La guía definitiva para la gestión de proyectos en 2019

INTRODUCCIÓN

Los proyectos son el modelo de productividad demandado en la actualidad. Sin embargo, si no se gestionan hábilmente, también pueden suponer una enorme pérdida de tiempo y recursos, y en ocasiones amenazan la existencia misma de incluso las principales empresas multinacionales. Aunque las consecuencias no siempre son tan dramáticas, los proyectos aún pueden ser un punto doloroso para muchas agencias. De hecho, en su Encuesta global de gestión de proyectos de 2019 , el Project Management Institute (PMI) descubrió que "las organizaciones desperdiciaron casi el 12 % de su inversión en proyectos el año pasado debido al bajo rendimiento".

Entonces, ¿cómo se enfrenta una empresa a las trampas de un modelo de negocio que no puede permitirse el lujo de ignorar? Los datos de PMI lo dejan claro: cuando una empresa implementa herramientas y estructuras de gestión de proyectos (PM) saludables, es más probable que:

1. Ver sus proyectos cumplir con sus objetivos originales,
2. Alcance los objetivos sin salirse del presupuesto,
3. Cumplir los objetivos dentro del marco de tiempo programado, y
4. Evite el desplazamiento del alcance (un tema que discutiremos a continuación).

TABLA DE CONTENIDO

¿Qué es la gestión de proyectos?
Restricción triple y fluencia del alcance
Los 2 estilos de gestión de proyectos
Metodologías tradicionales de gestión de proyectos
Metodologías ágiles de gestión de proyectos
El ciclo de vida del proyecto en 4 etapas
Iniciación
Planificación
Ejecución (Seguimiento y Control)
Cierre
Metodologías de Gestión de Proyectos
PRÍNCIPE2
Cascada
Método de ruta crítica (CPM)/Técnica de revisión de evaluación de programas (PERT)
Gestión de Proyectos de Cadena Crítica (CCPM)
Melé
Kaizen y Lean Six Sigma
Kanban
Convertirse en un Gerente de Proyecto
Herramientas de gestión de proyectos
Conclusión

¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE PROYECTOS?

La gestión de proyectos da cuenta de todas las prácticas que permiten que un proyecto funcione sin problemas. Completado individualmente o por un grupo de partes interesadas, es el proceso de definir una meta específica y alcanzable, delinear y coordinar las tareas requeridas para lograr esa meta, asignar los recursos disponibles para cada etapa del proceso, monitorear tareas y saber cuándo hacer ajustes a lo largo del camino y, finalmente, presentar los resultados de la iniciativa, reflexionar sobre el proceso y celebrar con las partes interesadas.

Sin embargo, también puede ser útil establecer un entendimiento mutuo de la palabra “proyecto”. La mayoría de las personas, si no todas, han emprendido algún tipo de proyecto formal o informal (aprender a atarse los zapatos, escribir un trabajo en la escuela, organizar una fiesta, solicitar empleo, etc.) y, por lo tanto, es probable que la mayoría de las personas tenga una idea. de lo que significa la palabra. Sin embargo, una definición más formal y refinada del Dr. Mike Clayton establece que es "un conjunto coordinado de tareas que juntas crean un nuevo producto, proceso o servicio definido, dentro de un presupuesto de tiempo y recursos limitado". El Dr. Clayton continúa destacando varios aspectos de esta definición: “coordinación”, que puede aplicarse a las tareas mismas y la forma en que se relacionan entre sí en términos de tiempo y recursos (una debe completarse antes de que otra pueda comenzar, algunos deben ocurrir simultáneamente, etc.); “definido”, lo que significa que el proyecto tiene una meta y/o intención específica; y “restringido”, lo que significa que todas las tareas relacionadas con el objetivo final deben realizarse dentro del marco de los recursos asignados al inicio del proyecto.

