2019'da Proje Yönetimi için Nihai Kılavuz

GİRİŞ

Projeler, günümüzün talep edilen üretkenlik modelidir. Bununla birlikte, ustalıkla yönetilmezlerse, zaman ve kaynaklar üzerinde büyük bir kayıp oluşturabilirler ve zaman zaman büyük çok uluslu şirketlerin varlığını bile tehdit edebilirler . Sonuçlar her zaman bu kadar dramatik olmasa da, projeler birçok ajans için hassas bir nokta olabilir. Aslında, 2019 Küresel Proje Yönetimi Anketi'nde , Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) "kuruluşların geçen yıl düşük performans nedeniyle proje harcamalarına yaptıkları yatırımın neredeyse yüzde 12'sini boşa harcadığını" tespit etti.

Peki bir şirket, göz ardı etmeyi göze alamayacakları bir iş modelinin tuzaklarından nasıl kurtulur? PMI verileri şunu açıkça ortaya koyuyor: Bir şirket sağlıklı proje yönetimi (PM) araçlarını ve yapılarını uygulamaya koyduğunda, aşağıdakileri yapma olasılığı daha yüksektir:

1. Projelerinin orijinal hedeflerine ulaştığını görün,
2. Bütçeyi aşmadan hedeflere ulaşın,
3. Planlanan zaman çerçevesi içinde hedefleri karşılayın ve
4. Kapsam kaymasından kaçının (aşağıda tartışacağımız bir konu).

İÇİNDEKİLER

Proje Yönetimi Nedir?
Üçlü Kısıtlama ve Kapsam Sürünmesi
Proje Yönetiminin 2 Stili
Geleneksel Proje Yönetimi Metodolojileri
Çevik Proje Yönetimi Metodolojileri
4 Aşamada Proje Yaşam Döngüsü
başlatma
Planlama
Yürütme (İzleme ve Kontrol)
kapatma
Proje Yönetimi Metodolojileri
PRENS2
Şelale
Kritik Yol Yöntemi (CPM)/Program Değerlendirme İnceleme Tekniği (PERT)
Kritik Zincir Proje Yönetimi (CCPM)
Scrum
Kaizen ve Yalın Altı Sigma
Kanban
Proje Yöneticisi Olmak
Proje Yönetim Araçları
Çözüm

PROJE YÖNETİMİ NEDİR?

Proje yönetimi, bir projenin sorunsuz çalışmasını sağlayan tüm uygulamaları açıklar. Bireysel olarak veya bir grup paydaş tarafından tamamlanan, belirli ve ulaşılabilir bir hedef tanımlama, bu hedefe ulaşmak için gerekli görevlerin ana hatlarını çizme ve koordine etme, sürecin her aşaması için mevcut kaynakları tahsis etme, görevleri izleme ve ne zaman yapılacağını bilme sürecidir. yol boyunca ayarlamalar ve son olarak, girişimin sonuçlarını sunmak, süreç üzerinde düşünmek ve paydaşlarla kutlamak.

Bununla birlikte, “proje” kelimesini karşılıklı olarak anlamak da yararlı olabilir. Hepsi olmasa da çoğu insan bir tür resmi veya gayri resmi proje üstlenmiştir (ayakkabılarını bağlamayı öğrenmek, okulda bir makale yazmak, bir parti planlamak, iş başvurusu yapmak vb.) ve bu nedenle çoğu insanın muhtemelen bir fikri vardır. kelimenin ne anlama geldiği. Yine de Dr. Mike Clayton'ın daha resmi ve incelikli bir tanımı, bunun "kısıtlı bir zaman ve kaynak bütçesi içinde, birlikte tanımlanmış yeni bir ürün, süreç veya hizmet yaratan koordineli bir görevler dizisi" olduğunu belirtir . Dr. Clayton, bu tanımın çeşitli yönlerinin altını çizerek devam ediyor: "koordinasyon", görevlerin kendilerine ve zaman ve kaynaklar açısından birbirleriyle ilişki biçimlerine uygulanabilir (biri başlatılmadan önce diğerinin tamamlanması gerekir, bazıları aynı anda gerçekleşmelidir, vb.); "tanımlanmış", yani projenin belirli bir hedefi ve/veya amacı vardır; ve “kısıtlı”, yani nihai hedefe ilişkin tüm görevlerin, projenin başlangıcında tahsis edilen kaynaklar çerçevesinde gerçekleştirilmesi gerektiği anlamına gelir.

