RPA en comptabilité et finance : voici tout ce que vous devez savoir

Découvrez ce qu'est la RPA et comment l'utiliser pour automatiser vos processus financiers et comptables.

Les équipes financières consacrent encore beaucoup de temps à la comptabilité et à l'analyse des performances historiques. Malgré l'automatisation des tâches comptables de base, ils restent fortement investis dans la préparation et la consolidation des données pour le reporting quotidien.

Votre équipe ressaisit-elle les données des factures PDF vers des feuilles de calcul vers un logiciel de comptabilité pour les rapports internes ? De tels processus fragmentés pourraient entraîner un flux de travail désordonné, des coûts supplémentaires et le risque de résultats financiers erronés.

L'automatisation robotique des processus (RPA) peut aider les responsables financiers chargés de moderniser et de rationaliser les processus à automatiser les tâches que les comptables effectuent au quotidien. En mettant en œuvre la RPA, les entreprises peuvent libérer jusqu'à 30 % du temps total d'un employé à temps plein et économiser 25 000 heures de travail supplémentaire pour une équipe comptable de 40 personnes, selon une étude de Gartner.

Dans ce blog, nous expliquons ce qu'est la RPA et quand, où et comment vous devez l'utiliser pour automatiser vos processus financiers et comptables.

RPA en comptabilité et finance : vue d'ensemble

Il n'y a pas si longtemps, l'idée d'un robot évoquait l'image d'une machine ressemblant à un humain se déplaçant en effectuant des tâches. La RPA n'est pas cela ; il n'implique pas non plus de bras et d'outils robotiques.

La technologie RPA permet aux entreprises de créer et de déployer facilement des robots logiciels pour effectuer des tâches et des processus répétitifs fréquemment rencontrés dans une configuration de bureau typique. Par exemple, utiliser un bot RPA pour extraire des informations de factures, transférer toutes les données importantes dans une feuille de calcul, remplir des rapports financiers et envoyer les rapports aux clients par e-mail à une heure planifiée chaque mois. Et faire tout cela sans intervention humaine.

Qu'est-ce que l'APR ?

L'automatisation des processus robotiques (RPA) suit un ensemble d'instructions codées pour effectuer des tâches répétitives basées sur des règles en reproduisant les actions humaines. Voici une version simplifiée du fonctionnement d'un bot RPA :

• Tout d'abord, il suit un travailleur humain effectuant des tâches comptables de base en capturant les clics à l'écran et d'autres actions.

• Ensuite, il génère un script basé sur les mouvements d'écran du travailleur.

• Enfin, il utilise le script pour répéter les mêmes processus basés sur des règles sans intervention humaine.

Récupérer et traiter des données, conserver des enregistrements, effectuer des calculs et effectuer des transactions sont quelques-unes des tâches financières et comptables qu'un bot RPA peut effectuer.

Vous vous demandez peut-être en quoi RPA est différent de votre logiciel comptable, qui tend également à réduire les erreurs de traitement.

Ainsi, alors que votre logiciel de comptabilité automatise les processus comptables simples, par exemple la paie, beaucoup de travail manuel est encore consacré à des tâches telles que le téléchargement de rapports par département depuis votre boîte aux lettres et leur saisie dans une feuille de calcul. RPA allège toute cette charge supplémentaire en obligeant les bots à effectuer ces tâches.

Voici un aperçu des différences entre un logiciel de comptabilité et RPA :

Avantages de la RPA en finance et comptabilité

Les processus à fort enjeu et très répétitifs de la finance et de la comptabilité font de cette industrie un candidat idéal pour un lifting RPA. Voici quelques façons dont la RPA pourrait profiter aux employés et aux entreprises de ce secteur :

• Flux de travail simplifiés : la RPA peut interagir avec différentes applications (par exemple, la gestion des dépenses, les comptes fournisseurs, la gestion des impôts) en même temps et automatiser les processus répétitifs avec un haut niveau de précision.

• Coûts de main-d'œuvre réduits : la RPA peut automatiser les tâches comptables basées sur des règles, telles que la saisie de données et la tenue de livres, qui peuvent être réduites à des scénarios "si ceci fait cela" pour réduire la dépendance à l'égard des travailleurs humains et réduire les coûts de main-d'œuvre.

• Libérez des employés pour des fonctions à haute valeur ajoutée : avec la RPA qui s'occupe des travaux mécaniques, vos comptables pourraient devenir des partenaires commerciaux précieux et s'attaquer à des tâches stratégiques où leur esprit critique est vraiment requis.

• Haute précision : RPA garantit une sortie cohérente et sans erreur en normalisant les processus de routine et en les codant dans des règles définitives.

• Temps de cycle réduits : la RPA réduit le temps de traitement moyen de tout processus, car elle fonctionne 24h/24 et 7j/7 toute l'année.

Cas d'utilisation et applications de la RPA en comptabilité

Vos professionnels de la comptabilité sont habitués à effectuer des tâches d'une certaine manière, et il peut être difficile pour eux de regarder au-delà de leurs routines établies. C'est là que les cas d'utilisation aident. Discutons de quelques exemples d'adoption de RPA qui peuvent servir de modèles :

• Gestion des factures des fournisseurs (partie des comptes fournisseurs) : un bot RPA peut télécharger et transcrire les données des factures des fournisseurs (numéro de facture, montant, postes, etc.) dans votre logiciel de comptabilité, saisir les informations pertinentes dans une feuille de calcul pour les rapports et placer un copie sur le serveur de votre entreprise à des fins de conformité.