Vale la pena señalar que existe una diferencia entre "proyectos" y "operaciones". Así lo deja claro PMI, quien, en su definición de proyecto , señala que se trata de un “esfuerzo temporal”. Si bien un proyecto puede alterar para siempre la forma en que una empresa funciona en el día a día, el proyecto en sí tendrá una fecha de inicio y finalización definida; las operaciones, por otro lado, son las tareas cotidianas y las funciones fundamentales de una organización que le permiten existir.

RESTRICCIÓN TRIPLE Y ARRANQUE DEL ALCANCE

El delicado equilibrio de los gerentes de proyectos siempre está tratando de mantener los centros en torno a la triple restricción de la gestión de proyectos , a menudo representada como un triángulo. En un lado del triángulo está la restricción de presupuesto , en otro lado está el cronograma , y ​​luego en el lado final tenemos la restricción de alcance, calidad o cumplimiento de objetivos (puede tener diferentes nombres dependiendo de la presentación del modelo). ). La idea es que, una vez que se hayan resuelto estas tres restricciones al comienzo del proyecto, ninguna se puede modificar sin recalibrar el equilibrio entre las tres.

Un problema relacionado que los gerentes de proyecto deben tener en cuenta es el aumento del alcance. Esto es cuando los objetivos de un proyecto crecen o cambian mientras la ejecución del proyecto ya está en marcha. Tal vez el objetivo original era abordar un error en el software de un sistema, pero en el camino, se identificaron cuatro más y se agregaron al expediente. Lógicamente, una vez que los objetivos (o el “alcance”) del proyecto se expanden, las limitaciones de tiempo y presupuesto también deberán ampliarse, lo que a menudo genera confusión y frustración por parte de los miembros del equipo y las partes interesadas. El alcance del alcance es uno de los principales culpables de que los proyectos se salgan de control, por lo que, aunque puede ser tentador agregar solo una pequeña cosa más a la lista de tareas pendientes de un proyecto, debe evitarse tanto como sea posible (sin embargo, , a medida que aumenta la tasa de desarrollo, muchos están adoptando metodologías de gestión de proyectos que son más capaces de manejar los ajustes del proyecto (estas se denominan metodologías "ágiles" y se analizarán a continuación).

LOS 2 ESTILOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Hay dos estilos generales en lo que respecta a los métodos de gestión de proyectos: el campo tradicional, en cascada o predictivo (en el que encaja el ciclo de vida del proyecto) y el campo adaptativo o ágil. También es posible elegir una metodología híbrida, que combina elementos de ambos campos.

Metodologías tradicionales de gestión de proyectos

Tal vez el campo más intuitivo, las metodologías tradicionales de gestión de proyectos son lineales, siguiendo una secuencia fija de etapas y tareas en una dirección hasta el final. Los resultados están claramente definidos y son relativamente inamovibles, y las partes interesadas (aparte de los que realmente están completando el trabajo) tienen su papel limitado en gran medida a la definición del proyecto y la presentación final. Los riesgos se anticipan y planifican desde el principio, y la documentación es extensa de principio a fin. El método tradicional es bueno para proyectos bastante definidos y/o predecibles, así como proyectos a gran escala con objetivos muy firmes que necesitan ser monitoreados de cerca.

Metodologías ágiles de gestión de proyectos

El enfoque ágil nació en la industria del software y es un método mucho más flexible de gestión de proyectos. Desarrollado en 2001 por 17 profesionales de software que sintieron que los métodos de gestión de proyectos existentes no se ajustaban a su industria, crearon el siguiente manifiesto con cuatro valores a los que adherirse:

“ Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas

Software de trabajo sobre documentación completa

Colaboración con el cliente sobre la negociación del contrato

Responder al cambio sobre seguir un plan”

(Los escritores calificaron su manifiesto con la nota de que, "si bien hay valor en los elementos de la derecha, valoramos más los elementos de la izquierda").

