RPA ในการบัญชีและการเงิน: นี่คือทุกสิ่งที่คุณต้องรู้

เรียนรู้ว่า RPA คืออะไรและวิธีใช้เพื่อทำให้กระบวนการทางการเงินและการบัญชีของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ทีมการเงินยังคงใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำบัญชีและวิเคราะห์ประสิทธิภาพในอดีต แม้จะทำงานด้านบัญชีขั้นพื้นฐานโดยอัตโนมัติ แต่พวกเขายังคงลงทุนอย่างมากในการจัดเตรียมและรวมข้อมูลสำหรับการรายงานประจำวัน

ทีมของคุณกำลังคีย์ข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ PDF ไปยังสเปรดชีตไปยังซอฟต์แวร์บัญชีสำหรับการรายงานภายในหรือไม่ กระบวนการที่แยกส่วนดังกล่าวอาจนำไปสู่เวิร์กโฟลว์ที่ยุ่งเหยิง มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และความเสี่ยงของการแสดงผลลัพธ์ทางการเงินที่ผิดพลาด

กระบวนการอัตโนมัติด้วยหุ่นยนต์ (RPA) สามารถช่วยผู้นำด้านการเงินที่ได้รับมอบหมายให้ปรับปรุงกระบวนการให้ทันสมัยและคล่องตัวทำให้งานที่นักบัญชีดำเนินการทุกวันเป็นไปโดยอัตโนมัติ การนำ RPA ไปใช้ ธุรกิจสามารถเพิ่มเวลาได้มากถึง 30% ของเวลาโดยรวมของพนักงานประจำ และประหยัด เวลาในการทำงานซ้ำได้ถึง 25,000 ชั่วโมง สำหรับทีมบัญชี 40 คน จากการวิจัยของ Gartner

ในบล็อกนี้ เราจะอธิบายว่า RPA คืออะไร และเมื่อใด ที่ไหน และอย่างไรที่คุณควรใช้ RPA เพื่อทำให้กระบวนการทางการเงินและการบัญชีของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ

RPA ในการบัญชีและการเงิน: มุมมองภาพรวม

ไม่นานมานี้ ความคิดของหุ่นยนต์ได้จินตนาการถึงภาพเครื่องจักรที่เหมือนมนุษย์ซึ่งเคลื่อนที่ไปรอบๆ เพื่อทำภารกิจต่างๆ RPA ไม่ใช่อย่างนั้น ไม่เกี่ยวข้องกับแขนหุ่นยนต์และเครื่องมือ

เทคโนโลยี RPA ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถสร้างและปรับใช้ซอฟต์แวร์โรบ็อตได้อย่างง่ายดาย เพื่อทำงานและกระบวนการซ้ำๆ ที่มักพบในการตั้งค่าสำนักงานทั่วไป ตัวอย่างเช่น การใช้บอต RPA เพื่อดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ โอนข้อมูลสำคัญทั้งหมดไปยังสเปรดชีต เติมรายงานทางการเงิน และส่งรายงานให้ลูกค้าทางอีเมลตามเวลาที่กำหนดทุกเดือน และทำทั้งหมดนี้โดยปราศจากการเตือนของมนุษย์

RPA คืออะไร?

กระบวนการทำงานอัตโนมัติโดยหุ่นยนต์ (RPA) ทำตามชุดคำสั่งที่เป็นรหัสเพื่อดำเนินงานซ้ำๆ ตามกฎโดยการจำลองการกระทำของมนุษย์ ต่อไปนี้คือวิธีการทำงานของบอท RPA ในเวอร์ชันที่เรียบง่าย:

• ขั้นแรก จะติดตามพนักงานที่ทำงานด้านบัญชีขั้นพื้นฐานโดยการจับภาพการคลิกบนหน้าจอและการกระทำอื่นๆ

• จากนั้นจะสร้างสคริปต์ตามการเคลื่อนไหวของหน้าจอของผู้ปฏิบัติงาน

• ท้ายที่สุด จะใช้สคริปต์เพื่อทำซ้ำกระบวนการตามกฎเดิมโดยไม่ต้องให้มนุษย์เข้ามาเกี่ยวข้อง

การดึงและประมวลผลข้อมูล การรักษาบันทึก การคำนวณ และการทำธุรกรรมให้เสร็จสมบูรณ์เป็นงานทางการเงินและการบัญชีบางอย่างที่บอท RPA สามารถทำได้

คุณอาจสงสัยว่า RPA แตกต่างจากซอฟต์แวร์บัญชีของคุณอย่างไร ซึ่งมีแนวโน้มที่จะลดข้อผิดพลาดในการประมวลผล

ดังนั้น ในขณะที่ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณทำให้กระบวนการทางบัญชีง่ายๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น การจ่ายเงินเดือน การทำงานด้วยตนเองจำนวนมากยังคงต้องเข้าไปอยู่ในงานต่างๆ เช่น การดาวน์โหลดรายงานของแผนกจากกล่องจดหมายของคุณและป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีต RPA ช่วยลดภาระพิเศษทั้งหมดด้วยการทำให้บอททำงานเหล่านี้

