Sosyal Yardımlarınızı Sonsuza Kadar Gömecek E-posta İfadeleri ve İş Klişeleri

1. Aşırı kullanılan iş e-postası tebrik cümleleri
2. E-postanızın gövdesindeki e-posta ifadeleri
3. İş e-postası biten ifadeler
4. Özür e-postası klişeleri
5. Takip e-postalarındaki iş klişeleri

Kullanışlı araçlar:
1. Newoldstamp - E-posta imza pazarlaması
2. Mailchimp - E-posta oluşturucu ve gönderici
3. Reply.io - Kişisel e-posta erişimi, çağrılar ve görevler
4. Mailtrack - E-posta bağlantısı izlemeyi açar
5. Canva - Tasarım yapmak için çevrimiçi araç

Gelen kutumdaki sıkıcı klişelerden ve anlamsız satırlardan bıktım usandım. Belki bugün daha iyi bir şey alıyorum. Oh, görünüşe göre bazı yeni e-postalarım var.

- "Sayın Bay veya Bayan, umarım iyisinizdir!"

- “Evet… Adımı e-posta adresimden kopyalama zahmetine bile girmediğin için daha fazla okumadan e-postanı çöp kutusuna taşıyacak kadar iyiyim.”

Sonraki!

- "Dürüst olmak gerekirse.."

- "Bir dakika... şu ana kadar bana karşı dürüst değil miydin?"

Ve son atış.

- "Saygılarımla."

- “Victoria döneminden bir mektup çıkardığımı düşünürdünüz. Kötü haber. Hayır, 2022'de yazılmış."

Hâlâ bu ifadeleri kullanıyorsanız, gücenmeyin ama farkına varın, belki de insanların e-postalarınıza nadiren yanıt vermesinin nedenini bulmuşsunuzdur.

Amacınız etkili bir şekilde iletişim kurmak ve istediğinizi elde etmekse, iyi bir e-postanın yazmak için zaman ve çaba gerektirdiğini unutmayın. Ayrıca, bugün insanlar o kadar çok e-posta alıyor ki, boş ifadeler yüzünden hüsrana uğramaktan ve aldıkları mesajların çoğunu açtıktan sonra saniyeler içinde silmekten başka gerçek bir seçenekleri yok.

Bu yazıda, en yaygın ticari klişe ifadeleri ve bunların yerini alacak en iyi alternatifleri ele alacağız.

Aşırı kullanılan iş e-postası tebrik ifadeleri

E-postanızı başlatma şekliniz tonu belirler ve alıcının sizinle ilgili algısını şekillendirebilir. Bir konu satırıyla birlikte, okumaya devam edip etmeyeceklerini de belirleyebilir. E-postası "okuyucuyu iyi bulan" o sinir bozucu adam olmak istemiyorsanız, silmeniz veya yerine başkalarını bulmanız gereken yedi ifadeyi burada bulabilirsiniz.

• Nasılsınız?

kaynak: Businessinsider

Kibar olmaya çalıştığınızı biliyorum, ancak kural olarak, gönderen gerçekten bilmek istemiyor ve alıcı doğruyu söylemiyor. Ne anlamı var? Gerçekten ilgileniyorsanız ve alıcıyı iyi tanıyorsanız, daha kişisel bir şeyler yazmak için zaman ayırmanız daha iyi olur. Örneğin, "[konu] hakkındaki Tweet'inizi beğendim", " Sizinle konferansta tanışmak bir zevkti. En çok kimin konuşmasını beğendin?” Bunlar, "Nasılsın?" ile hemen hemen aynı işlevi görür. ama çok çaba gerektirir.

• Ben John ve John Inc için çalışıyorum.

E-postanıza biraz otorite eklemek için bu ifadeyle başlarsanız , madalyonun her zaman ters tarafı olduğunu unutmayın: alıcılar sizi kibirli biri olarak algılayabilir. Sonunda e-posta imzanızda adınızı ve iş unvanınızı belirtmek akıllıca bir fikirdir .

• umarım iyisindir

E-postalarda fazlaca kullandığımız bir diğer yaygın otomatik doldurma ifadesi “Umarım iyisinizdir”. "Nasılsın?" gibi . bu sözlerin artık bir anlamı yok.

