Kompletny przewodnik po zarządzaniu projektami w 2019 roku

WSTĘP

Projekty są obecnie pożądanym modelem produktywności. Jednakże, jeśli nie są zarządzane umiejętnie, mogą również powodować ogromne straty czasu i zasobów, czasami zagrażając samemu istnieniu nawet dużych międzynarodowych firm. Chociaż konsekwencje nie zawsze są tak dramatyczne, projekty wciąż mogą być bolesnym punktem dla wielu agencji. W rzeczywistości, w badaniu Global Project Management Survey z 2019 r ., Project Management Institute (PMI) stwierdził, że „organizacje zmarnowały prawie 12 procent swoich inwestycji w wydatki na projekty w zeszłym roku z powodu słabych wyników”.

Jak więc firma radzi sobie z pułapkami modelu biznesowego, których nie może zignorować? Dane PMI pokazują jasno: kiedy firma wdraża zdrowe narzędzia i struktury do zarządzania projektami (PM), jest bardziej prawdopodobne, że:

1. Zobacz, jak ich projekty spełniają swoje pierwotne cele,
2. Osiągaj cele, nie przekraczając budżetu,
3. Osiągaj cele w zaplanowanych ramach czasowych i
4. Unikaj pełzania zakresu (temat omówimy poniżej).

SPIS TREŚCI

Czym jest zarządzanie projektami?
Potrójne ograniczenie i pełzanie zakresu
2 style zarządzania projektami
Tradycyjne metodyki zarządzania projektami
Zwinne metodyki zarządzania projektami
Cykl życia projektu w 4 etapach
Inicjacja
Planowanie
Wykonanie (monitorowanie i kontrolowanie)
Zamknięcie
Metodyki zarządzania projektami
KSIĄŻĘ2
Wodospad
Metoda ścieżki krytycznej (CPM)/Technika oceny programu (PERT)
Zarządzanie projektami łańcucha krytycznego (CCPM)
Scrum
Kaizen i Lean Six Sigma
Kanban
Zostanie kierownikiem projektu
Narzędzia do zarządzania projektami
Wniosek

CZYM JEST ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI?

Zarządzanie projektami obejmuje wszystkie praktyki, które umożliwiają płynne działanie projektu. Wykonywany indywidualnie lub przez grupę interesariuszy, jest to proces definiowania konkretnego i osiągalnego celu, nakreślania i koordynowania zadań wymaganych do osiągnięcia tego celu, alokacji dostępnych zasobów na każdy etap procesu, monitorowania zadań i wiedzy, kiedy należy wykonać dostosowania po drodze, a na koniec prezentacja wyników inicjatywy, refleksja nad procesem i świętowanie z zainteresowanymi stronami.

Pomocne może być jednak również wzajemne zrozumienie słowa „projekt”. Większość, jeśli nie wszyscy, podjęła jakiś formalny lub nieformalny projekt (nauka wiązania butów, pisanie pracy w szkole, planowanie przyjęcia, ubieganie się o pracę itp.), dlatego większość ludzi prawdopodobnie ma pomysł tego, co oznacza to słowo. Jednak bardziej formalna i wyrafinowana definicja dr Mike'a Claytona mówi, że jest to „skoordynowany zestaw zadań, które razem tworzą określony nowy produkt, proces lub usługę w ramach ograniczonego czasu i budżetu zasobów”. Dr Clayton dalej podkreśla kilka aspektów tej definicji: „koordynację”, która może odnosić się do samych zadań i sposobu, w jaki są one ze sobą powiązane pod względem czasu i zasobów (jedno musi zostać wykonane, zanim będzie można rozpocząć inne, niektóre muszą wystąpić jednocześnie itp.); „zdefiniowany”, co oznacza, że ​​projekt ma określony cel i/lub zamiar; i „ograniczony”, co oznacza, że ​​wszystkie zadania związane z celem końcowym muszą zostać zrealizowane w ramach zasobów przydzielonych na początku projektu.

Warto zauważyć, że istnieje różnica między „projektami” a „operacjami”. Wyjaśnia to PMI, które w swojej definicji projektu zauważa, że ​​jest to „tymczasowe przedsięwzięcie”. Chociaż projekt może na zawsze zmienić sposób, w jaki firma funkcjonuje na co dzień, sam projekt będzie miał określoną datę rozpoczęcia i zakończenia; Z drugiej strony operacje to codzienne zadania i podstawowe funkcje organizacji, które umożliwiają jej istnienie.

