și consolidarea datelor pentru raportarea de zi cu zi.

Echipa dvs. reintroduce datele de la facturi PDF în foi de calcul în software-ul de contabilitate pentru raportarea internă? Astfel de procese fragmentate ar putea duce la un flux de lucru dezordonat, costuri suplimentare și riscul de denaturare a rezultatelor financiare.

Automatizarea robotică a proceselor (RPA) poate ajuta liderii financiari însărcinați cu modernizarea și eficientizarea proceselor să automatizeze sarcinile pe care contabilii le îndeplinesc în fiecare zi. Prin implementarea RPA, companiile pot elibera până la 30% din timpul total al unui angajat cu normă întreagă și pot economisi 25.000 de ore de reluare pentru o echipă de contabilitate formată din 40, potrivit cercetării Gartner.

În acest blog, explicăm despre ce este RPA și când, unde și cum ar trebui să îl utilizați pentru a vă automatiza procesele financiare și contabile.

RPA în contabilitate și finanțe: imaginea de ansamblu

Nu cu mult timp în urmă, ideea unui robot a evocat o imagine a unei mașini asemănătoare unui om care se mișcă în îndeplinirea sarcinilor. RPA nu este asta; nici nu implică brațe și instrumente robotizate.

Tehnologia RPA face posibil ca companiile să construiască și să implementeze cu ușurință roboți software pentru a finaliza sarcini și procese repetitive întâlnite frecvent într-o configurație tipică de birou. De exemplu, utilizarea unui bot RPA pentru a extrage informații din facturi, a transfera toate datele importante într-o foaie de calcul, a completa rapoarte financiare și a trimite rapoartele clienților prin e-mail la o oră programată în fiecare lună. Și făcând toate acestea fără îndemnul uman.

Ce este RPA?

Automatizarea proceselor robotizate (RPA) urmează un set de instrucțiuni codificate pentru a îndeplini sarcini repetitive, bazate pe reguli, prin replicarea acțiunilor umane. Iată o versiune simplificată a modului în care funcționează un bot RPA:

• În primul rând, urmărește un lucrător uman care efectuează sarcini contabile de bază prin captarea clicurilor de pe ecran și a altor acțiuni.

• Apoi, generează un script bazat pe mișcările de pe ecran ale lucrătorului.

• În cele din urmă, folosește scriptul pentru a repeta aceleași procese bazate pe reguli fără implicarea umană.

Preluarea și procesarea datelor, menținerea înregistrărilor, efectuarea calculelor și finalizarea tranzacțiilor sunt câteva sarcini financiare și contabile pe care le poate îndeplini un bot RPA.

S-ar putea să vă întrebați cum diferă RPA de software-ul dvs. de contabilitate, care tinde, de asemenea, să reducă erorile de procesare.

Așadar, în timp ce software-ul dvs. de contabilitate automatizează procese simple de contabilitate - să zicem salarizarea - o mulțime de muncă manuală este încă implicată în sarcini precum descărcarea rapoartelor la nivel de departament din căsuța dvs. poștală și introducerea lor într-o foaie de calcul. RPA ușurează toată această încărcare suplimentară făcând roboții să facă aceste sarcini.

Iată o privire asupra diferențelor dintre software-ul de contabilitate și RPA:

Avantajele RPA în finanțe și contabilitate

Procesele cu miză mare și foarte repetitive din finanțe și contabilitate fac din această industrie candidatul ideal pentru un facelift RPA. Iată câteva moduri în care RPA ar putea beneficia angajații și companiile din această industrie:

• Fluxuri de lucru simplificate: RPA poate interacționa cu diferite aplicații — de exemplu, gestionarea cheltuielilor, conturile de plătit, managementul impozitelor — în același timp și automatizează procesele repetitive cu un nivel ridicat de precizie.

• Costuri reduse cu forța de muncă: RPA poate automatiza sarcini de contabilitate bazate pe reguli, cum ar fi introducerea datelor și evidența contabilă, care pot fi rezumate la scenarii „dacă asta-a face-aia” pentru a reduce dependența de lucrătorii umani și a reduce costurile cu forța de muncă.

• Angajați liberi pentru funcții de mare valoare: cu RPA care se ocupă de lucrările mecanice, contabilii dvs. pot deveni parteneri de afaceri valoroși și pot aborda sarcini strategice în care gândirea lor critică este cu adevărat necesară.

• Precizie ridicată: RPA asigură rezultate consistente, fără erori prin standardizarea proceselor de rutină și codificarea lor în reguli definitive.

• Timpi de ciclu reduse: RPA scade timpul mediu de manipulare pentru orice proces, deoarece funcționează 24/7 pe tot parcursul anului.

Cazuri de utilizare și aplicații ale RPA în contabilitate

Profesioniștii dvs. contabili sunt obișnuiți să îndeplinească sarcinile într-un anumit fel și le poate fi greu să privească dincolo de rutinele stabilite. Acolo ajută cazurile de utilizare. Să discutăm câteva exemple de adoptare a RPA care pot servi drept planuri:

• Gestionarea facturilor furnizorilor (parte din conturile de plătit): un bot RPA poate descărca și transcrie datele facturilor furnizorului (numărul facturii, sumă, elemente rând etc.) în software-ul dvs. de contabilitate, introduce informațiile relevante într-o foaie de calcul pentru raportare și plasează un copiați pe serverul companiei dvs. în scopuri de conformitate.

