会計と財務における RPA: 知っておくべきすべてのこと

RPA の概要と、RPA を使用して財務および会計プロセスを自動化する方法を学びます。

財務チームは、今でも簿記と過去のパフォーマンスの分析に多くの時間を費やしています。 基本的な会計タスクは自動化されていますが、日々のレポート作成のためのデータの準備と統合に多大な投資が行われています。

あなたのチームは、内部報告用に PDF 請求書からスプレッドシート、会計ソフトウェアにデータを再入力していますか? このような断片化されたプロセスは、面倒なワークフロー、余分なコスト、および財務結果の虚偽表示のリスクにつながる可能性があります。

ロボティック プロセス オートメーション (RPA) は、プロセスの近代化と合理化を任された財務リーダーが、会計士が毎日行う仕事を自動化するのに役立ちます。 Gartner の調査によると、企業は RPA を導入することで、フルタイムの従業員の全体的な時間を最大30%解放し、40 人の会計チームで25,000 時間の再作業を節約できます。

このブログでは、RPA とは何か、RPA をいつ、どこで、どのように使用して財務および会計プロセスを自動化すべきかについて説明します。

会計と財務における RPA: 全体像

少し前まで、ロボットというアイデアは、人間のような機械が動き回ってタスクをこなしているイメージを思い起こさせました。 RPA はそうではありません。 ロボットアームやツールも必要ありません。

RPA テクノロジーにより、企業はソフトウェア ロボットを簡単に構築して展開し、典型的なオフィス環境で頻繁に見られる反復的なタスクやプロセスを完了することができます。 たとえば、RPA ボットを使用して請求書から情報を抽出し、すべての重要なデータをスプレッドシートに転送し、財務レポートを作成し、毎月スケジュールされた時間にレポートを電子メールでクライアントに送信します。 そして、これらすべてを人間のプロンプトなしで実行します。

RPAとは？

ロボティック プロセス オートメーション (RPA) は、一連のコード化された指示に従って、人間の行動を複製することにより、反復的なルールベースのタスクを実行します。 以下は、RPA ボットの仕組みを簡略化したものです。

• まず、画面上のクリックやその他のアクションをキャプチャすることで、基本的な会計タスクを実行している人間の労働者を追跡します。

• 次に、作業者の画面の動きに基づいてスクリプトを生成します。

• 最後に、スクリプトを使用して、人間の関与なしに同じルールベースのプロセスを繰り返します。

RPA ボットが実行できる財務および会計タスクには、データの取得と処理、記録の維持、計算の実行、およびトランザクションの完了があります。

RPAは会計ソフトとどう違うの？

そのため、会計ソフトウェアは単純な会計プロセス (給与計算など) を自動化しますが、メールボックスから部門ごとのレポートをダウンロードしてスプレッドシートに入力するなどのタスクには、依然として多くの手作業が必要です。 RPA は、ボットにこれらのタスクを実行させることで、余分な負荷をすべて軽減します。

会計ソフトとRPAの違いは以下の通りです。

財務・会計におけるRPAのメリット

財務および会計におけるリスクの高い、非常に反復的なプロセスにより、この業界は RPA の刷新の理想的な候補となっています。 RPA がこの業界の従業員や企業に利益をもたらす可能性があるいくつかの方法を以下に示します。

• 簡素化されたワークフロー: RPA は、さまざまなアプリケーション (経費管理、買掛金管理、税金管理など) と同時に対話し、反復プロセスを高精度で自動化できます。

• 人件費の削減: RPA は、データ入力や簿記などのルールベースの会計タスクを自動化できます。これらのタスクは、人間の労働者への依存を減らし、人件費を削減するために「もしこれをしたら」というシナリオに要約できます。

• 従業員を高価値の機能に解放: RPA が機械的な作業を処理することで、会計士は貴重なビジネス パートナーになり、批判的思考が真に必要とされる戦略的なタスクに取り組むことができます。

• 高精度: RPA は、日常的なプロセスを標準化し、それらを明確なルールにコーディングすることで、一貫性のあるエラーのない出力を保証します。

• サイクル時間の短縮: RPA は 24 時間年中無休で機能するため、あらゆるプロセスの平均処理時間を短縮します。

会計におけるRPAのユースケースと適用

経理の専門家は、特定の方法でタスクを完了することに慣れており、設定されたルーチンを無視するのは難しい場合があります。 そこで役立つのがユースケースです。 青写真として役立つ RPA 導入の例をいくつか見てみましょう。

