RPA em contabilidade e finanças: aqui está tudo o que você precisa saber

Saiba o que é RPA e como usá-lo para automatizar seus processos financeiros e contábeis.

As equipes financeiras ainda gastam muito tempo registrando e analisando o desempenho histórico. Apesar de automatizar as tarefas básicas de contabilidade, eles continuam bastante empenhados na preparação e consolidação de dados para relatórios diários.

Sua equipe está redigitando dados de faturas em PDF para planilhas para software de contabilidade para relatórios internos? Esses processos fragmentados podem levar a um fluxo de trabalho confuso, custos extras e o risco de resultados financeiros incorretos.

A automação robótica de processos (RPA) pode ajudar os líderes financeiros encarregados de modernizar e simplificar os processos a automatizar os trabalhos que os contadores realizam todos os dias. Ao implementar o RPA, as empresas podem liberar até 30% do tempo total de um funcionário em tempo integral e economizar 25.000 horas de retrabalho para uma equipe de contabilidade de 40 pessoas, de acordo com a pesquisa do Gartner.

Neste blog, explicamos o que é RPA e quando, onde e como você deve usá-lo para automatizar seus processos financeiros e contábeis.

RPA em contabilidade e finanças: a visão geral

Não muito tempo atrás, a ideia de um robô evocava a imagem de uma máquina semelhante a um humano movendo-se fazendo tarefas. RPA não é isso; nem envolve braços e ferramentas robóticas.

A tecnologia RPA possibilita que as empresas criem e implantem facilmente robôs de software para concluir tarefas e processos repetitivos frequentemente encontrados em uma configuração típica de escritório. Por exemplo, usando um bot RPA para extrair informações de faturas, transferir todos os dados importantes para uma planilha, preencher relatórios financeiros e enviar os relatórios aos clientes por e-mail em um horário agendado todos os meses. E fazendo tudo isso sem aviso humano.

O que é RPA?

A automação de processos robóticos (RPA) segue um conjunto de instruções codificadas para realizar tarefas repetitivas baseadas em regras, replicando ações humanas. Aqui está uma versão simplificada de como um bot RPA funciona:

• Primeiro, ele rastreia um trabalhador humano realizando tarefas básicas de contabilidade, capturando cliques na tela e outras ações.

• Em seguida, gera um script baseado nos movimentos da tela do trabalhador.

• Por fim, ele usa o script para repetir os mesmos processos baseados em regras sem envolvimento humano.

Recuperar e processar dados, manter registros, fazer cálculos e concluir transações são algumas tarefas financeiras e contábeis que um bot RPA pode realizar.

Você pode se perguntar como o RPA é diferente do seu software de contabilidade, que também tende a reduzir os erros de processamento.

Portanto, embora seu software de contabilidade automatize processos contábeis simples, como folha de pagamento, muito trabalho manual ainda é feito em tarefas como baixar relatórios departamentais de sua caixa de correio e inseri-los em uma planilha. O RPA alivia toda essa carga extra fazendo com que os bots executem essas tarefas.

Veja a seguir as diferenças entre software de contabilidade e RPA:

Vantagens do RPA em finanças e contabilidade

Os processos de alto risco e altamente repetitivos em finanças e contabilidade tornam esse setor um candidato ideal para uma reformulação da RPA. Aqui estão algumas maneiras pelas quais a RPA pode beneficiar funcionários e empresas neste setor:

• Fluxos de trabalho simplificados: o RPA pode interagir com diferentes aplicativos — por exemplo, gerenciamento de despesas, contas a pagar, gerenciamento de impostos — ao mesmo tempo e automatizar processos repetitivos com alto nível de precisão.

• Custos de mão de obra reduzidos: a RPA pode automatizar tarefas contábeis baseadas em regras, como entrada de dados e escrituração contábil, que podem ser resumidas a cenários “se isso fizer aquilo” para reduzir a dependência de trabalhadores humanos e reduzir os custos de mão de obra.

• Liberar funcionários para funções de alto valor: com a RPA cuidando do trabalho mecânico, seus contadores podem se tornar parceiros de negócios valiosos e realizar tarefas estratégicas em que seu pensamento crítico é realmente necessário.

• Alta precisão: a RPA garante resultados consistentes e sem erros ao padronizar os processos de rotina e codificá-los em regras definitivas.

• Tempos de ciclo reduzidos: o RPA diminui o tempo médio de manuseio de qualquer processo, pois funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana, o ano todo.