POTRÓJNE OGRANICZENIE I PEŁZANIE ZAKRESU

Menadżerowie projektów o delikatnej równowadze zawsze starają się utrzymać centra wokół potrójnego ograniczenia zarządzania projektami , często reprezentowanego jako trójkąt. Po jednej stronie trójkąta jest ograniczenie budżetowe , po drugiej harmonogram , a po ostatniej stronie mamy ograniczenie zakresu, jakości, czy zgodności z celami (może mieć różne nazwy w zależności od prezentacji modelu ). Pomysł polega na tym, że po ustaleniu tych trzech ograniczeń na początku projektu żadne nie może być modyfikowane bez ponownej kalibracji równowagi między wszystkimi trzema.

Jednym z pokrewnych problemów, na które kierownicy projektów muszą uważać, jest pełzanie zakresu. Dzieje się tak, gdy cele projektu rosną lub zmieniają się, gdy realizacja projektu jest już w toku. Być może pierwotnym celem było zajęcie się jednym błędem w oprogramowaniu systemu, ale po drodze zidentyfikowano i dodano cztery kolejne. Logicznie rzecz biorąc, wraz ze wzrostem celów (lub „zakresu”) projektu konieczne będzie zwiększenie ograniczeń czasowych i budżetowych, co często prowadzi do dezorientacji i frustracji członków zespołu i interesariuszy. Pełzanie zakresu jest jednym z największych winowajców, jeśli chodzi o projekty wymykające się spod kontroli, więc chociaż dodanie jeszcze jednej małej rzeczy do listy rzeczy do zrobienia w projekcie może być kuszące, należy tego unikać w jak największym stopniu (jednak , wraz ze wzrostem tempa rozwoju, wiele z nich przyjmuje metodologie zarządzania projektami, które są w stanie lepiej radzić sobie z dostosowaniami projektu (nazywane są one metodologiami „zwinnymi” i zostaną omówione poniżej).

2 STYLE ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

Istnieją dwa nadrzędne style, jeśli chodzi o metody zarządzania projektami: obóz tradycyjny, kaskadowy lub prognostyczny (do którego pasuje cykl życia projektu) oraz obóz adaptacyjny lub zwinny. Możliwy jest również wybór metodologii hybrydowej, łączącej elementy obu obozów.

Tradycyjne metodyki zarządzania projektami

Być może bardziej intuicyjny obóz, tradycyjne metodologie zarządzania projektami są liniowe, podążając za ustaloną sekwencją etapów i zadań w jednym kierunku do końca. Rezultaty są jasno określone i względnie niezmienne, a interesariusze (inni niż ci, którzy faktycznie kończą pracę) mają w dużej mierze ograniczoną rolę do zdefiniowania projektu i ostatecznej prezentacji podpórek. Ryzyka są przewidywane i planowane na początku, a dokumentacja jest obszerna od początku do końca. Tradycyjna metoda jest dobra w przypadku dość zdefiniowanych i/lub przewidywalnych projektów, jak również projektów na dużą skalę z bardzo konkretnymi celami, które wymagają ścisłego monitorowania.

Zwinne metodyki zarządzania projektami

Podejście zwinne narodziło się w branży oprogramowania i jest znacznie bardziej elastyczną metodą zarządzania projektami. Opracowany w 2001 roku przez 17 praktyków oprogramowania, którzy uważali, że istniejące metody zarządzania projektami nie pasują do ich branży, opracowali następujący manifest z czterema wartościami, których należy przestrzegać:

„ Osoby i interakcje ponad procesami i narzędziami

Działające oprogramowanie ponad obszerną dokumentację

Współpraca z klientem ponad negocjowanie kontraktów

Reagowanie na zmiany zamiast podążania za planem”

(Pisarze zakwalifikowali swój manifest uwagą , że „podczas gdy pozycje po prawej stronie mają wartość, bardziej cenimy pozycje po lewej stronie”).

Innymi słowy, tam gdzie tradycyjne metody są liniowe, agile jest iteracyjny, pracuje w cyklach lub „sprintach”. Tam, gdzie tradycyjne ma tendencję do długoterminowego i/lub szerszego obrazu, zwinne nadaje się do krótkich okresów produktywności, które ostatecznie przyczyniają się do większego celu. Tam, gdzie tradycyjne cele są ustalone, zwinność dostosowuje się i dostosowuje zgodnie z potrzebami klientów, nowymi odkryciami, przeszkodami i pomysłami. Tam, gdzie tradycyjny ma kierownika projektu, który nadzoruje i kieruje wszystkimi postępami, zwinny w większym stopniu polega na współpracy interesariuszy w celu poruszania się po ścieżce.