• Umarım bu e-posta seni iyi bulur

İnsanların e-postanıza yanıt vermesini istiyorsanız, bunun onlara değer kattığından emin olun. Bu klişe gerçek bir değer katmıyor gibi göründüğü için tereddüt etmeden silebilirsiniz. Bunun yerine, okuyucunun zamanına saygı duyduğunuzu gösterin ve hemen konuya girin.

• konuşmamıza göre

Bu, iş iletişimindeki en tehlikeli klişelerden biridir. Kulağa çok fazla resmi ve resmi gelmekle kalmıyor, aynı zamanda alıcılar onu talepkar ve hatta agresif olarak görebilir. Karışıklığı önlemek için konuşmayı kibarca yeniden ifade etmek daha iyidir. Örneğin, "Son görüşmemizde, üç aylık raporu 25 Ekim'e kadar hazırlamanız konusunda anlaşmıştık."

• meşgul olduğunu biliyorum

E-postalarınızda bu tür açıklamalar yaptığınızda, insanların sizi ciddiye alacağına güvenemezsiniz. "Meşgul olduğunu biliyorum" yazabilirsin , alıcı şunu okur: "Benim zamanım seninkinden daha az değerli."

• sadece sana ulaşmak istedim

Zaman alıcı. Tüm açıklamaları atlamak ve okuyucunun yapmasını istediğiniz eylemi ifade etmek daha verimli olmaz mıydı?

Geliştirmek için fikirler

Bunun yerine şunları yapabilirsiniz.

• Direk konuya gir

Meşgul insanlar genellikle basit ve özlü e-postaları tatlı olanlara tercih ederler. Neden ulaştığınıza dair açıklamalarınızı istemiyorlar. Ve konuya ne kadar erken ulaşırsanız, alıcılarınız o kadar mutlu olur. Ayrıca, herhangi bir dolgu cümlesi olmadan e-postanızın tonunu tatlı ve kibar tutabilirsiniz.

• Küçük bir konuşma başlatın

Yazdığınız kişiyi tanıyorsanız, onlara mevcut bir ilişkiniz olduğunu hatırlatmaktan asla zarar gelmez. Örneğin, "Toplantıdan sonra Chicago'daki konaklamanızın geri kalanını umarım beğenmişsinizdir."

E-postanızın gövdesindeki e-posta ifadeleri

E-postanızın alıcıyı iyi bulduğunu umduğunuzu belirttikten sonra, mümkün olduğunca uzun süre işe koyulmamak için başka bir anlamsız cümleyi veya iki kelimeyi dikkatlice seçmelisiniz. şaka. Alıcıdan nefret etmiyorsanız ve amacınız onları kızdırmak değilse.

İşte e-postanızın gövdesinde kaçınılması gereken bazı yaygın klişeler.

• Problem şu…

Bir uygulama veya cihazla ilgili yardım isteyen müşteri desteğine neredeyse her e-posta gönderdiğimde, açıklamalarına "sorun şu" ifadesiyle başlıyorlar. Ve neden nefret ediyorum biliyor musun? Çünkü e-postaya olumsuz bir ton koyar. Her müşterinin sorunla ilgili değil, düzeltmeyi duymaktan mutlu olacağına eminim. Sorunları kimse sevmez.

• Dürüst olmak gerekirse

Genelde dürüst olmayan biri misin? Değilse, bunu kesin ve olduğu gibi anlatmaya odaklanın.

• Şirketim uzmanlaşmıştır

Kural olarak, bu e-posta ifadesi "Merhaba. Benim adım John." Bu ikilinin iyi olmamasının iki nedeni var. Kullanıyorsanız ve bir profesyonel olarak algılanmayı bekliyorsanız, kendinizi şirketinizden ayrı olarak ifade etmenin size bir fayda sağlamayacağını unutmayın. Ayrıca, "uzmanlaşmak", kitlenize hitap etmeyen kuru ve resmi bir kelimedir. Bu ifadeyi kullanarak, alıcının e-posta şablonlarını yıllardır yükseltmeyen başka bir genel şirketten başka bir şey görmemesini sağlarsınız. Kendinizi rakiplerinizden ayırmak istiyorsanız, internet dışında biriyle konuşuyormuşsunuz gibi daha doğal ses çıkarmak için mümkün olan her şeyi yapın.

