RPA w księgowości i finansach: oto wszystko, co musisz wiedzieć

Dowiedz się, czym jest RPA i jak za jego pomocą zautomatyzować procesy finansowo-księgowe.

Zespoły finansowe nadal spędzają dużo czasu na prowadzeniu księgowości i analizowaniu historycznych wyników. Pomimo automatyzacji podstawowych zadań księgowych, nadal są mocno zaangażowani w przygotowywanie i konsolidację danych na potrzeby codziennego raportowania.

Czy Twój zespół ponownie wprowadza dane z faktur PDF do arkuszy kalkulacyjnych i oprogramowania księgowego na potrzeby wewnętrznego raportowania? Takie fragmentaryczne procesy mogą prowadzić do chaotycznego przepływu pracy, dodatkowych kosztów i ryzyka zniekształcenia wyników finansowych.

Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) może pomóc liderom finansowym, których zadaniem jest modernizacja i usprawnienie procesów, zautomatyzować zadania wykonywane codziennie przez księgowych. Według badań Gartnera, wdrażając RPA, firmy mogą zwolnić do 30% całkowitego czasu pracownika pełnoetatowego i zaoszczędzić 25 000 godzin przeróbek dla 40-osobowego zespołu księgowego.

Na tym blogu wyjaśniamy, czym jest RPA oraz kiedy, gdzie i jak należy go używać do automatyzacji procesów finansowo-księgowych.

RPA w księgowości i finansach: ogólny widok

Nie tak dawno temu idea robota przywoływała obraz przypominającej człowieka maszyny poruszającej się i wykonującej zadania. RPA to nie to; nie obejmuje również robotycznych ramion i narzędzi.

Technologia RPA umożliwia firmom łatwe tworzenie i wdrażanie robotów programowych do wykonywania powtarzalnych zadań i procesów często spotykanych w typowej konfiguracji biurowej. Na przykład użycie bota RPA do wydobywania informacji z faktur, przesyłania wszystkich ważnych danych do arkusza kalkulacyjnego, wypełniania raportów finansowych i wysyłania raportów do klientów pocztą elektroniczną w zaplanowanym czasie każdego miesiąca. I robienie tego wszystkiego bez ludzkiej zachęty.

Co to jest RPA?

Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) podąża za zestawem zakodowanych instrukcji w celu wykonywania powtarzalnych, opartych na regułach zadań poprzez replikację ludzkich działań. Oto uproszczona wersja działania bota RPA:

• Po pierwsze, śledzi pracownika wykonującego podstawowe zadania księgowe, przechwytując kliknięcia na ekranie i inne działania.

• Następnie generuje skrypt na podstawie ruchów pracownika na ekranie.

• Wreszcie używa skryptu do powtarzania tych samych procesów opartych na regułach bez udziału człowieka.

Pobieranie i przetwarzanie danych, prowadzenie ewidencji, wykonywanie obliczeń i finalizowanie transakcji to tylko niektóre zadania finansowo-księgowe, które może wykonywać bot RPA.

Możesz się zastanawiać, czym RPA różni się od Twojego oprogramowania księgowego, które również ma tendencję do zmniejszania liczby błędów przetwarzania.

Tak więc, podczas gdy twoje oprogramowanie księgowe automatyzuje proste procesy księgowe — powiedzmy listy płac — nadal wiele pracy ręcznej wiąże się z zadaniami, takimi jak pobieranie raportów dotyczących działów ze skrzynki pocztowej i wprowadzanie ich do arkusza kalkulacyjnego. RPA zmniejsza to dodatkowe obciążenie, zmuszając boty do wykonywania tych zadań.

Oto spojrzenie na różnice między oprogramowaniem księgowym a RPA:

Zalety RPA w finansach i rachunkowości

Wysoka stawka i duża powtarzalność procesów w finansach i księgowości sprawiają, że branża ta jest idealnym kandydatem do liftingu RPA. Oto kilka sposobów, w jakie RPA może przynieść korzyści pracownikom i firmom w tej branży:

• Uproszczone przepływy pracy: RPA może współpracować z różnymi aplikacjami — np. zarządzaniem wydatkami, zobowiązaniami, podatkami — w tym samym czasie i automatyzować powtarzalne procesy z dużą precyzją.

• Zmniejszone koszty pracy: RPA może zautomatyzować zadania księgowe oparte na regułach, takie jak wprowadzanie danych i księgowość, które można sprowadzić do scenariuszy „jeśli to-zrób-tamto”, aby zmniejszyć zależność od pracowników ludzkich i obniżyć koszty pracy.

• Wolni pracownicy na ważne funkcje: Dzięki RPA zajmującemu się pracą mechaniczną Twoi księgowi mogą stać się cennymi partnerami biznesowymi i podejmować strategiczne zadania, w których naprawdę wymagane jest ich krytyczne myślenie.

• Wysoka dokładność: RPA zapewnia spójne, wolne od błędów wyniki poprzez standaryzację rutynowych procesów i zakodowanie ich w definitywne reguły.

• Skrócony czas cyklu: RPA skraca średni czas obsługi każdego procesu, ponieważ działa 24/7 przez cały rok.