"Projeler" ile "operasyonlar" arasında bir fark olduğunu belirtmekte fayda var. Bu, proje tanımında bunun "geçici bir çaba" olduğunu belirten PMI tarafından açıkça ifade edilmiştir. Bir proje, bir şirketin günlük işleyişini sonsuza dek değiştirebilirken, projenin kendisinin tanımlanmış bir başlangıç ​​ve bitiş tarihi olacaktır; operasyonlar ise bir organizasyonun var olmasını sağlayan günlük görevleri ve temel işlevleridir.

ÜÇLÜ KISITLAMA VE KAPSAM SÜRME

Hassas denge proje yöneticileri her zaman , genellikle bir üçgen olarak temsil edilen proje yönetimi üçlü kısıtlaması etrafında merkezler tutmaya çalışırlar. Üçgenin bir tarafında bütçe kısıtlaması , diğer tarafında zaman çizelgesi ve son tarafta kapsam, kalite veya hedeflere uygunluk kısıtlaması bulunur (modelin sunumuna bağlı olarak farklı isimler alabilir). ). Fikir şu ki, projenin başlangıcında bu üç kısıtlama bir kez belirlendikten sonra, üçü arasındaki denge yeniden ayarlanmadan hiçbiri değiştirilemez.

Proje yöneticilerinin dikkat etmesi gereken ilgili bir konu kapsam kaymasıdır. Bu, projenin yürütülmesi devam ederken bir projenin hedeflerinin büyüdüğü veya değiştiği zamandır. Belki de asıl amaç, bir sistem yazılımındaki bir hatayı gidermekti, ancak yol boyunca dört tane daha tanımlandı ve listeye eklendi. Mantıksal olarak, projenin hedefleri (veya "kapsamı") genişlediğinde, zaman ve bütçe kısıtlamalarının da genişletilmesi gerekecektir, bu da genellikle ekip üyeleri ve paydaşlar açısından kafa karışıklığına ve hüsrana yol açar. Kapsam kayması, projelerin kontrolden çıkmasının en büyük suçlularından biridir, bu nedenle bir projenin yapılacaklar listesine bir küçük şey daha eklemek cazip gelse de, mümkün olduğunca kaçınılması gerekir (ancak , geliştirme hızı arttıkça, birçoğu proje ayarlamalarını daha iyi idare edebilen proje yönetimi metodolojilerini benimsiyor (bunlara “çevik” metodolojiler denir ve aşağıda tartışılacaktır).

PROJE YÖNETİMİNİN 2 TARZI

Proje yönetimi yöntemleri söz konusu olduğunda kapsayıcı iki stil vardır: geleneksel, şelale veya tahmine dayalı kamp (proje yaşam döngüsünün buna uyduğu) ve uyarlanabilir veya çevik kamp. Her iki kampın unsurlarını birleştiren hibrit bir metodoloji seçmek de mümkündür.

Geleneksel Proje Yönetimi Metodolojileri

Belki de daha sezgisel kamp, ​​geleneksel proje yönetimi metodolojileri doğrusaldır, sabit bir aşamalar dizisini ve görevleri bir yönde sonuna kadar takip eder. Paydaşların (işi fiilen tamamlayanlar dışındaki) rollerinin büyük ölçüde proje tanımı ve nihai sunum kitap ayracı ile sınırlı olmasıyla, sonuçlar açıkça tanımlanmış ve nispeten değişmezdir. Riskler başlangıçta tahmin edilir ve planlanır ve dokümantasyon baştan sona kapsamlıdır. Geleneksel yöntem, oldukça tanımlanmış ve/veya öngörülebilir projelerin yanı sıra yakından izlenmesi gereken çok kesin hedefleri olan büyük ölçekli projeler için iyidir.