• Traitement du paiement (partie de la paie) : un bot RPA peut associer une facture à son bon de commande correspondant et l'attribuer aux personnes chargées d'approuver le paiement.

  

• Réception des paiements en attente (partie des comptes clients) : un bot RPA peut automatiser le processus d'envoi d'e-mails et de rappels de suivi, ainsi que des factures, si un paiement n'est pas reçu dans le délai spécifié.

• Faire correspondre les enregistrements bancaires et comptables (partie du rapprochement bancaire) : un bot RPA peut se connecter à des comptes bancaires, télécharger des relevés, extraire des informations sur les transactions, faire correspondre les transactions avec les livres de comptes et signaler les exceptions.

• Préparation du budget (partie du budget et des prévisions) : un bot RPA peut automatiser le processus de fusion des données de dépenses soumises par différentes unités commerciales dans un fichier maître et le télécharger dans un logiciel de reporting financier pour créer des états financiers et dans un logiciel de budgétisation pour préparer le budget et les prévisions futures.

La RPA est-elle pertinente pour votre entreprise ?

Il est important de savoir quand utiliser la RPA, mais il est tout aussi essentiel de savoir quand ne pas l'utiliser. Par exemple, si votre entreprise ne reçoit pas de factures en grand volume, il peut être judicieux d'investir dans un logiciel de comptabilité fournisseurs au lieu d'opter pour la RPA. Tenez compte des facteurs suivants pour évaluer une opportunité pour la RPA dans votre entreprise :

Comment mettre en œuvre la RPA dans la finance et la comptabilité

RPA est basé sur des ordinateurs suivant des règles établies par des humains. Ainsi, pour que les systèmes RPA fonctionnent avec l'efficacité souhaitée, il est essentiel d'impliquer des personnes qui connaissent bien la comptabilité et comprennent vos processus métier.

De nombreux responsables comptables pensent que si les processus ne sont pas complètement standardisés avant la mise en œuvre de la RPA, le taux d'échec potentiel devient beaucoup plus probable.

L'une des meilleures pratiques, selon Sioco, consiste à identifier vos objectifs. Il dit : « Afin d'effectuer des opérations comptables optimales sur les données, vous avez besoin d'une question, d'un but ou d'un objectif. Bien qu'il soit amusant d'analyser des données pour le plaisir de l'analyse, ce n'est pas productif. »

Les responsables de la mise en œuvre de la RPA auront les responsabilités suivantes :

• Décomposer les processus financiers et comptables quotidiens en étapes selon les règles métier.

• Identifiez les moyens d'améliorer les processus en recherchant les tâches répétitives à éliminer.

• Déterminez quelles étapes peuvent potentiellement être optimisées à l'aide de la RPA (et, plus important encore, lesquelles ne peuvent pas l'être).

• Configurez des tâches répétables au sein de la plateforme RPA.

• Exécutez et testez le programme pour vérifier la réussite de la mise en œuvre.

• Surveillez les résultats au jour le jour.

• Recyclez les robots en cas de changement de la réglementation ou de l'environnement commercial.

Connaissez ces choses avant d'utiliser les outils RPA

Une fois les processus cartographiés, l'étape suivante consiste à démarrer la mise en œuvre de la RPA. Gardez à l'esprit quelques points sur l'utilisation des outils RPA au fur et à mesure que vous avancez :

• La mise en œuvre de la RPA ne nécessite pas autant d'implication informatique qu'un logiciel financier prédéfini. Cependant, les personnes chargées de la mise en œuvre de la RPA devront être formées. Ils devront apprendre comment fonctionne la RPA, comment créer des scripts RPA simples (appelés bots) et comment développer un haut niveau de sens des affaires dans le cadre de leurs compétences en comptabilité.

• Les outils RPA peuvent faciliter la création de scripts (ou bots) par les comptables. Ces outils offrent des fonctionnalités préprogrammées telles que la capture de processus, les fonctions de glisser-déposer, l'édition visuelle et le codage basé sur des modèles. Découvrez les options logicielles RPA gratuites pour commencer.

• Évaluez judicieusement les outils RPA avant de les adopter. La RPA n'est pas qu'un produit ou un logiciel. Tout comme certains ordinateurs sont plus adaptés que d'autres au montage de films, il existe une gamme d'outils RPA. De ceux qui fonctionnent sur des postes de travail individuels avec une capacité limitée à prendre des flux de données à ceux qui effectuent plusieurs tâches planifiées sur des serveurs à l'échelle de l'entreprise, choisissez celui qui convient le mieux à vos besoins comptables.

• L'utilisation de RPA ne signifie pas que vous n'aurez plus besoin d'autres logiciels. RPA s'exécute séparément des autres applications sous-jacentes aux opérations de votre organisation. Son idée principale est de combler le fossé entre des processus déconnectés, alors utilisez-le pour intégrer vos outils comptables ou financiers et les tâches annexes.