Casos de uso e aplicações de RPA na contabilidade

Seus profissionais de contabilidade estão acostumados a concluir as tarefas de uma determinada maneira e pode ser difícil para eles ignorar suas rotinas definidas. É aí que os casos de uso ajudam. Vamos discutir alguns exemplos de adoção de RPA que podem servir como blueprints:

• Gerenciando faturas de fornecedores (parte de contas a pagar): um bot RPA pode baixar e transcrever dados de faturas de fornecedores (número da fatura, valor, itens de linha etc.) cópia no servidor da sua empresa para fins de conformidade.

• Processamento de pagamento (parte da folha de pagamento): um bot RPA pode corresponder uma fatura ao seu pedido de compra correspondente e atribuí-la às pessoas responsáveis ​​pela aprovação do pagamento.

  

• Recebimento de pagamentos pendentes (parte de contas a receber): um bot RPA pode automatizar o processo de envio de e-mails de acompanhamento e lembretes, juntamente com faturas, se um pagamento não for recebido dentro do prazo especificado.

• Correspondência de registros bancários e contábeis (parte da reconciliação bancária): um bot RPA pode fazer login em contas bancárias, baixar extratos, extrair informações de transações, combinar transações com livros de contas e sinalizar exceções.

• Preparando o orçamento (parte do orçamento e previsão): um bot RPA pode automatizar o processo de mesclar os dados de despesas enviados por diferentes unidades de negócios em um arquivo mestre e carregá-lo no software de relatórios financeiros para criar demonstrações financeiras e no software de orçamento para preparar o orçamento e previsões futuras.

RPA é relevante para o seu negócio?

É importante saber quando usar o RPA, mas é igualmente importante saber quando não usá-lo. Por exemplo, se sua empresa não recebe faturas em grande volume, pode ser sensato investir em software de contas a pagar em vez de optar pelo RPA. Considere os seguintes fatores para avaliar uma oportunidade de RPA em sua empresa:

Como implementar RPA em finanças e contabilidade

RPA é baseado em computadores seguindo regras estabelecidas por humanos. Assim, para que os sistemas de RPA funcionem com a eficiência desejada, é vital envolver pessoas com conhecimento em contabilidade e que entendam seus processos de negócios.

Muitos líderes contábeis acreditam que, se os processos não forem totalmente padronizados antes da implementação do RPA, a taxa de falha potencial se tornará muito mais provável.

Uma das melhores práticas, segundo Sioco, é identificar seus objetivos. Ele diz: “Para realizar operações contábeis ideais em dados, você precisa de uma pergunta, propósito ou objetivo. Embora seja divertido analisar os dados apenas pela análise, não é produtivo.”

Os responsáveis ​​pela implementação do RPA terão as seguintes responsabilidades:

• Divida os processos financeiros e contábeis do dia a dia em etapas que seguem as regras de negócios.

• Identifique maneiras de melhorar os processos procurando tarefas repetitivas para cortar.

• Determine quais etapas podem ser potencialmente otimizadas usando RPA (e, mais importante, quais não podem ser).

• Configure tarefas repetíveis na plataforma RPA.

• Execute e teste o programa para verificar a implementação bem-sucedida.

• Acompanhe os resultados diariamente.

• Retreine os robôs em caso de mudanças nos regulamentos ou no ambiente de negócios.

Conheça essas coisas antes de usar as ferramentas RPA

Uma vez mapeados os processos, o próximo passo é começar a implementação do RPA. Lembre-se de algumas coisas sobre o uso de ferramentas de RPA ao prosseguir:

• A implementação do RPA não requer tanto envolvimento de TI quanto um software financeiro pré-criado. No entanto, as pessoas que executam a implementação do RPA precisarão ser treinadas. Eles precisarão aprender como o RPA funciona, como criar scripts RPA simples (chamados de bots) e como desenvolver um alto nível de tino comercial como parte de suas habilidades contábeis.

• As ferramentas RPA podem facilitar a criação de scripts (ou bots) pelos contadores. Essas ferramentas oferecem recursos pré-programados, como captura de processos, funções de arrastar e soltar, edição visual e codificação de modelos. Confira as opções gratuitas de software RPA para começar.

• Avalie criteriosamente as ferramentas de RPA antes de adotá-las. RPA não é apenas um produto ou software. Assim como alguns computadores são mais adequados para edição de filmes do que outros, há uma variedade de ferramentas RPA. Desde aqueles que operam em desktops individuais com capacidade limitada de receber feeds de dados até aqueles que executam várias tarefas agendadas em servidores em toda a empresa, escolha aquele que melhor atende às suas necessidades de contabilidade.

• Usar RPA não significa que você não precisará mais de outro software. O RPA é executado separadamente dos outros aplicativos subjacentes às operações em sua organização. Sua ideia principal é preencher a lacuna entre processos desconectados, então use-o para integrar suas ferramentas de contabilidade ou finanças e trabalhos auxiliares.