• 仕入先請求書の管理 (買掛金の一部): RPA ボットは、仕入先請求書データ (請求書番号、金額、項目など) をダウンロードして簿記ソフトウェアに転記し、関連情報をレポート用のスプレッドシートに入力し、コンプライアンスの目的で会社のサーバーにコピーします。

• 支払いの処理 (給与計算の一部): RPA ボットは、請求書を対応する発注書と照合し、支払いの承認を担当する担当者に割り当てることができます。

  

• 保留中の支払いの受領 (売掛金の一部): RPA ボットは、指定された時間内に支払いが受領されない場合に、請求書とともにフォローアップ メールとリマインダーを送信するプロセスを自動化できます。

• 銀行と会計記録の照合 (銀行調整の一部): RPA ボットは、銀行口座にログインし、明細書をダウンロードし、取引情報を抽出し、取引を帳簿と照合し、例外にフラグを立てることができます。

• 予算の準備 (予算と予測の一部): RPA ボットは、さまざまなビジネス ユニットから提出された経費データをマスター ファイルにマージし、財務諸表を作成するために財務報告ソフトウェアにアップロードし、予算を準備するために予算編成ソフトウェアにアップロードするプロセスを自動化できます。そして今後の予想。

RPA はあなたのビジネスに関連していますか?

RPA を使用するタイミングを知ることは重要ですが、使用しないタイミングを知ることも同様に重要です。 たとえば、ビジネスで大量の請求書を受け取っていない場合は、RPA を選択する代わりに買掛金ソフトウェアに投資するのが賢明かもしれません。 ビジネスにおける RPA の機会を評価するには、次の要因を考慮してください。

財務・会計におけるRPAの導入方法

RPA は、人間によって確立されたルールに従うコンピューターに基づいています。 したがって、RPA システムが望ましい効率で機能するためには、会計に精通し、ビジネス プロセスを理解している人々を巻き込むことが不可欠です。

多くの経理担当者は、RPA を導入する前にプロセスが完全に標準化されていないと、潜在的な失敗率がはるかに高くなると考えています。

Sioco 氏によると、ベスト プラクティスの 1 つは目標を特定することです。 「データに対して最適な会計処理を実行するには、質問、目的、または目的が必要です。 分析のためにデータを分析するのは楽しいですが、生産的ではありません。」

RPA 導入の責任者には、次の責任があります。

• 日常の財務および会計プロセスを、ビジネス ルールに従ったステップに分解します。

• 削減する反復タスクを探して、プロセスを改善する方法を特定します。

• RPA を使用して最適化できる可能性のあるステップ (さらに重要なのは、最適化できないステップ) を特定します。

• RPA プラットフォーム内で反復可能なタスクを構成します。

• プログラムを実行してテストし、実装が成功したことを確認します。

• 日々の結果を監視します。

• 規制やビジネス環境の変化に備えて、ロボットを再トレーニングします。

RPA ツールを使用する前に知っておくべきこと

プロセスがマッピングされたら、次のステップは RPA の実装を開始することです。 RPA ツールを使用する際は、次の点に注意してください。

• RPA の実装には、構築済みの財務ソフトウェアほど IT の関与は必要ありません。 ただし、RPA の実装を実行する担当者はトレーニングを受ける必要があります。 彼らは、RPA の仕組み、シンプルな RPA スクリプト (ボットと呼ばれる) の作成方法、会計スキルの一部として高度なビジネス感覚を開発する方法を学ぶ必要があります。

• RPA ツールを使用すると、会計士はスクリプト (またはボット) を簡単に作成できます。 これらのツールは、プロセス キャプチャ、ドラッグ アンド ドロップ機能、ビジュアル編集、テンプレート化されたコーディングなどの事前にプログラムされた機能を提供します。 まずは、無料の RPA ソフトウェア オプションを確認してください。

• RPA ツールを採用する前に、慎重に評価してください。 RPA は単なる製品やソフトウェアではありません。 一部のコンピューターが他のコンピューターよりも映画編集に適しているように、さまざまな RPA ツールがあります。 データ フィードを取得する機能が制限された個々のデスクトップで動作するものから、企業全体のサーバー全体で複数のスケジュールされたタスクを実行するものまで、会計のニーズに最も適したものを選択してください。

• RPA を使用しても、他のソフトウェアが不要になるわけではありません。 RPA は、組織の運用の基盤となる他のアプリケーションとは別に実行されます。 その主なアイデアは、切断されたプロセス間のギャップを埋めることです。そのため、これを使用して、会計または財務ツールと補助ジョブを統合します。