To, co może powodować zamieszanie, to fakt, że „zwinny” to ogólny termin, który można zrealizować za pomocą kilku różnych implementacji. Scrum jest najpowszechniejszą wersją praktykowaną w dzisiejszym miejscu pracy, powszechnie wdrażaną wraz z metodologią Kanban (czasami nazywaną „Scrumban” w połączeniu), więc często, gdy firma mówi o swoim „zwinnym” stylu, w rzeczywistości odnosi się bardziej konkretnie do Scruma.

Czyste jak błoto? Cóż, dobrą rzeczą jest to, że etykiety naprawdę nie mają większego znaczenia, aw rzeczywistości większość firm kończy z luźną wersją jednej metody z innymi posypanymi bitami - lub nawet prostą hybrydą. Nie ma policji zarządzania projektami, która mogłaby temu zapobiec; Wszelkie narzędzia i fragmenty narzędzi innych metodologii, które pomogą Twojej organizacji działać tak płynnie i wydajnie, jak to tylko możliwe, są tym, do czego powinieneś bez zastrzeżeń dążyć.

CYKL ŻYCIA PROJEKTU W 4 ETAPACH

W tradycyjnym modelu planowania projektu projekt przechodzi przez cztery etapy lub fazy życia (należy zauważyć, że czasami dzieli się to na pięć faz zarządzania projektem, a następnie jest nieco nieprecyzyjnie nazywany metodą PMBOK ):

1. Etap inicjacji lub definicji

• Wyjaśnienie problemu, który chcesz rozwiązać, lub celu, który zamierzasz osiągnąć
• Okres zastanowienia się, czy pomysł jest wart realizacji, czy jego wpływ będzie ważny lub będzie miał znaczenie dla rynku docelowego lub interesariuszy
• Może obejmować badanie wykonalności
• Określenie, jakie są cele projektu (a czym nie są)
• Na ogół jest to faza obejmująca szeroko zakrojoną burzę mózgów i konsultacje z różnymi interesariuszami i ekspertami
• Ostatecznie, jeśli pomysł zostanie uznany za możliwy do zrealizowania i warty realizacji, jest to również etap, na którym zostaną wyznaczone role zarządcze i przywódcze

2. Planowanie, projektowanie lub mobilizacja (nieco myląco, zwana także fazą „inicjacji” w niektórych modelach brytyjskich)

• Uporządkowanie śrubek i śrubek potrzebnych do osiągnięcia celów, zasobów finansowych i ludzkich, a także harmonogramu
• Będzie polegać na podziale na etapy, cele i poszczególne zadania, czasami na hierarchię zwaną „ Strukturą podziału pracy ” lub „Harmonogramem podziału pracy” (WBS) (obejrzyj ten film, aby zobaczyć to szczególnie wyraźnie)
• Obejmuje również delegowanie osób odpowiedzialnych za wykonanie każdego zadania
• W tym momencie Kierownik Projektu może uznać za pomocne utworzenie wykresu Gantta
• Zademonstrowana poniżej (na filmie pod nagłówkiem CPM) jest to struktura osi czasu, która wizualnie wyświetla każde zadanie w projekcie, relacje między wszystkimi zadaniami i pomaga zobaczyć postępy, a także zidentyfikować przeszkody
• Etap planowania obejmie również ocenę i plan zarządzania ryzykiem, co oznacza, że ​​musi odbyć się dyskusja na temat tego, co może pójść nie tak i co zrobić, jeśli tak się stanie
• Zespół i interesariusze określą również oczekiwania i kanały komunikacji w całym projekcie

3. Wykonanie, Dostawa lub Wdrożenie (występuje obok Monitorowania i Kontrolingu)

• Czasami podzielone na dwie oddzielne fazy, faza wykonania i monitorowania odbywają się jednocześnie
• Podczas gdy zespół koncentruje się na wykonaniu zadań nakreślonych w poprzednim etapie, kierownik projektu obserwuje zarówno ogólny obraz, jak i każdy pojedynczy krok potrzebny do dotarcia do mety, zwracając szczególną uwagę na ścieżkę krytyczną, jeśli został zidentyfikowany
• Z kierownikiem projektu konsultuje się natychmiast, jeśli w jednym z zadań pojawią się problemy, i to on idzie do przełożonych, jeśli potrzeba więcej czasu lub budżetu, lub gdy początkowe cele nieoczekiwanie okazują się niemożliwe do spełnienia

4. Zakończenie lub zamknięcie

• Obejmuje wszystko, co ma związek z zakończeniem projektu
• Prawdopodobnie będzie to wymagało pewnego rodzaju raportu i może wiązać się z dodatkową prezentacją dla interesariuszy lub znawców branży
• Zespół powinien zastanowić się nad tym, co poszło dobrze, napotkanymi przeszkodami i obszarami, które można poprawić w przyszłych projektach. Można to zrobić zarówno indywidualnie, jak i zespołowo.

