RPA en contabilidad y finanzas: aquí está todo lo que necesita saber

Aprenda de qué se trata RPA y cómo usarlo para automatizar sus procesos financieros y contables.

Los equipos de finanzas aún dedican mucho tiempo a la contabilidad y al análisis del rendimiento histórico. A pesar de automatizar las tareas contables básicas, siguen dedicando mucho tiempo a preparar y consolidar datos para los informes diarios.

¿Está su equipo volviendo a teclear datos de facturas en PDF a hojas de cálculo y a software de contabilidad para informes internos? Dichos procesos fragmentados podrían generar un flujo de trabajo desordenado, costos adicionales y el riesgo de tergiversar los resultados financieros.

La automatización robótica de procesos (RPA) puede ayudar a los líderes financieros encargados de modernizar y optimizar los procesos a automatizar los trabajos que los contadores realizan todos los días. Al implementar RPA, las empresas pueden liberar hasta un 30 % del tiempo total de un empleado de tiempo completo y ahorrar 25 000 horas de retrabajo para un equipo de contabilidad de 40, según una investigación de Gartner.

En este blog, explicamos de qué se trata RPA y cuándo, dónde y cómo debe usarlo para automatizar sus procesos financieros y contables.

RPA en contabilidad y finanzas: la visión general

No hace mucho tiempo, la idea de un robot evocaba la imagen de una máquina similar a un humano que se movía haciendo tareas. RPA no es eso; tampoco involucra brazos y herramientas robóticas.

La tecnología RPA hace posible que las empresas construyan e implementen fácilmente robots de software para completar tareas y procesos repetitivos que se encuentran con frecuencia en una configuración de oficina típica. Por ejemplo, usar un bot RPA para extraer información de facturas, transferir todos los datos importantes a una hoja de cálculo, completar informes financieros y enviar los informes a los clientes por correo electrónico a una hora programada todos los meses. Y haciendo todo esto sin aviso humano.

¿Qué es RPA?

La automatización robótica de procesos (RPA) sigue un conjunto de instrucciones codificadas para llevar a cabo tareas repetitivas basadas en reglas mediante la replicación de acciones humanas. Aquí hay una versión simplificada de cómo funciona un bot RPA:

• Primero, rastrea a un trabajador humano que realiza tareas básicas de contabilidad al capturar clics en pantalla y otras acciones.

• Luego, genera un script basado en los movimientos de la pantalla del trabajador.

• Por último, utiliza el script para repetir los mismos procesos basados ​​en reglas sin intervención humana.

La recuperación y el procesamiento de datos, el mantenimiento de registros, la realización de cálculos y la realización de transacciones son algunas de las tareas financieras y contables que puede realizar un bot RPA.

Quizás se pregunte en qué se diferencia RPA de su software de contabilidad, que también tiende a reducir los errores de procesamiento.

Por lo tanto, si bien su software de contabilidad automatiza los procesos contables simples, por ejemplo, la nómina, una gran cantidad de trabajo manual aún se dedica a tareas como la descarga de informes departamentales de su buzón de correo e ingresarlos en una hoja de cálculo. RPA alivia toda esa carga adicional al hacer que los bots realicen estas tareas.

Aquí hay un vistazo a las diferencias entre el software de contabilidad y RPA:

Ventajas de RPA en finanzas y contabilidad

Los procesos de alto riesgo y altamente repetitivos en finanzas y contabilidad hacen de esta industria un candidato ideal para un lavado de cara de RPA. Aquí hay algunas formas en que RPA podría beneficiar a los empleados y las empresas en esta industria:

• Flujos de trabajo simplificados: RPA puede interactuar con diferentes aplicaciones, por ejemplo, gestión de gastos, cuentas por pagar, gestión de impuestos, al mismo tiempo y automatizar procesos repetitivos con un alto nivel de precisión.

• Costos de mano de obra reducidos: RPA puede automatizar tareas de contabilidad basadas en reglas, como la entrada de datos y la contabilidad, que se pueden reducir a escenarios de "si esto hace eso" para reducir la dependencia de trabajadores humanos y reducir los costos de mano de obra.

• Empleados libres para funciones de alto valor: con RPA ocupándose del trabajo mecánico, sus contadores podrían convertirse en valiosos socios comerciales y abordar tareas estratégicas donde realmente se requiere su pensamiento crítico.

• Alta precisión: RPA garantiza resultados uniformes y sin errores al estandarizar los procesos de rutina y codificarlos en reglas definitivas.