En otras palabras, donde los métodos tradicionales son lineales, ágil es iterativo, trabajando en ciclos o “sprints”. Donde lo tradicional tiende hacia el largo plazo y/o el panorama general, ágil es adecuado para breves explosiones de productividad, que en última instancia contribuyen a un propósito más amplio. Donde tradicional se fija en sus objetivos, ágil se adapta y reajusta según las necesidades de los clientes, nuevos descubrimientos, obstáculos e ideas. Donde tradicional tiene un gerente de proyecto que supervisa y guía todo el progreso, ágil se basa más en la colaboración de las partes interesadas para navegar por el camino a seguir.

Lo que puede hacer que las cosas sean confusas es que "ágil" es un término general que se puede realizar mediante varias implementaciones diferentes. Scrum es la versión más común practicada en el lugar de trabajo actual, comúnmente implementada junto con la metodología Kanban (a veces llamada "Scrumban" cuando se combinan), por lo que a menudo, cuando una empresa habla de su estilo "ágil", en realidad se refiere más específicamente a Scrum.

¿Claro como el barro? Bueno, lo bueno es que las etiquetas en realidad no importan tanto y, en realidad, la mayoría de las empresas terminan con una versión amplia de un método con otras partes agregadas, o incluso un híbrido directo. No existe una policía de gestión de proyectos para evitar esto; cualquier herramienta y parte de las herramientas de otras metodologías que ayuden a su organización a funcionar de la manera más fluida y productiva posible es lo que debe buscar sin reservas.

EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO EN 4 ETAPAS

En el modelo tradicional de planificación de proyectos, un proyecto pasa por cuatro etapas o fases de vida (debe tenerse en cuenta que esto a veces se divide en cinco fases de gestión de proyectos, y luego se denomina de manera algo inexacta el método PMBOK ):

1. Etapa de Iniciación o Definición

• Aclarar el problema que busca resolver o el objetivo que pretende alcanzar
• Un período para decidir si vale la pena seguir una idea, si su impacto será importante o será importante para el mercado objetivo o las partes interesadas.
• Puede incluir pruebas de viabilidad
• Definición de cuáles son los objetivos del proyecto (y cuáles no)
• Por lo general, una fase que implica una amplia lluvia de ideas y consultas con una diversidad de partes interesadas y expertos.
• En última instancia, si la idea se considera alcanzable y vale la pena seguirla, esta es también la etapa en la que se designarán los roles de gestión y liderazgo.

2. Planificación, Diseño o Movilización (algo confuso, también llamada fase de "Iniciación" en algunos modelos basados ​​en el Reino Unido)

• Resolver los aspectos básicos de lo que se necesitará para alcanzar los objetivos, los recursos financieros y humanos, así como el cronograma.
• Involucrará desglosar etapas, objetivos y tareas individuales, a veces en una jerarquía llamada " Estructura de desglose del trabajo " o "Programa de desglose del trabajo" (WBS) (vea este video para una demostración particularmente clara de esto)
• También implica delegar quién será responsable de la realización de cada tarea.
• El gerente de proyecto puede encontrar útil crear un diagrama de Gantt en este punto
• Se muestra a continuación (en el video bajo el encabezado CPM), esta es una estructura de línea de tiempo que muestra visualmente cada tarea de su proyecto, la relación entre todas las tareas y lo ayuda a ver su progreso, así como a identificar obstáculos.
• La etapa de planificación también implicará una evaluación y un plan de gestión de riesgos, lo que significa que debe haber una discusión sobre lo que puede salir mal y qué hacer si eso sucede.
• El equipo y las partes interesadas también describirán las expectativas y los canales de comunicación a lo largo del proyecto.

3. Ejecución, Entrega o Implementación (ocurre junto con el Monitoreo y el Control)

• A veces dividido en dos fases separadas, las fases de ejecución y monitoreo ocurren simultáneamente
• Mientras el equipo se enfoca en cumplir con las tareas descritas en la etapa anterior, el gerente del proyecto vigila tanto el panorama general como cada paso individual que se toma para llegar a la línea de meta, prestando especial atención a la ruta crítica si una tiene sido identificado
• El jefe de proyecto es también quien es consultado inmediatamente si surgen problemas en alguna de las tareas, y es quien acude a los superiores si se necesita más tiempo o presupuesto, o si inesperadamente los objetivos iniciales resultan imposibles de cumplir.