• Lütfen bunu not al

Küçümseyici konuşmak istemiyorsanız, “tavsiye olun” veya “referansınız için” gibi alternatifleri kullanın. Bazen, noktayı kaybetmeden “lütfen not edin” ifadesini bile atlayabilirsiniz.

• Bence

“Seni düşünüyorum” diyorsan, sorun değil. Ama “Sanırım sana yardım edebilirim” diyorsan, bu emin değilsin demektir. Sen?

• Daha önce bahsettiğim gibi

E-posta yoluyla kaç kişiyle iletişim kuruyorsunuz? Sayı beşten fazlaysa, uzun bir mesaj dizisinde her birinin söylediklerini tam olarak hatırladığınıza inanamıyorum. Bir dahaki sefere “Daha önce bahsettiğim gibi” yazdığınızda , bilgiyi zaten paylaştığınızı öne sürmeden yeniden yazın.

• Check-in

Bu klişeye en çok konu başlıklarında rastlamak mümkündür. E-postanın içeriği hakkında herhangi bir değer getiriyor mu veya belirli bilgiler sunuyor mu? Tabii ki hayır. Bunun yerine, alıcıyı kolayca korkutabilir. Aklınızda tartışmak istediğiniz belirli bir şey varsa, bunu konu satırında belirtin.

• Lütfen ektekini bul

Bir on dokuzuncu yüzyıl avukatı gibi görünmeyi amaçlıyorsanız, e-postalarda “Lütfen ekte bulun” yazmanın yanlış bir tarafı yok . Diğer durumlarda, “Size bir belge ekledim”, “Daha fazla ayrıntı için lütfen ekteki pdf’ye bakın”, “İlgili bilgiler ekteki dosyada” gibi alternatifleri kullanmayı düşünün .

• nasıl hissettiğini tamamen anlıyorum

Ekranın diğer tarafında bir kişi olarak tam olarak aynı durumda olmuş olsanız bile, ilişki kurabileceğinizi onlara bildirdikten sonra kendilerini daha iyi hissetmelerini beklemeyin. Destekleyici ve empatik olmayı amaçlamış olsanız da, yukarıdaki ifade daha fazla hayal kırıklığına ve öfkeye neden olabilir. Bu nedenle, anlaşıldıklarını hissettirmek için onların sözlerini kullanarak konuyu tekrarlamak daha iyidir. Örneğin, "Bunun sizin için ne kadar sinir bozucu olduğunu kesinlikle görebiliyorum ve sorunu mümkün olan en kısa sürede ele aldığımızdan emin olmak istiyorum."

Geliştirmek için fikirler

Yukarıda bahsedilen ticari klişeler ve deyimler mesaja hiçbir katkı sağlamaz. Ayrıca, e-postalarınıza olumsuz veya küçümseyici bir ton koyarlar. Bununla ilgili ne yapabilirsin?

• Daha konuşkan olun

Daha doğal ve arkadaşça görünmek için, yazıyormuş gibi değil de alıcıyla yüz yüze konuşuyormuş gibi görünmeye çalışın.

İş e-postası biten ifadeler

kaynak: Saleshandy

Bir selamınız varsa, onu dengelemek için bir kapanışınız da olmalıdır. Profesyonel e-posta oturum açma işlemlerinde kaçınılması gereken birkaç ifade:

• En iyi

Dünyanın en kötü imzası değil ama yine de "En İyi" ifadesinin aşırı kullanımının sizi sıkıcı ve hayal gücünden yoksun gösterebileceğini unutmayın.

Cevabını bekliyorum

Bu, “Mesajıma bir an önce cevap versen iyi olur” demenin kibar bir yolu gibi görünmüyor mu? Bunun yerine "Ne düşündüğünüzü bilmek istiyorum" gibi bir şey deneyin .

• benimle iletişime geçmekten çekinmeyin

İlk e-postada bu ifadeyi kullanmayan bir göndericiden daha fazla açıklamaya ihtiyacınız varsa, bilgi istemez miydiniz? Bu ifade sadece gereksiz değil, aynı zamanda eski moda ve fazla resmi. Hala soruları yanıtlamaya hazır olduğunuzu vurgulama ihtiyacı hissediyorsanız, bunu atlamak veya “Daha fazla açıklama için benimle iletişime geçebilirsiniz” demek daha iyidir.

