회계 및 재무 분야의 RPA: 알아야 할 모든 것

RPA가 무엇인지, RPA를 사용하여 재무 및 회계 프로세스를 자동화하는 방법을 알아보세요.

재무 팀은 여전히 ​​많은 시간을 기록하고 과거 실적을 분석하는 데 사용합니다. 기본적인 회계 작업을 자동화하고 있음에도 불구하고 일상적인 보고를 위해 데이터를 준비하고 통합하는 데 상당한 투자를 하고 있습니다.

팀에서 내부 보고를 위해 PDF 송장에서 스프레드시트, 회계 소프트웨어로 데이터를 다시 입력하고 있습니까? 이렇게 파편화된 프로세스는 지저분한 작업 흐름, 추가 비용, 재무 결과의 잘못된 진술 위험으로 이어질 수 있습니다.

로보틱 프로세스 자동화(RPA)는 프로세스를 현대화하고 간소화하는 업무를 맡은 재무 리더가 회계사가 매일 수행하는 작업을 자동화하는 데 도움을 줄 수 있습니다. Gartner 연구에 따르면 기업은 RPA를 구현함으로써 정규직 직원의 전체 시간 중 최대 30% 를 확보하고 40명의 회계팀을 위해 25,000시간의 재작업 을 절약할 수 있습니다.

이 블로그에서는 RPA가 무엇인지, 재무 및 회계 프로세스를 자동화하기 위해 RPA를 언제, 어디서, 어떻게 사용해야 하는지 설명합니다.

회계 및 재무 분야의 RPA: 큰 그림 보기

얼마 전까지만 해도 로봇이라는 아이디어는 인간과 같은 기계가 작업을 수행하는 이미지를 불러일으켰습니다. RPA는 그렇지 않습니다. 로봇 팔과 도구도 포함하지 않습니다.

RPA 기술을 통해 기업은 소프트웨어 로봇을 쉽게 구축하고 배포하여 일반적인 사무실 환경에서 흔히 볼 수 있는 반복적인 작업과 프로세스를 완료할 수 있습니다. 예를 들어, RPA 봇을 사용하여 인보이스에서 정보를 추출하고, 모든 중요한 데이터를 스프레드시트로 전송하고, 재무 보고서를 채우고, 매월 예정된 시간에 이메일을 통해 고객에게 보고서를 보냅니다. 그리고 이 모든 작업을 인간의 프롬프트 없이 수행합니다.

RPA란 무엇입니까?

로보틱 프로세스 자동화(RPA)는 일련의 코딩된 명령에 따라 인간의 행동을 복제하여 반복적인 규칙 기반 작업을 수행합니다. 다음은 RPA 봇의 작동 방식을 단순화한 버전입니다.

• 첫째, 화면 클릭 및 기타 작업을 캡처하여 기본 회계 작업을 수행하는 인간 작업자를 추적합니다.

• 그런 다음 작업자의 화면 이동을 기반으로 스크립트를 생성합니다.

• 마지막으로 스크립트를 사용하여 사람의 개입 없이 동일한 규칙 기반 프로세스를 반복합니다.

데이터 검색 및 처리, 기록 유지, 계산 수행, 거래 완료는 RPA 봇이 수행할 수 있는 몇 가지 재무 및 회계 작업입니다.

RPA가 처리 오류를 줄이는 경향이 있는 회계 소프트웨어와 어떻게 다른지 궁금할 수 있습니다.

따라서 회계 소프트웨어가 간단한 회계 프로세스(예: 급여)를 자동화하는 동안 사서함에서 부서별 보고서를 다운로드하고 스프레드시트에 입력하는 것과 같은 작업에는 여전히 많은 수동 작업이 필요합니다. RPA는 봇이 이러한 작업을 수행하도록 하여 모든 추가 부하를 완화합니다.

회계 소프트웨어와 RPA의 차이점은 다음과 같습니다.

재무 및 회계 분야에서 RPA의 이점

재무 및 회계 분야의 고부담 및 반복 프로세스로 인해 이 산업은 RPA 안면 성형을 위한 이상적인 후보입니다. 다음은 RPA가 이 업계의 직원과 비즈니스에 도움이 될 수 있는 몇 가지 방법입니다.

• 간소화된 워크플로: RPA는 경비 관리, 미지급금, 세금 관리 등의 다양한 애플리케이션과 동시에 상호 작용하고 높은 수준의 정밀도로 반복 프로세스를 자동화할 수 있습니다.

• 인건비 절감: RPA는 데이터 입력 및 장부 작성과 같은 규칙 기반 회계 작업을 자동화할 수 있습니다. 이 작업은 "이렇게 하면 저렇게 된다" 시나리오로 요약할 수 있어 인간 작업자에 대한 의존도를 줄이고 인건비를 낮출 수 있습니다.

• 고부가가치 기능을 위한 무료 직원: 기계 작업을 처리하는 RPA를 통해 회계사는 가치 있는 비즈니스 파트너가 되어 비판적 사고가 진정으로 필요한 전략적 작업을 수행할 수 있습니다.

• 높은 정확도: RPA는 일상적인 프로세스를 표준화하고 이를 명확한 규칙으로 코딩하여 일관되고 오류 없는 출력을 보장합니다.

• 주기 시간 단축: RPA는 연중무휴 24시간 작동하므로 모든 프로세스의 평균 처리 시간을 줄입니다.

회계에서 RPA의 사용 사례 및 적용

귀하의 회계 전문가는 특정 방식으로 작업을 완료하는 데 익숙하며 정해진 루틴을 지나쳐 보는 것이 어려울 수 있습니다. 유스 케이스가 도움이 되는 부분입니다. 청사진 역할을 할 수 있는 RPA 채택의 몇 가지 예를 살펴보겠습니다.