4. Terminación o Cierre

• Comprende todo lo que tiene que ver con la finalización del proyecto
• Es probable que implique algún tipo de informe y puede implicar algún tipo de presentación adicional para las partes interesadas o expertos de la industria.
• El equipo debe reflexionar sobre lo que salió bien, los obstáculos que se enfrentaron y las áreas que podrían mejorarse en proyectos futuros. Esto se puede hacer tanto individualmente como en equipo.

METODOLOGÍAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Dependiendo de la personalidad de una persona, es probable que un enfoque o una metodología específica suene intuitivamente mucho mejor que los demás. Sin embargo, cada enfoque tiene su tiempo y lugar, y usar una buena metodología en la situación equivocada puede conducir a resultados decepcionantes e incluso desastrosos. Por esta razón, una persona tiene que evaluar las necesidades de las partes interesadas, los peligros potenciales y las expectativas del equipo y el resultado final previsto antes de decidir qué metodología es mejor para la situación individual.

Si bien todas las metodologías están diseñadas para hacer la vida más fácil, muchas pueden ser un poco difíciles de explicar inicialmente y, a menudo, se aclaran mejor mediante una demostración. Mire los siguientes videos a continuación para obtener más información sobre cada uno, o elija y elija los que desea ver si ya ha oído hablar de algunos que le interesan.

PRÍNCIPE2

PRINCE2 es un sistema de gestión de proyectos que tiene detrás a toda una institución y que también implica la certificación. Si bien la versión original cayó en el campo tradicional, en los últimos años, PRINCE2 Agile se introdujo como una metodología híbrida más adecuada para el clima empresarial actual. La mayor parte de lo que necesitará saber requerirá la ayuda de un miembro del personal que esté capacitado en el método (no le haría mucho bien a la institución ir salpicando todos sus secretos en Internet si todavía quisieran que la gente viniera). y pagar el curso). Sin embargo, puede obtener un adelanto rápido de las versiones tradicionales y ágiles de PRINCE2 en los siguientes videos:

Cascada

A veces se habla de Waterfall como si fuera sinónimo de gestión de proyectos tradicional y, aunque puede que no sea así al 100 %, es quizás la forma más sencilla e intuitiva de llevar a cabo un proyecto. Eso no quiere decir que sea necesariamente el mejor, el más rápido o el más fácil; eso dependerá de las circunstancias en las que se aplique. Pero, en teoría, es probable que muchos encuentren que este es el más simple de comprender.

Método de ruta crítica (CPM)/Técnica de revisión de evaluación de programas (PERT)

Si bien estas dos metodologías tradicionales no son exactamente iguales, CPM nació de PERT y, por lo tanto, son muy similares. El siguiente video es un excelente y muy claro ejemplo de la creación de un diagrama de Gantt y CPM en acción (y, no voy a mentir, solo ver lo increíble que es este tipo escribiendo al revés hace que valga la pena ver este video).

Gestión de Proyectos de Cadena Crítica (CCPM)

Similar a CPM en teoría, CCPM es una metodología tradicional que se enfoca en los recursos en lugar de las tareas y trabaja para evitar tanto el síndrome del estudiante (procrastinar hasta el último minuto para hacer el trabajo) como el gold-plating (terminar las tareas temprano y agregar innecesariamente para ellos - y, por defecto, agregando al alcance del proyecto - porque parece lo correcto para hacer con el tiempo extra).

Melé

Fácilmente la metodología ágil de gestión de proyectos más popular, Scrum se practica en empresas de todo el mundo. Si bien nació de la industria del desarrollo de software (y sigue siendo su método de elección), ha sido adoptado por todo tipo de equipos para ayudarlos a ejecutar sus proyectos de manera más fluida y al mismo tiempo permitir la flexibilidad para realizar ajustes en el camino.