• Tiempos de ciclo reducidos: RPA reduce el tiempo promedio de manejo de cualquier proceso, ya que funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Casos de uso y aplicaciones de RPA en contabilidad

Sus profesionales de contabilidad están acostumbrados a completar las tareas de cierta manera, y puede ser difícil para ellos mirar más allá de sus rutinas establecidas. Ahí es donde los casos de uso ayudan. Analicemos algunos ejemplos de adopción de RPA que pueden servir como modelo:

• Gestión de facturas de proveedores (parte de cuentas por pagar): un bot RPA puede descargar y transcribir datos de facturas de proveedores (número de factura, monto, elementos de línea, etc.) en su software de contabilidad, ingresar la información relevante en una hoja de cálculo para generar informes y colocar un copia en el servidor de su empresa para fines de cumplimiento.

• Procesamiento de pago (parte de la nómina): Un bot RPA puede hacer coincidir una factura con su orden de compra correspondiente y asignarla a las personas responsables de aprobar el pago.

  

• Recepción de pagos pendientes (parte de cuentas por cobrar): un bot RPA puede automatizar el proceso de envío de correos electrónicos y recordatorios de seguimiento, junto con facturas, si no se recibe un pago dentro del tiempo especificado.

• Coincidencia de registros bancarios y contables (parte de la conciliación bancaria): un bot RPA puede iniciar sesión en cuentas bancarias, descargar estados de cuenta, extraer información de transacciones, hacer coincidir transacciones con libros de cuentas y marcar excepciones.

• Preparación del presupuesto (parte del presupuesto y pronóstico): un bot RPA puede automatizar el proceso de combinar los datos de gastos enviados por diferentes unidades comerciales en un archivo maestro y cargarlo en el software de informes financieros para crear estados financieros y en el software de presupuestos para preparar el presupuesto. y pronósticos futuros.

¿La RPA es relevante para su negocio?

Es importante saber cuándo usar RPA, pero es igual de importante saber cuándo no usarlo. Por ejemplo, si su empresa no recibe un gran volumen de facturas, puede ser prudente invertir en software de cuentas por pagar en lugar de optar por RPA. Considere los siguientes factores para medir una oportunidad para RPA en su negocio:

Cómo implementar RPA en finanzas y contabilidad

RPA se basa en computadoras que siguen reglas establecidas por humanos. Por lo tanto, para que los sistemas RPA funcionen con la eficiencia deseada, es vital involucrar a personas con conocimientos de contabilidad y que comprendan sus procesos comerciales.

Muchos líderes de contabilidad creen que si los procesos no están completamente estandarizados antes de implementar RPA, la tasa de falla potencial se vuelve mucho más probable.

Una de las mejores prácticas, según Sioco, es identificar tus objetivos. Él dice: “Para realizar operaciones contables óptimas con los datos, necesita una pregunta, propósito u objetivo. Si bien es divertido analizar los datos por el simple hecho de analizarlos, no es productivo”.

Los responsables de implementar RPA tendrán las siguientes responsabilidades:

• Desglose los procesos financieros y contables del día a día en pasos siguiendo las reglas comerciales.

• Identifique formas de mejorar los procesos buscando tareas repetitivas para recortar.

• Determine qué pasos se pueden optimizar potencialmente con RPA (y, lo que es más importante, cuáles no).

• Configure tareas repetibles dentro de la plataforma RPA.

• Ejecute y pruebe el programa para verificar la implementación exitosa.

• Supervisar los resultados en el día a día.

• Vuelva a capacitar a los robots en caso de cambios en las regulaciones o en el entorno empresarial.

Conozca estas cosas antes de usar las herramientas RPA

Una vez que se mapean los procesos, el siguiente paso es comenzar con la implementación de RPA. Tenga en cuenta algunas cosas sobre el uso de herramientas RPA a medida que avanza:

• La implementación de RPA no requiere tanta participación de TI como el software de finanzas prediseñado. Sin embargo, será necesario capacitar a las personas que ejecutan la implementación de RPA. Deberán aprender cómo funciona RPA, cómo crear scripts RPA simples (llamados bots) y cómo desarrollar un alto nivel de perspicacia comercial como parte de sus habilidades contables.

• Las herramientas de RPA pueden facilitar a los contadores la creación de scripts (o bots). Estas herramientas ofrecen funciones preprogramadas, como captura de procesos, funciones de arrastrar y soltar, edición visual y codificación con plantillas. Consulte las opciones de software de RPA gratuitas para empezar.

• Evalúe juiciosamente las herramientas de RPA antes de adoptarlas. RPA no es solo un producto o software. Así como algunas computadoras son más adecuadas para la edición de películas que otras, existe una variedad de herramientas RPA. Desde aquellos que operan en escritorios individuales con capacidad limitada para tomar fuentes de datos hasta aquellos que realizan múltiples tareas programadas en servidores de toda la empresa, elija el que mejor se adapte a sus necesidades contables.

• El uso de RPA no significa que ya no necesitará otro software. RPA se ejecuta por separado de las demás aplicaciones subyacentes a las operaciones de su organización. Su idea principal es cerrar la brecha entre los procesos desconectados, así que utilícelo para integrar sus herramientas de contabilidad o finanzas y trabajos auxiliares.