• 벤더 인보이스(미지급금의 일부) 관리: RPA 봇은 벤더 인보이스 데이터(인보이스 번호, 금액, 항목 등)를 다운로드하여 부기 소프트웨어에 기록하고 관련 정보를 스프레드시트에 입력하여 보고할 수 있습니다. 규정 준수를 위해 회사 서버에 복사합니다.

  

• 결제 처리(급여의 일부): RPA 봇은 송장을 해당 구매 주문서와 일치시키고 결제 승인을 담당하는 사람에게 할당할 수 있습니다.

• 보류 중인 결제(미수 계정의 일부) 받기: RPA 봇은 지정된 시간 내에 결제를 받지 못한 경우 송장과 함께 후속 이메일 및 알림을 보내는 프로세스를 자동화할 수 있습니다.

• 은행 및 회계 기록 일치(은행 조정의 일부): RPA 봇은 은행 계좌에 로그인하고, 명세서를 다운로드하고, 거래 정보를 추출하고, 거래를 회계 장부와 일치시키고, 예외에 플래그를 지정할 수 있습니다.

• 예산 준비(예산 및 예측의 일부): RPA 봇은 여러 사업부에서 제출한 비용 데이터를 마스터 파일로 병합하고 재무제표 작성을 위한 재무 보고 소프트웨어와 예산 준비를 위한 예산 책정 소프트웨어에 업로드하는 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 그리고 미래 예측.

RPA가 귀하의 비즈니스와 관련이 있습니까?

RPA를 사용하는 시기를 아는 것도 중요하지만 사용하지 않는 시기를 아는 것도 그만큼 중요합니다. 예를 들어, 비즈니스에서 대량의 인보이스를 받지 못하는 경우 RPA를 선택하는 대신 미지급금 소프트웨어에 투자하는 것이 현명할 수 있습니다. 비즈니스에서 RPA의 기회를 측정하려면 다음 요소를 고려하십시오.

재무 및 회계에서 RPA를 구현하는 방법

RPA는 인간이 정한 규칙을 따르는 컴퓨터를 기반으로 합니다. 따라서 RPA 시스템이 원하는 효율성으로 작동하려면 회계에 정통하고 비즈니스 프로세스를 이해하는 사람들을 참여시키는 것이 중요합니다.

많은 회계 책임자는 RPA를 구현하기 전에 프로세스가 완전히 표준화되지 않으면 잠재적 실패율이 훨씬 높아진다고 생각합니다.

Sioco에 따르면 모범 사례 중 하나는 목표를 식별하는 것입니다. 그는 “데이터에 대한 최적의 회계 작업을 수행하려면 질문, 목적 또는 목표가 필요합니다. 분석을 위해 데이터를 분석하는 것은 재미있지만 생산적이지는 않습니다.”

RPA 구현 책임자는 다음과 같은 책임이 있습니다.

• 일상적인 재무 및 회계 프로세스를 비즈니스 규칙을 따르는 단계로 세분화합니다.

• 다듬을 반복 작업을 찾아 프로세스를 개선하는 방법을 식별합니다.

• RPA를 사용하여 잠재적으로 최적화할 수 있는 단계(더 중요하게는 최적화할 수 없는 단계)를 결정합니다.

• RPA 플랫폼 내에서 반복 가능한 작업을 구성합니다.

• 프로그램을 실행하고 테스트하여 성공적인 구현을 확인하십시오.

• 결과를 매일 모니터링합니다.

• 규정이나 비즈니스 환경의 변화에 ​​대비하여 로봇을 재교육하십시오.

RPA 도구를 사용하기 전에 다음 사항을 숙지하십시오.

프로세스가 매핑되면 다음 단계는 RPA 구현을 시작하는 것입니다. 진행하면서 RPA 도구 사용에 대한 몇 가지 사항을 염두에 두십시오.

• RPA 구현에는 사전 구축된 재무 소프트웨어만큼 많은 IT 개입이 필요하지 않습니다. 그러나 RPA 구현을 실행하는 사람들은 교육을 받아야 합니다. 그들은 RPA 작동 방식, 간단한 RPA 스크립트(봇이라고 함)를 만드는 방법, 회계 기술의 일부로 높은 수준의 비즈니스 통찰력을 개발하는 방법을 배워야 합니다.

• RPA 도구 를 사용하면 회계사가 스크립트(또는 봇)를 더 쉽게 만들 수 있습니다. 이러한 도구는 프로세스 캡처, 끌어서 놓기 기능, 시각적 편집 및 템플릿 코딩과 같은 사전 프로그래밍된 기능을 제공합니다. 먼저 무료 RPA 소프트웨어 옵션을 확인하십시오.

• RPA 도구를 채택하기 전에 신중하게 평가하십시오. RPA는 하나의 제품이나 소프트웨어가 아닙니다. 일부 컴퓨터가 다른 컴퓨터보다 영화 편집에 더 적합한 것처럼 다양한 RPA 도구가 있습니다. 데이터 피드를 가져오는 기능이 제한된 개별 데스크탑에서 운영하는 것부터 전사적 서버에서 여러 예약된 작업을 수행하는 것까지 귀하의 회계 요구 사항에 가장 적합한 것을 선택하십시오.

• RPA를 사용한다고 해서 더 이상 다른 소프트웨어가 필요하지 않다는 의미는 아닙니다. RPA는 조직의 운영 기반이 되는 다른 애플리케이션과 별도로 실행됩니다. 주요 아이디어는 연결되지 않은 프로세스 간의 격차를 해소하는 것이므로 회계 또는 재무 도구와 보조 작업을 통합하는 데 사용하십시오.