Kaizen y Lean Six Sigma

Existe cierto debate sobre si estas deberían o no llamarse metodologías de gestión de proyectos completas, pero independientemente, son herramientas ágiles que facilitan el flujo de finalización del proyecto:

Kanban

Una metodología ágil de gestión de proyectos que se originó con Toyota, Kanban es una estrategia de gestión de proyectos extremadamente popular, a menudo combinada con Scrum para duplicar la optimización del flujo de trabajo y la comunicación dentro de un equipo.

CONVERTIRSE EN GERENTE DE PROYECTO

Después de leer sobre todas las complejidades que implica la gestión de proyectos, puede que no sea una sorpresa que haya amplias oportunidades de carrera en el campo. Entonces, ¿cómo te conviertes en un gerente de proyecto?

Bueno, en realidad, el camino no está tan claro; Los títulos universitarios en gestión de proyectos son bastante raros (aunque muchas universidades ofrecen cursos de certificación complementarios) y encontrará que muchos gerentes de proyectos que existen hoy en día tienen antecedentes extremadamente diversos. Dicho esto, cada método de gestión de proyectos tiene algún tipo de organismo profesional detrás que ofrece capacitación y certificación, que a menudo incluye orientación profesional y oportunidades de creación de redes dentro de sus cursos. Un buen lugar para comenzar es consultar el Project Management Institute por su variedad de rutas de educación y certificación.

Si bien esta capacitación es muy importante, quizás la mejor manera de desarrollar una base en la gestión de proyectos es ser parte de un proyecto primero. A medida que adquiera conocimientos sobre la forma en que funcionan las diferentes empresas, podrá:

1. Obtenga información sobre las buenas prácticas de liderazgo desde la perspectiva de un miembro del equipo
2. Recopile consejos y trucos a medida que vea qué herramientas e implementaciones de gestión de proyectos funcionan y qué no.
3. Obtenga experiencia en diferentes estilos y metodologías de gestión de proyectos, construya su conjunto de herramientas y le permita personalizar su conjunto de herramientas y soluciones de gestión de proyectos para cada equipo del que forma parte.
4. Aprenda de otros sobre cómo solucionar problemas cuando las cosas van mal

SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Ahora que está armado con el conocimiento de lo que es la gestión de proyectos y sabe cuán importante es para la práctica comercial productiva y eficiente, puede estar buscando los próximos pasos sobre cómo implementar algunas herramientas de gestión de proyectos en sus propios esfuerzos empresariales. Por suerte para usted, ya hemos hecho el trabajo de reunir todas las mejores opciones de software (tanto en línea como descargables) en el mercado actual.

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Si bien las corporaciones más grandes probablemente querrán estas herramientas de software de administración de proyectos junto con un administrador de proyectos dedicado (o administradores, si tiene muchos proyectos en curso a la vez), las empresas de todos los tamaños encontrarán que tener un software de administración de proyectos ayuda, o más bien, es más o menos imprescindible para los gerentes que necesitan herramientas para hacer todo lo que necesitan hacer. Las empresas más pequeñas incluso pueden encontrar que tener un software de PM les permite prescindir de contratar a alguien dedicado exclusivamente a la gestión de proyectos, ya que el equipo o alguien que ya está en el liderazgo puede soportar la carga más liviana de trabajar con la herramienta para asegurarse de que todo funcione sin problemas.

CONCLUSIÓN

Los proyectos no van a ninguna parte en el corto plazo, por lo que si no está configurado para administrarlos correctamente, no está configurado para ser un jugador competitivo en el mercado actual. Si bien la implementación de un sistema de gestión puede parecer un poco desalentador al principio, todo su propósito es en realidad hacer su vida más fácil suavizando las líneas de comunicación, aclarando las expectativas, aumentando la transparencia con respecto al progreso y brindando más previsibilidad y estructura a sus objetivos y su viaje para llegar a ellos. Y cuando elige la metodología correcta, encontrará que hará exactamente eso.

¡Feliz gestión de proyectos!