會計和金融中的 RPA：這是您需要知道的一切

了解 RPA 的全部內容以及如何使用它來自動化您的財務和會計流程。

財務團隊仍然花費大量時間記賬和分析歷史業績。 儘管自動化了基本的會計任務，但他們仍然在準備和整合數據以進行日常報告方面投入了大量資金。

您的團隊是否正在將 PDF 發票中的數據重新輸入電子表格，再輸入用於內部報告的會計軟件？ 這種支離破碎的流程可能會導致混亂的工作流程、額外的成本以及錯報財務結果的風險。

機器人流程自動化 (RPA) 可以幫助負責流程現代化和簡化的財務領導者將會計師每天執行的工作自動化。 根據 Gartner 的研究，通過實施 RPA，企業可以節省全職員工總時間的30% ，並為 40 人的會計團隊節省25,000 小時的返工時間。

在此博客中，我們解釋了 RPA 的全部內容以及您應該何時、何地以及如何使用它來自動化您的財務和會計流程。

會計和金融中的 RPA：大局觀

不久前，機器人的想法讓人聯想到一個類人機器四處移動執行任務的圖像。 RPA 不是那樣； 它也不涉及機械臂和工具。

RPA 技術使企業能夠輕鬆構建和部署軟件機器人，以完成典型辦公室設置中常見的重複性任務和流程。 例如，使用 RPA 機器人從發票中提取信息，將所有重要數據傳輸到電子表格，填充財務報告，並在每個月的預定時間通過電子郵件將報告發送給客戶。 並且在沒有人為提示的情況下完成所有這些。

什麼是機器人流程自動化？

機器人過程自動化 (RPA) 遵循一組編碼指令，通過複製人類行為來執行重複的、基於規則的任務。 以下是 RPA 機器人工作原理的簡化版本：

• 首先，它通過捕獲屏幕上的點擊和其他操作來跟踪執行基本會計任務的人類工作者。

• 然後，它會根據工作人員的屏幕動作生成腳本。

• 最後，它使用腳本在沒有人工參與的情況下重複相同的基於規則的過程。

檢索和處理數據、維護記錄、進行計算和完成交易是 RPA 機器人可以執行的一些財務和會計任務。

您可能想知道 RPA 與您的會計軟件有何不同，後者也傾向於減少處理錯誤。

因此，雖然您的會計軟件可以自動執行簡單的會計流程（例如工資單），但仍有大量手動工作需要完成，例如從您的郵箱下載部門報告並將其輸入電子表格。 RPA 通過讓機器人執行這些任務來減輕所有額外的負擔。

以下是會計軟件和 RPA 之間的區別：

RPA在財會方面的優勢

財務和會計中的高風險和高度重複的流程使該行業成為 RPA 整容的理想候選者。 以下是 RPA 可以使該行業的員工和企業受益的幾種方式：

• 簡化的工作流程： RPA 可以同時與不同的應用程序（例如，費用管理、應付賬款、稅務管理）交互，並以高精度自動執行重複流程。

• 降低勞動力成本： RPA 可以自動執行基於規則的會計任務，例如數據輸入和簿記，這些任務可以歸結為“如果-這樣做-那樣”的場景，以減少對人工的依賴並降低勞動力成本。

• 解放員工從事高價值職能：通過 RPA 處理機械工作，您的會計師可以成為重要的業務合作夥伴，並處理真正需要他們批判性思維的戰略任務。

• 高精度： RPA 通過標準化常規流程並將其編碼為明確的規則，確保一致、無錯誤的輸出。

• 縮短週期時間： RPA 減少了任何流程的平均處理時間，因為它全年 24/7 工作。

RPA在會計中的用例和應用

您的會計專業人員習慣於以某種方式完成任務，他們可能很難超越他們既定的例程。 這就是用例的幫助。 讓我們討論一些可以作為藍圖的 RPA 採用示例：

• 管理供應商發票（應付賬款的一部分）： RPA 機器人可以將供應商發票數據（發票編號、金額、行項目等）下載並轉錄到您的簿記軟件中，將相關信息輸入電子表格進行報告，並放置一個出於合規目的複製到貴公司的服務器上。

  

• 處理付款（工資單的一部分）： RPA 機器人可以將發票與其相應的採購訂單進行匹配，並將其分配給負責批准付款的人員。

• 接收待付款（應收賬款的一部分）：如果未在指定時間內收到付款，RPA 機器人可以自動發送後續電子郵件和提醒以及發票。

• 匹配銀行和會計記錄（銀行對賬的一部分）： RPA 機器人可以登錄銀行賬戶、下載報表、提取交易信息、將交易與賬簿匹配並標記異常。

• 準備預算（預算和預測的一部分）： RPA 機器人可以自動將不同業務部門提交的費用數據合併到一個主文件中，並將其上傳到財務報告軟件以創建財務報表，並上傳到預算軟件以準備預算和未來的預測。

RPA 與您的業務相關嗎？

了解何時使用 RPA 很重要，但了解何時不使用它也同樣重要。 例如，如果您的企業沒有收到大量發票，那麼投資應付賬款軟件而不是選擇 RPA 可能是明智的。 考慮以下因素來衡量 RPA 在您的業務中的機會：

RPA如何在財務和會計中實施

RPA 基於遵循人類製定的規則的計算機。 因此，要使 RPA 系統以您期望的效率工作，讓精通會計並了解您的業務流程的人員參與至關重要。

許多會計主管認為，如果在實施 RPA 之前流程沒有徹底標準化，潛在的失敗率就會變得更高。

根據 Sioco 的說法，最佳實踐之一是確定您的目標。 他說，“為了對數據執行最佳會計操作，你需要一個問題、目的或目標。 雖然為了分析而分析數據很有趣，但效率不高。”

負責實施 RPA 的人員將承擔以下責任：

• 將日常財務和會計流程分解為遵循業務規則的步驟。

• 通過尋找重複性任務來減少流程，從而確定改進流程的方法。

• 確定哪些步驟可以使用 RPA 進行優化（更重要的是，哪些不能）。

• 在 RPA 平台內配置可重複的任務。

• 運行並測試程序以驗證是否成功實施。

• 每天監控結果。

• 在法規或商業環境發生任何變化時重新訓練機器人。

使用RPA工具前了解這些

映射流程後，下一步就是開始實施 RPA。 在您繼續操作過程中，請記住有關使用 RPA 工具的一些注意事項：

• 實施 RPA 不需要像預建財務軟件那樣多的 IT 參與。 但是，執行 RPA 實施的人員需要接受培訓。 他們將需要學習 RPA 的工作原理、如何創建簡單的 RPA 腳本（稱為機器人）以及如何培養高水平的商業敏銳度作為其會計技能的一部分。

• RPA 工具可以讓會計師更輕鬆地創建腳本（或機器人）。 這些工具提供預編程功能，例如過程捕獲、拖放功能、可視化編輯和模板編碼。 首先查看免費的 RPA 軟件選項。

• 在採用之前審慎評估 RPA 工具。 RPA 不僅僅是一種產品或軟件。 正如某些計算機比其他計算機更適合電影編輯一樣，有一系列 RPA 工具。 從那些在個人桌面上操作的、獲取數據饋送的能力有限的那些，到那些在整個企業範圍的服務器上執行多個計劃任務的，選擇最適合您的會計需求的。

• 使用 RPA 並不意味著您將不再需要其他軟件。 RPA 獨立於組織運營的其他應用程序運行。 它的主要思想是彌合斷開連接的流程之間的差距，因此可以使用它來集成您的會計或財務工具和輔助工作。