METODOLOGIE ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

W zależności od osobowości danej osoby prawdopodobne jest, że jedno podejście lub określona metodologia intuicyjnie brzmi znacznie lepiej niż inne. Jednak każde podejście ma swój czas i miejsce, a zastosowanie dobrej metodologii w niewłaściwej sytuacji może prowadzić do rozczarowujących, a nawet katastrofalnych rezultatów. Z tego powodu osoba musi ocenić potrzeby interesariuszy, potencjalne pułapki i oczekiwania zespołu oraz docelowy wynik końcowy, zanim zdecyduje, która metodologia jest rzeczywiście najlepsza w danej sytuacji.

Chociaż wszystkie metodologie mają na celu ułatwienie życia, wiele z nich może być początkowo nieco trudnych do wyjaśnienia i często najlepiej wyjaśnić je demonstracją. Obejrzyj poniższe filmy, aby dowiedzieć się więcej o każdym z nich, lub wybierz te, które chcesz obejrzeć, jeśli już słyszałeś o niektórych, które Cię interesują.

KSIĄŻĘ2

PRINCE2 to system zarządzania projektami, który ma za sobą całą instytucję i który obejmuje również certyfikację. Podczas gdy pierwotna wersja należała do tradycyjnego obozu, w ciągu ostatnich kilku lat PRINCE2 Agile został wprowadzony jako metodologia hybrydowa, lepiej dostosowana do dzisiejszego klimatu biznesowego. Większość tego, co musisz wiedzieć, będzie wymagać pomocy członka personelu, który jest przeszkolony w tej metodzie (instytucji nie przyniosłoby to wiele dobrego, gdyby rozlewała wszystkie swoje sekrety po całym Internecie, gdyby nadal chcieli, aby ludzie przychodzili i zapłacić za kurs). Możesz jednak uzyskać szybki zwiastun zarówno tradycyjnej, jak i zwinnej wersji PRINCE2 z następujących filmów:

Wodospad

Czasami mówi się o wodospadzie, jakby był synonimem tradycyjnego zarządzania projektami, i chociaż może to nie być w 100% prawdą, jest to prawdopodobnie najprostszy i najbardziej intuicyjny sposób realizacji projektu. Nie oznacza to, że jest to koniecznie najlepsze, najszybsze lub najłatwiejsze – będzie to zależeć od okoliczności, w których jest stosowane. Ale teoretycznie wielu prawdopodobnie uzna to za najłatwiejsze do owinięcia głowy.

Metoda ścieżki krytycznej (CPM)/Technika oceny programu (PERT)

Chociaż te dwie tradycyjne metodologie nie są dokładnie takie same, CPM narodził się z PERT i dlatego są bardzo podobne. Poniższy film jest świetnym i bardzo wyraźnym przykładem tworzenia wykresu Gantta i CPM w działaniu (i nie będę kłamać, samo obserwowanie, jak niesamowity jest ten facet w pisaniu od tyłu, sprawia, że ​​ten film jest wart obejrzenia).

Zarządzanie projektami łańcucha krytycznego (CCPM)

Podobnie jak w teorii CPM, CCPM jest tradycyjną metodologią, która koncentruje się na zasobach zamiast na zadaniach i działa w celu uniknięcia zarówno syndromu studenta (zwlekanie z wykonaniem pracy do ostatniej chwili), jak i nadmiernie rygorystycznego wdrażania (kończenie zadań przedwcześnie i niepotrzebne dodawanie do nich — i, domyślnie, dodawanie do zakresu projektu — ponieważ wydaje się, że jest to właściwa rzecz do zrobienia z dodatkowym czasem).

Scrum

Bez wątpienia najpopularniejsza zwinna metodyka zarządzania projektami, Scrum jest praktykowana w przedsiębiorstwach na całym świecie. Choć zrodziła się z branży programistycznej (i pozostaje ich ulubioną metodą), została przyjęta przez wszelkiego rodzaju zespoły, aby pomóc im w płynniejszym prowadzeniu projektów, jednocześnie zapewniając elastyczność w zakresie dostosowań po drodze.

Kaizen i Lean Six Sigma

Toczy się debata, czy należy je nazwać pełnoprawnymi metodologiami zarządzania projektami, ale niezależnie od tego są to zwinne narzędzia, które ułatwiają przebieg realizacji projektu:

Kanban

Zwinna metodologia zarządzania projektami, która wywodzi się z Toyoty, Kanban jest niezwykle popularną strategią zarządzania projektami, często łączoną ze Scrumem, aby podwoić optymalizację przepływu pracy i komunikacji w zespole.