Çevik Proje Yönetimi Metodolojileri

Çevik yaklaşım , yazılım endüstrisinde doğdu ve çok daha esnek bir proje yönetimi yöntemidir. 2001 yılında, mevcut proje yönetimi yöntemlerinin kendi sektörlerine uymadığını hisseden 17 yazılım uygulayıcısı tarafından geliştirilen, uyulması gereken dört değer içeren aşağıdaki manifestoyu ortaya çıkardılar:

“ Süreçler ve araçlardan ziyade bireyler ve etkileşimler

Kapsamlı dokümantasyon üzerinde çalışan yazılım

Sözleşme müzakeresi yerine müşteri işbirliği

Bir planı takip etmektense değişime yanıt vermek ”

(Yazarlar , “sağdaki maddelere değer varken, soldaki maddelere daha fazla değer veriyoruz” notuyla manifestolarını nitelendirdiler .)

Başka bir deyişle, geleneksel yöntemlerin doğrusal olduğu yerde çevik, yinelemeli, döngüler veya "sprintler" halinde çalışır. Gelenekselin uzun vadeli ve/veya büyük resme yöneldiği yerde, çeviklik kısa süreli üretkenlik patlamaları için uygundur ve sonuçta tümü daha büyük bir amaca katkıda bulunur. Hedeflerinde gelenekselin sabit olduğu yerde çevik, müşterilerin ihtiyaçlarına, yeni keşiflere, engellere ve fikirlere göre uyum sağlar ve yeniden ayarlanır. Geleneksel, tüm ilerlemeyi denetleyen ve yönlendiren bir proje yöneticisine sahipken, çevik, ilerideki yolda ilerlemek için daha çok paydaş işbirliğine dayanır.

İşleri kafa karıştırıcı yapan şey, "çevik" in birkaç farklı uygulama ile gerçekleştirilebilen şemsiye bir terim olmasıdır. Scrum, günümüz işyerinde uygulanan en yaygın versiyondur ve genellikle Kanban metodolojisiyle birlikte uygulanır (bazen birleştirildiğinde "Scrumban" olarak adlandırılır), bu nedenle genellikle bir şirket "çevik" stillerinden bahsederken, aslında daha spesifik olarak Scrum'a atıfta bulunurlar.

Çamur kadar temiz? İşin iyi yanı, etiketlerin gerçekten o kadar da önemli olmaması ve gerçekte çoğu şirket, bir yöntemin başka parçaların serpiştirildiği gevşek bir versiyonuyla, hatta düz bir hibritle sonuçlanıyor. Bunu önleyecek bir proje yönetim polisi yok; Kuruluşunuzun olabildiğince sorunsuz ve üretken bir şekilde çalışmasına yardımcı olan araçlar ve diğer metodolojilerin araçları ne olursa olsun, kayıtsız şartsız tercih etmeniz gereken şey budur.

4 AŞAMADA PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ

Geleneksel proje planlama modelinde, bir proje dört yaşam aşamasından veya aşamasından geçer (bunun bazen proje yönetiminin beş aşamasına bölündüğü ve daha sonra bir şekilde yanlış bir şekilde PMBOK yöntemi olarak adlandırıldığı unutulmamalıdır ):

1. Başlatma veya Tanımlama Aşaması

• Çözmek istediğiniz sorunu veya ulaşmayı hedeflediğiniz hedefi netleştirmek
• Bir fikrin peşine düşmeye değer olup olmadığını, etkisinin önemli olup olmayacağını veya hedeflenen pazar veya paydaşlar için önemli olup olmayacağını belirleme dönemi
• Fizibilite testi içerebilir
• Projenin hedeflerinin ne olduğunu (ve ne olmadığını) tanımlama
• Genel olarak, çeşitli paydaşlar ve uzmanlarla kapsamlı beyin fırtınası ve istişare içeren bir aşama
• Nihayetinde, fikir ulaşılabilir ve takip etmeye değer görülürse, bu aynı zamanda yönetim ve liderlik rollerinin belirleneceği aşamadır.