• Procesarea plății (parte din statul de plată): un bot RPA poate potrivi o factură cu comanda de cumpărare corespunzătoare și o poate atribui persoanelor responsabile cu aprobarea plății.

  

• Primirea plăților în așteptare (parte din conturile de încasat): un bot RPA poate automatiza procesul de trimitere a e-mailurilor și mementourilor ulterioare, împreună cu facturile, dacă o plată nu este primită în timpul specificat.

• Potrivirea înregistrărilor bancare și contabile (parte a reconcilierii bancare): un bot RPA se poate conecta la conturi bancare, descărca extrase de cont, extrage informații despre tranzacții, potrivește tranzacțiile cu registrele de conturi și semnalează excepții.

• Pregătirea bugetului (parte din buget și previziune): Un bot RPA poate automatiza procesul de îmbinare a datelor de cheltuieli transmise de diferite unități de afaceri într-un fișier principal și de încărcare a acestora în software-ul de raportare financiară pentru crearea situațiilor financiare și în software-ul de bugetare pentru pregătirea bugetului și previziuni viitoare.

Este RPA relevant pentru afacerea dvs.?

Este important să știi când să folosești RPA, dar este la fel de important să știi când să nu-l folosești. De exemplu, dacă afacerea dvs. nu primește facturi în volum mare, ar putea fi judicios să investiți în software pentru conturi plătibile în loc să optați pentru RPA. Luați în considerare următorii factori pentru a evalua o oportunitate pentru RPA în afacerea dvs.:

Cum se implementează RPA în finanțe și contabilitate

RPA se bazează pe calculatoare care respectă regulile stabilite de oameni. Astfel, pentru ca sistemele RPA să funcționeze cu eficiența dorită, este vital să implicați oameni care sunt bine versați în contabilitate și care vă înțeleg procesele de afaceri.

Mulți lideri contabili cred că, dacă procesele nu sunt complet standardizate înainte de implementarea RPA, rata potențială de eșec devine mult mai probabilă.

Una dintre cele mai bune practici, potrivit Sioco, este să vă identificați obiectivele. El spune: „Pentru a efectua operațiuni contabile optime asupra datelor, aveți nevoie de o întrebare, un scop sau un obiectiv. Deși este distractiv să analizezi datele de dragul analizei, nu este productiv.”

Cei responsabili cu implementarea RPA vor avea următoarele responsabilități:

• Împărțiți procesele financiare și contabile de zi cu zi în pași urmând regulile de afaceri.

• Identificați modalități de îmbunătățire a proceselor căutând sarcini repetitive de tăiat.

• Determinați ce pași pot fi optimizați folosind RPA (și, mai important, care nu pot fi).

• Configurați sarcini repetabile în cadrul platformei RPA.

• Rulați și testați programul pentru a verifica implementarea cu succes.

• Monitorizați rezultatele zilnic.

• Reantrenați roboții în cazul oricăror modificări ale reglementărilor sau ale mediului de afaceri.

Aflați aceste lucruri înainte de a utiliza instrumentele RPA

Odată ce procesele sunt mapate, următorul pas este să începeți implementarea RPA. Rețineți câteva lucruri despre utilizarea instrumentelor RPA în timp ce continuați:

• Implementarea RPA nu necesită atât de multă implicare IT ca software-ul financiar preconstruit. Cu toate acestea, persoanele care execută implementarea RPA vor trebui instruite. Ei vor trebui să învețe cum funcționează RPA, cum să creeze scripturi RPA simple (numite roboți) și cum să dezvolte un nivel ridicat de perspicacitate în afaceri ca parte a abilităților lor de contabilitate.

• Instrumentele RPA pot face mai ușor pentru contabili să creeze scripturi (sau boți). Aceste instrumente oferă funcții preprogramate, cum ar fi capturarea proceselor, funcțiile de glisare și plasare, editare vizuală și codare șablon. Consultați opțiunile gratuite de software RPA pentru început.

• Evaluați instrumentele RPA în mod judicios înainte de a le adopta. RPA nu este doar un singur produs sau software. Așa cum unele computere sunt mai potrivite pentru editarea de filme decât altele, există o gamă largă de instrumente RPA. De la cei care operează pe desktop-uri individuale cu capacitatea limitată de a prelua fluxuri de date până la cei care efectuează mai multe sarcini programate pe servere la nivel de întreprindere, alegeți unul care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. de contabilitate.

• Folosirea RPA nu înseamnă că nu veți mai avea nevoie de alt software. RPA rulează separat de celelalte aplicații care stau la baza operațiunilor din organizația dvs. Ideea sa principală este de a reduce decalajul dintre procesele deconectate, așa că utilizați-o pentru a vă integra instrumentele contabile sau financiare și locurile de muncă auxiliare.