ZOSTAĆ KIEROWNIKIEM PROJEKTÓW

Po przeczytaniu o wszystkich zawiłościach związanych z zarządzaniem projektami nie może dziwić, że istnieje wiele możliwości kariery w tej dziedzinie. Jak więc zostać kierownikiem projektu?

Cóż, właściwie ścieżka nie jest tak wyraźna; stopnie uniwersyteckie w zakresie zarządzania projektami są dość rzadkie (chociaż wiele uniwersytetów oferuje dodatkowe kursy certyfikacyjne), a przekonasz się, że wielu kierowników projektów, którzy są tam dzisiaj, ma niezwykle zróżnicowane pochodzenie. To powiedziawszy, każda metoda zarządzania projektami ma za sobą jakąś profesjonalną organizację, która oferuje szkolenia i certyfikację, często obejmując doradztwo zawodowe i możliwości nawiązywania kontaktów w ramach swoich kursów. Dobrym miejscem do rozpoczęcia jest sprawdzenie Instytutu Zarządzania Projektami pod kątem różnorodności ścieżek edukacyjnych i certyfikacji.

Chociaż to szkolenie jest bardzo ważne, być może najlepszym sposobem na rozwinięcie podstaw zarządzania projektami jest bycie częścią projektu. Gdy zdobędziesz wiedzę na temat sposobu funkcjonowania różnych przedsiębiorstw, będziesz:

1. Uzyskaj wgląd w dobre praktyki przywódcze z perspektywy członka zespołu
2. Zbieraj porady i wskazówki, gdy zobaczysz, jakie narzędzia i wdrożenia do zarządzania projektami działają, a jakie nie
3. Zdobądź doświadczenie w różnych stylach i metodologiach zarządzania projektami, budując swój zestaw narzędzi i umożliwiając dostosowanie zestawu narzędzi i rozwiązań do zarządzania projektami dla każdego zespołu, którego jesteś częścią
4. Dowiedz się od innych, jak rozwiązywać problemy, gdy coś pójdzie nie tak

OPROGRAMOWANIE DO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

Teraz, gdy jesteś uzbrojony w wiedzę na temat zarządzania projektami i wiesz, jak ważne jest to dla produktywnej i efektywnej praktyki biznesowej, być może szukasz kolejnych kroków dotyczących sposobu wdrożenia niektórych narzędzi do zarządzania projektami we własnych przedsięwzięciach przedsiębiorczych. Na szczęście wykonaliśmy już pracę polegającą na zebraniu wszystkich najlepszych opcji oprogramowania (zarówno online, jak i do pobrania) dostępnych obecnie na rynku.

Kliknij tutaj, aby zobaczyć 45 najlepszych narzędzi do zarządzania projektami, a tutaj 12 najlepszych bezpłatnych narzędzi do zarządzania projektami.

Podczas gdy większe korporacje prawdopodobnie będą chciały tych narzędzi oprogramowania do zarządzania projektami w połączeniu z dedykowanym kierownikiem projektu (lub kierownikami, jeśli masz wiele projektów realizowanych jednocześnie), firmy każdej wielkości stwierdzą, że posiadanie oprogramowania do zarządzania projektami pomaga, a raczej jest bardziej lub mniej koniecznością dla menedżerów, którzy potrzebują narzędzi do robienia wszystkiego, co muszą zrobić. Mniejsze firmy mogą nawet stwierdzić, że posiadanie oprogramowania PM pozwala im obejść się bez zatrudniania osoby zajmującej się wyłącznie zarządzaniem projektami, ponieważ zespół lub osoba już zarządzająca może znieść mniejszy ciężar pracy z narzędziem, aby upewnić się, że wszystko działa płynnie.

WNIOSEK

Projekty nigdzie się nie ruszą w najbliższym czasie, więc jeśli nie jesteś skonfigurowany do prawidłowego zarządzania nimi, nie jesteś przygotowany do bycia konkurencyjnym graczem na dzisiejszym rynku. Chociaż wdrożenie systemu zarządzania może na początku wydawać się nieco zniechęcające, w rzeczywistości jego celem jest ułatwienie życia poprzez wygładzenie linii komunikacyjnych, sprecyzowanie oczekiwań, zwiększenie przejrzystości postępów oraz zapewnienie większej przewidywalności i struktury Twoim celom i Twoim drogę dotarcia do nich. A kiedy wybierzesz odpowiednią metodologię, przekonasz się, że ona właśnie to zrobi.

Udanego zarządzania projektami!