Przypadki użycia i zastosowania RPA w rachunkowości

Twoi specjaliści ds. księgowości są przyzwyczajeni do wykonywania zadań w określony sposób i może być im trudno wyjść poza ustalone procedury. W tym przypadku pomagają przypadki użycia. Omówmy kilka przykładów wdrożenia RPA, które mogą służyć jako plany:

• Zarządzanie fakturami od dostawcy (część zobowiązań): Bot RPA może pobierać i transkrybować dane faktury od dostawcy (numer faktury, kwota, pozycje itp.) do oprogramowania księgowego, wprowadzać odpowiednie informacje do arkusza kalkulacyjnego w celu raportowania i umieszczać skopiować na serwer swojej firmy w celu zachowania zgodności.

• Przetwarzanie płatności (część listy płac): Bot RPA może dopasować fakturę do odpowiedniego zamówienia i przypisać ją do osób odpowiedzialnych za zatwierdzenie płatności.

  

• Otrzymywanie oczekujących płatności (część należności): Bot RPA może zautomatyzować proces wysyłania kolejnych wiadomości e-mail i przypomnień wraz z fakturami, jeśli płatność nie zostanie odebrana w określonym czasie.

• Uzgadnianie zapisów bankowych i księgowych (część uzgodnień bankowych): bot RPA może logować się na konta bankowe, pobierać wyciągi, wydobywać informacje o transakcjach, dopasowywać transakcje do ksiąg rachunkowych i oznaczać wyjątki.

• Przygotowanie budżetu (część budżetu i prognozowanie): bot RPA może zautomatyzować proces łączenia danych o wydatkach przesłanych przez różne jednostki biznesowe w plik główny i przesyłać je do oprogramowania do raportowania finansowego w celu tworzenia sprawozdań finansowych oraz do oprogramowania do budżetowania w celu przygotowania budżetu i prognozy na przyszłość.

Czy RPA jest istotne dla Twojej firmy?

Ważne jest, aby wiedzieć, kiedy używać RPA, ale równie ważne jest, aby wiedzieć, kiedy go nie używać. Na przykład, jeśli Twoja firma nie otrzymuje faktur w dużych ilościach, rozsądne może być zainwestowanie w oprogramowanie do obsługi rozliczeń zamiast wybierania RPA. Rozważ następujące czynniki, aby ocenić szanse na RPA w Twojej firmie:

Jak wdrożyć RPA w finansach i księgowości

RPA opiera się na komputerach kierujących się zasadami ustalonymi przez ludzi. Dlatego, aby systemy RPA działały z pożądaną wydajnością, niezbędne jest zaangażowanie osób dobrze zorientowanych w księgowości i rozumiejących procesy biznesowe.

Wielu liderów księgowych uważa, że ​​jeśli procesy nie zostaną dogłębnie wystandaryzowane przed wdrożeniem RPA, potencjalna awaryjność staje się znacznie bardziej prawdopodobna.

Według Sioco jedną z najlepszych praktyk jest określenie celów. Mówi: „Aby wykonać optymalne operacje księgowe na danych, potrzebujesz pytania, celu lub celu. Chociaż fajnie jest analizować dane dla samej analizy, nie jest to produktywne”.

Osoby odpowiedzialne za wdrożenie RPA będą miały następujące obowiązki:

• Podziel codzienne procesy finansowe i księgowe na etapy zgodne z regułami biznesowymi.

• Identyfikuj sposoby usprawnienia procesów, szukając powtarzalnych zadań do przycięcia.

• Określ, które kroki potencjalnie można zoptymalizować za pomocą RPA (a co ważniejsze, które nie).

• Konfiguruj powtarzalne zadania w ramach platformy RPA.

• Uruchom i przetestuj program, aby zweryfikować pomyślną implementację.

• Codziennie monitoruj wyniki.

• Przekwalifikuj roboty w przypadku zmian przepisów lub otoczenia biznesowego.

Zapoznaj się z tymi rzeczami, zanim użyjesz narzędzi RPA

Po zmapowaniu procesów kolejnym krokiem jest rozpoczęcie wdrażania RPA. Podczas pracy pamiętaj o kilku rzeczach dotyczących korzystania z narzędzi RPA:

• Wdrożenie RPA nie wymaga tak dużego zaangażowania IT jak gotowe oprogramowanie finansowe. Konieczne będzie jednak przeszkolenie osób realizujących wdrożenie RPA. Będą musieli nauczyć się, jak działa RPA, jak tworzyć proste skrypty RPA (zwane botami) oraz jak rozwijać wysoki poziom świadomości biznesowej w ramach swoich umiejętności księgowych.

• Narzędzia RPA mogą ułatwić księgowym tworzenie skryptów (lub botów). Narzędzia te oferują wstępnie zaprogramowane funkcje, takie jak przechwytywanie procesu, funkcje przeciągania i upuszczania, edycja wizualna i kodowanie według szablonów. Na początek sprawdź bezpłatne opcje oprogramowania RPA.

• Rozsądnie oceniaj narzędzia RPA przed ich wdrożeniem. RPA to nie tylko jeden produkt czy oprogramowanie. Tak jak niektóre komputery lepiej nadają się do edycji filmów niż inne, istnieje szereg narzędzi RPA. Od tych działających na pojedynczych komputerach stacjonarnych z ograniczoną możliwością pobierania strumieni danych po te, które wykonują wiele zaplanowanych zadań na serwerach w całym przedsiębiorstwie, wybierz taki, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom księgowym.

• Korzystanie z RPA nie oznacza, że ​​nie będziesz już potrzebować innego oprogramowania. RPA działa niezależnie od innych aplikacji leżących u podstaw operacji w Twojej organizacji. Jego główną ideą jest wypełnienie luki między niepowiązanymi procesami, więc używaj go do integracji narzędzi księgowych lub finansowych oraz zadań pomocniczych.