RPA Akuntansi dan Keuangan: Ini Semua yang Perlu Anda Ketahui

Pelajari apa itu RPA dan bagaimana menggunakannya untuk mengotomatiskan proses keuangan dan akuntansi Anda.

Tim keuangan masih menghabiskan banyak waktu untuk melakukan pembukuan dan menganalisis kinerja historis. Meskipun mengotomatiskan tugas-tugas akuntansi dasar, mereka tetap berinvestasi dalam mempersiapkan dan mengkonsolidasikan data untuk pelaporan sehari-hari.

Apakah tim Anda memasukkan ulang data dari faktur PDF ke spreadsheet ke perangkat lunak akuntansi untuk pelaporan internal? Proses yang terfragmentasi seperti itu dapat menyebabkan alur kerja yang berantakan, biaya tambahan, dan risiko salah saji hasil keuangan.

Otomatisasi proses robotik (RPA) dapat membantu para pemimpin keuangan yang ditugaskan untuk memodernisasi dan merampingkan proses mengotomatiskan pekerjaan yang dilakukan akuntan setiap hari. Dengan menerapkan RPA, bisnis dapat membebaskan hingga 30% dari waktu keseluruhan karyawan penuh waktu dan menghemat 25.000 jam pengerjaan ulang untuk tim akuntansi yang terdiri dari 40 orang, menurut penelitian Gartner.

Di blog ini, kami menjelaskan apa itu RPA dan kapan, di mana, dan bagaimana Anda harus menggunakannya untuk mengotomatiskan proses keuangan dan akuntansi Anda.

RPA dalam akuntansi dan keuangan: Tampilan gambaran besar

Belum lama berselang, gagasan robot menyulap gambar mesin mirip manusia yang bergerak melakukan tugas. RPA bukan itu; juga tidak melibatkan lengan dan alat robot.

Teknologi RPA memungkinkan bisnis untuk dengan mudah membuat dan menggunakan robot perangkat lunak untuk menyelesaikan tugas dan proses berulang yang sering ditemukan di pengaturan kantor pada umumnya. Misalnya, menggunakan bot RPA untuk mengekstrak informasi dari faktur, mentransfer semua data penting ke spreadsheet, mengisi laporan keuangan, dan mengirim laporan ke klien melalui email pada waktu yang dijadwalkan setiap bulan. Dan melakukan semua ini tanpa perintah manusia.

Apa itu RPA?

Otomatisasi proses robot (RPA) mengikuti serangkaian instruksi berkode untuk melakukan tugas berbasis aturan yang berulang dengan mereplikasi tindakan manusia. Berikut adalah versi sederhana tentang cara kerja bot RPA:

• Pertama, ini melacak pekerja manusia yang melakukan tugas akuntansi dasar dengan menangkap klik di layar dan tindakan lainnya.

• Kemudian, itu menghasilkan skrip berdasarkan gerakan layar pekerja.

• Terakhir, ia menggunakan skrip untuk mengulangi proses berbasis aturan yang sama tanpa keterlibatan manusia.

Mengambil dan memproses data, memelihara catatan, melakukan perhitungan, dan menyelesaikan transaksi adalah beberapa tugas keuangan dan akuntansi yang dapat dilakukan oleh bot RPA.

Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana RPA berbeda dari perangkat lunak akuntansi Anda, yang juga cenderung mengurangi kesalahan pemrosesan.

Jadi, meskipun perangkat lunak akuntansi Anda mengotomatiskan proses akuntansi sederhana—katakanlah penggajian—banyak pekerjaan manual masih masuk ke dalam tugas-tugas seperti mengunduh laporan berdasarkan departemen dari kotak surat Anda dan memasukkannya ke dalam spreadsheet. RPA memudahkan semua beban ekstra itu dengan membuat bot melakukan tugas-tugas ini.