• Saygılarımla

Biraz modası geçmiş ve çok resmi. Alıcıyı tanımıyorsanız, bu ifade sizi memnun etmek için fazla istekli görünmenize bile neden olabilir.

• Şimdiden teşekkürler

Okuyucudan yanıt almak istiyorsanız, minnettarlık bir e-postayı bitirmenin harika bir yoludur. Ancak, "Şimdiden teşekkürler" konusunda dikkatli olsanız iyi olur , çünkü bağlama bağlı olarak, "Bunu yapmanı bekliyorum ve başka seçeneğin yok çünkü sana zaten teşekkür ettim" gibi konuşmanıza neden olabilir.

• Şerefe

Profesyonellikten uzak görünmeden samimi görünmek istiyorsanız "Şerefe" en iyi seçenek değildir. Bu imzayı yalnızca daha sonra bir şeyler içmek için buluşabileceğiniz arkadaşlarınız ve iş arkadaşlarınız için kullanmanızı tavsiye ederim .

• Saygılarımla

Alıcıya ait misiniz? Değilse, bu sadece sahte ve aşırı tanıdık geliyor.

Geliştirmek için fikirler

İşte e-postanızı nasıl sonlandırabileceğinize dair birkaç fikir.

• Bir soru sor

İnsanlarla konuşmak genellikle onlarla konuşmaktan daha verimlidir. Ve iyi bir soru, tek yönlü bir e-postayı sohbete dönüştürebilir. İşte birkaç örnek: “Bu stratejilerden herhangi birini denediniz mi? Projeniz için birkaç ilginç fikrim daha var” veya “Pazarlamadan ürün yönetimine geçişle ilgili yazınızı gördüm - bu etkileyici. Yetkili bir Başbakan olmanız ne kadar sürdü?” veya “Sunumu bitirir bitirmez size bir davetiye göndereceğim. Kulağa iyi geliyor?"

kaynak: Thrivethemes.com

• İlgili bir harekete geçirici mesaj ekleyin

İletişim kurduğunuz insanlardan haber almak istiyorsanız, onlardan ne yapmalarını beklediğinizi söyleyin. Örneğin, “Katılabilirseniz lütfen 11 Mart'a kadar bana haber verir misiniz?”

E-posta kapanış hatları hakkında daha fazla tavsiye istiyorsanız, makalemize göz atın.

Özür e-postası klişeleri

Sorumluluk almak ve zaman zaman özür dilemek çok önemli olsa da, birçok insan bunu çok sık yapıyor. Sürekli “özür dilerim” dediğinizde özrünüz değerini yitirir. Bu nedenle e-postalarınızda aşağıdaki ifadeleri kullanırken dikkatli olun .

• Sizi rahatsız ettiğim için özür dilerim

“Rahatsız ettiğim için özür dilerim” gibi boş ifadeler kibardır, ancak daha önemli şeylere konsantre olursanız daha iyi olur. Mesajınız kısa ve öz ise, alıcının mesajı hemen okuyabilme olasılığı yüksektir. Artık e-postanızı dolgu kelimelerle yapmanıza gerek yok.

• Geç cevap verdiğim için özür dilerim

Bir kişi, siz vurgulayana kadar yanıt vermenizin çok uzun sürdüğünü fark etmeyebilir bile. Hâlâ özür dileme ihtiyacı hissediyorsan, “Sabrın için teşekkürler”, “Anladığın için teşekkürler” gibi ifadeler kullanmayı düşün. Bu mesajlar hem fişinizi kabul eder hem de alıcıya iltifat eder.

• rahatsızlıktan dolayı özür dileriz

“Rahatsızlık için özür dilerim” , özellikle müşteri hizmetlerinde en fazla kullanılan ifadelerden biridir. Fakat bu sözler yardım mı sağlıyor yoksa gerçek bir mesaj mı veriyor? Tam olarak ne için üzgün olduğunuzu ve sorunu çözmek için ne yapacağınızı söylemek daha iyidir.

Geliştirmek için fikirler

Ne yapmalısın? Onlara gerçekten borçlu olduğunuz zamanlar için özürlerinizi saklayın ve bunları aşırı kullanmaktan kaçının çünkü er ya da geç güvenilirliğinizi kaybedeceksiniz.