2. Planlama, Tasarım veya Harekete Geçirme (biraz kafa karıştırıcı bir şekilde, bazı Birleşik Krallık merkezli modellerde "Başlatma" aşaması olarak da adlandırılır)

• Hedeflere, mali kaynaklara ve insan kaynaklarına ve ayrıca programa ulaşmak için nelerin gerekli olduğunun temellerini ve civatalarını ayıklamak
• Aşamaları, hedefleri ve bireysel görevleri, bazen " İş Dağılımı Yapısı " veya "İş Dağılımı Çizelgesi" (WBS) adı verilen bir hiyerarşiye ayırmayı içerecektir (bunun özellikle net bir şekilde gösterilmesi için bu videoyu izleyin)
• Ayrıca, her bir görevin tamamlanmasından kimin sorumlu olacağının yetkilendirilmesini de içerir.
• Proje Yöneticisi bu noktada bir Gantt şeması oluşturmayı faydalı bulabilir.
• Aşağıda (CPM başlığı altındaki videoda) gösterilen bu, projenizin her görevini, tüm görevler arasındaki ilişkiyi görsel olarak görüntüleyen ve ilerlemenizi görmenize ve engelleri belirlemenize yardımcı olan bir zaman çizelgesi yapısıdır.
• Planlama aşaması aynı zamanda bir Risk Yönetimi Değerlendirmesi ve Planı da içerecektir, bu da neyin yanlış gidebileceği ve bu olursa ne yapılacağı hakkında bir tartışma yapılması gerektiği anlamına gelir.
• Ekip ve paydaşlar ayrıca proje boyunca iletişim için beklentileri ve kanalları ana hatlarıyla belirleyecektir.

3. Yürütme, Teslim veya Uygulama (İzleme ve Kontrol ile birlikte gerçekleşir)

• Bazen iki ayrı aşamaya ayrılır, yürütme ve izleme aşamaları aynı anda gerçekleşir
• Ekip bir önceki aşamada belirtilen görevleri yerine getirmeye odaklanırken, proje yöneticisi hem büyük resme hem de bitiş çizgisine ulaşmak için atılan her bir adıma dikkat eder ve varsa kritik yola özellikle dikkat eder. tanımlandı
• Ayrıca, görevlerden birinde sorunlar ortaya çıkarsa ve daha fazla zamana veya bütçeye ihtiyaç duyulursa veya başlangıçtaki hedeflere ulaşılması beklenmedik bir şekilde imkansız hale gelirse, proje yöneticisine hemen danışılan kişidir.

4. Tamamlama veya Kapanış

• Projenin tamamlanmasıyla ilgili her şeyi içerir
• Muhtemelen bir tür rapor içerecektir ve paydaşlara veya sektördeki kişilere bir tür ek sunum içerebilir.
• Ekip, neyin iyi gittiğini, karşılaşılan engelleri ve gelecekteki projelerde iyileştirilebilecek alanları düşünmelidir. Bu hem bireysel hem de ekip olarak yapılabilir.

PROJE YÖNETİM METODOLOJİLERİ

Bir kişinin kişiliğine bağlı olarak, bir yaklaşımın veya belirli bir metodolojinin kulağa sezgisel olarak diğerlerinden çok daha iyi gelmesi olasıdır. Ancak her yaklaşımın yeri ve zamanı vardır ve yanlış durumda iyi bir metodoloji kullanmak hayal kırıklığı yaratan, hatta feci sonuçlara yol açabilir. Bu nedenle, bir kişi hangi metodolojinin bireysel durum için gerçekten en iyi olduğuna karar vermeden önce paydaşların ihtiyaçlarını, olası tuzakları ve ekibin beklentilerini ve hedeflenen nihai sonucu değerlendirmelidir.

Tüm metodolojiler hayatı kolaylaştırmak için tasarlanmış olsa da, birçoğunu başlangıçta açıklamak biraz zor olabilir ve çoğu zaman en iyi şekilde gösterim yoluyla netleştirilir. Her biri hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki videoları izleyin veya merak ettiğiniz bazılarını zaten duyduysanız izleyeceklerinizi seçin ve seçin.