Berikut ini perbedaan antara software akuntansi dan RPA:

Keuntungan RPA di bidang keuangan dan akuntansi

Proses berisiko tinggi dan sangat berulang di bidang keuangan dan akuntansi menjadikan industri ini kandidat ideal untuk facelift RPA. Berikut adalah beberapa cara RPA dapat bermanfaat bagi karyawan dan bisnis di industri ini:

• Alur kerja yang disederhanakan: RPA dapat berinteraksi dengan aplikasi yang berbeda—misalnya, manajemen pengeluaran, hutang dagang, manajemen pajak—pada saat yang sama dan mengotomatiskan proses berulang dengan tingkat presisi yang tinggi.

• Mengurangi biaya tenaga kerja: RPA dapat mengotomatiskan tugas-tugas akuntansi berbasis aturan seperti entri data dan pembukuan yang dapat diringkas menjadi skenario “jika-ini-lakukan-itu” untuk mengurangi ketergantungan pada pekerja manusia dan menurunkan biaya tenaga kerja.

• Karyawan gratis untuk fungsi bernilai tinggi: Dengan RPA menangani pekerjaan mekanis, akuntan Anda dapat menjadi mitra bisnis yang berharga dan menangani tugas-tugas strategis di mana pemikiran kritis mereka benar-benar diperlukan.

• Akurasi tinggi: RPA memastikan keluaran yang konsisten dan bebas kesalahan dengan menstandarkan proses rutin dan mengkodekannya ke dalam aturan definitif.

• Mengurangi waktu siklus: RPA mengurangi waktu penanganan rata-rata untuk proses apa pun, karena bekerja 24/7 sepanjang tahun.

Gunakan kasus dan aplikasi RPA dalam akuntansi

Profesional akuntansi Anda terbiasa menyelesaikan tugas dengan cara tertentu, dan mungkin sulit bagi mereka untuk mengabaikan rutinitas yang telah mereka tetapkan. Di situlah kasus penggunaan membantu. Mari kita bahas beberapa contoh adopsi RPA yang dapat berfungsi sebagai cetak biru:

• Mengelola faktur vendor (bagian dari hutang dagang): Bot RPA dapat mengunduh dan menyalin data faktur vendor (nomor faktur, jumlah, item baris, dll.) ke dalam perangkat lunak pembukuan Anda, memasukkan informasi yang relevan ke dalam spreadsheet untuk pelaporan, dan menempatkan salin di server perusahaan Anda untuk tujuan kepatuhan.

• Memproses pembayaran (bagian dari penggajian): Bot RPA dapat mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian yang sesuai dan memberikannya kepada orang yang bertanggung jawab untuk menyetujui pembayaran.

  

• Menerima pembayaran yang tertunda (bagian dari piutang): Bot RPA dapat mengotomatiskan proses pengiriman email dan pengingat tindak lanjut, bersama dengan faktur, jika pembayaran tidak diterima dalam waktu yang ditentukan.

• Mencocokkan catatan bank dan akuntansi (bagian dari rekonsiliasi bank): Bot RPA dapat masuk ke rekening bank, mengunduh pernyataan, mengekstrak informasi transaksi, mencocokkan transaksi dengan pembukuan akun, dan menandai pengecualian.

• Mempersiapkan anggaran (bagian dari anggaran dan peramalan): Bot RPA dapat mengotomatiskan proses penggabungan data pengeluaran yang dikirimkan oleh unit bisnis yang berbeda ke dalam file induk dan mengunggahnya ke perangkat lunak pelaporan keuangan untuk membuat laporan keuangan dan ke perangkat lunak penganggaran untuk menyiapkan anggaran dan prakiraan masa depan.

Apakah RPA relevan untuk bisnis Anda?