• Üzülme, şükret

GIPHY aracılığıyla

Evet, alıcılarınızın çoğu meşgul ve mesajınız onları önemli şeylerden uzaklaştırabilir. Ancak, e-postanız kişiselleştirilmiş, kısa ve yararlı bilgiler içeriyorsa, kesintiye aldırmazlar. Her zaman “özür dilerim” demek yerine , duruma farklı bir açıdan bakın. Belki de “teşekkür ederim” diyebilir ve okuyucuya iltifat edebilirsiniz. Örneğin, “Sabrınız için teşekkür ederiz.”

• Eğer üzgünsen, özür dilemeyi dene

Özür dilemek isterseniz, klişelerden kaçınmaya çalışın ve duruma göre daha kişiselleştirilmiş bir şey seçip seçemeyeceğinize bakın. Örneğin, “Köpeğim lalelerinizi yediği için üzgünüm.”

Takip e-postalarındaki iş klişeleri

Benim için iyi bir takip yazısı yazmak, iyi bir ilk e-posta yazmaktan bile daha zor bir iştir. Her takip ettiğimde, hepimizin bildiği cümleleri kullanmanın cazibesini hissediyorum. Bunlar, "Bunu kaçırmış olmanız durumunda", "Son e-postamı alıp almadığınızdan emin değilim", "Takip ediyorum" ve daha fazlası. Ancak, bu görünüşte masum e-posta klişelerini kullandığınızda alıcıların sözlerinizi nasıl algılayabileceği aşağıda açıklanmıştır.

• son kez uzanıyorum

Cidden, manipülasyon oyunları oynamaktan kaçının. Bu profesyonelce değil.

• Bunu kaçırdıysanız

Belki bir kişi bunu kaçırmıştır. Ve belki de ilgilenmediler. Bu tür bir takibi gördüğümde, bana “Yapman gerektiğini söylediğim şeyi yapmıyorsun. Gerçekten kendimi tekrarlamak zorunda mıyım?”

• geri döneceğimi düşündüm

İlk e-posta gönderdiğinizde bir alıcı yanıt vermedi. Neden bu sefer yanıt verecekler, özellikle de mesajınızın geri kalanı orijinal mesajınızdan kopyalanıp yapıştırıldığında?

• sadece takip ediyorum

Okuyucu tarafından fark edilmek istiyorsanız, daha yaratıcı bir açılış satırı bulmaya çalışın.

• Son e-postamı alıp almadığından emin değilim veya son e-postamı görüp görmediğinden emin değilim

Yok canım? Herkesin e-posta açılışlarını takip edebildiği bir zamanda yaşıyoruz. Bu ifadeyi kullanma, çünkü kulağa “Beni ne kadar daha görmezden gelebileceğini düşünüyorsun?” gibi geliyor.

• son e-postama göre

Bu, pasif-agresif olarak ortaya çıkabilir. Önceki mesajınızı yeniden yazmak daha iyidir.

Geliştirmek için fikirler

Takiplerinizi geliştirmek için yapabileceğiniz birkaç şey var.

• Yine konuya gel

İsteğinizi veya noktanızı yeniden ifade etmenin yanı sıra, takip e-postanıza yeni bilgiler eklemeyi düşünün.

• İsteğinize kısa bir genel bakış ekleyin

Belki de bu, insanlar daha kısa e-postaları sevdiği için yanıt alma şansınızı artıracaktır.

• Hatayı alıcınıza yüklemeyin

Size geri dönmediği için okuyucuyu asla suçlamayın. Bunu yaparsan faydası olmaz. Bazen, yanıt vermediklerini varsaymak, kötü oldukları için değil, e-postanız derhal harekete geçmeye yetecek kadar ikna edici olmadığı için yararlıdır.

“Yanıt Vermedikten Sonra En İyi Takip E-postaları Nasıl Yazılır: İpuçları ve Örnekler” makalemizi okuyun .

Çözüm

Ortalama bir kişi bir e-postayı okumak için yaklaşık on bir saniye harcıyor. Sesini duyurmak istiyorsanız , "Konuşmamız başına", "Takip ediyorum", "Umarım bu e-posta sizi iyi bulur", "Benimle iletişime geçmekten çekinmeyin" gibi iş e-postası klişelerinden kaçınmaya çalışın. ” ve daha fazlası. Ve unutmayın, her e-postanın bir şaheser olması gerekmez, ancak işlevini yerine getirmesi gerekir.