นี่คือความแตกต่างระหว่างซอฟต์แวร์บัญชีและ RPA:

ข้อดีของ RPA ด้านการเงินและการบัญชี

กระบวนการทางการเงินและการบัญชีที่มีเดิมพันสูงและซ้ำซากทำให้อุตสาหกรรมนี้เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการปรับโฉม RPA ต่อไปนี้เป็นบางวิธีที่ RPA จะเป็นประโยชน์ต่อพนักงานและธุรกิจในอุตสาหกรรมนี้:

• เวิร์กโฟลว์ที่ง่ายขึ้น: RPA สามารถโต้ตอบกับแอปพลิเคชันต่างๆ เช่น การจัดการค่าใช้จ่าย บัญชีเจ้าหนี้ การจัดการภาษี ในเวลาเดียวกัน และทำให้กระบวนการซ้ำๆ เป็นอัตโนมัติด้วยความแม่นยำสูง

• ต้นทุนแรงงานที่ลดลง: RPA สามารถทำให้งานบัญชีตามกฎเป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น การป้อนข้อมูลและการทำบัญชีที่สามารถสรุปเป็นสถานการณ์ "ถ้าทำสิ่งนี้" เพื่อลดการพึ่งพาพนักงานที่เป็นมนุษย์และลดต้นทุนแรงงาน

• พนักงานฟรีสำหรับการทำงานที่มีมูลค่าสูง: ด้วย RPA ที่ดูแลงานเครื่องกล นักบัญชีของคุณอาจกลายเป็นหุ้นส่วนทางธุรกิจที่ทรงคุณค่าและจัดการงานเชิงกลยุทธ์ที่จำเป็นต้องใช้ความคิดเชิงวิพากษ์อย่างแท้จริง

• ความแม่นยำสูง: RPA ให้เอาต์พุตที่สม่ำเสมอและปราศจากข้อผิดพลาดโดยกำหนดมาตรฐานกระบวนการประจำและเข้ารหัสเป็นกฎขั้นสุดท้าย

• รอบเวลาลดลง: RPA ลดเวลาจัดการโดยเฉลี่ยสำหรับกระบวนการใดๆ เนื่องจากทำงานตลอด 24/7 ตลอดทั้งปี

กรณีการใช้งานและการประยุกต์ใช้ RPA ในการบัญชี

ผู้เชี่ยวชาญด้านการบัญชีของคุณมักจะทำงานให้เสร็จด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง และอาจเป็นเรื่องยากสำหรับพวกเขาที่จะมองข้ามกิจวัตรที่ตั้งไว้ นั่นคือสิ่งที่กรณีการใช้งานช่วย เรามาพูดถึงตัวอย่างบางส่วนของการนำ RPA ไปใช้เป็นพิมพ์เขียว:

• การจัดการใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย (ส่วนหนึ่งของบัญชีเจ้าหนี้): บอท RPA สามารถดาวน์โหลดและคัดลอกข้อมูลใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย (หมายเลขใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน รายการในรายการ ฯลฯ) ลงในซอฟต์แวร์การทำบัญชีของคุณ ป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงในสเปรดชีตสำหรับการรายงาน และวาง คัดลอกบนเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทของคุณเพื่อวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติตามข้อกำหนด

• การประมวลผลการชำระเงิน (ส่วนหนึ่งของบัญชีเงินเดือน): บอท RPA สามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง และมอบหมายให้กับบุคคลที่รับผิดชอบในการอนุมัติการชำระเงิน

  

• การรับการชำระเงินที่รอดำเนินการ (ส่วนหนึ่งของบัญชีลูกหนี้): บอท RPA สามารถทำให้กระบวนการส่งอีเมลติดตามผลและการแจ้งเตือนพร้อมกับใบแจ้งหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ หากไม่ได้รับการชำระเงินภายในเวลาที่กำหนด

• จับคู่บันทึกธนาคารและบัญชี (ส่วนหนึ่งของการกระทบยอดธนาคาร): บอท RPA สามารถเข้าสู่บัญชีธนาคาร ดาวน์โหลดใบแจ้งยอด แยกข้อมูลธุรกรรม จับคู่ธุรกรรมกับสมุดบัญชี และตั้งค่าสถานะข้อยกเว้น

• การเตรียมงบประมาณ (ส่วนหนึ่งของงบประมาณและการคาดการณ์): บอท RPA สามารถทำให้กระบวนการรวมข้อมูลค่าใช้จ่ายที่ส่งโดยหน่วยธุรกิจต่างๆ ลงในไฟล์หลักโดยอัตโนมัติและอัปโหลดไปยังซอฟต์แวร์การรายงานทางการเงินสำหรับการสร้างงบการเงินและซอฟต์แวร์การจัดทำงบประมาณสำหรับการเตรียมงบประมาณ และการคาดการณ์ในอนาคต

RPA เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณหรือไม่?

สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าเมื่อใดควรใช้ RPA แต่ก็สำคัญพอๆ กับการรู้ว่าเมื่อใดไม่ควรใช้ ตัวอย่างเช่น หากธุรกิจของคุณไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ในปริมาณมาก การลงทุนในซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้แทนการเลือกใช้ RPA อาจเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล พิจารณาปัจจัยต่อไปนี้เพื่อวัดโอกาสสำหรับ RPA ในธุรกิจของคุณ:

วิธีการใช้ RPA ในด้านการเงินและการบัญชี

RPA ขึ้นอยู่กับคอมพิวเตอร์ตามกฎที่มนุษย์สร้างขึ้น ดังนั้น เพื่อให้ระบบ RPA ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพตามที่คุณต้องการ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องให้ผู้ที่มีความรอบรู้ด้านบัญชีและเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจของคุณเข้ามาเกี่ยวข้อง

ผู้นำด้านบัญชีหลายคนเชื่อว่าหากกระบวนการไม่ได้มาตรฐานอย่างถี่ถ้วนก่อนที่จะนำ RPA ไปใช้ อัตราความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้นจะมีโอกาสมากขึ้น

Sioco กล่าวว่าหนึ่งในแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการระบุเป้าหมายของคุณ เขากล่าวว่า "ในการดำเนินการทางบัญชีที่ดีที่สุดกับข้อมูล คุณต้องมีคำถาม จุดประสงค์ หรือวัตถุประสงค์ แม้ว่าการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์เป็นเรื่องสนุก แต่ก็ไม่ได้ผล”

ผู้ที่รับผิดชอบในการนำ RPA ไปใช้จะมีหน้าที่ดังต่อไปนี้:

• แบ่งกระบวนการทางการเงินและการบัญชีในแต่ละวันออกเป็นขั้นตอนตามกฎทางธุรกิจ

• ระบุวิธีการปรับปรุงกระบวนการโดยมองหางานซ้ำๆ เพื่อตัดแต่ง

• พิจารณาว่าขั้นตอนใดที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้โดยใช้ RPA (และที่สำคัญกว่านั้น ซึ่งไม่สามารถทำได้)

• กำหนดค่างานที่ทำซ้ำได้ภายในแพลตฟอร์ม RPA

• รันและทดสอบโปรแกรมเพื่อยืนยันว่าการใช้งานสำเร็จ

• ติดตามผลแบบวันต่อวัน

• ฝึกหุ่นยนต์ใหม่ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบหรือสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ

รู้สิ่งเหล่านี้ก่อนใช้เครื่องมือ RPA

เมื่อแมปกระบวนการแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเริ่มต้นใช้งาน RPA โปรดคำนึงถึงบางสิ่งเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือ RPA ในขณะที่คุณดำเนินการ:

• การใช้ RPA ไม่จำเป็นต้องมีส่วนร่วมด้านไอทีมากเท่ากับซอฟต์แวร์การเงินที่สร้างไว้ล่วงหน้า อย่างไรก็ตาม ผู้ที่ดำเนินการใช้งาน RPA จะต้องได้รับการฝึกอบรม พวกเขาจะต้องเรียนรู้วิธีการทำงานของ RPA วิธีสร้างสคริปต์ RPA อย่างง่าย (เรียกว่าบอท) และวิธีการพัฒนาความเฉียบแหลมทางธุรกิจในระดับสูงซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของทักษะการบัญชีของพวกเขา

• เครื่องมือ RPA ช่วยให้นักบัญชีสร้างสคริปต์ (หรือบอท) ได้ง่ายขึ้น เครื่องมือเหล่านี้มีคุณสมบัติที่ตั้งโปรแกรมไว้ล่วงหน้า เช่น การจับภาพกระบวนการ ฟังก์ชันการลากและวาง การแก้ไขภาพ และการเข้ารหัส templated ตรวจสอบตัวเลือกซอฟต์แวร์ RPA ฟรีเพื่อเริ่มต้น

• ประเมินเครื่องมือ RPA อย่างรอบคอบก่อนนำมาใช้ RPA ไม่ใช่แค่ผลิตภัณฑ์หรือซอฟต์แวร์เดียว เช่นเดียวกับคอมพิวเตอร์บางเครื่องที่เหมาะสำหรับการตัดต่อภาพยนตร์มากกว่าเครื่องอื่นๆ มีเครื่องมือ RPA มากมาย ตั้งแต่การทำงานบนเดสก์ท็อปแต่ละเครื่องที่มีความสามารถจำกัดในการรับฟีดข้อมูลไปจนถึงงานที่กำหนดเวลาไว้หลายรายการทั่วทั้งเซิร์ฟเวอร์ทั่วทั้งองค์กร ให้เลือกหนึ่งรายการที่เหมาะกับความต้องการด้านบัญชีของคุณมากที่สุด

• การใช้ RPA ไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่ต้องการซอฟต์แวร์อื่นอีกต่อไป RPA ทำงานแยกต่างหากจากแอปพลิเคชันอื่นๆ ที่อยู่ภายใต้การดำเนินงานในองค์กรของคุณ แนวคิดหลักของมันคือเชื่อมช่องว่างระหว่างกระบวนการที่ไม่ได้เชื่อมต่อ ดังนั้นใช้มันเพื่อรวมเครื่องมือบัญชีหรือการเงินและงานเสริมของคุณ