PRENS2

PRINCE2, arkasında tüm bir kurumun bulunduğu ve aynı zamanda sertifikasyonu da içeren bir proje yönetim sistemidir. Orijinal versiyon geleneksel kampa girerken, son birkaç yılda PRINCE2 Agile , günümüzün iş ortamına daha uygun hibrit bir metodoloji olarak tanıtıldı. Bilmeniz gerekenlerin çoğu, yöntem konusunda eğitimli bir personelin yardımını gerektirecektir (hala insanların gelmesini istiyorlarsa, kurumun tüm sırlarını internete yayması pek iyi olmaz) ve kurs için ödeme yapın). Bununla birlikte, aşağıdaki videolardan PRINCE2'nin hem geleneksel hem de çevik sürümleri hakkında hızlı bir bilgi edinebilirsiniz:

Şelale

Şelale bazen geleneksel proje yönetimi ile eşanlamlıymış gibi konuşulur ve bu %100 böyle olmasa da, bir projeyi gerçekleştirmenin belki de en basit ve sezgisel yoludur. Bu, mutlaka en iyi, en hızlı veya en kolay olduğu anlamına gelmez - bu, uygulandığı koşullara bağlı olacaktır. Ancak teori açısından, çoğu kişi muhtemelen bunu kafalarını sarmak için en basit bulacaktır.

Kritik Yol Yöntemi (CPM)/Program Değerlendirme İnceleme Tekniği (PERT)

Bu iki geleneksel metodoloji tam olarak aynı olmasa da, CPM PERT'den doğmuştur ve bu nedenle çok benzerdirler. Aşağıdaki video, bir Gantt şeması ve iş başında BGBM oluşturmanın harika ve çok net bir örneğidir (ve yalan söylemeyeceğim, sadece bu adamın geriye doğru yazmakta ne kadar harika olduğunu izlemek bile bu videoyu izlemeye değer kılıyor).

Kritik Zincir Proje Yönetimi (CCPM)

Teorik olarak BGBM'ye benzer şekilde, CCPM, görevler yerine kaynaklara odaklanan ve hem öğrenci sendromundan (işleri bitirmek için son dakikaya kadar erteleme) hem de altın kaplamadan (görevleri erken bitirme ve gereksiz yere ekleme) kaçınmaya çalışan geleneksel bir metodolojidir. onlara - ve varsayılan olarak, projenin kapsamına ekleme - çünkü fazladan zamanla yapılacak doğru şey gibi görünüyor).

Scrum

Kolayca en popüler çevik proje yönetimi metodolojisi olan Scrum, dünyanın her yerindeki işletmelerde uygulanmaktadır. Yazılım geliştirme endüstrisinden doğmasına (ve tercih ettikleri yöntem olarak kalmasına) rağmen, projelerini daha sorunsuz yürütmelerine yardımcı olmak ve aynı zamanda yol boyunca ayarlamalar için esneklik sağlamak için her türden ekip tarafından benimsenmiştir.

Kaizen ve Yalın Altı Sigma

Bunların tam teşekküllü proje yönetimi metodolojileri olarak adlandırılıp adlandırılmayacağına dair bazı tartışmalar var, ancak ne olursa olsun, bunlar proje tamamlama akışını kolaylaştıran çevik araçlar:

Kanban

Toyota'dan kaynaklanan çevik bir proje yönetimi metodolojisi olan Kanban, son derece popüler bir proje yönetimi stratejisidir ve genellikle bir ekip içinde iş akışını ve iletişimi optimize etmek için Scrum ile birleştirilir.

PROJE YÖNETİCİSİ OLMAK

Proje yönetiminin gerektirdiği tüm karmaşıklıkları okuduktan sonra, bu alanda geniş kariyer fırsatları olması şaşırtıcı gelmeyebilir. Peki nasıl proje yöneticisi olunur?