Penting untuk mengetahui kapan menggunakan RPA, tetapi sama pentingnya untuk mengetahui kapan tidak menggunakannya. Misalnya, jika bisnis Anda tidak menerima faktur dalam jumlah besar, mungkin bijaksana untuk berinvestasi dalam perangkat lunak hutang daripada memilih RPA. Pertimbangkan faktor-faktor berikut untuk mengukur peluang RPA dalam bisnis Anda:

Bagaimana menerapkan RPA di bidang keuangan dan akuntansi

RPA didasarkan pada komputer mengikuti aturan yang ditetapkan oleh manusia. Oleh karena itu, agar sistem RPA bekerja dengan efisiensi yang Anda inginkan, sangat penting untuk melibatkan orang-orang yang berpengalaman dalam akuntansi dan memahami proses bisnis Anda.

Banyak pemimpin akuntansi percaya bahwa jika proses tidak dibakukan secara menyeluruh sebelum menerapkan RPA, potensi tingkat kegagalan menjadi jauh lebih mungkin.

Salah satu praktik terbaik, menurut Sioco, adalah mengidentifikasi tujuan Anda. Dia berkata, “Untuk melakukan operasi akuntansi yang optimal pada data, Anda memerlukan pertanyaan, maksud, atau tujuan. Meskipun menyenangkan untuk menganalisis data demi analisis, itu tidak produktif.”

Mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakan RPA akan memiliki tanggung jawab sebagai berikut:

• Pecahkan proses keuangan dan akuntansi sehari-hari menjadi langkah-langkah yang mengikuti aturan bisnis.

• Identifikasi cara untuk meningkatkan proses dengan mencari tugas berulang untuk dipangkas.

• Tentukan langkah mana yang berpotensi dioptimalkan menggunakan RPA (dan yang lebih penting, mana yang tidak bisa).

• Konfigurasikan tugas berulang dalam platform RPA.

• Jalankan dan uji program untuk memverifikasi implementasi yang berhasil.

• Memantau hasil setiap hari.

• Latih ulang robot jika ada perubahan peraturan atau lingkungan bisnis.

Ketahui hal-hal ini sebelum menggunakan alat RPA

Setelah proses dipetakan, langkah selanjutnya adalah memulai implementasi RPA. Ingatlah beberapa hal tentang penggunaan alat RPA saat Anda melanjutkan:

• Menerapkan RPA tidak memerlukan keterlibatan TI sebanyak perangkat lunak keuangan prebuilt. Namun, orang-orang yang melaksanakan implementasi RPA perlu dilatih. Mereka perlu mempelajari cara kerja RPA, cara membuat skrip RPA sederhana (disebut bot), dan cara mengembangkan kecerdasan bisnis tingkat tinggi sebagai bagian dari keterampilan akuntansi mereka.

• Alat RPA dapat memudahkan akuntan untuk membuat skrip (atau bot). Alat-alat ini menawarkan fitur yang telah diprogram sebelumnya seperti pengambilan proses, fungsi drag-and-drop, pengeditan visual, dan pengkodean template. Lihat opsi perangkat lunak RPA gratis untuk memulai.

• Evaluasi alat RPA dengan bijaksana sebelum mengadopsinya. RPA bukan hanya satu produk atau perangkat lunak. Sama seperti beberapa komputer yang lebih cocok untuk mengedit film daripada yang lain, ada berbagai alat RPA. Dari mereka yang beroperasi pada desktop individu dengan kemampuan terbatas untuk mengambil umpan data hingga mereka yang melakukan beberapa tugas terjadwal di seluruh server perusahaan, pilih salah satu yang paling sesuai dengan kebutuhan akuntansi Anda.

• Menggunakan RPA tidak berarti Anda tidak lagi membutuhkan perangkat lunak lain. RPA berjalan terpisah dari aplikasi lain yang mendasari operasi di organisasi Anda. Gagasan utamanya adalah untuk menjembatani kesenjangan antara proses yang terputus, jadi gunakan itu untuk mengintegrasikan alat akuntansi atau keuangan Anda dan pekerjaan tambahan.