Aslında, yol o kadar net değil; proje yönetimi alanında üniversite dereceleri oldukça nadirdir (çoğu üniversite ek sertifika kursları sunsa da) ve bugün orada bulunan birçok proje yöneticisinin son derece farklı geçmişlere sahip olduğunu göreceksiniz. Bununla birlikte, her proje yönetimi yönteminin arkasında, genellikle kurslarında kariyer rehberliği ve ağ oluşturma fırsatları da dahil olmak üzere eğitim ve sertifika sunan bir tür profesyonel kuruluş vardır. Başlamak için iyi bir yer , çeşitli eğitim ve sertifika yolları için Proje Yönetimi Enstitüsüne göz atmaktır.

Bu eğitim çok önemli olmakla birlikte, belki de proje yönetimi konusunda bir altyapı geliştirmenin en iyi yolu, öncelikle bir projenin parçası olmaktır. Farklı işletmelerin işleyişi konusunda bilgi sahibi oldukça, şunları yapacaksınız:

1. Bir ekip üyesinin bakış açısından iyi liderlik uygulamaları hakkında fikir edinin
2. Proje yönetimi araçlarının ve uygulamalarının ne işe yarayıp yaramadığını gördükçe ipuçlarını ve püf noktalarını toplayın
3. Farklı proje yönetimi stillerinde ve metodolojilerinde deneyim kazanın, araç setinizi oluşturun ve parçası olduğunuz her ekip için araç takımınızı ve proje yönetimi çözümlerini özelleştirmenizi sağlayın
4. İşler ters gittiğinde nasıl sorun giderileceğini başkalarından öğrenin

PROJE YÖNETİM YAZILIMI

Artık proje yönetiminin ne olduğu bilgisine sahip olduğunuza ve üretken ve verimli iş uygulamaları için ne kadar kritik olduğunu bildiğinize göre, bazı proje yönetimi araçlarını kendi girişimcilik çabalarınızda nasıl uygulayacağınıza ilişkin sonraki adımları arıyor olabilirsiniz. Şanslısınız ki, bugün piyasadaki en iyi yazılım seçeneklerini (hem çevrimiçi hem de indirilebilir) bir araya getirme işini çoktan hallettik.

En İyi 45 Proje Yönetim Aracı için burayı ve En İyi 12 Ücretsiz Proje Yönetim Aracı için burayı tıklayın.

Daha büyük şirketler, bu proje yönetimi yazılım araçlarının özel bir proje yöneticisi (veya aynı anda birden fazla projeniz varsa yöneticiler) ile birlikte kullanılmasını isteyecek olsa da, her büyüklükteki işletme, proje yönetimi yazılımına sahip olmanın yardımcı olduğunu veya daha doğrusu daha fazlasını sağlayacağını görecektir. ya da daha azı, yapmaları gereken her şeyi yapmak için araçlara ihtiyaç duyan yöneticiler için bir zorunluluktur. Daha küçük işletmeler, PM yazılımına sahip olmanın, kendilerini yalnızca proje yönetimine adamış birini işe almadan devam etmelerine olanak tanıdığını görebilir, çünkü ekip veya zaten liderlikte olan biri, her şeyin sorunsuz çalıştığından emin olmak için araçla çalışmanın hafifletilmiş yükünü kaldırabilir.

ÇÖZÜM

Projeler yakın zamanda herhangi bir yere gitmeyecek, bu nedenle onları doğru bir şekilde yönetecek şekilde ayarlanmıyorsanız, bugünün pazarında rekabetçi bir oyuncu olmaya hazır değilsiniz. Bir yönetim sistemini uygulamak başlangıçta biraz göz korkutucu görünse de, aslında tüm amacı iletişim hatlarını yumuşatarak, beklentileri netleştirerek, ilerleme konusunda şeffaflığı artırarak ve hedeflerinize ve hedeflerinize daha fazla öngörülebilirlik ve yapı sağlayarak hayatınızı kolaylaştırmaktır. onlara ulaşma yolculuğu. Ve doğru metodolojiyi seçtiğinizde, tam da bunu yapacağını göreceksiniz.

Mutlu proje yönetimi!